Prüfen Sie bei allem, was Sie ablegen, ob nicht Wegwerfen besser wäre!

Beschaffen Sie sich einen Tischordner mit 32 Fächern, wie er für die Wiedervorlage verwendet wird (Leitz Nr 5831)

Legen Sie die Unterlagen Ihrer ersten Aufgabe in das Fach 1 und vermerken Sie "A1" in der entsprechenden Aufgabenzeile in Ihrem Zeitplanbuch. Und so verfahren Sie mit dem gesamten Rest Ihrer Aufgaben. Wo die Papierbündel etwas dicker sind, oder wo andere Gegenstände, vielleicht eine Bandkassette für Ihren Computer oder eine EDV-Liste hinzukommen, weichen Sie aus auf ein Hängeregister mit nach oben und seitlich offenen Mappen (Leitz Alpha Hängemappe). Numerieren Sie dort entsprechend B1,B2 ... .

Die Nummer der Zwischenablage wird natürlich mitgeführt, wenn Sie eine Aufgabe von der "Wunschliste" auf die Wochen- oder Tagesplanung übertragen. Umgekehrt sollten übrigens die Aufgaben der Wunschliste Nummern tragen und diese sich auf dem Schriftgut wiederfinden.

Der Arbeitsaufwand ist verschwindend gering im Verhältnis zum gewonnenen Platz. Räumen Sie jetzt noch Stifte, Stempel, Zettelklotz und Taschenrechner in die Schublade. Und schon sieht es aus, als hätten Sie nichts zu tun. Es empfiehlt sich manchmal, den Chef diskret auf die neue Ordnung hinzuweisen, um solche Mißverständnisse nicht aufkommen zu lassen.

Die Mehrheit der Aufgaben ist klein und normalerweise kurz zu fassen. Für sie haben wir gar keine Unterlagen auf dem Tisch. Eine Aufgabe besteht organisatorisch z.B. aus einem schlichten Hinweis "Versicherung anrufen wegen Brandschutztür" etc.

In der Praxis könnte beispielsweise ein EDV-Leiter einen Aufgabenvorrat von 300 großen und kleinen Projekten vor sich haben. Dennoch kommt er mit der einen Tischmappe und zusätzlich vielleicht 20 Hängemappen aus. Allerdings gibt es auch Fälle, in denen vier oder fünf Mappen zu 32 Fächern nicht reichen. Dann aber macht es erst recht keinen Sinn, die Unterlagen wochenlang auf einem Stapel liegend auf dem Schreibtisch zu haben.

Wann nutzt man Hängemappen?

Eine Hängemappe dient wie Ihre ganze Büroorganisation nicht nur der Ordnung, sondern der Organisation. Man setzt Hängemappen meist ein, weil die Anzahl der Dokumente groß ist, wenn also ein Pultordner bei weitem nicht alle Dokumente aufnehmen kann. Das ist aber meist dann gegeben, wenn nicht eine Managementaufgabe im Vordergrund steht, sondern eine Wiederholaufgabe, beispielsweise die Verwaltung von zweihundert offenen Aufträgen. Die jeweilige Hängemappe wird man mit der Auftragsnummer beschriften oder mit der Kundennummer.

Hängeregister sind schon über hundert Jahre in Gebrauch. Entscheidend für den hier beschriebenen Zweck ist nur die Art der Nutzung. Wenn der Hängemappenschrank in unmittelbarer Nähe zum Arbeitsplatz ist, kann man ihn einfach für eine Chaotische Ablage mitbenutzen. Aber man muss aber dann wenigstens eine separate Schublade dafür reservieren, damit eine durchgehende Nummerierung, z.B. von 1 bis 50, möglich ist. Für eine kleine Chaotische Ablage für reine Managementzwecke reicht Ihnen vielleicht aber auch schon eine Archiv-Hängebox völlig aus.

Ein zweiter Grund für den Einsatz von Hängemappen ist der Umfang der Einzeldokumente. Es gibt Hängemappen, die nach oben offen sind und in die man Dokumente einfach hineinlegt. In eine solche offene Hängemappe kann man ohne Weiteres auch mal eine Betriebsanleitung mit 300 Seiten hineinlegen oder eine Magnetbandkassette oder ein Bündel Fotos. Oft liegen nicht nur Dokumente, sondern auch Gegenstände wie Produktmuster oder Medikamentenpäckchen unnötig auf den Schreibtisch herum. (Siehe auch Ablage von Schriftgut)

Der dritte Grund für Hängemappen ist, dass Vorgänge bequem zusammengehalten werden können. Hängemappen mt Rückenheftung sind vor allem geeignet, wenn mehrere Blätter zu einem Vorgang gehören und nichts verloren gehen soll, insbesondere, wenn mehrere Mitarbeiter die selbe Mappe entnehmen, benutzen und zurückbringen.

Offene und zum Heften vorgesehene Hängemappen passen in die gleichen Aktenschränke. In der Regel wird es sinnvoll sein, die beiden Typen einfach zu mischen und nach Bedarf zu verwenden. Eine Möglichkeit, eine Nummer anzubringen, ist wohl bei allen Herstellern gegeben. (Pultordner dagegen darf man nicht mit Unterschriftenmappen verwechseln. Für die Chaotische Ablage sind sie nur brauchbar, wenn sie Nummern tragen.)

Das Prinzip der chaotischen Ablage ist natürlich auch bei der langfristigen Ablage sinnvoll. Wirklich interessant wird es aber erst, wenn wir elektronisch ablegen. Näheres dazu: Optimaler Umgang mit Schriftgut, Elektronischer Leitz Ordner. In manchen Fällen ist es sogar sinnvoll, große Teile des persönlichen Zeitmanagements nicht mit einem Zeitplanbuch, sondern direkt mit ELO durchzuführen.

ist ein Zeitmanagement- und Planungsinstrument, das die elektronische und physische Ablage vereint und im selben Instrument verwalten lässt. (Vorher- Nachher - Bilder )

Es ist möglich, dort zu jeder Aufgabe Bezüge, z.B. auf einen Pultordner zu setzen. D17 im Beispiel könnte vielleicht Fach 17 im Pultordner bedeuten.

Viel wichtiger noch ist die Möglichkeit, ganze Listen von Dateien, Windows-Ordnern, Webseiten und ELO- Dokumenten direkt an einen Eintrag, eine Aufgabe oder ein Ziel zu knüpfen. Dadurch bietet eine perfekte "Chaotische Ablage".

Jedes Email, jedes eingescannte Dokument, jede Webseite, was auch immer benötigt wird, wird direkt mit der jeweiligen Aufgabe verknüpft. Wenn dann irgendwann die Aufgabe ausgeführt wird, ist jedes Dokument direkt verfügbar. Suchen gibt es nicht mehr.

Hier sind elektronische Dokumente mit einem einzigen Klick erreichbar, Papierdokumente mit einem einzigen Griff. Genau so soll es sein! Die Wirkung sehen Sie hier!

(Tischordner Leitz Nr 5831)

Unterwegs

Es gibt eine Vielzahl von Situationen, in denen man Papierdokumente im Auto mit zu seinen Kunden oder Baustellen etc nimmt. Auch dafür eignet sich diese Organisation. Vielfach hat man aber dann nicht gleichzeitig sein Notebook mit dabei, sondern vielleicht nur das iPhone. Woher erfährt man dann, in welchem Fach das Papier zu einem bestimmten Kundentermin liegt?

Wer Termine in seinem Smartphone notiert, ergänzt einfach direkt hinter dem Aufgabentext die Fachnummer. Wer meineZIELE nutzt, kann diese Information ganz einfach bei der Synchronisation automatisch ergänzen lassen.