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25-Tage-Methodentraining: Tag 20

25-Tage-Methodentraining: Tag 20

Diese Ausführungen sind Teil eines 25-Tage-Trainings in persönlicher Arbeitsmethodik.

1. Alternativen bedenken

Es heißt, es gäbe zu jedem Lösungsweg noch einen anderen, der besser wäre. Ganz bestimmt gibt es fast immer mehr als nur die eine Lösung. Geben Sie sich also nie mit der erstbesten Lösung zufrieden.

ProblemkreuzDiesen wohlfeilen Ratschlag kennen Sie bereits. Aber wie ihn beherzigen? Wie schafft man es, tatsächlich nach einer zweiten und dritten Lösung zu fragen?

Erster Ansatzpunkt wäre, Ihrem Gehirn eine feste Assoziation vorzugeben. Gewöhnen Sie sich beispielsweise an, grundsätzlich nach "den vier Lösungen zu fragen", und zwar so oft, bis Sie dafür einen Spitznamen erhalten. Machen Sie sich Bilder (Wegkreuzung, Kompass, das abgebildete "Problemkreuz" ...)

Zweiter Ansatzpunkt wäre Ihr Zeitplanbuch. Tragen Sie grundsätzlich zu jedem größeren Etappenziel vier mögliche Lösungswege ein. Beginnen Sie damit, dass Sie anfangs für jede einzelne Aufgabe diese vier Alternativen auflisten. Bilden Sie so daraus eine feste Gewohnheit. Achten Sie insbesondere auf Details: Rücken Sie die vier Lösungsansätze um ein Kästchen gegenüber der Zielangabe ein.

KreuzfahrtschiffBei Zielen ist es häufig ebenso. Ein junger Mensch setzt sich zum Beispiel das Ziel: "Ich will in drei Jahren das Fitness-Center auf einem Kreuzfahrtschiff leiten.". Es geht den meisten Menschen so, dass sie sich Ziele sehr präzise ausmalen und dabei aber übergeordnete Ziele (z.B. "ich will mit Menschen, mit Fitness und mit fremden Ländern zu tun haben") aus den Augen verlieren. Die Alternativen Skilehrer, Bergführer, Reiseleiter, Fitnesscenter in USA, Segelschule auf Sizilien ... gehen verloren. Dabei versäumt man leicht "bessere" Lebenswege. Andererseits hat oft nur ein sehr konkretes Ziel die enorme Zugkraft, mit der man dann das Ziel auch erreicht. Die lebhafte, konkrete Vorstellung ist die Straße zum Ziel.

Bitte führen Sie dazu (schriftlich) folgende Übung / Überlegung durch: Wählen Sie eines der konkreten Ziele, die Sie im Laufe dieses Trainings fixiert haben. Formulieren Sie drei echte Alternativziele, davon - wenn möglich - je eines, dessen Erreichen Ihnen gleich gut, etwas schlechter oder etwas besser erscheint als Ihr ursprüngliches Ziel. Überlegen Sie, ob vielleicht eine der Alternativen das geeignetere Ziel sein könnte. Überlegen Sie dann vier verschiedene Wege, auf denen Sie Ihr Ziel erreichen könnten.

 

2. Umgang mit dem Zeitplanbuch: Periodische Termine Feuerlöscher

Legen Sie unter "R" wie regelmäßig oder "P" wie periodisch ein Blatt an für periodisch wiederkehrende Aufgaben. Dieses Blatt sollte monatlich wie eine Checkliste durchgegangen werden. Darauf steht z.B. "Geburtstagsliste". D.h. beim monatlichen Austausch Ihrer Kalenderblätter sollten Geburtstage eingetragen werden... Weitere Möglichkeiten:

  • Geburtstage übertragen
  • Stammtisch am 2. Freitag des Monats
  • Blumen für Ihre Frau
  • Jahresplan durchsehen
  • Weiterbildung Methoden
  • ...
 

Je nach Ihrer Situation gehören hierher auch vierteljährliche Termine (z.B. "Prüfen und Überarbeiten langfristige Ziele") oder jährliche Termine (z.B. Mitarbeitergespräche). Jährlich zum gleichen Tag wiederkehrende Termine plazieren Sie einfach auf die Geburtstagsliste....

Beachten Sie, dass die Überwachung vieler langfristiger periodischer Termine von Serviceunternehmen übernommen werden kann. (Z.B. TÜV, ASU, Wartung des Feuerlöschers ...)

Überdenken Sie diese Liste gründlich. Sie ist sehr wichtig.

4. Planen und Analysieren

WindroseIch wiederhole mich: Eines der größten Probleme beim Analysieren einer Situation ist die Fixierung auf die erste Ursache oder erste Lösung. Was uns als Erstes einfällt, hat besonderen Stellenwert. Suchen wir nach einem Fehler, dann halten wir den ersten Fehler, den wir finden, für die gesuchte Ursache. Die erste Lösung, die wir finden, erscheint schnell so naheliegend, dass wir nicht nach Alternativen suchen.

Auch erfahrene Menschen gehen ihrer eigenen Psyche immer wieder auf den Leim.
Es ist daher naheliegend, ganz grundsätzlich nicht mehr nach dem Fehler oder der Ursache zu suchen, sondern nach den 4 Fehlern oder den 4 Ursachen. Erstaunlicherweise stellt man sogar fest, dass man häufig 4 oder mehr Ursachen findet, wenn man nur danach sucht. Ändern Sie also Ihren Sprachgebrauch. Denken Sie an die 4 Lösungen! Merken Sie sich ein Bild, z.B. eine Windrose mit den vier Himmelsrichtungen oder das "Problemkreuz" von weiter oben.

Üben Sie diese Suche an einigen Phantasie- Problemen:

Suchen Sie jeweils 4 (lustige) Möglichkeiten

  • Erdbeben zu verhindern
  • blaue Rosen zu züchten
  • Kaninchen einen Handstand beizubringen
  • faustgroße Holzkugeln zu verkaufen
  • ...

Suchen Sie zu vier weiteren Problemen Ihrer Wahl jeweils 4 Lösungen.

 

5. Sauberer Schreibtisch

Setzen Sie Ihre Ausmist- Aktion fort. Haben Sie eine Pinnwand? Brauchen Sie diese wirklich? Und wenn ja, befindet Sie sich im Blickfeld? Könnte Sie dort entfernt werden? Ist sie geordnet oder überfüllt?

Pinnwände gehören nicht an einzelne Arbeitsplätze, sondern bestimmungsgemäß direkt an die Verkehrsflächen des Büros. Sammlungen von Urlaubspostkarten gehören nicht ins Blickfeld, da sie häufig Aufschriften tragen oder Bilder, die sehr stark die Aufmerksamkeit auf sich lenken ...

 

6.20 Störungen Werkzeug schärfen

Ihre Arbeitsmittel sind ein wichtiger Produktivitätsfaktor. Die entscheidenden Arbeitsmittel, Softwareprodukte wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Archivierung oder Zeitmanagement werden zwar eigentlich nicht stumpf wie die Säge des Zimmermanns. Doch Software veraltet schnell. Wer nicht die besten Werkzeuge nutzt, fällt zurück.

Prüfen Sie daher regelmäßig, ob nicht wesentlich aktuellere Softwarestände verfügbar sind. Vor allem die Programme "aus der zweiten Reihe", mit denen man vielleicht nicht täglich arbeitet, lässt man oft veralten, weil der Anwendungsdruck zu gering ist. Beispiele: Schrifterkennung, Faxlösung etc. Der Aktualisierungsdruck auf der Hardwareseite lässt dagegen mittlerweile deutlich nach. Viele Rechner sind eher überdimensioniert.

Ein Zimmermann schärft seine Säge nicht täglich, sondern dann, wenn sie zu stumpf ist oder dann, wenn er zwischen zwei Baustellen Zeit für Vorbereitungen hat. Das wäre auch im Büro die angemessene Verhaltensweise.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Aktualitätsgrad der Hardware und Software und treffen Sie entsprechende Maßnahmen. Auch Diktiergeräte, Taschenrechner oder Ähnliches können veralten.

 

7. Schnelllesen

Führen Sie bitte in "Optimales Lesen" den 20. Trainingstag durch.

 

8. Lesestoff "Der Weg zum Wesentlichen"

Lesen Sie ein Zehntel des Buches.

 

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