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25-Tage-Methodentraining: Tag 11

Zeit25-Tage-Methodentraining: Tag 11

Diese Ausführungen sind Teil eines 25-Tage-Trainings in persönlicher Arbeitsmethodik.

1. Wofür ein Zeitplanbuch einsetzen?

Auf den ersten Blick sieht ein Zeitplanbuch aus wie ein Kalender. Nur die Verwendung ist eine andere. Eigentlich plant man ja auch nicht seine Zeit, sondern seine Ziele und Erfolge ein. So könnte man es auch sein Erfolgsplanbuch nennen, sein Planbuch oder, wie bei einem der Gründerväter der Erfolgsmethoden, das "Glückstagebuch".

Ziele, Erfolge, Termine und Aufgaben einzuplanen, ist aber nur ein Teil des Instruments Zeitplanbuch. Ebenso wichtig ist die Gliederung über Monats- und Wochenblätter bis herunter auf die Tage. Und nicht zu vergessen der "Datenbank"-Teil.
ZeitplanbuchInsgesamt haben Sie vor sich ein Gefüge von verschiedenen Teilen, die nahtlos ineinandergreifen und auch außerhalb des Buches, z.B. in Zusammenhang mit der "chaotischen Aufgabenablage" ihre Fortsetzung finden.

Wenn Sie also zunächst nur Papier und Bleistift einsetzen oder einfach einen simplen Kalender, dann betrachten Sie das bitte als Übungsmaterial. Aber führen Sie über kurz oder lang ein echtes Zeitplanbuch, das seinen Namen verdient. Mit allen wichtigen Teilen, wie sie in diesem 25-Tage-Training vorgestellt werden. Eine elektronische Alternative ist unser an Zielen ausgerichteter Organizer meineZIELE.

 

2. Umgang mit dem Zeitplanbuch

Ihr Schreibgerät ist weit wichtiger, als Sie möglicherweise denken. Auch wenn Sie fortschrittlich und technisch optimal eingerichtet sind und weitgehend mit einem PC und / oder einem Organizer arbeiten, gibt es immer noch eine Menge handschriftliches zu schreiben.

Benutzen Sie einen Kugelschreiber nur für Dokumente und Unterschriften. Benutzen Sie einen Bleistift nur, wenn besonders klein geschrieben werden soll oder häufig radiert werden muss. Für alle anderen Gelegenheiten sollten Sie einen Füllfederhalter benutzen.

Schreiben Sie mit Tinte!

Das Schreiben mit Tinte hat wesentliche Vorteile:

  • das Schriftbild ist schöner als beim Kugelschreiber
  • der ästhetische Reiz der Schrift ist größer, man schreibt lieber schön
  • der Kontrast von Schrift zu Papier ist deutlich höher als beim Bleistift
  • Das Bewusstsein, nicht radieren zu können, verleitet zu präziserem Nachdenken
  • Schreiben mit Tinte ist prestigeträchtiger

Wenn auch nicht jeder dieser Vorteile auf Sie zutreffen mag, so ist es doch einen Versuch wert!

Beschaffen Sie sich einen Füller!

 

3. Umgang mit Zielen: Visualisieren

Sie erreichen ehrgeizige Ziele nicht allein durch mechanisches Herunterbrechen auf immer kleinere Ziele und Aufgaben. Ehrgeizige Ziele erfordern Ihren festen Willen.Geld

Ein wichtiges methodisches Instrument hierfür ist die Visualisierung. Stellen Sie sich ein Ziel als erreicht vor. Erleben Sie im Geiste, wie Sie durch Ihr Traumhaus gehen. Wie Sie Ihr neugeborenes Baby im Arm halten, wie Sie in Neapel eine Pizza auf italienisch bestellen. Erleben Sie, wie Sie den Sessel Ihres Chefs einnehmen, wie Sie in Kontoauszügen blättern, wie Ihrem Kongressvortrag applaudiert wird.

Üben Sie das: Nehmen Sie sich eines Ihrer Ziele vor. Wählen Sie zunächst eines der materiellen Ziele. Stellen Sie sich den gewünschten Zustand als erreicht vor. Sehen, fühlen, erleben Sie im Geiste, was Sie erreicht haben. Seien Sie stolz darauf. Vieles lässt sich sehr lebhaft vorstellen. Sehen Sie, wie der Wind das Herbstlaub über die Terrasse Ihres neuen Hauses weht...

Visualisierung fällt manchen Menschen ausgesprochen schwer, anderen kinderleicht. In beiden Fällen ist es wichtig, ausgiebig zu üben und möglichst minutenlang mit solchen Zielvorstellungen zu spielen. Probieren Sie es aus. Hilfestellung finden Sie übrigens an verschiedenen Stellen im Bereich "Denkmethoden".

 

5. Sauberer Schreibtisch

Chaotische Ablage bedeutet, Unterlagen an numerierten Plätzen abzulegen und diese Nummer im Zeitmanagement festzuhalten. Es ist sinnvoll, mindestens zwei Arten von Plätzen anzulegen. Legen Sie heute eine chaotische Ablage für Einzelblätter an. Dazu benutzen Sie die Leitz Wiedervorlagemappe.

Beispiel: Eine Rechnung landet auf Ihrem Schreibtisch. Sie enthält einen gravierenden Fehler, der erst am Dienstag nächster Woche nach Rückkehr eines Sachbearbeiters genau geklärt werden kann. In solchen Fällen bleibt sehr häufig die Rechnung auf dem Schreibtisch liegen. Viele andere Papiere mit dazu.

Legen Sie dieses Papier in das erste Fach der neu angelegten Ablagemappe. Tragen Sie in Ihrem Zeitplanbuch auf dem Tagesblatt des nächsten Dienstag ein: "Klärung Rechnung Maier&Co .. A1 ". Die 1 steht für die Nummer des Ablagefachs, in das Sie die Rechnung gelegt haben. A bedeutet, dass es sich um ein Fach aus der Tischmappe handelt, im Gegensatz etwa zu Hängemappen etc.

Führen Sie dieses System jetzt ein. Beginnen Sie heute mit mindestens 7 Aufgaben, die Sie, wie beschrieben, einordnen.

Verfahren Sie entsprechend, wenn Sie elektronische Hilfsmittel wie ELO benutzen.

In gleicher Weise verfahren Sie, auf welchem Kalenderblatt oder welcher To-Do-Liste auch immer Sie die Aufgabe eintragen. Immer muss dabeistehen, wo sich die Unterlagen befinden.

Unterlagen zu Aufgaben sind oft sehr klein, ein paar Stichworte, eine Anschrift, ein oder zwei Sätze. Derartige "Mini-Unterlagen" kann man einfach "chaotisch" im alphabetischen Register des Zeitplanbuchs ablegen (z.B. unter Z wie Zusatzinfo, numeriert als Z1, Z2, ...)

Auch Knowhow kann man behandeln wie Aufgaben. Beispiel: Sie sind vielleicht Finanzleiter und kümmern sich regelmäßig um IFRS (das steht für "International Financial Reporting Standards"). Sie beziehen eine regelmäßige Fachzeitschrift dazu. Wenn Sie diese jedes Mal sofort "aufräumen" und sich nur vornehmen, das Heft irgendwann anzusehen, dann werden Sie das praktisch nie tun. Legen Sie stattdessen Ihr aktuelles Heft in Ihren Pultordner in Fach 8 und notieren als Aufgabe "IFRS auf Wertvolles prüfen, A8", dann ist das Heft ebenfalls weg vom Schreibtisch. Die Aufgabe ist aber nicht vergessen und das Heft griffbereit.

Es kann aber auch eine sinnvolle Alternative geben: Vielleicht ist das Lesen der Zeitschrift wirklich nur eine "Reserve-Aufgabe". Da Ihre Zeitschrift aber einen endgültigen Ablageplatz hat und dieser vielleicht auch leicht zugänglich ist, können Sie auch gleich diesen verwenden. Benennen Sie Ihren Stehsammler wie die Zeitschrift und notieren Sie z.B. "IFRS 2010" als Ortsangabe. Haben Sie bereits einen Artikel zum genauen Lesen oder zur praktischen Umsetzung bestimmt, fügen Sie die Seitenzahl hinzu. Auf dem Schreibtisch jedenfalls hat auch Knowhow nichts zu suchen.

 

Prioritäten6.11 Störungen

Wir beginnen mit der Auswertung der Strichliste. Schreiben Sie die erstellte Liste ins Reine. Ordnen und gruppieren Sie Störungen. Machen Sie sich klar, welche Störungen besonders gravierend sind und markieren Sie diese. Überlegen Sie nochmals, ob die Liste vollständig und objektiv ist. Gibt es Störungen mit geringer Häufigkeit, aber besonders negativem Einfluss oder langer Zeitdauer?

Vergeben Sie erste Prioritäten! Falls Sie meineZIELE benutzen, können Sie einfach hierarchische Gruppen durch Ziehen mit der Maus umordnen.

Wir schätzen die Wichtigkeit neuer Aufgaben oft etwas zu hoch ein. Das führt dann dazu, dass wir eine wichtige Aufgabe unterbrechen, nur um etwas Eiliges zu tun, das eigentlich garnicht wichtig ist. Das ist eine massive Störung. Lesen Sie dazu bitte die Ausführungen über das Eisenhower-Prinzip und nehmen Sie auch solche Störungen in Ihre Liste mit auf.

 

7. Schnelllesen

Lesen Sie bitte in "Optimales Lesen" den Text des 11. Trainingstags.

 

8. Lesestoff "Das neue 1x1 des Zeitmanagement"

Lesen Sie ein weiteres Zehntel.

Fassen Sie die gelesenen Aussagen von gestern und heute in einer kurzen Rede zusammen. Stellen Sie sich vor, Sie müssten die gewonnenen Erkenntnisse überzeugend, lebhaft und vielleicht mit persönlichen Beispielen in einer 5-minütigen Rede Ihren Arbeitskollegen vorstellen ... Überlegen Sie, was Sie alles erwähnen müssten. Warum ist gerade das wichtig? Halten Sie die Rede im Geiste oder, wenn z.B. Ihr Partner zuhören würde, auch laut und im Stehen.


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