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Die Ordner- und Dokumentenstruktur ELO Office 9.0
Ein genialer Aufbau
Der Elektronische Leitz Ordner ELO verdankt seinen überwältigenden Erfolg einer genial einfachen Idee: Ablegen und Wiederfinden muß sowohl die Möglichkeiten des Computers nutzen als auch den Gewohnheiten und dem Vorstellungsvermögen des Menschen gerecht werden.
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Sind Aktenpläne steinzeitliche Technik?
Falsch: Nicht aus der Steinzeit, aber immerhin aus der Bronzezeit. Es wurde einfach Zeit, daß die Menschheit etwas genialeres erfand.
Es ist höchste Zeit, Zeit zu sparen!
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Kernelement dieses Gedankens ist die Struktur, nach der Dokumente abgelegt werden. Es gibt in ELO Office einen geradlinigen Aufbau:
Beim Einordnen der Dokumente folgen wir unseren Gewohnheiten und ein Stück weit unseren herkömmlichen Aktenplänen. Der Sprung in unser Jahrtausend liegt in den Suchfunktionen des Computers. Den meisten Benutzern von ELO geht es garnicht um das Einsparen von Platz und Geld. Es geht um die Zeit. Suche nach Stichworten sogar im Volltext eines Dokuments ist für den Menschen ungeheuer zeitraubend, für den Computer eine Angelegenheit, die er in Sekundenbruchteilen erledigt.
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Archive
 Ein Archiv ist die höchste organisatorische Einheit in ELO. Dabei läßt ELO Office 5.0 die Verwendung von 4 Archiven mit je 100000 Dokumenten zu. Hat man einen noch größeren Datenbestand zu bewältigen, dann bleibt als nächster Schritt nur der Übergang zu einer echten Client-Server-Lösung: ELO Professional.
Wenn man mit ELO arbeitet, dann arbeitet man immer nur gerade in einem Archiv. Dieses Organisationsmittel ist also z.B. geeignet, völlig verschiedene Arbeitsgebiete, insbesondere auch von verschiedenen Personen zu trennen. (Man meldet sich für jeweils ein Archiv mit einem Passwort an.)
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 Aktenschränke
Aktenschränke enthalten "wie im richtigen Leben" Ordner. Während man aber im "richtigen Leben" bemüht ist, den Schrankplatz optimal zu nutzen, spielt das hier keine Rolle. Mit ELO Office legen Sie für jedes Sachgebiet, das in Ihrer Situation einen angemessenen Umfang erreicht, einen eigenen Aktenschrank an und benennen ihn mit einem Stichwort für den Inhalt.
Bereits beim Anlegen eines Aktenschranks werden Sie feststellen, daß Leitz bei der Schaffung von ELO an sehr viele Details gedacht hat, z.B. wie im Screenshot dargestellt, eine Kalenderfunktion, die Sie im ganzen Programm bei der Eingabe von Datumsangaben unterstützt.
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 Ordner
Ordner sind einfach nur die nächste hierarchische Verzweigung der Aktenschränke.
 
Wie Sie leicht erkennen können, sieht die Anlage eines Ordners nicht anders aus, als die eines Aktenschranks. Für die praktische Arbeit ist nun sehr schön gelöst, wie in einem Archiv die Liste der Aktenschränke und hier im Aktenschrank die Liste der enthaltenen Ordner gezeigt wird.
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Wir sind es gewohnt, Ordner zu füllen und nicht wegen ein paar wenigen Blättern gleich einen neuen Ordner anzufangen. Beim elektronischen Ordner spielt dieser Gedanke keine Rolle mehr: Gliedern Sie nur nach sinnvollem Zusammenhang. Egal, ob Sie 200 oder nur 5 Dokumente in den Ordner füllen!
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 Register
 Wiederum wie im "richtigen Leben" werden Ordner durch Register gegliedert. Dabei stehen eine Reihe von Standardregistern wie Monate, Alphabet oder Kalendertage zur Verfügung, aber auch ein frei definierbares Register, z.B. nach Ihren 5 Angestellten oder den 4 Prozessen des letzten Jahres ...
Auch hier finden Sie eine deutlich bessere Übersicht als bei Papier und Pappe: ELO zeigt Ihnen links das gesamte Register und rechts die Liste der Dokumente im gerade ausgewählten Registertab. Um ein Dokument auszuwählen, brauchen Sie es nur anzuklicken.
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 Dokumente
Dokumente in ELO Office können sehr verschiedene Dinge sein: Sie können Papierdokumente einscannen, aber auch eine E-Mail oder ein Word-Dokument und vieles andere einfach in den ELO Ordnern ablegen. Gescannte Dokumente können natürlich aus mehreren Seiten bestehen und es ist auch egal, ob Sie verschiedene Formate oder farbige und schwarz-weiße Dokumente mischen. Wichtig ist der Ordner oder der Registertab als logische Klammer.
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Über den Dateibaum ablegen:
Aus der Postbox kann man Dokumente direkt auf das Archiv ziehen. Dann werden die Dokumente genau da eingelagert, wo man im Archiv gerade steht. Wenn der Ablageort ständig wechselt, ist es bequemer, direkt in die Struktur zu sehen und an der markierten Stelle abzulegen:
Über diese Funktion können jederzeit auch neue Ordner oder Registertabs angelegt werden.
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 Wiederfinden
Für das Wiederfinden eines Dokuments haben Sie so zwei voneinander unabhängige Zugangswege geschaffen:
1. Weg: Sie können über die logische Klammer suchen, also auf dem herkömmlichen Weg über Aktenschrank, Ordner, Register hin zum gesuchten Dokument.
2. Weg: Sie können direkt suchen: Per Suchfunktion nach Verschlagwortung oder nach Volltext querbeet durch alle Dokumente. So finden Sie alles wieder. Schnell und zuverlässig.
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Mehrstufige Archive
Ab Version 5.0 bietet ELO Office die Möglichkeit, mehrstufige Archive anzulegen. Das heißt, dass außer den hier vorgestellten Ordnungsebenen bis zu einer Gesamtzahl von 15 weitere Ebenen eingezogen werden können. Außerdem können auf jeder dieser Ebenen Dokumente abgelegt werden, also nicht nur im Register auf der letzten Stufe.
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1. Nutzen Sie mehrstufige Archive nur, wenn Sie keine sinnvolle Alternative haben. Die Anschaulichkeit geht ein Stück weit verloren.
2. Archive können nicht nachträglich mehrstufig gemacht werden. Überlegen Sie also bereits bei der Anlage des Archivs, ob Sie derartige Möglichkeiten nutzen wollen.
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