Angenehmes und Unangenehmes
Eine weitere Schwierigkeit steckt im Abwägen
von Angenehmem und Unangenehmem. Es liegt einfach
in unserer Natur, unangenehme Entscheidungen aufzuschieben
und bevorzugt das zu tun, was wir gerne tun oder
besonders gut können. Wir sind keine Rechenmaschinen.
Selbst wenn es also exakte Regeln gäbe, wären wir
gar nicht in der Lage, sie völlig diszipliniert
zu befolgen.
Machen Sie sich stets bewusst, was Sie da gegeneinander
abwägen. Kurz nachdenken ist schon die halbe Miete.
Teil und Ganzes
So etwas wie "Wohnzimmer saugen" oder "Gleich
ganze Wohnung saugen", also ein Teil gegen
das Ganze abwägen, ist dagegen nur ein Scheinproblem.
Einfach mal anfangen. Und kleine Teile des einen
Projekts gegen ein ganzes anderes Projekt abzuwägen,
ist meistens auch unsinnig. In der Form "Das
Geld für den neuen Abwasserkanal würde für die ganze
Schillerstraße reichen, aber bei der Goethestraße
nur zur Hälfe" ist auch gleich der wichtigste
Lösungsansatz zu sehen. Wenn die Entscheidung groß
genug ist, dass der Aufwand sich lohnt, dann fängt
man an zu rechnen und stellt "Punkte",
Euro oder Wählerstimmen gegenüber. (Eine gutes Werkzeug
dafür ist eine
Pro/Contra-Gegenüberstellung)
4. Prioritäten setzen als Denkprozess
Zwei
Aufgaben gegeneinander abwägen ist also schon schwer
genug. Wie geht man vor bei einer ganzen Liste?
Dieser wichtige Prozess des Abwägens von Prioritäten
stellt uns vor eine ganze Reihe von Denkproblemen.
Großes und Kleines, Angenehmes und Unangenehmes
aus den verschiedensten Schauplätzen unseres Lebens
ist nicht so einfach auf eine simple Liste zu bringen.
Die eine objektiv wirklich wichtigste Aufgabe des
Augenblicks gibt es vielleicht nicht. Und schon
garnicht eine klare Liste der nächsten zehn Aufgaben.
Unser Gehirn ist noch nicht einmal in der Lage,
mehr als etwa sieben Gesichtspunkte oder Aufgaben
gleichzeitig gegenwärtig zu halten und in ihrer
Gesamtheit zu beurteilen. Doch die Liste aller anstehenden
Aufgaben kann schnell in die Hunderte gehen. Unser
Gehirn ist auch nicht in der Lage, jederzeit fair
mit angenehmen und unangenehmen Aufgaben oder mit
klaren und unklaren Aufgaben umzugehen.
Schneller planen: Viele besonders
gründlich planende Menschen neigen zum Aufschieben
und zu einem unangemessen hohen Aufwand für das
Abwägen von Prioritäten. Wie beim
Schnelllesen, beim
Brainstorming
oder beim Schnelldiktieren gibt es auch ein Schnellplanen,
das den Einfluss der Geschwindigkeit auf den Denkprozess
ausnutzt. Probieren Sie gelegentlich aus, wie es
sich auswirkt, wenn Sie sich nur wenige Sekunden
für Ihre Prioritätsentscheidungen gönnen.
5. Komplexe Situationen strukturieren
Komplexe Situationen erfordern Hilfsmittel. Die
Lösung liegt, wie so oft, in Papier und Bleistift
oder in einer guten Software. Nur so können wir
uns die Fülle und die Vielfalt der anstehenden Aufgaben
buchstäblich vor Augen führen. Wir müssen Sie gliedern,
strukturieren und einer Priorisierung erst einmal
zugänglich machen.
Prioritäten zu setzen, kann man trainieren. Am
besten tut man das als Bestandteil eines umfassendern
Erfolgsmethodentrainings. Einfach und kostenlos
geht das z. B. beim 25-Tage-Methodentraining.
Der nächste Schritt zur Verbesserung der Prioritäten
ist also eine klare Gliederung. Früher hat man das
tatsächlich auch mit Papier und Bleistift gemacht.
Das Mittel der Wahl war ein Karteikasten oder gute
Formulare, wie sie z. B. sehr einfach und wirksam
von der bekannten Hirt-Methode eingesetzt wurden.
Heute verwendet man eine "Outliner"-Software,
wie z. B. in
meineZIELE.
6. Wie kennzeichnet man Prioritäten?
In der Papierwelt versah man jede notierte Aufgabe
mit einem, zwei oder drei Strichen, um die Priorität
zu kennzeichnen. Ein Karteikasten ermöglichte bereits
den Übergang auf eine Reihenfolge. Und eine Software
wie meineZIELE kann regelrecht "fuzzy priorities"
verwirklichen, also Prioritäten, die nur noch durch
die Reihenfolge ausgedrückt werden.
Bei Teamarbeit ist es übrigens meist besser,
bei den herkömmlichen, durch Striche gekennzeichneten
Prioritäten zu bleiben. Wer jede Woche mit dem Beamer
auf der Leinwand Projektfortschritte dokumentiert,
sollte nicht ständig die Reihenfolge ändern, sondern
Striche setzen. Veränderten Reihenfolgen kann meist
nur derjenige gut folgen, der auch Maus und Tastatur
bedient.
Ähnlich wie das Durchstreichen erledigter Aufgaben
hat auch das Setzen der Prioritäten eine erstaunlich
starke psychische, motivierende Wirkung. Wählen
Sie also eine Kennzeichnung, die Ihnen auch gefällt.
(Und vielleicht probieren Sie auch mal aus, wie
es ist, einfach mit der Maus Aufgaben in die vier
Quadranten des Eisenhower-Systems
zu ziehen)
7. Anpacken
Der Übergang zur tatsächlichen Ausführung hängt
vom Prioritätenhorizont ab. Wieviele "wichtigste
Aufgaben" hat man im Auge?
Wer immer nur eine Aufgabe sieht, nach dem Prinzip "Das
Wichtigste zuerst", der braucht kein weiteres
Zeit- und Aufgabenmanagement, tut sich aber sehr
schwer, Prioritäten verschiedener Projekte und Lebensrollen
auch nur einigermaßen erfolgswirksam gegeneinander
abzuwägen. Und doch gibt es viele Menschen, notorische
Aufschieber vor allem, die den Prioritätenhorizont
noch weiter verkürzen müssen: Was ist denn der erste
Schritt der wichtigsten Aufgabe? (mehr
über die First-Step-Methode)
Ein
Prioritätenhorizont von 3 Top-Aufgaben ist auch
ohne ein ausgefeiltes Aufgabenmanagement noch gut
auf Papier machbar: Entscheiden Sie sich jeden Morgen
für Ihre drei wichtigsten anstehenden Aufgaben.
Dann packen Sie an und lassen nicht davon ab, bis
alle drei erledigt sind. Dann beginnen Sie von vorne.
Aber auch hier täuscht man sich leicht über die
Schwierigkeit, aus einer Menge von vielleicht tausend
anstehenden Aufgaben stets die drei wichtigsten
zu finden. Oft braucht man auch einfach deswegen
schon einen noch größeren Prioritätenhorizont, weil
man mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeitet. Man
erwartet vielleicht in 10 Minuten einen Rückruf
und beginnt schon mal mit der nächsten Aufgabe ...
Eine geniale Lösung hierzu ist in meineZIELE
realisiert (dort kann man ohnehin frei wählen, ob
man Striche, Farben, Icons oder die Reihenfolge
zur Prioritätsbestimmung einsetzt):
Mit
meineZIELE
führt man eine nach Lebensrollen und Projekten gegliederte
Aufgabenliste. Aus der Vielzahl der vorliegenden
Aufgaben "aktiviert" man eine überschaubare
Anzahl, vielleicht zwanzig oder dreißig Stück. Man
rückt sie dadurch sozusagen in seinen Fokus und
überblickt damit den Aufgabenvorrat einiger Tage.
Erst aus diesem Vorrat wählt man sich - wenn man
will - seine Top 3 Aufgaben. Jede Aufgabe, die man
erledigt, führt wieder zurück in die ursprüngliche
Aufgabengliederung. Und so wählt man stets von neuem
diejenige Aufgabe aus, die nun für dasselbe Ziel
oder dasselbe Projekt zur Wichtigsten geworden
ist.
Dadurch drängt das System dem Anwender ständig
neu diese Frage auf: Was ist wichtig und was nicht?
Und so ergibt sich ganz systematisch eine Umschichtung
hin möglichst wichtigen Aufgaben.
Prioritäten kann man nur im günstigsten Fall
für sich selbst setzen. Im beruflichen Alltag stehen
sie im Wettstreit mit den Prioritäten Ihrer Teamkollegen
und Ihrer Kunden und mit fest eingeplanten Terminen.
Je stärker dieser Einfluss wird, desto mehr nähern
wir uns den Techniken des Projektmanagements an.
Auch dort hat sich die Erkenntnis durchgesetzt,
dass man nicht nach Kalender arbeitet, sonder zuerst
festlegt, was zu tun ist und dann erst, wann. Man
spricht dann häufig von einer Gantt-Darstellung,
hier ein Darstellungsbeispiel mit meineZIELE:
Prioritäten von Kleinigkeiten
Manche Aufgaben sind einfach zu klein, um es
jemals in die Top 3 zu schaffen. Und man sollte
auch nicht uferlos viel Kleinkram über lange Zeit
vor sich herschieben. Wenn eine kleine Aufgabe wichtig
ist, dann kann man sie aber auch gut als erste Aufgabe
zum morgentlichen "Aufwärmen" verwenden
oder als Füllaufgabe, wenn man z. B. auf einen Rückruf
wartet. Es ist wichtig, die Zahl der offenen Baustellen
klein zu halten. Eine solche Füllaufgabe sollte
daher auch fertig werden können.
Zu große Aufgaben
Es muss eine gute Chance bestehen, die 3 Top-Aufgaben
eines Tages auch tatsächlich zu schaffen. Sonst
schiebt man sie vor sich her und holt vielleicht
doch neue Aufgaben dazu, wenn man zwei davon erledigt
hat. Wer anfängt mit Top-Prioritäten zu arbeiten,
sollte die Aufgaben klein genug wählen. Jede Aufgabe
besteht aus mehreren Teilen, notfalls aus der wichtigeren
Hälfte und der unwichtigeren Hälfte. Nehmen Sie
in die Top 3 nur Aufgaben, die weniger als eine
Stunde dauern. Aufgabenmanagement ist immer ein
Abwägen im Spannungsfeld von Priorität und Umfang.