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Methoden-Training: |
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25-Tage-Methodentraining: Tag 10 ...
Diese Ausführungen sind Teil eines 25-Tage-Trainings in persönlicher Arbeitsmethodik.
1. Wozu eigentlich ein Zeitplanbuch?
Jede Minute füllen, den Tag mit Aufgaben vollstopfen, noch ein paar Überstunden dranhängen: Das kann jeder.
Ein Zeitplanbuch - und seine richtige Anwendung - hilft, die Zeit nicht nur zu füllen, sondern zu nutzen. Der oft erstaunlich große Nutzeffekt eines Zeitplanbuchs liegt in verschiedenen Ursachen. z.B.:
Prioritäten
Durch konsequente Vergabe von Prioritäten zwingt man sich selbst, über die Wichtigkeit seiner Aufgaben nachzudenken. Zeitverlust durch "Lieblingsaufgaben" nimmt ab. Die falsche Maxime "Erst das Bequeme, bereits Bekannte, Einfache, dann erst das Schwierige, Unbequeme, Unbekannte" kostet die meisten Menschen ungeheuer viel Leistungskraft und wird durch das Zeitplanbuch wirkungsvoll eingedämmt.
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Entlastung
Das Zeitplanbuch entlastet. Jede Aufgabe wird schriftlich fixiert und kann also nicht verlorengehen. Der Aufgabe, der man sich gerade widmet, kann man sich voll und ganz zuwenden ohne den Hintergedanken, irgendetwas auch ja nicht zu vergessen.
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Ordnung
Ein sauber geführtes Zeitplanbuch ist nicht nur fördernd für das persönliche Prestige. Es kommt insbesondere bei rechtshirnig denkenden Menschen dem ausgeprägten ästhetischen Anspruch weit mehr entgegen als Zettelwirtschaft. Die Identifikation mit den gesteckten Zielen nimmt zu.
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Feedback
Jedes gelöste Problem, jede erfüllte Aufgabe, jedes erreichte Ziel wird genußvoll gestrichen. Dadurch entsteht ein äußerlich unscheinbarer, in der Wirkung aber beträchtlicher Motivationsschub. Ähnlich wirkt auch der Tagesrückblick.
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"Datenbank"
Der Datenteil eines Zeitplanbuchs sollte nicht nur Anschriften und Telefonnummern enthalten. Weit wichtiger sind Ideensammlungen, Mängel, Möglichkeiten und viele weitere Details, die Sie im Laufe dieses Trainings noch kennenlernen werden. ...
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Motivation
Es gibt kaum eine Möglichkeit, sich systematisch zu motivieren und fortzuentwickeln, die an die Wirksamkeit eines Zeitplanbuchs heranreicht. Tragen Sie z.B. unter "Periodische Termine" unter "monatlich" ein: "Neue Methoden lernen"
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Das Zeitplanbuch ist kein Kalender. Es ist ein Steuerungsinstrument. Nutzen Sie es!
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Viele Menschen, die beginnen, ein Zeitplanbuch zu nutzen, beklagen ein Problem: Durch die starke Orientierung an schriftlich fixierten Aufgaben und Zielen kommen "selbstverständliche" Dinge zu kurz.
Auch das kann natürlich vorkommen. Beim genauen Hinsehen stellt man aber fest, daß es sich oft keineswegs um "selbstverständliche" Dinge handelt, sondern um Aufgaben und Ziele aus stiefmütterlich behandelten Rollen.
Benutzen Sie daher Ihr Zeitplanbuch nicht nur für Materielles und für den Beruf. Wenn Sie für Ihr Kind ein Buch oder eine Fahrkarte besorgen müssen, dann gehört die Notiz ebenfalls in Ihr Zeitplanbuch.
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2. Umgang mit dem Zeitplanbuch
 Sie haben inzwischen eine Vorstellung gewonnen, was Sie als materielle, ideelle und Bildungsziele anpacken wollen.
 Erstellen Sie nun einen "Jahresplan". Nehmen Sie dazu ein Blatt Papier und notieren Sie sich zunächst am linken Rand in gleichmäßigem Abstand die Kürzel für Ihre Rollen, die Sie in den letzten Tagen festgelegt haben. Notieren Sie dann in Stichworten, was Sie in jeder dieser Rollen in der zeitlichen Größenordnung von einem Jahr gerne erreichen möchten oder erreichen könnten. Notieren Sie auch "unrealistische Träume" wie "Haus bauen" oder anderes, was Ihre realen Aussichten übersteigt. Verwenden Sie, was Sie bisher an Zielen erarbeitet haben.
Ein Jahresplan muß sich weder am Kalenderjahr noch am Geburtstag oder sonst einem Termin orientieren. Auch der Zeithorizont von einem Jahr ist nicht zwingend. Es geht vielmehr um die Größenordnung von einem Jahr, gerechnet ab heute oder dem Tag, an dem Sie diesen Plan wieder zur Hand nehmen.
Erstellen Sie ein zweite Fassung: Gehen Sie in einem zweiten Schritt auf einem weiteren Blatt wiederum alle Rollen durch und wählen Sie jeweils die wichtigsten Ziele aus. Formulieren Sie jetzt, wenn ein Ziel unrealistisch ist, ehrgeizige, aber erreichbare Teilziele.
Prüfen Sie, ob sich die Ziele aller Rollen miteinander vertragen. Prüfen Sie Zeit (z.B. Zeit für Karriere und für Kinder) und Mittel (z.B. Geld für Familienurlaub und Ansparziel für eigenes Haus). Vertragen sich Ihre Ziele mit Ihrer Gesundheit?
Erstellen Sie, falls nötig, noch eine dritte Fassung. Geben Sie sich besondere Mühe bei der Formulierung der Ziele. Benutzen Sie jetzt nicht mehr Stichworte, sondern kurze, prägnante Sätze. Achten Sie darauf, daß Zielkonflikte weitestgehend bereinigt sind und Ihre Ziele zwar ehrgeizig, aber klar und erreichbar erscheinen.
3. Umgang mit Zielen
Ziehen Sie sich an einen ungestörten Ort zurück und denken Sie 5 bis 10 Minuten über Ihre Lebensziele nach. Was ist erreicht? Wo sind neue Schwerpunkte zu setzen? Bin ich auf dem richtigen Weg?
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Auch wenn Sie noch nie in Ihrem Leben ein Gotteshaus betreten haben: Wenn Sie sonst kein ungestörtes Plätzchen finden, wäre das genau der richtige Ort, um wirklich in Ruhe nachzudenken. Auch ein Museum oder eine Bibliothek können sich gut dafür eignen.
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5. Sauberer Schreibtisch
Setzen Sie die Aktion "Übersicht" fort. Widmen Sie sich heute besonders der Schreibtischoberfläche. Benötigen Sie wirklich alle Arbeitsmittel so oft? Oder könnte nicht das eine oder andere in einer Schublade Platz finden?
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Immer noch zuviel auf dem Schreibtisch?
Räumen Sie die Schreibtischoberfläche völlig leer! Restlos! Packen Sie die Gegenstände und Papiere einfach in einen Karton.
Dann erst entscheiden Sie bei jedem Gegenstand, was damit geschehen soll. Was muss unbedingt auf dem Schreibtisch liegen? Was könnte in einer Schublade verschwinden? Was gehört in die Ablage? Was ist Müll?
Wiederholen Sie diese Aktion mindestens einmal pro Monat.
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Haben Sie die Ablagemappe besorgt?
 6.10 Störungen
Führen Sie Ihre Strichliste fort. Achten Sie heute besonders auf Störungen, die durch schlechte Organisation, Unordnung, ungeschickte Reihenfolge etc entstehen.
Verschaffen Sie sich heute einen ersten Überblick über Ihre Strichliste. Teilen Sie, falls notwendig, einzelne Punkte weiter auf. Z.B. "Schwatzhaftigkeit" in "zuviel Geschwätz mit Dr. Wagner" und "zuviel Geschwätz mit Frau Maier".
Beginnen Sie, auf Ihrer Ideenliste Abhilfemaßnahmen aufzulisten. Notieren Sie auch witzige, unrealistische Ideen.
Falls Sie  benutzen, legen Sie Maßnahmen auf die nächste Hierarchieebene. Wenn Sie mit Papier und Bleistift arbeiten, ist es vermutlich besser, eine neue Liste zu beginnen.
7. Schnelllesen
Lesen Sie bitte in "Optimales Lesen" den Text des 10. Trainingstags.
8. Lesestoff "Das neue 1x1 des Zeitmanagement"
Lesen Sie ein weiteres Zehntel.
Versuchen Sie ab heute, an geeigneten Stellen schneller zu lesen. Versuchen Sie heute außerdem, in wenigen Worten den wichtigsten Gehalt jeder Seite zusammenzufassen, die Sie lesen, max. 10 Wörter.
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