Wann überhaupt ist "Zeit einteilen" klug?
Wir glauben oft, wir könnten Zeit sparen, indem wir sie besser einteilen. Doch ist das wahr?
Zeit
einteilen ist blöd. Erst entscheiden, was das Wichtigste
ist und das als Erstes tun. Dann entscheiden, was
jetzt das Wichtigste ist und dieses tun. So hat
man mehr Erfolg. Hier ein paar Ausnahmen:
Wenn die Zeit geeignet ist
Ein Singvogel krakeelt nicht deshalb morgens um halb Fünf auf dem Dach herum, weil er die Familie Klumpp wecken will. Nein: Er hat tatsächlich einen Grund, seine Zeit so einzuteilen. Am frühen Morgen ist es am kühlsten und es sind die wenigsten Insekten unterwegs, die er jagen könnte. Also nutzt man die Zeit für die Partnerwerbung und Revierabgrenzung. Der Rest des Tages ist dann für die Nahrungssuche eingeteilt.
Dann macht so etwas wie Zeiteinteilung tatsächlich Sinn: Wenn bestimmte Uhrzeiten für bestimmte Aufgaben wirklich besser geeignet sind. Wenn also der Chef nach dem Mittagessen am besten gelaunt ist oder ein Kunde nur um eine bestimmte Zeit erreichbar, dann teilt man seine Zeit so ein, dass die passenden Aufgaben in diese Zeiten fallen.
Wenn es nur um Effizienz geht
Erfolg steigert man, indem man mehr Wichtiges tut und mehr Unwichtiges weglässt. Doch wenn man in der unglücklichen Lage ist, da keine Wahl zu haben, kann das auch anders aussehen. Das ist in der Regel bei Sachbearbeitertätigkeit gegeben. Ein Manager kann niemals alles erledigen, was an ihn herangetragen wird oder was er selbst sich ausdenkt. Er setzt Ziele und Prioritäten. Als Sachbearbeiter müssen Sie vielleicht wirklich alles erledigen, was auf den Tisch kommt. Dann geht es um Effizienz, das Einsparen von Minuten und Sekunden.
Im
Ringen um die Sekunden kann es wirklich geschickter
sein, gleichartige Aufgaben zu bündeln. Also alle
Telefonate en bloc oder alle Datensätze gleich nacheinander
erfassen ... Das ist eine Empfehlung, die man recht
oft liest. Sie ist aber trotzdem auch manchmal falsch.
Selbst in der industriellen Fertigung sind Fertigungszentren
oft effizienter als ein Fließband und die Qualität
des Ergebnisses ist höher.
Klar gibt es simple Beispiele, bei denen die Effizienz steigt. Es ist effizienter, den Staubsauger nur einmal zu holen, die ganze Wohnung am Stück zu saugen und ihn dann erst wieder wegzuräumen, als jeden Tag ein anderes Zimmer zu saugen und ihn dazu jedesmal aufs Neue holen und wieder wegräumen. Aber bei vielen Aufgaben täuscht man sich da leicht. Nur weil es irgendwo steht, muss es nicht in jedem Fall stimmen. Nehmen Sie im Zweifel eine Stopuhr zur Hand und prüfen Sie nach, ob es wirklich schneller ist, bestimmte Teilaufgaben zu bündeln. Es wäre wirklich blöd, das jahrein, jahraus genau falsch zu machen, nur weil man es so gelesen hat.