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Aufträge aufteilen

Aufträge aufteilen

Zeitwettbewerb ist oftmals am leichtesten zu führen durch die Aufteilung von Abläufen. Im Prinzip geht es darum, Teilvorgänge, die leicht beschleunigt werden können aus der Gesamtmenge herauszunehmen und nur diese zu beschleunigen.

Typisches Beispiel: Kleinaufträge

Stellen Sie sich eine kleine Montagehalle vor. In dieser Abteilung bearbeiten 30 Facharbeiter eine Fülle von Kundenaufträgen in Größenordnungen von 100 Euro bis 100.000 Euro. Alle Aufträge werden nach First-In-First-Out Prinzip abgearbeitet, vielleicht da und dort etwas optimiert um Werkzeugvorrichtungen nicht ständig umbauen zu müssen. Eine Situation, wie sie tausendfach vorkommt.

Problem 1: Eilige Aufträge

"Selbstverständlich" gibt es eilige Aufträge. Der Meister kümmert sich zu einem erschreckend hohen Teil seiner Zeit genau darum. Schnell noch etwas dazwischen ...Pareto-Prinzip

Bei genauem Hinsehen finden Sie in dieser Abteilung das Pareto-Prinzip bestätigt: 20 % der Aufträge verschlingen 80% der Arbeitszeit und bringen 80% des Durchsatzes. Und 20 % der Aufträge bringen 80 % der Hektik. Schön, wenn das dieselben großen, profitablen Aufträge wären.

Problem 2: Der Fixaufwand

In solchen Konstellationen gibt es durch arbeitsteilige Abwicklung immer ein paar Vorgänge, die für alle Aufträge in gleicher Weise anfallen. Bei genauem Hinsehen sind diese fixen Aufwendungen, häufig Transport, Suche nach Teilen etc, für die kleinen Aufträge viel zu groß dimensioniert. Schön, wenn man für kleine Aufträge einfachere Prozesse einführen könnte.

Problem 3: Die Liegezeiten

Wenn alle Aufträge, insbesondere Aufträge in einer großen Spannbreite des Aufwandes, nach dem selben Muster abgewickelt werden, kommt es häufig zu sehr langen Liegezeiten. Vielleicht beträgt so die durchschnittliche Liegezeit in unserer Beispielabteilung eine Woche. Dabei dürfen doch die kleinen Aufträge für 200 Euro doch kaum mehr als ein paar Handgriffe verursachen.

Die Aufträge trennen

Die Lösung dieses Problems ist kein Geheimnis: Unter dem Gesichtspunkt der Beschleunigung richtet man z.B. ein, zwei Arbeitsplätze für "Sofortabwicklung" ein. Hier werden nur die kleinen Aufträge, aber zahlenmäßig vielleicht doch 30% oder mehr aller Aufträge abgewickelt, sobald sie hereinkommen.

Der Fixaufwand für solche Aufträge kann vielleicht massiv reduziert werden. Kommissionierte Einzelteile werden gleich garnicht in die Regale eingestellt, sondern bleiben für die zwei Stunden bis zur Bearbeitung einfach auf dem Transportwagen stehen...

Die Hektik nimmt drastisch ab, denn bis jemand hinter einem dieser Kleinaufträge hertelefoniert, ist dieser schon längst im Versand ...

Und die Durchlaufzeiten? Wenn Sie die Lieferzeit von 30 % der Aufträge um 80 % senken, das ist realistisch, dann sinkt die Gesamtdurchlaufzeit um 24 %.

Geringere Durchlaufzeiten bedeuten auch weniger in Umlauf befindliches Material!

Wie gelingt es?

Der Schlüssel für diese eigentlich sehr simple Maßnahme liegt in der Integration. Schon bei der Erfassung eines Auftrages muss automatisch aufgrund von Produktgruppen und Wert erkannt werden, dass er in unserer Beispielabteilung zu den "Sofortabwicklungen" gehören wird. Ihre Software wird Arbeitspapiere wie Materialscheine, Zuschnittspläne und dergleichen von vorneherein dafür kennzeichnen, vielleicht sogar schon festlegen, auf welchem Transportmittel er zwischenzulagern ist usw.

Solche Anpassungen der Auftragsabwicklung sind mit einer komplexen Anwendungssoftware nicht gerade einfach. Aber die erreichte Beschleunigung dürfte den Aufwand wert sein.

Teilung ist ein Grundprinzip

Das strategische Grundprinzip "Teile und Herrsche" findet sowohl unter dem Gesichtspunkt der Rationalisierung als auch der Beschleunigung eine Vielzahl von Anwendungsfeldern, nicht nur in der Produktion von Gütern. Es ist sehr wirksam. Im Beispielfall würde man höchstwahrscheinlich auch feststellen, daß gleichzeitig auch noch die Liegezeiten der größeren Aufträge zurückgehen...

Der wesentliche Nachteil dieser Vorgehensweise liegt in der Zunahme an Komplexität. Wieder ein Prozess mehr ... Nur wenn solche Ablaufänderungen sorgfältig geplant und durchgeführt werden, verhindert man, dass an anderer Stelle wieder Tempo verlorengeht.

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