Zeitplanbuch, Organizer oder PDA?

Die wichtigste praktische Frage des Zeitmanagement: Womit organisiere ich mich?

Ist es sinnvoller, seine Zeit mit einem Zeitplanbuch zu planen oder mit einem Electronic Organizer? Oder mit einem PDA? Oder direkt im PC? Mit Organizer-Softwar e oder gibt es etwas besseres? Für wen ist welche Lösung die beste?

Welche Lösungen sind arbeitsmethodisch sinnvoll? :

Zeitplanbuch aus Papier

Wenn schon Papier, dann wählen Sie bitte ein Zeitplanbuch im Format DIN A6 (Westentaschenformat). Das kleine Format zwingt zur Konzentration auf das Wesentliche. Die Zeiten, in denen riesige Zeitpanbücher im A5-Format Kompetenz und Tatkraft ausstrahlten, sind vorbei.

Wichtig sind: Passendes Kalendarium, alphabetisches Register.

Unwichtig, außer für sehr spezielle Anwendungen, ist die Vielzahl an Formularen, die praktisch alle Anbieter von Zeitplanbücher beider Größen anbieten. Verwenden Sie, wann immer möglich, einfache karierte Blätter ohne Vorgaben.

Wer unbedingt Blätter mit dem Computer bedrucken möchte, um sie dann in ein Zeitplanbuch einzuheften, braucht ein Buch mit Ringverschluss. Das ist leider unnötig dick und eine enorme Platzverschwendung, die linke Seite kann nur mühsam beschrieben werden und für Linkshänder ist das gänzlicher Unfug.

Wirklich genial sind Bücher mit sogenannten Federleisten. Meine Empfehlung: Intelligent, elegant und methodisch perfekt ist das erst seit wenigen Jahren verfügbare Zeitplanbuch X47.

Gegenüber elektronischen Organizern hat das herkömmliche Zeitplanbuch den Vorteil der Handschrift. Schreiben statt Tippen ergibt eine wesentlich stärkere und ganzheitlichere Gehirnaktivierung. Was dagegen fehlt, sind Sortierfunktionen, sauberes Radieren und Kommunikationsunterstützung ...

Genial: Brieftaschen-Zeitplanbuch

Die perfekte Flächennutzung der gerade genannten X47-Technik macht auch Zeitplanbücher möglich, die noch deutlich kleiner sind als die üblichen Timer in A6-Format. Besonders genial finde ich die weltweit einzigartigen Duo-Produkte: Geldbörse und Zeitplanbuch in einem einzigen Produkt. Schon der kleinere, der Duo1, hat zwei Geldscheinfächer, bis zu drei Zeitplanhefte, Platz für vier Kreditkarten, Ausweis, Kalender, Faltbuch und Stift und hat doch Platz in der Tasche eines Herrenhemds!!

Das ist übrigens aus der gigantischen Vielfalt verfügbarer Zeitplanbücher meine persönliche Wahl. (Ich benutze den Duo1 und )

PC-Software: Organizer

Bei der Organizersoftware kann man klar zwischen zwei Anwendergruppen unterscheiden: Die Lösung für "Sachbearbeitertätigkeit", also das immer wieder neue Wiederholen ähnlicher Aufgaben, ist heute allgemein Microsoft Outlook oder Lotus Notes.

Das angenehmste Produkt dieser Art war der inzwischen veraltete Lotus Organizer. Mit hervorragender Optik und intuitiv bedienbarer Oberfläche war er den papierenen Zeitplanbüchern nachempfunden. Insbesondere, wer lange ein normales Zeitplanbuch gewohnt war, wusste ein solches Hilfsmittel zu schätzen. Das Programm machte im Wesentlichen papierlos das, was ein beliebiges Zeitplanbuch aus Papier auch schon konnte. Ich persönlich halte den Lotus Organizer, was die Motivation und Erfolgswirksamkeit angeht, für den heutigen Marktführern überlegen. Immerhin ein Software-Zeitplanbuch, das seinen Namen verdient.

Diese kalenderorientierten Produkte eignen sich gut für den "täglichen Kleinkram". Für Entscheider sind sie dagegen eher ein Hindernis als eine Hilfe. Trotzdem ist natürlich Zeitmanagement-Software für "Sachbearbeitertätigkeit" fast auf jedem PC zu finden. Das ist der Standard und große Unternehmen zwingen alle ihre Angestellten, unabhängig von deren Tätigkeit, zur Nutzung dieser Art von Software.

PC-Software: Erfolgssysteme / Managementsoftware

Die Software der Wahl für Managementtätigkeiten, für Menschen, die immer wieder etwas anderes, meist projektartiges tun, fallen in die Kategorie Managementsoftware. Wer nicht nur abwickeln, sondern planen, entscheiden und etwas erreichen will, der braucht nicht nur einen Kalender, sondern vor allem sinnvolle Strukturierungsmittel. Für jede Art von Management- oder Projektarbeit braucht man ein flexibles System mit hierarchisch struturierten Einträgen für seine Aufgaben und Ziele.

Die üblichen Organizer mit ihren linearen ToDo-Listen sind dafür nicht zu gebrauchen. Zumindest leisten sie keinerlei erfolgsrelevanten Beitrag.

Das methodisch pfiffigste Produkt dieser Art, ein tatsächlich erfolgswirksames System, ist . Das ist eine Zeitmananagement Software mit besonderen Stärken in der langfristigen Klärung und Erreichung größerer Ziele. Aber den täglichen Kleinkram beherrscht es ebenfalls. Genial ist die "1-Griff-Ablage". Dokumente, sowohl auf Papier als auch elektronisch, werden nicht "geordnet", nach Aktenplan sozusagen, sondern "zugeordnet", den Zielen und Aufgaben nämlich.

Das Produkt ist also gleichzeitig die Ideallösung für "lebende Dokumente". Nähere Informationen über meineZIELE finden Sie hier.

In größeren Unternehmen wird meist Lotus Notes oder Outlook für die Kommunikation eingesetzt. Das gilt auch für das Kalenderwesen und die zahlreichen "Meetings". Wer eine Managementsoftware braucht, kann beide Produkte leicht mit meineZIELE kombinieren.

Es ist einfach, eine Managementsoftware wie meineZIELE auch für Wiederholtätigkeiten einzusetzen. Umgekehrt funktioniert das aber leider nicht so gut. Deshalb sind auch Berufsgruppen wie z.B. Zahnärzte, mit einem hohen Zeitanteil an Wiederholtätigkeiten, gut beraten, sich an dem zeitlich kleineren, aber sehr wichtigen Management-Anteil ihres Zeitmanagements zu orientieren.

Große Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern häufig keine Nutzung von Managementsoftware. Als Notlösung haben sich daher vielerorts Mindmap-Programme als Ersatz für Zeitmanagement Software eingeschlichen. Mind Maps sind ein gutes Hilfsmittel beim Lernen und bei der Ideenfindung. Sie haben jedoch im Zeitmanagement nichts verloren.

Beim Zielemanagement sind sie dagegen eine ausgezeichnete zweite Sichtweise. (Das zweite Auge bringt die Perspektive). So kann z.B. bei meineZIELE aus der prioritätsbetonten Ziele-Ansicht auf die strukturbetonte Mindmap-Ansicht hin- und her gewechselt werden. Oder man stellt beide Ansichten, wie abgebildet, einfach nebeneinander.

Bei Zeitmanagement Software für Personen mit Management-Tägigkeit kommt es darauf an, Ziele, Projekte, Aufgaben und Termine wirkungsvoll zu verzahnen und den Kräfteeinsatz gezielt immer neu auf die gerade wichtigsten Aufgaben zu lenken. Während Zeitmanagement-Software für Sachbearbeitertätigkeit lediglich durch "nichts mehr vergessen" und "intensiveres Vollstopfen der Zeit" die Leistung steigern kann, sind beim Umschichten der Prioritäten spürbare Leistungssteigerungen zu beobachten.

PC-Software: Elektronischer Leitz Ordner ELO

Ideal für "tote Dokumente", also alles, was nicht mehr mit aktuellen Projekten und Zielen verbunden ist, ist die Nutzung einer Archivierungssoftware. Gleiches gilt bei sich immer in ähnlicher Weise wiederholenden Aufgaben. Dann kann es sich lohnen, eine Aufgabensammlung direkt über eine sogenannte chaotische Ablage zu führen.

ELO ist ein hervorragendes Werkzeug zur elektronischen Ablage von Dokumenten aller Art. Muß man ohnehin ständig auf Dokumente zurückgreifen, lohnt es sich kaum, zusätzlich noch ein papierenes Zeitplanbuch zu führen.

In vielen Anwendungsfällen ist es angebracht, und ELO gleichzeitig zu verwenden. Das gilt insbesondere bei vielen Selbständigen, bei denen sich wie bei einem Zahnarzt oder Steuerberater ständig Managementtätigkeiten und Wiederholtätigkeiten mischen.

Bei Knowhow-Dokumenten kann man, zumindest bei kleinen Mengen, sowohl das vergangenheitsorientierte ELO als auch das zukunftsorientierte meineZIELE mitverwenden. Eine geniale Speziallösung ist in diesem Fall OneNote von Microsoft.

Veraltet: Mini-Organizer ohne Eingabemöglichkeit

Manchmal scheint der winzigste Organizer der Beste zu sein. Wenige Funktionen, wenig Ballast. (veraltetes) Beispiel: Rex von Franklin

Dieser Mini-Organizer war eigentlich nur eine PCMCIA-Karte. Er hatte keinen Eingabestift und auch sonst keine direkte Eingabemöglichkeit. Alle Daten wurden im PC gepflegt und auf den Rex heruntergeladen. Eleganter als Ausdrucken ist das allemal und eine Alarmfunktion hat das Gerät auch. Nicht jedermanns Sache und für viele bestimmt nur ein Spielzeug. Aber auch hier gibt es in Ausnahmefällen Situationen mit sinnvollen Anwendungen, die das Gerät rechtfertigen.

Übrigens: Für Nutzer von gibt es eine genialere Lösung: Ein Faltbuch. Der schnellste und einfachste Weg vom PC in Ihre Brieftasche oder in Ihr Zeitplanbuch.

Datenbank-Uhren

Ebenfalls veraltet: Datenbank-Uhren waren praktisch, sind aber durch die Handys völlig abgelöst worden.

Electronic Organizer / Smartphone mit Stiftbedienung, Fingerbedienung oder Tastatur

Elektronische Organizer, egal ob sie mit Stift oder Tastatur bedient werden, nennt man heute meistens PDA (Personal Digital Assistent). Elektronische Geräte für die Westentasche haben einige wichtige Vorteile gegenüber Papier (Sortierfunktionen, Weckfunktion (wichtiger Nebeneffekt!), kein Aufwand für Papierwechsel etc).

In der Verbindung von stationären PC-Anwendungen wie Outlook, Lotus Organizer mit einem guten PDA stecken zusätzliche Stärken, die den Einsatz amortisieren können. Über das reine Zeitmanagement hinaus bieten diese Organizer sinnvolle Anwendungsmöglichkeiten, etwa Reisekostenabrechnung.

Inzwischen setzen sich Geräte durch, deren wichtigste Funktion der Email-Empfang ist. Im praktischen Gebrauch leider nicht so wertvoll wie in der Werbung gezeigt: Immer mehr unnützer Müll wird hin und her gemailt und oft nur eine Edel-SMS für Wichtige. In vielen Sitzungen geht es heute zu wie auf dem Pausenhof einer Schule.

Der entscheidende Nachteil gegenüber einem guten Zeitplanbuch ist: Auf dem PDA organisiert man sich nach dem, was man tun soll, nicht nach dem, was man erreichen will. Man hat also die selben Nachteile linearer ToDo-Listen, wie man sie von Outlook oder Lotus Organizer kennt. Das Terminmanagement funktioniert mit modernen Smartphones durchaus gut. Erfolgsrelevantes Zeitmanagement ist damit aber noch nicht möglich.

Es hat sich mittlerweile gezeigt, dass die PDAs methodisch viel weniger bringen, als man erwartet hat. Viele sind zu Spielgeräten verkommen und lösen nur Probleme, die man ohne den PDA gar nicht hatte. Umso wichtiger ist die Kombination mit einem guten Produkt auf dem stationären PC.

Der immer noch sehr hohe Anschaffungspreis für diese Geräte wird immerhin zum Teil relativiert, wenn man berücksichtigt, dass bei Papier-Zeitplanbüchern jedes Jahr neue Kalenderblätter für teilweise mehr als 40 Euro anfallen.

Es handelt sich bei den Smartphones um den dynamischten Teil dieser vielfältigen arbeitsmethodischen Möglichkeiten. Wenigstens teilweise wird es allmählich besser. PDA & Organizer bei amazon

Empfehlung:

Wenn Sie ausschließlich "in der Papierwelt leben", sollten Sie ein X47 im Format A6 verwenden. Wenn Sie weitgehend am PC arbeiten, verwenden Sie . Und in sehr vielen Fällen wird es sinnvoll sein, beide Lösungen zu kombinieren.

Literatur Arbeitsmethodik