Wichtige Aufgaben haben Vorrang. Ein echter Fortschritt an der gerade wichtigsten
Aufgabe bringt oft mehr als das Erledigen sämtlicher unwichtiger Aufgaben
zusammen. Erfolg kommt von den wichtigen Zielen und den wichtigen Aufgaben.
Eilig oder Wichtig?
Wie Präsident Eisenhower Prioritäten setzte
Wesentliches vom Unwesentlichen wirksam zu trennen, ist deshalb
ein beträchtlicher Erfolgsfaktor. Auch ein möglichst früher Zeitpunkt
für das Erkennen der wichtigen Aufgaben spielt eine
erhebliche Rolle.
Alle diese Erkenntnisse sind im Grunde einfach. Sie würden auch einleuchten, wenn
sie
nicht einem Präsidenten in den Mund gelegt worden wären. Doch wie könnte ein Weg
aussehen, sie tatsächlich zu nutzen und nicht gleich wieder zu vergessen?
Tatsache ist nämlich: Wir nutzen das viel zu wenig.
Wir verbringen keine zwanzig Prozent unserer Zeit
mit der jeweils gerade wichtigsten Aufgabe. Diese
Quote zu steigern, ist unser größtes brachliegendes
Erfolgspotential. Wenn wir unsere Arbeitsmethodik
an dieser Stelle verbessern können, werden wir spürbar
erfolgreicher. Das ist der Grund, warum spezialisierte
Zeitmanagement-Systeme wie z. B.
meineZIELE
so spektakuläre Erfolge bringen können.
Die methodischen Grundlagen für eine Verbesserung
sind ausgesprochen einfach. Ein Beispiel ist benannt
nach dem amerikanischen General und späteren Präsidenten
Dwight D. Eisenhower. Ein sehr simples Prinzip,
wie Sie gleich sehen werden:
Wozu dient das Eisenhower-Prinzip?
Wir tun zuerst, was wir gut können, was wir gerne
tun, was wir durchschauen und was andere mit viel
Getöse an uns herantragen. Im Grunde dient
das ganze Zeitmanagement, ja ein großer Teil der
gesamten persönlichen Arbeitsmethodik nur dieser
einen Aufgabe: Uns systematisch dazu zu bewegen,
doch das Wichtigste zuerst zu tun und die eiligen,
aber eigentlich unwichtigen Aufgaben liegenzulassen,
anderen zu übertragen oder einfach dem Papierkorb
zu übergeben.
Das Eisenhower-Schema wurde genau für diesen
Zweck geschaffen. Sein wesentlicher Vorteil liegt
in der Einfachheit. Wer es in seinem Bewusstsein
verankert, hat die Grundlage für erfolgreicheres
Arbeiten schon gelegt.
Wie funktioniert es?
Wir teilen unsere Aufgaben und Ziele auf nach
zwei Kriterien: Sind sie wichtig oder unwichtig?
Und sind sie eilig oder nicht eilig?
So
gelangen wir zu vier Gruppen von Aufgaben:
- Aufgaben, die wichtig und eilig sind
- Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig
sind
- Aufgaben, die unwichtig, dafür aber sehr
eilig sind
- Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig
sind
Nach Eisenhower gehen wir mit diesen vier Gruppen
folgendermaßen um:
Aufgaben, die weder wichtig noch eilig sind, werfen wir in den Papierkorb.
Sind die Aufgaben zwar unwichtig, aber eilig, dann
delegieren wir sie an unsere Mitarbeiter.
Die wichtigen Aufgaben, die nicht eilig sind,
übertragen wir in unsere Zeitplanung, tragen sie
also in das Zeitplanbuch ein und sorgen dafür, dass
sie zur rechten Zeit tatsächlich angepackt werden.
Die Aufgaben, die gleichzeitig wichtig und eilig
sind, Packen wir sofort an.
Video-Clips:
Wie wendet man das Eisenhower-Prinzip in der
Praxis an?
Das Schema ist schnell skizziert, insbesondere wenn man die passende Software
dazu benutzt. Der methodische
Ansatz des Eisenhower-Prinzips ist dann auf dreierlei Weise
anwendbar:
- Die erste Anwendungungsmöglichkeit wäre, wenn
eine neue Aufgabe an uns herangebracht wird.
Das kann eine Email sein oder einfach eine Idee.
Wendet man jetzt sofort das Eisenhower-Prinzip
an, dann heißt das einerseits, dass man auf
die Aufgabe besonders schnell reagiert, sie
in den meisten Fällen also sofort wieder vom
Schreibtisch hat. Man darf annehmen, dass das
der ursprüngliche Sinn der Sache war. Entschlusskraft
trägt jedenfalls viel zum praktischen Nutzen
bei. Andererseits heißt das oft, dass man sich
zu sehr von der Aufgabe beeindrucken lässt.
Im ersten Anlauf erscheinen Aufgaben oft wichtiger,
als man Sie ein paar Minuten später beurteilen
würde. Sehr oft wird daher die Fehlentscheidung "sofort
anpacken" getroffen.
-
Die
zweite Einsatzmöglichkeit für das Eisenhower-Schema betrifft die
Bearbeitung einer Übersichtsliste
aller anstehenden Aufgaben. Hier ist bereits
Zeit verstrichen, doch das vergrößert auch den
Abstand zu der Aufgabe. Man gewinnt etwas an
Objektivität. Außerdem bezieht man eine größere
Menge von Aufgaben ein und vergleicht nicht
nur mit der einen Aufgabe, an der man gerade
arbeitet.
- Die dritte Anwendung ist eine Mischform:
Ganz klare Fälle entscheidet man sofort. Alles
Andere sammelt man zunächst auf einer Liste.
Einmal oder zweimal am Tag, wenn man gerade
eine Aufgabe fertiggestellt hat, arbeitet man
die Liste dieser unentschiedenen Aufgaben
komplett ab. Dadurch nutzt man die Vorteile
beider Vorgehensweisen. Man ringt sich selbst
die nötige Entschlusskraft ab und vermeidet
gleichzeitig die vorschnelle Überbewertung von
Aufgaben.
Die erste Variante ist zwar effizient. Sie erfordert
weniger "Verwaltungsaufwand". Effektiver
ist aber die dritte Variante. Eine objektivere Entscheidung
führt dazu, dass man mehr Wichtiges und weniger
Unwichtiges erledigt. Das ist deutlich mehr wert,
als ein paar Zeilen nicht schreiben zu müssen.