Diese Ausführungen sind Teil eines 25-Tage-Trainings in persönlicher Arbeitsmethodik.

1. Warum Ordnung?

"Kreatives Chaos" nennen es die Einen, "Sauladen" die Anderen. Ein unaufgeräumter Schreibtisch, überquellende Schränke, ungeordnete Papierstapel: Fördert das die Kreativität oder ist das nur Zeugnis von Faulheit, Unfähigkeit und Mangel an Disziplin?

Viele Menschen wollen keineswegs lernen, wie man am sinnvollsten Ordnung schafft, sondern empfinden Ordnung, Planung und System als äußeren Zwang. Mit der Leistung habe das alles nichts zu tun. Tatsächlich kann äußerliches Chaos auch nur ein Zeichen sein für Mangel an Zeit, Platz und Hilfskräften. Es ist nicht nur Quelle der Ablenkung, sondern kann auch kennzeichnend sein für Menschen mit besonders guter Konzentrationsfähigkeit, die sich einfach durch nichts von der gerade wichtigsten Aufgabe abhalten lassen. Auch das kann effizient sein.

Es gibt sowohl vernünftige Gründe als auch Ausreden genug, Unordnung zu rechtfertigen. Bevor Sie aber auf alles verzichten, was in diesem Kurs mit Ordnung zu tun hat, sollten Sie über folgende Punkte nachdenken:

Vielleicht haben auch Sie bisher Ordnung, Planung und System als äußeren Zwang aufgefasst. Dann sollten Sie diesen Kurs nutzen und neben den vielen anderen Änderungen, die Sie vielleicht konsequenterweise anpacken sollten, auch dem Thema "Ordnung, Übersicht, Einfachheit und klare Gedanken" mehr Raum geben.

2. Umgang mit dem Zeitplanbuch

Üben Sie heute nochmals, für Ihre Aufgaben eine Reihenfolge festzulegen.

Stellen Sie sich die Fragen:

• Welche Aufgabe bringt mein Unternehmen am besten voran?

• Welche Aufgabe bringt mich selbst am besten voran?

• Welchen Zielen dienen die vorliegenden Aufgaben?

Haben Sie sich an den Tagesrückblick gewöhnt? Es gibt drei Arten von Tagesrückblick:

• Bisher war die Rede davon, dass Sie

• • Ihre Zeit- und Aufgabenplanung aktualisieren, insbesondere Unerledigtes vortragen

• • sich fragen, was gut und was schlecht gelaufen ist

• • und daraus Konsequenzen ziehen

• Eine andere Art von Tagesrückblick erinnert an ein Tagebuch: Man macht sich Notizen, auch Namen von Kunden, Bezeichnungen von Produkten, Erfahrungen und Ereignisse des Tages. Dazu benutzen Sie ein Textverarbeitungsprogramm und schreiben ein und dieselbe Datei täglich um ein paar Zeilen fort. Das verbessert Ihre Erinnerung und ermöglicht Ihnen, per Suchfunktion wieder darauf zurückzugreifen.

• Viele, wahrscheinlich die meisten kreativen Menschen führen ein Tagebuch. Es hat nicht den Zweck, Ereignisse chronologisch festzuhalten, sondern. Vielmehr ist es selbst ein "Denkwerkzeug", mit dem einzigen Zweck neue Gedanken, Ideen und Erfahrungen präzise zu Papier zu bringen. Ein derartiges Tagebuch hat einen beträchtlichen Klärungseffekt.

Bitte prüfen Sie, ob nicht vielleicht auch die zweite oder dritte Form für Sie nützlich sein könnte.

3. Umgang mit Zielen

Ziehen Sie sich für ein paar Minuten an einen ruhigen Ort zurück. Wiederholen Sie erneut die Visualisierung Ihrer langfristigen Ziele. Versuchen Sie möglichst lebendige Bilder zu wecken. Achten Sie heute besonders auf Geräusche und Gerüche.

Wenn Sie sich z.B. einen Familienurlaub an einem südlichen Strand vorstellen, dann versuchen Sie, die Brandung zu hören, Vögel, Musik und Strandleben etc... Wählen Sie aus Ihrer Zielsituation besonders geeignete Elemente aus.

5. Sauberer Schreibtisch

Wir alle neigen dazu, uns den Zwängen von Terminen nicht nur praktisch von Tag zu Tag, sondern auch tief in unserem Bewußtsein unterzuordnen. Den meisten Menschen leuchtet daher ein, wenn man Jahres-, Monats- oder Wochenpläne machen soll. Aber etwas anderes kommt zu kurz: Wir haben keinen wirklichen Überblick mehr über die Gesamtheit allen in allen unseren Rollen anstehenden Aufgaben und Ziele.

Sie werden überrascht sein, welche geistige Klarheit es mit sich bringt, wenn Sie eine solche Übersicht erstellen.

Legen Sie heute - unabhängig von allen Jahres- oder Wochenplänen etc - eine "Gesamt-Aufgabenliste" an. Wenn Sie einen elektronischen Organizer benutzen, heißt das auf Neudeutsch To-Do-Liste. Es geht aber auch auf Papier. Wenn Sie ein Zeitplanbuch auf Papier führen, heften Sie in das alphabetische Register unter "A" wie Aufgaben ein oder mehrere Blätter für diesen Zweck.

Eine besonders gute, über das Internet elektronisch unterstützte Möglichkeit, eine solche Liste aufzubauen, finden Sie in unserem Fernkurs über "Ziele". Es ist allerdings trotzdem sinnvoll, auch einmal eine Handhabung auf Papier zu versuchen.

Die Aufgabenliste zählt einfach alle anstehenden Aufgaben auf. Zu jeder Aufgabe halten Sie ein Stichwort und eine Priorität fest. Außerdem kann jeder Aufgabe ein Lagerplatz für zugehörige Dokumente zugeordnet werden. Hinzu kommen berufliche oder branchenspezifische Zusatzinformationen.

Einfaches Beispiel: Sie bekleiden eine Stabsstelle und arbeiten für zwanzig verschiedene Abteilungen. Dann steht bei jeder Aufgabe ein Kürzel für die anfordernde Abteilung. Im Beispiel bedeutet Ex die Exportabteilung. Die Aufgabe hat Priorität II und die Unterlagen liegen Fach B14.

Bei der Lösung auf Papier kann es sinnvoll sein, jeder Aufgabe eine Nummer zuzuordnen. Diese Nummer wird auch auf den zugehörigen Dokumenten vermerkt, um die umgekehrte Suche zu ermöglichen. Bei elektronischen Organizern, z.B. wenn die To-Do-Liste auf einem Psion 5 als Tabelle geführt wird, ist die Numerierung unnötig. Hier gibt es sogar die Möglichkeit der Volltextsuche und natürlich jede Sortiermöglichkeit.

Die Aufgabenliste dient verschiedenen Zwecken. Sie steigern Ihre Zuverlässigkeit, da Sie keine Aufgabe mehr vergessen. Sie vermeiden lose Blätter und die beliebten Haftnotizen, mit denen so viele Menschen Bildschirme und Schreibtisch schmücken. Drittens, und das ist das Wichtigste, Sie verschaffen sich, insbesondere Ihrem Unterbewußtsein, einen klaren Überblick über die noch anstehenden Aufgaben.

Führen Sie Ihre "chaotische Ablage" weiter.

6.13 Störungen

Beginnen Sie, systematisch Maßnahmen auszuwählen und durchzuführen, um Störungen einzudämmen. Sie werden feststellen, daß dies Mut und Tatkraft erfordert. Packen Sie es an. Es lohnt sich!

Prüfen Sie, ob Sie "stille Stunden" einrichten können. Prüfen Sie, ob Sie Wiederholtätigkeiten geschickter bündeln können. Warten Sie nicht immer, bis Sie angerufen werden, sondern erledigen Sie mehrere gleichartige Telefonate am Stück. ...

Bitte achten Sie aber darauf, dass Sie nur Wiederholtätigkeiten gebündelt abwickeln. Wenn es um Managementtätigkeit geht, sollten Sie immer das gerade Wichtigste zu Ende verfolgen. Effektivität ist viel wichtiger als Effizienz.

Ist Ihr Energieniveau hoch genug? Stehen Sie oft genug auf? Könnte Ihnen aufrechtes Sitzen mit Hilfe eines Sitzballs oder eines Keil-Ballkissens einen Energieschub verleihen? Essen Sie zwischendurch gelegentlich einen Apfel? Trinken Sie genug? Schlafen Sie genug?

7. Schnelllesen

Lesen Sie bitte in "Optimales Lesen" den Text des 13. Trainingstags.

8. Lesestoff "Das neue 1x1 des Zeitmanagement"

Holen Sie einen eventuellen Rückstand auf.

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