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25-Tage-Methodentraining: Tag 19

25-Tage-Methodentraining: Tag 19

Diese Ausführungen sind Teil eines 25-Tage-Trainings in persönlicher Arbeitsmethodik.

1. Alles nur einmal zur Hand nehmen? Brief

Ein wohlfeiler Ratschlag für mehr Effizienz ist "Alles nur einmal zur Hand nehmen". Insbesondere die Tagespost soll man so durcharbeiten, dass jeder Brief, jeder Prospekt jede Mail nur einmal zur Hand genommen und gleich komplett bearbeitet wird.

Beim Löwenanteil der Tagespost ist das eine klare Sache. Was Müll ist, gehört sofort in den Papierkorb und sollte natürlich nicht dreimal auf dem Schreibtisch von einem Stapel auf den anderen gesetzt werden.

In der Papierwelt konnte man immerhin noch einen kleinen Effizienzgewinnn erzielen, indem man Ähnliches bündelte: Den Müll direkt in den Papierkorb, den Rest aber aufteilen in "nur zu archivierendes", "zu beantwortendes", "kommentiert weiterzuleitendes" etc., je nach Ihrer Situation.

Sekunden konnte man sparen, aber Zielen kam man jedenfalls nicht näher. Heute, mit 200 Emails am Tag statt 15 Briefen, ist der Papierkorb wichtiger denn je.

Effektivität bringen nur bessere Prioritäten. Nimmt man im Abstand von ein paar Minuten ein Schreiben oder einen Prospekt nochmals zur Hand, dann ist der Eindruck des Neuen weg, unser kritischer Widerwillen regt sich. Und einiges mehr geht in den Papierkorb. Und wenn das nur ein einziges Schriftstück ist, dass wir weniger bearbeiten, dann hat es sich gelohnt, es zweimal zur Hand zu nehmen. Das gilt auch für Emails. Formulieren Sie zu jeder Nachricht eine Aufgabe: Was ist mit dieser Nachricht zu tun? Wenn es nichts zu tun gibt, gehört die Mail in den Papierkorb oder in das Millionenheer der archivierten E-Mails. Im Eingangskorb sollte sie jedenfalls nicht stehenbleiben.

Denken Sie einmal darüber nach ... Überlegen Sie insbesondere: Wieviel Post, Prospekte etc bewahren Sie eine Zeit lang auf mit dem Hintergedanken, "Wenn ich etwas Zeit habe, sehe ich mir das nochmal genau an ..."? Wie viel davon werfen Sie dann doch ohne nützlichen Effekt weg?

 

2. Umgang mit dem Zeitplanbuch

Prüfen Sie heute, welche weiteren Informationsblätter für Ihren speziellen Bedarf in Ihr Zeitplanbuch gehören. Nur Wichtiges gehört in Ihr Zeitplanbuch und Dinge, die Sie auch unterwegs brauchen. Wenn Sie nichts anderes finden, sollten Sie keinesfalls mit Gewalt danach suchen und Ihr Zeitplanbuch vollstopfen. Es ist auch kein Papierkorb. Alles, was man genausogut auch wegwerfen kann, gehört weggeworfen.

Es könnte sinnvoll sein, eine Einkaufsliste im Zeitplanbuch zu führen. Auch Listen z.B. "bei der nächsten Büromaterial-Bestellung mitbestellen" oder für Geschäfte, die Sie selten besuchen, könnten im alphabetischen Register unter "E" wie Einkauf einen sinnvollen Platz finden ...

Es ist üblich, auch Bankverbindungen und dergleichen im Zeitplanbuch aufzubewahren. Verwenden Sie auch dafür ein Blatt im alphabetischen Register. Notieren Sie aber keinesfalls Geheimnummern erkennbar auf.

Weitere sinnvolle Ergänzungen könnten sein:

  • Ein Geldschein in der hinteren Umschlagtasche
  • Ein Reserveschlüssel
  • Ein Blatt mit Ihrer Anschrift, z.B. ganz hinten, falls das Buch verlorengeht.
  • Kreditkarten
  • Zugangskarten
  • Führerschein etc

 

4. Planen und Analysieren

Sie sind mittlerweile im Besitz einer ausführlichen Analyse z.B. Ihrer beruflichen Situation. Der nächste Schritt besteht nun darin, möglichst optimale Ansatzpunkte für Verbesserungen zu finden. Ihre Analyse zeigt eine größere Anzahl verschiedener Aspekte, positive wie negative, die allesamt Verbesserungsmöglichkeiten aufweisen. Es gibt nun drei verschiedene Vorgehensweisen für eine sinnvolle Verbesserung:

rettendes Ufer erreichen

1. systematisch an allen Aspekten verbessern

2. Maßnahmen mit hohem Wirkungsgrad auswählen

3. den optimalen Ansatzpunkt suchen

Die erste Möglichkeit birgt die Gefahr, sich auf Nebensächliches zu verzetteln. Man hat zwar schnell das Gefühl, etwas zu tun, aber Erfolge stellen sich nur langsam ein.

Die zweite Möglichkeit ist dann sinnvoll, wenn man sich in einer Situation sozusagen "freischwimmen" muss. Man strebt vielleicht garnicht Ziele an, sondern erst mal nur "rettendes Ufer". Wenn also zuwenige Resourcen und zuwenig Zeit zur Verfügung steht, dann versucht man, sich einfach Luft zu verschaffen. Dazu wählt man Aufgaben, die ein besonders günstiges Verhältnis aus Aufwand und Ertrag versprechen. Häufig sind das relativ kleine Aufgaben. Diese Vorgehensweise bringt theoretisch das beste Verhältnis aus Aufwand und Ertrag. In der Praxis kommen aber meist einfach mehr Aufgaben nach. Tüchtige, intelligente Leute werden mit all den Aufgaben zugeschüttet, zu denen andere nicht fähig sind. Der Effekt des "Freischwimmens" ist erstaunlich gering.

Der dritte Ansatz greift nach der Wurzel einer Problemsituation. Wo ist die größte Chance für einen Erfolg? Wo ist das größte Hindernis? Es ist oft nicht die mathematisch optimale Vorgehensweise, das Kernproblem anpacken zu wollen. Auf Dauer bringt es aber weit mehr, auch nur mit bescheidenen Kräften an der wichtigsten Aufgabe zu arbeiten, als mit aller Kraft die falschen Aufgaben zu lösen.

Gehen Sie Ihre Analyse sorgfältig durch und prüfen Sie, welche Aufgaben und Verbesserungsziele die einzelnen Aspekte Ihrer Situation verbessern würden. Versuchen Sie, sich vorzustellen, wie sich die drei verschiedenen Vorgehensweisen auswirken würden. Welche Aufgaben würden jeweils zuerst erledigt? Welche Erfolge würden sich zuerst einstellen?

Die Überlegungen, welche Ziele optimalerweise als nächste angepackt werden müssen, fallen in das Gebiet der Strategie. Siehe auch 10-Tage-Strategietraining.

 

5. Sauberer Schreibtisch

Versuchen Sie weiter, mit weniger Fotokopien auszukommen.

Heute und an den restlichen Tagen dieses Trainingsprogramms sollten Sie Schubladen und Schränke ausmisten. Gehen Sie auch Material nochmals an, das sie im Verlauf dieses Trainings bereits gesichtet haben. Prüfen Sie, ob Sie wirklich alles noch brauchen. Geben Sie soviel wie möglich zur Altablage ins Archiv etc.

 

6.19 Störungen

StrichlisteGehen Sie heute nochmals die Strichliste mit den Störungen durch. Prüfen Sie, ob weitere Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Wie ist die Situation heute? Was hat sich verbessert? Wo ist als nächstes anzupacken?

JoggingDenken Sie nochmals an sich selbst. Haben Sie genug Bewegung? Versuchen Sie, ein paar kleine Gewohnheiten einzuführen, die Ihre körperliche Fitness dauerhaft begünstigen. Z.B. täglich 20 Kniebeugen beim Duschen, grundsätzlich Treppe statt Fahrstuhl, eine U-Bahn-Station früher aussteigen und den Rest zu Fuß gehen. Wie wäre es mit einer Stunde Joggen jeden Samstag morgen?

Sie brauchen pro Tag eine halbe Stunde aerobe Bewegung!

Lesen Sie nochmals die Ausführungen über das Telefonieren.

Inzwischen hat wahrscheinlich auch Ihre Zeitmessung von Telefonaten ein nutzbares Ausmaß angenommen. Deshalb sollten Sie einmal einen sorgfältigen Blick darauf werfen:

Entscheiden Sie zunächst, welche Telefonate besonders viel Zeit gestohlen haben. Wenn Sie meineZIELE für die Zeitnahme benutzt haben, dann sollten Sie sich jetzt die Auswertungsgraphik ansehen. Überlegen Sie zunächst, ob die Ergebnisse Ihrer Einschätzung entsprochen haben. Sind Überraschungen dabei? Überschlagen Sie kurz, um wieviel Zeit es sich pro Monat und pro Jahr handelt, die Ihnen durch diesen Zeitverlust verloren gehen.

Entscheiden Sie sich dann für Maßnahmen: Welche Telefonate nehmen Sie nicht mehr entgegen? Wen rufen Sie nicht mehr an? Wen fragen Sie nicht mehr, wie es ihm geht? Welche Zeitlimits setzen Sie sich für bestimmte Personen? Oder bestimmte Themen?

Eine wirkungsvolle Hilfe ist es auch, sich diese Limits beim Gesprächsbeginn zu setzen und sogar, falls angebracht, auch dem Anrufer gleich zu nennen: "Ich erwarte einen dringenden Anruf. Können wir uns kurz fassen?", "In 8 Minuten beginnt meine Telefonkonferenz / Meeting" oder wirklich direkt: "Meine Zeit ist heute sehr knapp. Können wir uns auf drei Minuten beschränken?" Trainieren Sie "kurze Telefonate".

Wenn Sie selbst anrufen: Notieren Sie, was Sie besprechen möchten und haken Sie Punkt für Punkt ab.

7. Schnelllesen Lesen ist leben

Führen Sie bitte in "Optimales Lesen" den 19. Trainingstag durch.

Beachten Sie, dass nicht jeder Text sich zum Schnelllesen eignet. Lesen ist leben, wie es rechts auf der Briefmarke heißt. Lesen öffnet neue Türen. Nehmen Sie sich die Zeit, in neue Welten einzutauchen. Bei manchen Büchern gehört das Träumen einfach dazu.

8. Lesestoff "Der Weg zum Wesentlichen"

Lesen Sie ein Zehntel des Buches.

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