GDPdU

- Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen vom 16.7.01

Was verlangt der Gesetzgeber ab dem 1.1.2002?

Der Gesetzgeber möchte die Betriebsprüfungen an die DV-gestützte Buchführungspraxis in den Unternehmen anpassen. Dazu wird neu geregelt, was geprüft wird, wie die Prüfung durchgeführt wird und wie der Steuerpflichtige mitzuwirken hat. Insbesondere wird festgelegt, was jetzt digital archiviert werden muß und welche Datenträger dafür zulässig sind.

Dafür wurden die GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen vom 16.7.01 erlassen. Diese konkretisieren bereits bestehende Gesetze (§147 Abs. 6 AO, §§ 147 Abs. 6, 200 Abs. 1, S. 2 AO, §146 Abs 5 AO, § 14 Abs. 4 S.2 UStG)

Der Steuerpflichtige ist zur Aufzeichnung und zur Aufbewahrung "steuerlich relevanter Daten" verpflichtet, um bei der Steuerprüfung einen Datenzugriff zu gewährleisten.

Um welche Daten geht es?

Steuerlich relevant sind die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Hinzu kommen möglicherweise steuerlich relevante Daten anderer Bereiche (Z.B. Bestandsbewertung)

Die Fassung vom 16.7.01 bezieht sich auf Unterlagen,die im System erzeugt sind oder elektronisch in das System eingehen. Es besteht also beispielsweise keine Verpflichtung dazu, Eingangsrechnungen einzuscannen.

Wie wird auf die Daten zugegriffen?

Der Prüfer, der ins Haus kommt, darf durch "Nur-Lese-Zugriff" und ausschließlich durch vorhandene Hard- und Software des Steuerpflichtigen auf die steuerrelevanten Daten zugreifen. Er darf jedoch weder per online-Zugriff noch mit selbst aufgespielten Programmen arbeiten.

Die Prüfungsbehörde hat außerdem die Wahl, sich die Daten auf maschinell auswertbaren Datenträgern übergeben zu lassen.

Die Prüfkosten trägt der Steuerpflichtige. Außerdem hat er eine Mitwirkungspflicht. Er muß den Prüfer in das System einweisen und einen "Nur-Lese-Zugriff" und Zugriffsrechte bereitstellen.

Der Steuerpflichtige ist darüberhinaus verantwortlich dafür, daß die Daten durch den Prüfer nicht verändert werden können, da das gesamte DV-Sytem den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltungssysteme genügen muß.

ELO erfüllt alle Anforderungen der GDPdU:

Gesamtes DV-Sytem muß GoBS entsprechen	erfüllt durch ELO als Teil des Systems
Originalzustand jederzeit erkennbar	erfüllt durch ELO Office
Jederzeitige Wiederherstellung und Lesbarmachung	erfüllt durch ELO
Ausschluß von Manipulationsmöglichkeiten	erfüllt durch ELO
Einsatz von Datenträgern, die Änderungen nicht zulassen	ELO unterstützt jedes dieser Formate: WORM, CD-R, DVD-R
Gesamtes DV-System muß sicherstellen, daß keine Änderungen möglich sind	Revisionssichere Ablage in ELO und entsprechende Konfiguration der Zugriffsrechte
Bei Kryptographieeinsatz: Aufbewahrung von verschlüsselten und entschlüsselten Unterlagen	erfüllt durch ELO
Bei Konvertierung in ein unternehmenseigenes Format muss eine Archivierung beider Formate mit einheitlichem Index erfolgen	erfüllt durch ELO
Protokollierung bei Bearbeitung relevanter Unterlagen	erfüllt durch ELO

ELO erfüllt neben den Anforderungen der GoBS auch alle Aufzeichnungs- und Aufbewahrungskriterien und kann somit auch nach den GDPdU eingesetzt werden.

Weitere Original-Informationen von ELO-Digital in der ELO Mediathek:

Aktuelle "Compliance"-Unterlagen wie GDPdU, Archivierungspflicht, Abgabenordnung etc

Langfristig planen

Der Gesetzgeber erwartet also die digitale Archivierung von Buchhaltungsdaten, nicht aber z.B. Textdokumente, denn diese sind zwar DV-gestützt erstellt, aber von der Buchhaltungssoftware nicht auswertbar. Die Archivierung muß auf unveränderbare Datenträger erfolgen und der Prüfbehörde muß der Zugriff und die Auswertbarket dieser Daten eingeräumt werden.

Die Neuregelung ist vermutlich erst eine Vorstufe. Es macht daher wenig Sinn, jetzt eine kleine Lösung im Sinne dieser neuen Vorschrift aufzusetzen und bei der nächsten Regelungsstufe wieder neu anzufangen. Das verursacht zusätzliche Kosten, bindet Ressourcen und schafft so zusätzlichen Aufwand. Jetzt ist noch genügend Zeit, durch die Wahl der richtigen Lösung die Weichen für die Zukunft zu stellen. Darum sollte man gleich auf eine integrierte Lösung aus Archiv und leistungsfähigem DMS-System setzen, damit nicht nur die Anforderungen des Finanzministeriums erfüllt sind sondern auch Ihr Unternehmen für die Zukunft vorbereitet ist und sich damit einen erheblichen Vorteil verschafft. Denn die nächste Regelungsstufe kommt garantiert!

Wählen Sie ein System, das auch zukünftige Forderungen erfüllt, indem es eine lückenlose Archivierung aller Dokumente erlaubt. Starten Sie deshalb schon jetzt mit ELO Office 8.0 in Ihre digitale Zukunft!