Chaotische Ablage

Ein freier Schreibtisch
und Perfekte Ordnung
durch "Chaotische Ablage"

Alles griffbereit und doch ein leerer Schreibtisch mit einem genialen Trick:

Es geht auch beim Papier immer um unsere Ziele und Aufgaben. Die Formulierung von Zielen bedarf keiner zusätzlichen Papierberge. Aufgaben dagegen können große Mengen Schriftgut betreffen. Ein freier Schreibtisch bedeutet auch einen freien Kopf. Wie organisieren wir das optimal?

Das Grundprinzip: Nicht ordnen wie z. B. eine Bibliothek, sondern einfach ablegen wo Platz ist und diesen Platz merken.

Wohin mit den Unterlagen?

Zu einer Aufgabe gehören oft Schriftstücke, manchmal auch Gegenstände, Fotos, Disketten oder anderes. Arbeitet man jeden Tag das gleiche, dann hat man immer auch gleiche Papierberge. Aber man hat eine klare Ordnung und alles hat seinen Platz.

Dagegen fallen bei "unstrukturierter Arbeit", also Arbeiten mit wenig Wiederholung, Projektarbeit von Führungskräften etc, keine Stapel immer gleicher Vorgänge an. Hier sind die Unterlagen immer wieder anders. Manchmal nur ein kurzes Schreiben, ein andermal ein ganzer Ordner Papier. Viele Menschen stehen dieser Situation hilflos gegenüber und stapeln solche Dinge auf und neben dem Schreibtisch. Das Chaos ist perfekt. Aber das ist keine "Chaotische Ablage".

Video-Clip:

	Freier Schreibtisch (5:03)

Wohin also mit dem Schriftgut?

Das sorgfältige Aufschreiben der Aufgaben im Zeitplanbuch beseitigt wohl eine Reihe von Schmierzetteln und Haftnotizen, bringt aber längst noch keinen leeren Schreibtisch und schon gar keine wohlgeordneten Schränke. Wie also spart man Platz? Unterlagen ins Zeitplanbuch? Das ist Unfug! Die großformatigen Zeitplanbucher wie "Time System" werden ein Stück weit in diesem Sinne benutzt. Aber wollen wir wirklich die Unterlagen zu zweihundert Aufgaben mit uns herumschleppen? Es geht auch anders.

Volltischler oder Leertischler?

Befassen wir uns deshalb kurz mit der "Zwischenlagerung" von Material zu aktuellen Aufgaben auf dem Schreibtisch. Da soll es Leute geben, die praktisch immer zehn Zentimeter über ihrer Schreibtischoberfläche arbeiten müssen und die auch schon mal nach vierzehn Tagen eine schimmelbedeckte Tasse Kaffee im Papiergewühl entdecken. Nicht nur hier, sondern an jedem an unstrukturierten, projektorientierten Arbeitsplatz empfiehlt sich eine ganz einfache Zwischenablage:

Wie lagert man Waren?

Wir sparen Platz im Lager, indem wir leere Plätze vermeiden, indem wir also auf feste Plätze verzichten und Ware dort abstellen, wo gerade Platz frei ist. Klar, dass wir uns jetzt besonders gut merken müssen, wo welche Ware liegt. In der Lagerwirtschaft spricht man vom Prinzip der Chaotischen Einlagerung oder auch der Dynamischen Lagerhaltung. Man spricht deshalb auch bei der Ablage von Papier von Chaotischer Ablage bzw. Dynamischer Ablage.

Papiere lassen sich genauso organisieren. Unsere Unterlagen bleiben also im Schrank oder auf der Festplatte des PCs, bis sie gebraucht werden. Bei der Aufgabe notieren wir aber, wo die Papiere liegen.

Prüfen Sie bei allem, was Sie ablegen, ob nicht Wegwerfen besser wäre!

Außerordentlich effizient: Dynamische Zwischenablage

Angenommen, Sie verwenden nur Papier, also z. B. ein Zeitplanbuch. Dann geht das so: Beschaffen Sie sich einen Tischordner mit 32 Fächern, wie er für die Wiedervorlage verwendet wird (Leitz Nr 5831, man spricht auch von Pultordner oder Wiedervorlageordner)

Legen Sie nun die Unterlagen Ihrer ersten Aufgabe in das Fach 1 und vermerken Sie "A1" in der entsprechenden Aufgabenzeile in Ihrem Zeitplanbuch. Und so verfahren Sie mit dem gesamten Rest Ihrer Aufgaben. Wo die Papierbündel etwas dicker sind, oder wo andere Gegenstände, vielleicht eine Bandkassette für Ihren Computer oder eine EDV-Liste hinzukommen, weichen Sie aus auf ein Hängeregister mit nach oben und seitlich offenen Mappen (Leitz Alpha Hängemappe). Numerieren Sie dort entsprechend B1,B2 ... Im Bild verweist ein Vermerk "B24" auf Fach 24 im Pultordner B.

Die Nummer der Zwischenablage wird natürlich mitgeführt, wenn Sie eine Aufgabe von der "Wunschliste" auf die Wochen- oder Tagesplanung übertragen. Umgekehrt sollten übrigens die Aufgaben der Wunschliste Nummern tragen und diese sich auf dem Schriftgut wiederfinden.

Der Arbeitsaufwand ist verschwindend gering im Verhältnis zum gewonnenen Platz. Räumen Sie jetzt noch Stifte, Stempel, Zettelklotz und Taschenrechner in die Schublade. Und schon sieht es aus, als hätten Sie nichts zu tun. Es empfiehlt sich manchmal, den Chef diskret auf die neue Ordnung hinzuweisen, um solche Mißverständnisse nicht aufkommen zu lassen.

Die Mehrheit der Aufgaben ist klein und normalerweise kurz zu fassen. Für sie haben wir gar keine Unterlagen auf dem Tisch. Eine Aufgabe besteht organisatorisch z. B. aus einem schlichten Hinweis "Versicherung anrufen wegen Brandschutztür" etc.

Nehmen Sie an unserem 25-Tage-Methodentraining teil. Ordnung entsteht nicht durch Aufräumen, sondern durch rationelle Gestaltung der Arbeit.

In der Praxis könnte beispielsweise ein EDV-Leiter einen Aufgabenvorrat von 300 großen und kleinen Projekten vor sich haben. Dennoch kommt er mit der einen Tischmappe und zusätzlich vielleicht 20 Hängemappen aus. Allerdings gibt es auch Fälle, in denen vier oder fünf Mappen zu 32 Fächern nicht reichen. Dann aber macht es erst recht keinen Sinn, die Unterlagen wochenlang auf einem Stapel liegend auf dem Schreibtisch zu haben.

Wann nutzt man Hängemappen?

Eine Hängemappe dient wie Ihre ganze Büroorganisation nicht nur der Ordnung, sondern der Organisation. Man setzt Hängemappen meist ein, weil die Anzahl der Dokumente groß ist, wenn also ein Pultordner bei weitem nicht alle Dokumente aufnehmen kann. Das ist aber meist dann gegeben, wenn nicht eine Managementaufgabe im Vordergrund steht, sondern eine Wiederholaufgabe, beispielsweise die Verwaltung von zweihundert offenen Aufträgen. Die jeweilige Hängemappe wird man mit der Auftragsnummer beschriften oder mit der Kundennummer.

Hängeregister sind schon über hundert Jahre in Gebrauch. Entscheidend für den hier beschriebenen Zweck ist nur die Art der Nutzung. Wenn der Hängemappenschrank in unmittelbarer Nähe zum Arbeitsplatz ist, kann man ihn einfach für eine Chaotische Ablage mitbenutzen. Aber man muss aber dann wenigstens eine separate Schublade dafür reservieren, damit eine durchgehende Nummerierung, z. B. von 1 bis 50, möglich ist. Für eine kleine Chaotische Ablage für reine Managementzwecke reicht Ihnen vielleicht aber auch schon eine Archiv-Hängebox völlig aus.

Ein zweiter Grund für den Einsatz von Hängemappen ist der Umfang der Einzeldokumente. Es gibt Hängemappen, die nach oben offen sind und in die man Dokumente einfach hineinlegt. In eine solche offene Hängemappe kann man ohne Weiteres auch mal eine Betriebsanleitung mit 300 Seiten hineinlegen oder eine Magnetbandkassette oder ein Bündel Fotos. Lose Blätter legen nahe, die Mappe gleich als Ganzes mit zum Arbeitsplatz zu nehmen. Oft liegen nicht nur Dokumente, sondern auch Gegenstände wie Produktmuster oder Medikamentenpäckchen unnötig auf den Schreibtisch herum. (Siehe auch Ablage von Schriftgut)

Der dritte Grund für Hängemappen ist, dass Vorgänge bequem zusammengehalten werden können. Hängemappen mt Rückenheftung sind vor allem geeignet, wenn mehrere Blätter zu einem Vorgang gehören und nichts verloren gehen soll, insbesondere, wenn mehrere Mitarbeiter dieselbe Mappe entnehmen, benutzen und zurückbringen.

Offene und zum Heften vorgesehene Hängemappen passen in die gleichen Aktenschränke. In der Regel wird es sinnvoll sein, die beiden Typen einfach zu mischen und nach Bedarf zu verwenden. Eine Möglichkeit, eine Nummer anzubringen, ist wohl bei allen Herstellern gegeben. (Pultordner dagegen darf man nicht mit Unterschriftenmappen verwechseln. Für die Chaotische Ablage sind sie nur brauchbar, wenn sie Nummern tragen.)

Es gibt erstaunlich oft auch vergleichbare Lösungen für Gegenstände, z. B. Produktmuster, die zur Bearbeitung anstehen. Man verwendet dann oft offene Sortier-Regale, wie sie früher z. B. für die Briefsortierung gebräuchlich waren. In diesem Fall bildet man die Fachnummer als Koordinaten aus Spalte und Regalboden.

Das Thema "Archivierung" hat wie wenige andere Themen durch die Entwicklung des Computers einen Quantensprung erlebt. Heute geht es nicht mehr um staubige Ordner, sondern wirkungsvolle Ordnungsinstrumente wie der Elektronische Leitz Ordner "ELO Office".

Chaotische Ablage elektronisch!

Das Prinzip der chaotischen Ablage ist natürlich auch bei der langfristigen Ablage sinnvoll. Wirklich interessant wird es aber erst, wenn wir elektronisch ablegen. Näheres dazu: Optimaler Umgang mit Schriftgut, Elektronischer Leitz Ordner. In manchen Fällen ist es sogar sinnvoll, große Teile des persönlichen Zeitmanagements nicht mit einem Zeitplanbuch, sondern direkt mit ELO durchzuführen.

meineZIELE ist ein Zeitmanagement- und Planungsinstrument, das die elektronische und physische Ablage vereint und im selben Instrument verwalten lässt. (Vorher- Nachher - Bilder )  Es ist möglich, dort zu jeder Aufgabe Bezüge, z. B. auf einen Pultordner zu setzen. C4 im Beispiel sagt aus, dass im Fach 17 im Pultordner noch irgendwelche Unterlage zu der Aufgabe in dieser Zeile bereitliegen.





Viel wichtiger noch ist die Möglichkeit, ganze Listen von Dateien, Windows-Ordnern, Webseiten und ELO- Dokumenten direkt an einen Eintrag, eine Aufgabe oder ein Ziel zu knüpfen.
Dadurch bietet meineZIELE eine perfekte "Chaotische Ablage". Jede Email, jedes eingescannte Dokument, jede Webseite, was auch immer benötigt wird, wird direkt mit der jeweiligen Aufgabe verknüpft. Wenn dann irgendwann die Aufgabe ausgeführt wird, ist jedes Dokument direkt verfügbar. Suchen gibt es nicht mehr.

Hier sind elektronische Dokumente mit einem einzigen Klick erreichbar, Papierdokumente mit einem einzigen Griff. Genau so soll es sein! Die Wirkung sehen Sie hier!

 

 

Woher kennt man die nächste freie Nummer?

Bei einer modernen Chaotischen Lagerhaltung ist ein ganz zentraler Punkt: Die Software kennt die freien Lagerplätze. Das gilt natürlich auch im Büro: In dem Moment, in dem man ein Dokument auf dem Tisch hat und seinen zukünftigen Ablageplatz notieren will, weiß man ja vielleicht gar nicht, ob z. B. zwischen den 31 Fächern Ihres Pultordners noch irgendwo Platz ist. Aber Ihre Software weiß es. meineZIELE beispielsweise kennt den Umfang Ihrer Ablagemittel genau und schlägt freie Plätze vor.

Fortlaufende Nummern

Beim Pultordner hat man immer dieselben Nummern wie bei fest zugeordneten Postfächern. Beim Hängeregister kann die Nummer dagegen mit den Projekten oder Aufträgen mitlaufen. Erledigte Projektnummern verschwinden, neue kommen hinzu. Zu jedem Zeitpunkt hat man eine Anzahl offener Projekte. Manche sind noch ganz neu und vielleicht erst in der Angebotsphase. Bei anderen fehlt vielleicht nur noch die Schlussabrechnung. Und zwischen der kleinsten und der größten Nummer fehlen auch schon viele, weil sie längst erledigt sind. Das Prinzip der Chaotischen Ablage wird trotzdem benutzt wie beschrieben. Im Organizer, egal ob Software oder Papierkalender, verweist man einfach auf die jeweilige Projektnummer. Zwei Tipps dazu:

Verwenden Sie für die Dokumente und für das Schild der Hängemappe einen Paginierstempel. Das ist ein Stempel, der bei jedem Stempeln zur nächsten Nummer weiterzählt (oder nach jedem zweiten oder dritten Mal etc, das ist je nach Modell einstellbar). Man vermeidet damit Schreibfehler und erhält ein sauberes Schriftbild und schneller geht es noch dazu.

Wer viele Projekte hat, verliert leicht den Überblick. Bei fortlaufenden Projektnummern würde man wichtige Aufgaben und Termine aktueller Projekte gerne zusammengefasst sehen. Das ist Gegenstand des "Multi-Projekt-Management". Das oben erwähnte meineZIELE  zum Beispiel zieht in einer Multiprojekt-Ansicht per Mausklick aus allen aktuellen Projekten diese Daten zusammen.

Nutzen Sie ein Paginiertes Geschäfts- oder Skizzenbuch mit Referenzierung der Seitennummern. Das ist zwar streng genommen keine "chaotische Ablage", funktioniert aber ganz ähnlich.

Daten sichern und mobil halten

Zwei ganz wichtige Punkte bei einer derartigen Organisation sind die Datensicherung und die Mobilität. Man kann nur mit Nachdruck empfehlen, alle Daten regelmäßig auf einer externen Festplatte zu sichern, sprich: zu kopieren, denn elektronische Daten können schneller als Papier verloren gehen.

Ein solcher externer Speicher löst gleichzeitig das zweite Problem: Irgendwann braucht man auch mal Dokumente im Auto oder im Büro des Kunden. Programme wie das genannte meineZIELE erkennen übrigens automatisch, wenn die SSD-Platte auf dem Notebook einen anderen Laufwerksbuchstaben hat und greifen automatisch wieder nach der richtigen Datei.

Unterwegs mit dem Pultordner?

Manchmal nimmt man Papierdokumente im Auto mit, vielleicht zum Kunden oder zur Baustelle. Auch dafür eignet sich diese Organisation. Vielfach hat man aber dann nicht gleichzeitig sein Notebook mit dabei, sondern vielleicht nur das iPhone. Woher erfährt man dann, in welchem Fach das Papier zu einem bestimmten Kundentermin liegt?

Wer Termine in seinem Smartphone notiert, ergänzt einfach direkt hinter dem Aufgabentext die Fachnummer. Wer meineZIELE nutzt, kann diese Information bei der Synchronisation automatisch ergänzen lassen.

Lesen Sie, wie die konkrete Lösung aussieht.