Ein freier Schreibtisch und Perfekte Ordnung durch "Chaotische Ablage"
Mit einem genialen Trick ein leerer Schreibtisch
und doch alles griffbereit!
Die Formulierung von Zielen bedarf keiner zusätzlichen Papierberge. Aufgaben dagegen können große Mengen Schriftgut betreffen. Wie organisieren wir das optimal?
Wohin mit den Unterlagen?
Zu einer Aufgabe gehören oft Schriftstücke, manchmal auch Gegenstände, Fotos, Disketten oder anderes. Bei unstrukturierter Arbeit, also Arbeiten mit geringer Wiederholrate, Projektarbeit, Führungskräften, Ingenieren etc, fallen keine Stapel immer gleicher Vorgänge an. Vielmehr sind die Unterlagen immer wieder anders. Manchmal nur ein kurzes Schreiben, ein andermal ein ganzer Ordner Papier. Viele Menschen stehen dieser Situation hilflos gegenüber und stapeln solche Dinge auf und neben dem Schreibtisch. Das Chaos ist perfekt. Aber das ist keine "Chaotische Ablage".
Wohin also mit dem Schriftgut?
Das sorgfältige Aufschreiben der Aufgaben im Zeitplanbuch beseitigt wohl eine Reihe von Schmierzetteln und Haftnotizen, bringt aber längst noch keinen leeren Schreibtisch und schon gar keine wohlgeordneten Schränke. Wie also spart man Platz? Unterlagen ins Zeitplanbuch? Das ist Unfug! Die großformatigen Zeitplanbucher wie "Time System" werden ein Stück weit in diesem Sinne benutzt. Aber wollen wir wirklich die Unterlagen zu zweihundert Aufgaben mit uns herumschleppen? Es geht auch anders.
Volltischler oder Leertischler?
Befassen wir uns deshalb kurz mit der "Zwischenlagerung" von Material zu aktuellen Aufgaben auf dem Schreibtisch. Da soll es Leute geben, die praktisch immer zehn Zentimeter über ihrer Schreibtischoberfläche arbeiten müssen und die auch schon mal nach vierzehn Tagen eine schimmelbedeckte Tasse Kaffee im Papiergewühl entdecken. Nicht nur hier, sondern an jedem an unstrukturierten, projektorientierten Arbeitsplatz empfiehlt sich eine ganz einfache Zwischenablage:
Wie lagert man Waren?
Wir sparen Platz im Lager, indem wir leere Plätze vermeiden, indem wir also auf feste Plätze verzichten und Ware dort abstellen, wo gerade Platz frei ist. Klar, daß wir uns jetzt besonders gut merken müssen, wo welche Ware liegt.
Papiere lassen sich genauso organisieren. Unsere Unterlagen bleiben also im Schrank oder auf der Festplatte des PCs, bis sie gebraucht werden. Bei der Aufgabe notieren wir aber, wo die Papiere liegen.
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Prüfen Sie bei allem, was Sie ablegen, ob nicht Wegwerfen besser wäre!
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Außerordentlich effizient: Chaotische Zwischenablage
Beschaffen Sie sich einen Tischordner mit 32 Fächern, wie er für die Wiedervorlage verwendet wird (Leitz Nr 5831,  ).
 Legen Sie die Unterlagen Ihrer ersten Aufgabe in das Fach 1 und vermerken Sie "A1" in der entsprechenden Aufgabenzeile in Ihrem Zeitplanbuch. Und so verfahren Sie mit dem gesamten Rest Ihrer Aufgaben. Wo die Papierbündel etwas dicker sind, oder wo andere Gegenstände, vielleicht eine Bandkassette für Ihren Computer oder eine EDV-Liste hinzukommen, weichen Sie aus auf ein Hängeregister mit nach oben und seitlich offenen Mappen (Leitz Alpha Hängemappe). Numerieren Sie dort entsprechend B1,B2 ... .
Die Nummer der Zwischenablage wird natürlich mitgeführt, wenn Sie eine Aufgabe von der "Wunschliste" auf die Wochen- oder Tagesplanung übertragen. Umgekehrt sollten übrigens die Aufgaben der Wunschliste Nummern tragen und diese sich auf dem Schriftgut wiederfinden.
Der Arbeitsaufwand ist verschwindend gering im Verhältnis zum gewonnenen Platz. Räumen Sie jetzt noch Stifte, Stempel, Zettelklotz und Taschenrechner in die Schublade. Und schon sieht es aus, als hätten Sie nichts zu tun. Es empfiehlt sich manchmal, den Chef diskret auf die neue Ordnung hinzuweisen, um solche Mißverständnisse nicht aufkommen zu lassen.
Die Mehrheit der Aufgaben ist klein und normalerweise kurz zu fassen. Für sie haben wir gar keine Unterlagen auf dem Tisch. Eine Aufgabe besteht organisatorisch z.B. aus einem schlichten Hinweis "Versicherung anrufen wegen Brandschutztür" etc.
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Nehmen Sie an unserem 25-Tage-Methodentraining teil. Ordnung entsteht nicht durch Aufräumen, sondern durch rationelle Gestaltung der Arbeit.
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In der Praxis könnte beispielsweise ein EDV-Leiter einen Aufgabenvorrat von 300 großen und kleinen Projekten vor sich haben. Dennoch kommt er mit der einen Tischmappe und zusätzlich vielleicht 20 Hängemappen aus. Allerdings gibt es auch Fälle, in denen vier oder fünf Mappen zu 32 Fächern nicht reichen. Dann aber macht es erst recht keinen Sinn, die Unterlagen wochenlang auf einem Stapel liegend auf dem Schreibtisch zu haben.
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Das Thema "Archivierung" hat wie wenige andere Themen durch die Entwicklung des Computers einen Quantensprung erlebt. Heute geht es nicht mehr um staubige Ordner, sondern wirkungsvolle Ordnungsinstrumente wie der Elektronische Leitz Ordner "ELO Office"
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Chaotische Ablage elektronisch!
Das Prinzip der chaotischen Ablage ist natürlich auch bei der langfristigen Ablage sinnvoll. Wirklich interessant wird es aber erst, wenn wir elektronisch ablegen. Näheres dazu: Optimaler Umgang mit Schriftgut, Elektronischer Leitz Ordner. In manchen Fällen ist es sogar sinnvoll, große Teile des persönlichen Zeitmanagements nicht mit einem Zeitplanbuch, sondern direkt mit ELO durchzuführen.
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 ist ein Zeitmanagement- und Planungsinstrument, das die elektronische und physische Ablage vereint und im selben Instrument verwalten lässt. (Vorher- Nachher - Bilder )
 Es ist möglich, dort zu jeder Aufgabe Bezüge, z.B. auf einen Pultordner zu setzen.
Viel wichtiger noch ist die Möglichkeit, ganze Listen von Dateien, Windows-Ordnern, Webseiten und ELO- Dokumenten direkt an einen Eintrag, eine Aufgabe oder ein Ziel zu knüpfen. Dadurch bietet eine perfekte Chaotische Ablage.
Hier sind elektronische Dokumente mit einem einzigen Klick erreichbar, Papierdokumente mit einem einzigen Griff. Genau so soll es sein! Die Wirkung sehen Sie hier!
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Pultordner für chaotische Ablage
(Tischordner Leitz Nr 5831, (32,90 Euro) 
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