Zeit besser einteilen

Wann überhaupt ist "Zeit einteilen" klug?

Wir glauben oft, wir könnten Zeit sparen, indem wir sie besser einteilen. Doch ist das wahr?

Zeit einteilen ist blöd. Erst entscheiden, was das Wichtigste ist und das als Erstes tun. Dann entscheiden, was jetzt das Wichtigste ist und dieses tun. So hat man mehr Erfolg. Hier ein paar Ausnahmen:

Wenn die Zeit geeignet ist

Ein Singvogel krakeelt nicht deshalb morgens um halb Fünf auf dem Dach herum, weil er die Familie Klumpp wecken will. Nein: Er hat tatsächlich einen Grund, seine Zeit so einzuteilen. Am frühen Morgen ist es am kühlsten und es sind die wenigsten Insekten unterwegs, die er jagen könnte. Also nutzt man die Zeit für die Partnerwerbung und Revierabgrenzung. Der Rest des Tages ist dann für die Nahrungssuche eingeteilt.

Dann macht so etwas wie Zeiteinteilung tatsächlich Sinn: Wenn bestimmte Uhrzeiten für bestimmte Aufgaben wirklich besser geeignet sind. Wenn also der Chef nach dem Mittagessen am besten gelaunt ist oder ein Kunde nur um eine bestimmte Zeit erreichbar, dann teilt man seine Zeit so ein, dass die passenden Aufgaben in diese Zeiten fallen.

Wenn es nur um Effizienz geht

Erfolg steigert man, indem man mehr Wichtiges tut und mehr Unwichtiges weglässt. Doch wenn man in der unglücklichen Lage ist, da keine Wahl zu haben, kann das auch anders aussehen. Das ist in der Regel bei Sachbearbeitertätigkeit gegeben. Ein Manager kann niemals alles erledigen, was an ihn herangetragen wird oder was er selbst sich ausdenkt. Er setzt Ziele und Prioritäten. Als Sachbearbeiter müssen Sie vielleicht wirklich alles erledigen, was auf den Tisch kommt. Dann geht es um Effizienz, das Einsparen von Minuten und Sekunden.

Im Ringen um die Sekunden kann es wirklich geschickter sein, gleichartige Aufgaben zu bündeln. Also alle Telefonate en bloc oder alle Datensätze gleich nacheinander erfassen ... Das ist eine Empfehlung, die man recht oft liest. Sie ist aber trotzdem auch manchmal falsch. Selbst in der industriellen Fertigung sind Fertigungszentren oft effizienter als ein Fließband und die Qualität des Ergebnisses ist höher.

Klar gibt es simple Beispiele, bei denen die Effizienz steigt. Es ist effizienter, den Staubsauger nur einmal zu holen, die ganze Wohnung am Stück zu saugen und ihn dann erst wieder wegzuräumen, als jeden Tag ein anderes Zimmer zu saugen und ihn dazu jedesmal aufs Neue holen und wieder wegräumen. Aber bei vielen Aufgaben täuscht man sich da leicht. Nur weil es irgendwo steht, muss es nicht in jedem Fall stimmen. Nehmen Sie im Zweifel eine Stopuhr zur Hand und prüfen Sie nach, ob es wirklich schneller ist, bestimmte Teilaufgaben zu bündeln. Es wäre wirklich blöd, das jahrein, jahraus genau falsch zu machen, nur weil man es so gelesen hat.

Wenn man Zeit "zuteilen" muss

Frisch zurück aus dem Urlaub beispielsweise ist nicht nur "die Sache" wichtig. Man muss vielleicht erst mal gegenüber verschiedenen Kollegen, Abteilungen oder Kunden Präsenz zeigen. Man will jedem Mitarbeiter das Gefühl geben, man hätte auch für ihn Zeit und so weiter. Das ist die Stunde der Spiral-Methode.

Wenn es Zeit am Stück braucht

An bestimmten Aufgaben muss man am Stück dranbleiben, wenn es etwas werden soll. Ein klarer Fall von "geschickt die Zeit einteilen"? Kann vorkommen, ja. Aber Zeit am Stück ist ein Scheinproblem. Wer sich gerade nicht nach Uhr und Kalender organisiert, sondern immer das Wichtigste zuerst erledigt, hat viel öfter Zeit am Stück. Wie gesagt, er arbeitet am Wichtigsten, was gerade zu tun ist. Was sollte ihn da unterbrechen? Zeit am Stück gewinnt man deshalb gerade nicht durch geschicktes Einteilen, sondern durch die Top-3-Methode. 

Wenn man eine Pause braucht

Als wir noch zur Schule gingen, wussten wir, dass man Pausen braucht. Und da es nun mal besser ist, Pausen gemeinsam mit Anderen zu machen, ist es auch gut, Pausen nach der Uhrzeit zu richten. Hier hat also Zeiteinteilung tatsächlich ihren Platz.

Auch Pausen kann man allerdings gehörig übertreiben. Alle 25 Minuten die Arbeit zu unterbrechen und dann fünf Minuten Pause zu machen, wie es heute manchmal empfohlen wird: Ist das sinnvoll? Die Pause unterbricht laufende Gedanken. Bei rechtshirniger Tätigkeit brauchen viele Menschen mehr als zwanzig Minuten, um überhaupt den optimalen Denkzustand wieder zu erreichen. Dann 5 Minuten arbeiten und schon wieder unterbrechen? Das wäre Schwachsinn. Wer das Glück hat, im Flow arbeiten zu können, für den ist die Arbeit selbst die beste Pause. Da ist es dann aber wichtig, auch mal Feierabend zu machen.

Wenn man Abwechslung braucht

Zeiteinteilung zur Abwechslung kennen wir ebenfalls aus der Schule. Man lernt nicht zwei Monate lang Mathematik und dann zwei Monate Englisch.

Wenn man Zeit verzahnen muss

Noch ein weiterer Aspekt von Zeiteinteilung für Schüler: Der Schüler braucht eine Menge Unterricht und eine Zeit dazu fürs selber denken bei den Hausaufgaben. Er muss also seine eigene Zeit mit der Zeit verschiedener Lehrer und noch dazu in geeigneten Portionsgrößen verzahnen. Klar, dass das Zeitmanagement von Schülern und Lehrern vom Aspekt Zeiteinteilung geprägt ist.

Wenn Arbeit portioniert werden muss

Wo also wären häufige Pausen, wie sie heute oft gefordert werden, denn überhaupt sinnvoll? Bei reinen Lernvorgängen, so wie wir es aus der Schule kennen, haben sie sich offensichtlich bewährt. Bei körperlicher Arbeit hat jeder Beruf seine vernünftige Pausenregelung entwickelt. Aber bei geistiger Arbeit? Da sollen Pausen als Belohnung und Ansporn dienen.

Nun stellt man aber in der Praxis fest, dass getaktete Arbeit mit vielen kurzen Pausen tatsächlich die Produktivität steigern kann. Das dürfte aber zwei ganz andere Gründe haben:

Den ersten Effekt kennt man aus der geschickten Ausbeutung von Industriearbeitern. Man hat z. B. in Fabriken die Lichtstärke erhöht. Die Produktivität stieg daraufhin. Dann senkte man die Lichtstärke wieder und die Produktivität stieg erneut. Es lag nicht am Licht, sondern daran, dass die Menschen das Gefühl bekamen, man würde sich um sie sorgen und kümmern. Und auch wir selbst erfüllen eben auch gern unsere eigenen Erwartungen.

Der zweite Effekt entsteht durch Portionierung. Große, unüberschaubare Arbeitsberge gliedert man normalerweise nach sinnvollen Teilen. Ist das nicht möglich, dann muss eben Zeiteinteilung herhalten. Viele Blöcke zu zwanzig Minuten gehen wir einfach leichter an als Arbeit ohne klare Stuktur, die als tage- und wochenlange Strecke vor uns liegt.

Die Portionierung ist in solchen Fällen sinnvoll. Nach jeder Portion eine Pause zu machen, ist dagegen sehr fragwürdig. Es sei denn, Sie erinnern sich, wie eine Pause in der Schulzeit ging: Aufstehen, sich bewegen und lachen. Wer das beherzigt, den machen auch häufige Pausen klar produktiver.

Wenn man essen und trinken muss

Die Pausen in der Schule dienten auch den körperlichen Bedürfnissen. So etwas wie ein Pausenbrot ist auch für Erwachsene wichtig. Noch wichtiger ist das Trinken. Wer sitzt, hat kaum Durstgefühl. Aber der Körper ist trotzdem durstig. Wenn Sie also schon eine Zeiteinteilung machen, dann nutzen Sie die Chance und trinken Sie regelmäßig!

Vergessen Sie billige Zeitmanagement-Tipps

Zeit einteilen ist ein Thema für Menschen mit reiner "Sachbearbeitertätigkeit", also wenn Sie immer das gleiche tun. Im Bereich "Managementtätigkeit" zählen nur Ziele und Prioritäten. Erfolg kommt nicht aus besserer Zeiteinteilung und nicht aus dem Einsparen von Sekunden. Erfolg kommt vom Umschichten: Mehr von den wichtigen Dingen erledigen, von den Dingen, die Ihren Zielen nützen. Und weniger von den unwichtigen Aufgaben erledigen.

Vergessen Sie Tipps der Art "Wie teile ich meine Zeit besser ein?". Denken Sie lieber selber.

Und jetzt sollten Sie handeln

Die beste Zeiteinteilung ist: Streben Sie Ziele an. Mehr ...