Verschlagwortung mit ELO Office

Verschlagwortung mit ELO Office 9.0 ...

Verschlagwortung mit ELO Office 9.0

Der Clou am Archivieren ist nicht das Ablegen, sondern das Wiederfinden. ELO bietet da eine Menge Möglichkeiten. (Wie es ausgeführt wird, lesen Sie hier) Zur Wahl der Schlagworte hier ein simples Beispiel.

Schlagworte, ein Beispiel ...

In der Zeitschrift "The Economist" fand ich heute beim Frühstück einen interessanten Artikel, den ich gerne mit ELO ablegen möchte. Denn ich sammle u.a. Methoden-Wissen mit Hilfe von ELO.

Wie gehe ich vor?

Zunächst starte ich meinen Scanner und das Programm ELO. Dann gehe ich an die Stelle meines Archivs, an der der Artikel abgelegt werden soll:

Ich klicke auf den Aktenschrank "Methodenwissen"
Ich klicke auf den Ordner "Interessante Beispiele"
Ich klicke auf den Registertab "Biologie"

Genau hier werde ich meinen Artikel wiederfinden, wenn ich den Weg durch die Ordner gehe. Deshalb gebe ich dem Dokument einen sinnvollen Namen, in diesem Fall "Seestern". Der Artikel handelt von einem Seestern, dessen Auge aus Tausenden, über den ganzen Körper verteilten Linsen aus winzigen Kristallen besteht. Der Seestern ist das Auge.

Das Einscannen

ich wechsle in ELO zur Postbox
und starte den Scan-Vorgang
Mein Scanner liefert jetzt ein Voransichtsbild, an dem ich Einstellungen vornehmen kann.
- ich vergrößere das Bild, damit die automatische Texterkennung gut funktioniert
- gleichzeitig wähle ich einen Ausschnitt, ich möchte nur den Text und weder das zugehörige Bild noch den Artikel daneben haben.
- Ich wähle Schwarz/weiß
Jetzt löse ich die endgültige Scannung aus

Tipp

Nicht nur bei Zeitschriftenartikeln scheint gelegentlich die Schrift auf der Rückseite durch. Das kann die Qualität der eingescannten Seite mindern und den Erfolg der Schrifterkennung mit OCR verringern. Man kann diesen Effekt verhindern, indem man ein schwarzes Blatt hinter die Seite legt.

Mit der Maus ins Archiv

Das Dokument steht jetzt in der Postbox.
Ich ziehe es mit der Maus auf das Archiv Volltext auswählen

Jetzt erst gebe ich dem Artikel den Namen Seestern. Einen Moment überlege ich, ob es Sinn macht, ihn in die Volltextdatenbank aufzunehmen. Schließlich ist der Artikel in Englisch und ich werde wahrscheinlich auf Deutsch suchen. Außerdem suche ich bestimmt nie nach "Ophiocoma wendtii", wie das Lebewesen wissenschaftlich heißt. Andererseits kommen mehrere Namen von Wissenschaftlern, Firmen und Instituten vor. Also setze ich doch den Haken für den Volltext.

Die richtigen Schlagworte

Doch mein Problem ist nicht gelöst. Nach welchen Stichworten werde ich denn nun wieder suchen? Zeitschriftenartikel

Ich entscheide mich zunächst dafür, die Quelle und das Datum einzutragen. Dann beschreibe ich mit einem kurzen Satz, wovon der Artikel handelt. Das Schlüsselwort "Auge" ist bereits enthalten. Aber wonach würde ich wirklich suchen? So finden schließlich "verteiltes System", Optik, Ganzheitlichkeit und ein paar weitere Stichworte ihren Weg in den Zusatztext.

Wiederfinden

Wie finde ich das Dokument wieder? Suchen in ELO Office

ich kann in meinem Beispieleordner suchen, wenn ich mich bereits an den Artikel erinnern kann
ich kann ihn wiederfinden durch die erfassten Stichworte wie Auge, Ganzheit oder Mikrooptik
ich kann ihn wiederfinden durch beliebige Wörter aus dem Text wie Dr Aizenberg, Bell Labs oder Lucent

Seestern
Ganz nebenbei hat mir die Wahl der Stichworte auch noch als Merkhilfe gedient und erste Ideen erzeugt, wo ich das Beispiel verwenden könnte. Es war bestimmt keine vergebliche Mühe. Das Beispiel wird irgendwann einen meiner Vorträge veranschaulichen helfen ...

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