Dokumentenscanner

ELOoffice Dokumentenscanner

Ein Scanner sollte Ihre Probleme lösen und nicht neue schaffen.

Beim Umgang mit Dokumenten unterscheidet man drei Arten:

"Lebende Dokumente", also alle Dokumente, zu denen noch etwas zu tun ist, die also zu einer aktuellen Aufgabe gehören. Als Verwaltungssoftware für "lebende Dokumente" empfehle ich meineZIELE (siehe Ein-Griff-Ablage).

"Archiv-Dokumente", also Dokumente, die man ablegt und auf die man nur bei Bedarf zurückgreift. Für diese Dokumente, das ist in der Regel der mengenmäßige Löwenanteil, verwendet man am Besten ELO Office.

"Knowhow- Dokumente" gehören, insbesondere bei großen Mengen, in der Regel ebenfalls in ELO, je nach Situation auch mit meineZIELE. Streu-Wissen, also kleinteilige Einzelinformationen, meist ohne weitere Dokumente, gehört ebenfalls in meineZIELE (siehe "Spickzettel").

"Lebende" Dokumente fallen häufig einzeln an. Daher profitieren Arbeitsplätze mit Management-Charakter stark von einer Dokumentenkamera. "Archiv-Dokumente" sind dagegen Massen-Dokumente wie Eingangsrechnungen. Diese treten oft in größeren Anzahlen auf und es ist daher mühsam, diese einzeln einzuscannen. Deshalb benutzt man hierfür einen Dokumentenscanner mit Einzug. Oft unterschätzt wird auch die Bedeutung und Häufigkeit von beidseitig bedrucktem Papier: Falls benötigt also einen Duplex-Scanner wählen, der gleichzeitig von vorne und hinten scannen kann und auch noch erkennt, ob eine Rückseite leer ist und dann weggelassen werden kann!

Die hier vorgestellten Geräte ...

... sind sowohl für "lebende Dokumente" als auch für den Einsatz mit ELO äußerst elegant nutzbar. Das liegt nicht zuletzt an dem innovativen "Button Manager". Damit können Sie einerseits Profile und Ablagepfade einstellen (von dort sind Dokumente mit meineZIELE durch einen einzigen (!) Klick an Aufgaben verknüpfbar). Andererseits scannen Sie nicht einfach nur ein Tiff-Format, sondern Sie können ein durchsuchbares pdf daraus machen. Ein einziger Tastendruck am Scanner legt Ihnen ein fix und fertiges, durchsuchbares pdf in die Postbox von ELO oder in das Abholverzeichnis von meineZIELE.

Ein Dokumentenscanner leistet hinsichtlich der Scanqualität in der Regel weit mehr als benötigt wird. Trotzdem sollte man ein professionelles Gerät verwenden, das schnell, robust und zuverlässig ist. Wir verzichten hier auf konkrete Produktbeispiele. Scanner (Amazon Affiliate Link) gibt es bei Amazon