25-Tage-Methodentraining: Tag 15 ...

Diese Ausführungen sind Teil eines 25-Tage-Trainings in persönlicher Arbeitsmethodik.

1. Die Spiralmethode

Was tut man, wenn man aus dem Urlaub zurückkommt und 15 Kollegen und Berge von Aufgaben auf einen warten? Was tut man, wenn man 12 Projekte gleichzeitig laufen hat und die Zeit zu knapp wird? Was tut man, wenn man krank ist, und es nicht mehr schafft, regelmäßig die komplette Wohnung aufzuräumen und zu putzen?

Die Angelegenheit mit dem Urlaub zeigt es am deutlichsten: Das Wichtigste ist im Augenblick nicht die eigentliche Sache, sondern die "Beruhigung der Kollegen". Man ruft also reihum an, erfragt kurz die anstehenden Probleme, beantwortet Fragen und verspricht, sich wieder zu melden. In einer zweiten Runde löst man die kleinsten und am schnellsten zu erledigenden Probleme, wiederum reihum. Bei Projektarbeit kann es so mehrere Runden dauern, bis man das Gefühl hat, alle laufenden Projekte wieder etwas weitergebracht und die wichtigsten Staus beseitigt zu haben.

Da man sich dabei wie in einer Spirale reihum von den kleinsten bis zu den allmählich größer werdenden Problemen bewegt, nennen wir sie die Spiralmethode. Mit der gleichnamigen Methode zur Empfängnisverhütung hat sie natürlich nichts zu tun.

Die Spiralmethode ist übrigens ein typischer Anwendungsfall für einfaches "Erfolge sammeln".

Die Spiralmethode ist in der Regel nur als "Notfallmethode" geeignet. Sie wird gebraucht, wenn die Zeit drängt und viele ähnlich wichtige Aufgaben aus verschiedenen Gebieten oder Lebensrollen gleichzeitig anstehen. Morgen folgt ein Beispiel ...

2. Umgang mit dem Zeitplanbuch

Üben Sie bitte erneut die Begründung für Prioritäten. Im praktischen Alltag werden Sie das nie tun. Zur Bewußtseinsbildung ist es aber durchaus wichtig: Versuchen Sie, Prioritäten so zu bewerten, als ob man sie regelrecht berechnen könnte. Benoten Sie Ihre Aufgaben nach Schulnoten. Vergeben Sie jeweils eine Note für folgende Gesichtspunkte.

• P: Wie wichtig ist die Aufgabe für Sie persönlich?
• U: Wie wichtig ist die Aufgabe für Ihr Unternehmen?
• Z : Wie gut unterstützt die Aufgabe Ihre Ziele?
• A: Wie angenehm ist Ihnen die Aufgabe?
• V: Wie gut ist die Aufgabe bereits vorbereitet?

Und dann vergleichen Sie mit der Begründung, die Sie für Ihre Prioritäten gegeben haben: Z.B. haben Sie Priorität 1 für eine Aufgabe vergeben, weil der Chef sagte, Sie sollten alles andere liegen lassen. Die Benotung zeigt Ihnen, daß die Aufgabe zwar unangenehm ist, Ihnen persönlich kaum etwas bringt, aber für das Unternehmen wertvoll ist:

Sie werden feststellen, daß Zwänge von Kunden, Behörden, Vorgesetzten etc die Vergabe eigentlich sinnvoller Prioritäten stark beeinflussen. Versuchen Sie nicht, zwanghaft dagegen anzukämpfen. Aber machen Sie Sie sich klar, wo Sie wertvolle Zeit und Resourcen verschwenden. Versuchen Sie, Ihre eigenen Bewertungsmaßstäbe zu durchschauen und zu verbessern. Wo immer möglich, sollten Sie Prioritäten hinterfragen, notfalls freundlich ablehnen, Aufgaben delegieren, vermeiden oder auch mit reduziertem Aufwand erledigen!

3. Umgang mit Zielen

Vereinbaren Sie Ziele mit sich selbst oder mit anderen. Häufig ist es sinnvoll, jemandem zu sagen, daß man ein bestimmtes Ziel hat. Dadurch erzeugt man einen zusätzlichen Druck, der einem hilft, durchzuhalten. Oft genug hilft die "Angst vor der Blamage", ein Ziel zu erreichen. Vorsätze wie "Das war die letzte Zigarette meines Lebens" werden nur zu leicht gebrochen, wenn niemand davorn weiß.

Es ist sinnvoll, diesen Druck gut zu dosieren. Wenn Sie mit unrealistischen Zielen prahlen, wird Sie die Angst, sich lächerlich zu machen, eine Weile anstacheln. Sie werden aber einen Menge unnötigen Stress erzeugen und am Ende eine Niederlage einstecken.

Versuchen Sie diesen Trick zunächst mit einem wenig ehrgeizigen Ziel und beobachten Sie die Wirkung an sich. Beispiel: Sie erzählen Ihrem Mann, Sie wollten nun endlich mal ein neues Regal für den Keller besorgen, was Sie doch seit Jahren schon "planen"... Auf beruflicher Ebene, wo Zielvereinbarungen üblich sind, ist ebenfalls Vorsicht geboten. Versprechen Sie ein besonders ehrgeiziges Ziel nicht Ihrem Chef, sondern vertrauenswürdigen Kollegen Ihrer Ebene. Erste Versuche sollten Sie mit sich selbst machen. Schreiben Sie Ihr Ziel auf, ohne es jemandem zu zeigen. Vereinbaren Sie, wenn nötig, mit sich selbst eine Belohnung (oder eine Strafe, z.B. 10 Stunden Radfahren) für das Erreichen oder Nichterreichen Ihres Ziels.

Verkünden Sie größere Ziele nur vertrauenswürdigen Menschen oder solchen, die Ihnen völlig gleichgültig sind. Und steigern Sie die Ziele langsam, bis Sie sicher sind, wie eine solche "Zielvereinbarung" auf Sie wirkt. Stress haben Sie ja wahrscheinlich schon genug.

Überlegen Sie jetzt ein einfaches Ziel, mit dem Sie diesen Trick ausprobieren können

4. Planen und Analysieren

Eine optimale Entscheidung in einer komplexen Situation erfordert ein sorgfältiges Durchdenken der gegebenen Mängel, Mittel, Möglichkeiten und Abhängigkeiten. Eine solche Analyse kann ähnlich einer Zielgliederung hierarchisch geordnet sein.

Beispiel: Sie analysieren Ihre finanzielle Situation. Es ergibt sich eine Gliederung aus diversen Haupt- und Nebengesichtspunkten:

• Geld- und Wertpapier-Vermögen
  • Bankguthaben
  • Aktien
    • Aktienfonds-Anteile 4000 Euro
    • Auslandsaktien 4500 Euro
    • Inlandsaktien 12000 Euro
  • Anleihen
• Gold
• Schulden
  • Hypothek Haus
  • Kreditkarte
  • Kredit Auto
• Haus- und Grundbesitz
• Sachwerte
• regelmäßige Einkünfte
• unregelmäßige Einkünfte
• anstehende größere Ausgaben
• normale Lebenshaltungskosten
• laufende Verpflichtungen
• ...

Wählen Sie heute dieses Thema "finanzielle Situation", alternativ Ihre gesundheitliche Situation oder ihr soziales Umfeld, und erstellen Sie eine saubere hierarchische Gliederung. Heute geht es ausschließlich um die Gliederung selbst, nicht um Bewertungen, Maßnahmen etc.

Im praktischen Alltag kommen hier zwei Gesichtspunkte der Planung hinzu:

Erstens hat man Zusatzinformationen und möchte diese nicht umständlich suchen müssen. Zu einem Kredit beispielsweise gehört vielleicht ein Link auf potentielle Kreditanbieter, auf Informationsquellen wie die Empfehlungen hier auf den Geld-Seiten von methode.de oder der Verbraucherzentralen oder ein Link auf Kreditangebote Ihrer Hausbank. Im Screenshot oben sieht man z.B. bei der Auflistung von Aktien den Link auf die Webseite eines Unternehmens eingeblendet. Solche Links kann man heute direkt in seinen elektronischen Dokumenten unterbringen. Will man nicht nur Zusatzdaten auf einer Webseite verlinken, sondern vielleicht die eine oder andere Excel-Tabelle, dann sollte man natürlich auf ein professionelles Gliederungssystem wie meineZIELE zurückgreifen.

Zweitens möchte man vielleicht solche Zahlen wie Budgets auch hierarchisch gegliedert und aufsummiert haben. Das ist dann natürlich erst recht ein Fall für meineZIELE. Für einen klaren Verstand ist es wichtig, die Struktur zu sehen, also hier ein Kredit, dort ein paar Vermögensposten, klar aufgeteilte Einnahmequellen und Ausgabenposten. Unser Gehirn kann immer nur bis zu etwa 7 Argumente oder Gegenstände gleichzeitig bedenken. Jede zusätzliche Übersicht muss aus der Struktur, also der Gliederung, kommen.

5. Sauberer Schreibtisch

Die Menge der Papiere auf dem Schreibtisch sollte inzwischen weitgehend gelichtet sein. Oder hat sich schon wieder etwas angesammelt? Spätestens jetzt sollten auch alle Arbeitsgeräte in der Schublade verschwinden. Nur was tatsächlich mehrmals pro Stunde benutzt wird, gehört auf den Schreibtisch.

Räumen Sie alle anderen Stifte, Locher, Klammerhefter, Lineale, Tippex, Büroklammern etc weg vom Schreibtisch.

6.15 Störungen

Packen Sie heute die Verschönerung Ihres Arbeitsplatzes konkret an. Reden Sie, wenn Sie zu mehreren im Raum arbeiten, über Verschönerungsmöglichkeiten.

Besorgen Sie Pflanzen, Bilder, möglicherweise Ziergegenstände. Entsorgen Sie, was verschwinden kann.

Ganz wichtig: In Ihrem Blickfeld sollte möglichst nichts Unnötiges zu sehen sein, was Schriftzeichen enthält. Die ablenkende Wirkung wäre zu groß. Kunstwerke, die Schrift enthalten und seien es nur ein paar Ziffern oder Buchstaben, kommen nicht in Frage! Wandkalender sind kein Ersatz für Bilder. Wenn Sie nicht unbedingt einen Kalender brauchen (Sie haben doch ein Zeitplanbuch oder eine gute Software?!), sollten Sie keinesfalls einen Wandkalender aufhängen. Wenn es Ihnen nur um die Bilder geht, ist es sinnvoll, den Kalenderteil abzuschneiden. Wie gesagt, das gilt immer, wenn sich diese Dinge während der Arbeit in Ihrem Blickfeld befinden.

Arbeitsbedingungen können sehr unterschiedlich sein. Manchmal hausen Abteilungsleiter in grausigen Löchern, die dringend frisch gestrichen oder entrümpelt gehören. In anderen Unternehmen arbeitet jeder Einzelne an Designermöbeln in perfekt gepflegtem Ambiente. Verbesserungsmöglichkeiten gibt es aber fast überall und sei es auch nur der Abwechslung wegen. Wie wäre es mit Tapetenwechsel?

Vergessen Sie nicht, auch heute wieder einzelne Störungen aus Ihrer Liste nachhaltig zu bekämpfen.

7. Schnelllesen

Bearbeiten Sie bitte in "Optimales Lesen" den 15. Trainingstag.

8. Lesestoff "Der Weg zum Wesentlichen"

Lesen Sie heute ein Zehntel des Buches "Der Weg zum Wesentlichen" von Stephen Covey. Wenn Sie das Buch bereits kennen oder ein anderes Thema vertiefen wollen, verfahren Sie bitte entsprechend. Alternativen:

• Tony Buzan, "Speed Reading"
• Roger Fisher, "Das Harvard-Konzept"
• Samy Molcho, "Körpersprache"

Falls Sie aus Zeitmangel die bisherige Lektüre nicht abschließen konnten, sollten Sie zuerst dieses nachholen. Der Kernpunkt dieses Methodentrainings ist Kenntnis und Anwendung von Zeitmanagement-Techniken und deren Randgebiete.

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