Möchten Sie gerne eine Brief einfach auf den Scanner legen und nach wenigen Mausklicks elektronisch archiviert haben? Und zwar so, daß Sie blitzschnell nach jedem Wort suchen können, das auf dem Brief stand? Kein Phantasieprodukt, sondern Realität mit ELOoffice 8.0.

Nur wenige Klicks ...

Der Elektronische Leitz Ordner ELO ist leicht zu bedienen. Hier zeige ich Ihnen, wie Sie mit wenigen Klicks Ihren Traum von der optimalen Ablage wahrmachen.

Sie haben ELO bereits gestartet. Dann muß (bei mehreren Dokumenten nur einmal) der Ort gewählt werden, an dem das neue Dokument abgelegt werden soll:

1. Klick: Aktenschrank wählen

2. Klick: Ordner wählen

3. Klick: Registertab wählen

Das Programm steht jetzt an der Stelle, an der das neue Dokument eingestellt werden kann. Dokumente können jetzt aus der Postbox geholt werden. Dorthin gelangen sie z.B. direkt vom Scanner oder durch Übergabe von Kollegen etc.

4. Klick: Zur Postbox wechseln

Spätestens jetzt wird das Papier auf den Scanner gelegt

5. Klick: Scanner aufrufen

Ihr Scanner liefert jetzt wahrscheinlich ein Voransichtsbild, an dem Sie Einstellungen vornehmen können.

• z.B. könnte, wenn eine Texterkennung vorgenommen werden soll, das Bild etwas vergrößert werden
• ein Ausschnitt aus der gescannten Seite könnte gewählt werden
• Farbe/Schwarzweiß könnte gewählt werden...

Sie können dem Dokument jetzt einen anderen Namen geben.

Bei der Suche über den Weg Archivschrank >> Ordner >> Register finden Sie den hier angegebenen Namen wieder. Deshalb ist es in der Regel gut, einen sinnvollen Namen zu wählen.

Sie können zusätzlich Zusatztext für die Verschlagwortung einfügen
Sie können das Datum verändern

Zusatztext kann Anmerkungen enthalten. Dafür gibt es aber noch eine Haftnotiz-Funktion. Sowohl in den Zusatztexten als auch in den Haftnotizen kann gesucht werden.

8. Klick: Sie wechseln auf die Registerkarte "Optionen"

9. Klick: Sie setzen einen Haken bei "In den Volltext aufnehmen"

10. Klick: Sie starten die Übernahme mit dem OK-Button

Das System nimmt sich ein paar Sekunden Zeit und sucht in dem eingescannten Bild nach Wörtern. Diese werden in eine Volltextdatenbank eingestellt

Schon fertig!

Haben Sie mitgezählt? Es waren 10 Klicks, ein Name und möglicherweise eine Scannereinstellung einzutragen. Und wenn Sie das nächste Dokument in den gleichen Registertab legen, sind es nur 7 Klicks, mit denen Sie aus einen Papierdokument ein elektronisch nach einzelnen Wörtern durchsuchbares Dokument auf der Festplatte Ihres Rechners gemacht haben.

Wiederfinden

Für das Wiederfinden eines Dokuments haben Sie so zwei voneinander unabhängige Zugangswege geschaffen:

1. Weg: Sie können über die logische Klammer suchen, also auf dem herkömmlichen Weg über Aktenschrank, Ordner, Register hin zum gesuchten Dokument.

2. Weg: Sie können direkt suchen: Per Suchfunktion nach Verschlagwortung oder nach Volltext querbeet durch alle Dokumente. So finden Sie alles wieder. Schnell und zuverlässig.

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