1. Die Spiralmethode?

Wenn eine Mutter nach drei Tagen Geschäftsreise nach Hause kommt, dann widmet sie sich nicht den drei Kindern nacheinander jeweils eine Stunde. Sie wird vielmehr reihum alle begrüßen, dann wiederum reihum nach den wichtigsten Erlebnissen oder der Schule fragen und in einer dritten Runde sich erst ausführlich jedem Kind zuwenden.

Die Spiralmethode ist gerade in Fällen gefragt, in denen man absichtlich niemanden bevorzugen will. Jedes Kind ist gleich viel wert. Kein Kollege und kein Projekt soll sichtbar benachteiligt werden ...

Machen Sie einmal im Geiste folgendes Gedankenexperiment:

Die Schwiegermutter hat überraschend ihren Besuch angekündigt. In spätestens 10 Minuten steht sie in der Wohnung. Dort herrscht gerade gemäßigtes Chaos. Wie räumt man am schnellsten eindrucksvoll auf?

Den stärksten ordentlichen oder unordentlichen Eindruck verursachen die größten Gegenstände. Also wird man in der ersten Runde die Stühle um den Küchentisch gleichmäßig und gerade hinstellen, dann dasselbe mit den Sesseln im Wohnzimmer, dann den Kleiderhaufen vor der Waschmaschine wegräumen etc

Bleibt noch Zeit, geht es in die zweite Runde: Die mittelgroßen Gegenstände werden aufgeräumt. Die Teller, Blumenvase, Bücher, Schuhe ... Bleibt dann immer noch Zeit, geht es in die dritte Runde, die nächstkleineren Gegenstände, den Jughurtbecher wegwerfen, das Trickglas in die Spülmaschine, glänzende Gegenstände, Spiegel, Edelstahlspüle etc kurz abwischen ...

Sie sehen: Das ist nicht besonders effizient. Das ist die Spiralmethode selten. Ohne Zeitdruck würde man systematischer vorgehen. Aber die Methode ist effektiv. Der Zweck wird erfüllt. Zu jedem Zeitpunkt ist der bis dahin optimal mögliche Zustand erreicht.

2. Umgang mit dem Zeitplanbuch

Zeitplanbücher, nicht nur aus Papier, sondern auch elektronische Organizer, enthalten oft eine Vielzahl von Formularen, die meisten davon ohne jeden Nutzen. Natürlich ist es sinnvoll, irgendwo Geburtstage, Ideen, Telefonnummern, periodische Termine und dergleichen mehr zu sammeln und zu ordnen. Aber wie?

Die einfachste Lösung ist auch hier die beste: Verwenden Sie in Ihrem Zeitplanbuch ein einziges alphabetisches Register. Auch bei der Verwendung eines elektronischen Organizers kann diese Struktur sinnvoll sein.

Hinter jedem Registertab legen wir in den nächsten Tagen Adressen und Telefonnummern des jeweiligen Buchstabens an. Dafür ist das Register gedacht. Wir verwenden es aber einfach auch für weitere Dinge. Nehmen wir z.B. die Liste der Geburtstage. Legen Sie sich ein Blatt mit allen Geburtstagen an und heften Sie es unter "G" wie Geburtstage ab. Oder Ideen: Aktive Menschen sprühen häufig vor Ideen. Schreiben Sie auf, was Sie irgendwann einmal verwirklichen wollen. Füllen Sie damit ein Ideenblatt und heften Sie es unter "I".

Sie werden im Laufe der Zeit weitere Blätter anlegen und auch wieder verwerfen. Das Prinzip ist immer dasselbe.

Legen Sie heute die Blätter an für Geburtstage (nach Datum), Freizeitideen, Geschenkideen und Bücher (die Sie beschaffen/lesen wollen) an.

Beispiel: Die Geburtstagsliste

In einem elektronischen Organizer haben Sie verschiedene Sortiermöglichkeiten. Im Zeitplanbuch aus Papier benötigen Sie auf jeden Fall die Sortierung nach Datum, da Sie monatlich beim Einsortieren der Kalenderblätter die Geburtstage dieses Monats auf die Tagesblätter übertragen. (Denken Sie daran, daß es häufig sinnvoll ist "morgen Geburtstag Frau Kaiser" etc auf den Vortag einzutragen, falls z.B. ein Geschenk besorgt werden muß, oder Sie der Person morgens auf dem Flur begegnen, bevor Sie ins Zeitplanbuch gesehen haben. Wäre vielleicht peinlich, nicht an den Geburtstag zu denken.)

Packen Sie die Liste eng, um möglichst mit einem Blatt auszukommen. Im abgebildeten Beispiel bedeutet die linke Spalte den Monat, die Zahl vor den Namen den Tag und die Zahl in Klammer das Geburtsjahr. Bitte betrachten Sie das Beispiel nur als Anregung für Ihre eigene Gestaltung.

Wenn Sie einen elektronischen Organizer benutzen, ist die Vorgehensweise naturgemäß stark von den Möglichkeiten des Geräts abhängig. Optimal ist hier wiederum ein Psion 5, der wie ein normaler PC über eine freie Verzeichnisstruktur verfügt. Dort können Sie Ordner und Dateien nach eigenem Gutdünken anlegen und jederzeit verschieben.

Tragen Sie in Ihr Zeitplanbuch auch die einmaligen Geburtstage ein wie der 9999. Lebenstag etc. Holen Sie sich kostenlos und in Sekunden eine komplette Liste für Ihr Leben (oder das von Freunden, Kollegen, Familie etc) Wann werde ich 11111 Tage alt?!)

3. Umgang mit Zielen

Sie haben gelernt, Ziele zu setzen, zu formulieren, zu gliedern und zu visualisieren. Nehmen Sie sich heute nochmals die Zeit, zehn Minuten lang über Ihre Ziele in naher und in ferner Zukunft nachzudenken. Machen Sie sich noch einmal klar, wie wichtig Ziele sind.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, grundsätzlich während Sie Ihre Zähne putzen oder direkt danach für ein bis zwei Minuten über Ziele nachzudenken. Es lohnt sich.

Wer kein Ziel hat, kann auch keines erreichen. Und wer nicht weiß, wohin er segeln möchte, dem ist kein Wind günstig. Setzen Sie sich realistische Ziele, packen Sie sie an und lassen Sie nicht mehr davon ab.

Damit ist das Thema "Umgang mit Zielen" beendet. Ich empfehle Ihnen, das Thema schon in wenigen Tagen, gleich nach Abschluss des 25-Tage-Trainings, mit Hilfe unseres "Ziele"-Fernkurses nochmals anzugehen. Es lohnt sich!

4. Planen und Analysieren

Wiederholen oder ergänzen Sie heute Ihre hierarchische Analyse z.B. berufliche Situation, finanzielle Lage, gesundheitliche oder familiäre Situation, Störungen am Arbeitsplatz etc. Es empfiehlt sich, diese Analyse am PC durchzuführen, da Sie möglicherweise immer wieder neue Aspekte dazwischenschieben wollen. Notieren Sie diesmal nicht nur die objektiven Fakten. Ergänzen Sie vielmehr

1. Die Bedeutung eines Aspekts für die Gesamtsituation (wie Prioritäten von 1 bis 3)

2. Mängel, schädliche Einflüsse, Verlustquellen, Störungen ...

3. Möglichkeiten, Chancen, Gewinnpotentiale ...

Im abgebildeten Beispiel, befasst sich ein Ausschnitt aus einer Gesundheitsanalyse mit dem Aspekt der Ernährung und daraus wiederum mit der Flüssigkeitszufuhr ... Hier wurden Mängel, Istzustand, Verbesserungsmöglichkeiten etc einfach in die Gliederung eingefügt. Die Form ist nur ein Vorschlag. Die Hierarchie der Gliederung sollte erkennbar sein. Es steht Ihnen natürlich frei, eine ähnliche Analyse in Form einer mind map anzulegen. Am einfachsten und am leichtesten weiterzuentwickeln, ist, wie gesagt, die Erstellung am PC.

Bitte führen Sie diese Beispiel-Analyse sorgfältig durch. Nehmen Sie sich auch die beiden nächsten Tage Zeit, weitere Verbesserungen und Ideen nachzutragen.

5. Sauberer Schreibtisch

Benötigen Sie wirklich einen Tischkalender? Übertragen Sie alle dort gemachten Eintragungen in Ihr Zeitplanbuch und entfernen Sie den Tischkalender von Ihrem Schreibtisch.

Ihr Methodentraining hat möglicherweise bereits zu Konflikten geführt. Sie verweigern die Annahme allen Materials, das Sie nicht brauchen und niemals lesen werden. Sie setzen sich ehrgeizige Ziele und verlangen mehr von anderen. Sie arbeiten erfolgreicher und erwecken Neid. Sie delegieren mehr. Sie bringen Unruhe in Ihr Umfeld.

Es ist nicht immer sinnvoll, Ihr Methodenwissen verbreiten zu wollen. Allzuleicht wird Ihnen Besserwisserei und Strebertum unterstellt. Während beispielsweise in Amerika Selbständigkeit, Karriere und Erfolg als erstrebenswert gilt, wird gerade in Deutschland jedem Erfolgreichen Neid und Misstrauen entgegengebracht. Auch der Schadenfreude, wenn Ihnen etwas nicht gelingt, können Sie sicher sein.

Dennoch kann es auch erheblich zu Ihrem eigenen Erfolg beitragen, wenn in Ihrem Umfeld strukturierter, zielgerichteter und methodischer gearbeitet wird. Überlegen Sie gründlich, wie Sie Arbeitsmethodik und zielorientiertes Denken auch in Ihrem Team und in Ihrem Unternehmen verbessern können. Sie tun sich damit leichter, wenn bereits aufgefallen ist, daß Sie durch systematische Vorgehensweise besser vorankommen und Ihre Arbeit besser erledigen als andere.

Versuchen Sie deshalb bei geeigneter Gelegenheit, auch andere für Methoden zu interessieren.

6.16 Störungen

Der nächste Schritt des Verschönerungsprogramms gilt Ihren Arbeitsmitteln.

Eines Ihrer wichtigsten Arbeitsmittel ist der Stift, mit dem Sie schreiben. Schreiben Sie nicht mit Kugelschreiber, sondern mit Füllfederhalter. Tinte gibt einen deutlich besseren Kontrast und ein schöneres Schriftbild. Üben Sie bitte, wenn nötig, schöner zu schreiben.

Prüfen Sie auch alle anderen Arbeitsmittel auf Verbesserungsmöglichkeiten. Verschönerung bedeutet im arbeitsmethodischen Sinne auch das Entfernen unnötiger Details. Verschönern bedeutet also nicht, seinen PC mit tollen Stickern zu bekleben, sondern gerade umgekehrt, solche Dinge zu entfernen. Vielleicht wäre auch mal wieder eine neue Aktentasche fällig? Eine neue Schreibmappe? Eine neue Schreibunterlage? Oder noch besser: Wenn Sie hauptsächlich am PC arbeiten, könnten Sie doch auf eine Schreibunterlage ganz verzichten?

Sind Telefonapparat, Bildschirm und Tastatur ordentlich sauber oder sollten Sie vielleicht dem Reinigungspersonal einen Tip geben? Ist Ihr Arbeitsstuhl in Ordnung? Richtig eingestellt? Richtige Höhe? Ist Ihr Bildschirm richtig eingestellt? Nicht vielleicht zu hell? Richtige Höhe? Keine Spiegeleffekte?

Schalten Sie Ihren Bildschirmschoner auf Schwarz. (Eine Ausnahme machen Sie natürlich bei unseren Bildschirmschonern Gedächtnistricks / Geistige Fitness!)

Was auch immer Sie an Arbeitsmaterial und Arbeitsgeräten benutzen, sollte nicht nur technisch in Ordnung sein, sondern auch ästhetisch ansprechend. Selbst kleine Verbesserungen machen manchmal die Arbeit deutlich angenehmer.

7. Schnelllesen

Lesen Sie bitte in "Optimales Lesen" den Text des 16. Trainingstags.

8. Lesestoff "Der Weg zum Wesentlichen"

Lesen Sie ein Zehntel des Buches. Steigern Sie das Lesetempo.

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