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Software mit beschleunigender Wirkung auf unternehmen

 

Beschleunigung durch Software

Vieles, was mit Zeitwettbewerb zu tun hat, muss sich zuerst in den Köpfen abspielen. Die konkrete Umsetzung aber findet im Nervensystem des Unternehmens statt: In den Computeranwendungen.

Zeitwettbewerb durch EDV

Fast alle Maßnahmen für einen stärkeren Zeitwettbewerb nutzen die EDV. Hier finden Sie einige Informationen über Zusammenhänge und Spezialgebiete zu diesem Thema.

Integration

Große, integrierte Softwarepakete haben beschleunigende und gleichzeitig lähmende Wirkungen. Die Pflege von tausenden von Tabellen erzwingt eine langsame Anpassung bei hohem Aufwand. Gleichzeitig ist Integration, das heißt der direkte Datenfluss zwischen einzelnen Abteilungen, Wertschöpfungsschritten oder eben Softwaremodulen entscheidend für die Geschwindigkeit.

Beschleunigung und Rationalisierung von Prozessen des täglichen Geschäfts mindern oft die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens. Häufig wird dafür umfangreiche individuelle Software benötigt, von der man im Normalfall nie wieder auf den Standard, etwa SAP oder Baan, zurückkommt. Wichtig ist, dass individuelle Software nur eingesetzt wird, wo man sie wirklich braucht, denn vieles lässt sich auch durch Einstellungen und Tabellen im Standard erledigen.

Zudem sollten Sie bedenken, dass es durchaus auch noch im digitalen Zeitalter von Vorteil sein kann, wenn man einen lokalen Anbieter für die Entwicklung seiner Software wählt. Die schnelle Verfügbarkeit und der persönliche Kontakt lassen sich einfach nicht gänzlich durch Telefon- oder Videokonferenzen ersetzen. So ist es nicht unbedingt empfehlenswert, seine Software in Rosenheim oder gar Mumbai entwickeln zu lassen, wenn man etwa in Hannover ansässig ist. Jedenfalls nicht, wenn auch das Know-How für Softwareentwicklung wie hier in Hannover vorhanden ist.

Wichtig ist auch, dass man Anpassungen mit großer Sorgfalt so dokumentiert, dass bei Bedarf auch ein ganz anderer Programmierer sehr schnell versteht, was die Software tut und was gegebenenfalls anzupassen ist. Lassen Sie sich als Kunde diese Dokumentation zeigen!
Maßgeschneiderte Softwarelösungen machen Unternehmen schneller, aber die Veränderung des Unternehmens langsamer. Es lohnt sich, mit dem Softwareentwickler schon frühzeitig über die Möglichkeit späterer Veränderungen zu sprechen.

Flexibilität

Ein Unternehmen kann nur schnell sein, wenn es auch flexibel ist. Doch auch in der Flexibilität liegt ein großer Zwiespalt. Das Beispiel Zeitwirtschaft zeigt deutlich, dass Flexibilität eine große Funktionenfülle voraussetzen kann. Andererseits zeigt die Praxis ebenso wie die Erkenntnisse der Strategielehre, dass Einfachheit zu den wichtigsten Voraussetzungen schlagfertiger Lösungen gehört.

Edifact

Edifact bedeutet den automatischen Austausch von Geschäftsdaten wie Bestellungen, Rechnungen, Speditionsaufträge etc.

Internet

Das Internet als Informationsquelle hat mittlerweile enorme Bedeutung gewonnen. Ganze Branchen und vor allem viele kleine Unternehmen nutzen dieses Potential aber noch immer nicht optimal. Insbesondere das Internet Marketing ist innerhalb weniger Jahre zum Schlüssel für Marktzugangsstrategien geworden, die zuvor undenkbar waren. Die gute Positionierung in Suchmaschinen ist weit wichtiger als teure Zeitschriften-Anzeigen.

Das Internet als Kommunikationsmittel, als Verkaufs- und Informationsinstrument kann viele lästige Kleinigkeiten einsparen. Die Beantwortung häufig gestellter Fragen, seien sie technisch oder vielleicht nur nach Anfahrtskizze, Wetterlage oder Schneehöhe, die man an ein Schwarzwaldhotel richtet, kann viel Zeit ersparen. Informationen gewinnen oder anbieten muss aber nicht der einzige Anwendungsfall bleiben. Durch nichtöffentliche Anwendungen innerhalb einer weltweit verstreuten Unternehmensgruppe oder zwischen Kunden und Lieferanten lassen sich erhebliche Beschleunigungspotentiale erzielen. Selbst E-Mail ist nicht nur billiger als Fax. Prägnantere Formulierung, Verzicht auf unnötige Formen und ein einfacheres Handling machen die Nutzung von E-Mail zu einer sehr zeitsparenden Kommunikationsform.

Transparenz

Das Zusammenwachsen der Prozesse in einem Unternehmen spiegelt sich in einer gemeinsamen Datenbank wider. Von den Preisangeboten bis zu den Versandladungen findet man Informationen aus dem gesamten Wertschöpfungsprozess in verknüpfbaren Tabellen wieder. Data Mining und BI (Business Intelligence) sind Schlüsselworte, die für eine Vielzahl neuer Chancen stehen. In seinen Datenbeständen kann man bisher unbekannte statistische Zusammenhänge finden oder eine regelrechte "Rasterfahndung" nach Ladenhütern oder Verkaufs-Chancen durchführen.

Für strategische Entscheidungen benötigt man verdichtete Daten, aus denen sich Zusammenhänge von Wettbewerbsfaktoren und Entwicklungen in Geschäftsfeldern erkennen lassen. Zu den wichtigsten Aufgaben von Business Intelligence Systemen gehört es, diese verdichteten Daten und gleichzeitig einen "Drill Down" bereitszustellen, also die Möglichkeit, bei Fragen Schritt für Schritt weniger stark verdichtete Daten und schließlich die ursprünglichen Rohdaten wie einzelne Rechnungen oder Artikel zu finden.

meineZIELE, der erfolgswirksame Organizer

Oft sind an einer Lösung gleich mehrere Software-Welten beteiligt: Rohdaten stammen aus einer ERP-Software wie SAP oder Baan und lagern z.B. in einer Oracle-Datenbank. Mit SQL-Abfragen werden die Daten zusammengetragen und dann z.B. über ein VBA-Skript in ein Excel-Blatt eingetragen. Entsprechend spezialisiert und aufwändig können solche Lösungen dann auch werden. Lösungen aus einem Guss, etwa mit Crystal Reports, sind deutlich weniger flexibel, in einfachen Fällen aber direkt von der Person erstellbar, die selbst die Informationen braucht.

Content Management

Unternehmen verwalten heute gigantische Mengen an Knowhow in Form von Dokumenten, Bildern und anderen elektronischen Medien-Dateien. Kaum ein Unternehmen schafft es, das alles in eine Lösung aus einem Guss zu bringen. Die Pflege von Wissen, Web-Inhalten und Geschäftsdaten wird durch verschiedene, oft noch unverträgliche Systeme zu einem äußerst zähen Vorgang. Doch gerade hier, wo sich die Umwelt in rasantem Wandel befindet, liegen die Chancen brach, weil man einfach zu langsam nur reagieren kann. Ein Content Management System ist daher keine Frage der Effizienz, sondern der Effektivität. Content Management macht Tempo erst möglich und damit erst den Zugriff auf die Chancen, die täglich neu entstehen.

Umgang mit Schriftgut

 Der Umgang mit Schriftgut verschlingt angeblich ein Siebtel des gesamten Bruttosozialprodukts dieser Welt. Gemessen am Gesamtablauf eines Kundenauftrags verschlingt der Umgang mit Schriftgut nicht ein Siebtel, sondern mehr als 90 Prozent der Gesamtdurchlaufzeit. Das bedeutet, daß sowohl dass hier sowohl im unmittelbaren Zeitverbrauch als auch in der Gesamtdauer von Abläufen phänomenale Ersparnispotentiale liegen. Ein kleines Beispiel dafür sind die Einsparungen, die schon eine so simple Anwendung wie Archivierung mit einer entsprechend intelligenten Lösung erbringen können.  

Strategiewandel schneller umsetzen

Wenn ein Unternehmen neu ausgerichtet werden soll, neue Ziele gesetzt werden, der Einsatz der Kräfte neu geordnet werden soll, dann haben selbst kleinste Unternehmen Probleme damit. Bei größeren Unternehmen ist das wie das Wenden eines Ozeanriesen. Auch hier kann Software erheblich helfen. Die wichtigste Maßnahme wäre, für das Multiprojektmanagement der Führungskräfte nicht effizienzorientierte Organizer wie Microsoft Outlook, Lotus Notes einzusetzen, sondern ein effektivitätsorientiertes Instrument wie meineZIELE.

 

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