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25-Tage-Methodentraining: Tag 23

25-Tage Methodentraining: Tag 23

BesprechungDiese Ausführungen sind Teil eines 25-Tage-Trainings in persönlicher Arbeitsmethodik.

1. Sitzungen

Wie viel Zeit verschwenden Sie für Sitzungen? Fruchtlos? Zwecklos? Sinnlos?

Es gibt natürlich die Unternehmen, Ämter und Organisationen, in denen wie in bösen Karikaturen absurde Sitzungen abgehalten werden, wo ein Dutzend hochrangige Manager darüber diskutieren, ob denn ein neuer Rasenmäher anzuschaffen sei... Aber auch da, wo zügig und konzentriert Sinnvolles besprochen wird, zerrinnen die Minuten.

"Besprechungen besser nutzen"...

... ist ein wichtiges Erfolgspotential:

  • Führen Sie selbst das Protokoll. Sie erleichtern sich die Konzentration und bestimmen, was drinsteht.
  • Erlernen Sie die Deutung und Beherrschung von Körpersprache.
  • Erfragen Sie gleich die Bedeutung unbekannter Abkürzungen, Fach- und Fremdwörter oder schlagen Sie notfalls später nach.
  • Schätzen Sie als Sitzungsleiter die Summe der Gehaltskosten pro Minute der Sitzung und geben Sie die Schätzung bekannt.
  • Bereiten Sie sich schriftlich vor.
  • Setzen Sie nichts auf die Tagesordnung, was die Zeit der Anwesenden nicht wert ist
  • Fassen Sie sich selbst so kurz und verständlich wie möglich.
  • Nehmen Sie nur an sinnvollen Besprechungen teil.
  • Beginnen Sie pünktlich.
  • Setzen Sie einen festen Zeitrahmen (feste Endzeiten wie Mittagessen, Feierabend, Pausen, Folgetermine nutzen)
  • ...

Auch Telefonate sind Besprechungen, die man vorbereiten kann

Eine ausführliche Liste wichtiger Gesichtspunkte rund um Besprechungen haben Sie mittlerweile in in "Mehr Zeit für das Wesentliche" entdeckt. Schauen Sie nochmal rein.

Bitte beachten Sie, dass zwischen Meetings, Verhandlungen und Telefonaten kein wirklicher Unterschied besteht hinsichtlich der Wichtigkeit von Verbereitungen. Details finden Sie unter "Wie bereite ich eine Verhandlung vor?"

 

 

 

2. Umgang mit dem Zeitplanbuch

Checklisten sind ein wertvolles Organisationsinstrument. Nur wenige gehören allerdings in Ihr Zeitplanbuch. Häufig benutzte Checklisten sind z.B. solche für die Bedienung komlizierter Geräte, für die Abwicklung eines Monatsabschlusses, die Erstellung eines Reports, für das Urlaubsgepäck etc. Überlegen Sie, welche Checklisten den Weg in Ihr Zeitplanbuch finden sollten. Checkliste

Eine Checkliste hilft nicht nur vordergründig, nichts zu vergessen. Sie hat auch einen beträchtlichen positiven psychologischen Effekt. Ihr Unterbewusstsein ist sich sicher, nichts zu vergessen, die Aufgabe im Griff zu haben. Damit lassen sich auch unbewusste, unbestimmte Vorbehalte gegen manche Aufgaben verhindern oder vermindern. Checklisten sind sehr wertvoll. Probieren Sie es aus!

Bitte erstellen Sie sich eine kurze, formlose Übersicht über bereits existierende Checklisten und solche, die eigentlich dringend erstellt werden sollten. Beziehen Sie alle Ihre Rollen mit ein: Familie, Beruf, Verein, Hobby etc. Fertigen Sie zur Übung einige fehlende Checklisten an. Überlegen Sie, ob es in Ihrem Fall sinnvoll wäre, einen Ordner mit Checklisten, losgelöst von den Unterlagen des jeweiligen Einsatzgebiets, anzulegen.

Wenn Sie Checklisten in Ihr Zeitplanbuch übernehmen, gehören diese wiederum in das alphabetische Register, entweder unter "C" wie "Checkliste" oder unter den Buchstaben des Anwendungsgebiets.

 

4. Planen und Analysieren: Ein durchführungsreifer Plan...

... besteht aus folgenden Elementen:

  • eine präzise Zielformulierung
  • eine Auflistung alternativer Vorgehensweisen
  • eine präzise Begründung für die getroffene Auswahl
  • eine mehrstufige Aufgabengliederung
  • eine Aufstellung der benötigten Mittel (Material, Geld, Zeit (z.B. auch Urlaubstage), Personen)
  • eine Schätzung des Zeitaufwands
  • eine Auflistung möglicher Risiken
  • eine Liste von Auswirkungen, die vermieden werden sollen
  • festgelegte Zeitpunkte für Start und Ende einzelner Ziele bzw Aufgaben (Meilensteine)
  • eine Liste besonderer Randbedingungen, die beachtet werden müssen. (Z.B. dürfen lautstarke Veränderungsarbeiten am Haus nur zu festgelegten Uhrzeiten durchgeführt werden.)

Legen Sie Ihre Analyse und die Zielplanung dazu für einen Tag zur Seite. Planen Sie heute nach der obigen Liste eine kleine Aufgabe gründlich durch und sei es auch nur, ein Bild in Ihrem Wohnzimmer aufzuhängen. Verfassen Sie den Plan ein zweites oder gar drittes Mal, bis er Ihren Ansprüchen an Aussehen, Vollständigkeit, Gliederungstiefe etc. entspricht.

 

5. Sauberer Schreibtisch

Brauchen Sie wirklich noch eine Schreibunterlage? Oder dient sie nur dazu, jede Menge von Notizzetteln darunter zu verstecken?

Entfernen Sie Ihre Schreibunterlage für eine Woche und prüfen Sie, ob es ohne nicht genausogut geht.
Verwenden Sie auf keinen Fall eine beschreibbare Unterlage, Kalender etc oder Schreibunterlage mit Werbeaufdruck. Alle diese Dinge lenken massiv ab und plazieren unnötige Schriftzeichen in Ihrem Gesichtsfeld.

 

6.23 Störungen

Perfektionismus ist häufig auch eine Störung der Produktivität. Treiben Sie also die Suche nach Störungen nicht zu weit.

Eine weitere häufige, aber nicht häufig genannte Störung ist Langatmigkeit, die umständliche Ausdrucksweise in Wort und Schrift. Da Langatmigkeit sich auch auf die begleitenden geistigen Prozesse überträgt, umständliche Lösungen begünstigt und Entscheidungen hinauszögert, sollten Sie auch diese Störung durch Training bekämpfen.

Prüfen Sie auch, ob Sie zum "Monologisieren" neigen. Lassen Sie andere zu Wort kommen? Halten Sie es aus, wenn ein paar Sekunden lang nicht gesprochen wird? Oder warten Sie ständig nur auf Ihren Einsatz? Das kann durchaus einem gesunden, aggressiven Eifer entspringen, mindert aber Ihre Produktivität.

Stellen Sie z.B. mal eine Woche lang eine Uhr mit Sekundenzeiger neben das Telefon und versuchen Sie, sich kurz zu fassen (Vorsicht! Nicht unhöflich!) Üben Sie prägnantes Formulieren, indem Sie z.B. langatmige Zeitungsartikel (z.B. Lokalteil) deutlich kürzer fassen...

Tipp: Probieren Sie für Ihr nächstes Meeting die meineZIELE Konferenzuhr aus:

Konferenzuhr aus meineZIELE

 

7. Schnelllesen

Führen Sie bitte in "Optimales Lesen" den 23. Trainingstag durch.

 

8. Lesestoff "Der Weg zum Wesentlichen"

Lesen Sie ein Zehntel des Buches.

 

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