Teamarbeit heißt zwar oft: Einer delegiert Aufgaben. Die anderen führen sie aus und melden das Ergebnis zurück. In den meisten praktischen Fällen ist das Aufgabenmanagement eines Teams allerdings schwieriger und gleichzeitig entscheidend für den Erfolg.
Wenn
viele Baustellen
offen sind
Manchmal läuft Projektarbeit nach dem Fließbandprinzip. Da baut vielleicht ein kleines Unternehmen chemische Apparate nach Kundenspezifikation. Jeder Auftrag ist eine Art "Projekt". Dann hat man Projekte, die erst in der Angebotsphase sind. Andere werden gerade geplant. Wieder andere sind in der Produktion, in der Einführung beim Kunden oder werden bald abgerechnet...
In jeder Phase können nun aber auch verschiedene Personen mit den Projekten betraut sein.
Klar, dass es ganz schön komplex werden kann, das Aufgabenmanagement, insbesondere die Priorisierung von Aufgaben aus unterschiedlichen Projekten wirksam und gut durchzuführen.
"Fertigungszelle" statt Fließbandprinzip
Die Abwicklung von Projekten kann aber auch das gegenteilige
Extrem annehmen: Jeder Mitarbeiter arbeitet an seinem Projekt und
mit dem Kollegen am nächsten Schreibtisch hat er kaum zu tun. Als
Beispiel könnte man sich zwei Mitarbeiter in der EDV-Abteilung einer
Bank vorstellen: Der eine repariert gerade eine Software zu Anzeige
von Börsenkursen.
Der andere verbessert gerade die automatische
Datensicherung. Das funktioniert, selbst wenn man monatelang nicht
miteinander redet. Das Team arbeitet durchaus gemeinsam am großen
Ganzen, aber eben nicht miteinander. Die Einzelprojekte erledigt jeder für sich
von Anfang bis
Ende.
Natürlich entsteht dadurch auch ein großes Chancenpotential. Gegenseitige Tipps, ja manchmal nur das Zuhören bei der Schilderung eines hartnäckigen Fehlers, könnten schon die Produktivität steigern. Der Aufgabenverwaltung im Multiprojektmanagement fällt die Aufgabe zu, das nötige Maß an Miteinander zu schaffen, ohne dass sich gleich mehrere Köche dem selben Brei widmen.
Trotz starker Aufgabentrennung ist es also gut, wenn die Teammitglieder ungefähr wissen, was die anderen gerade als ihre wichtigste Aufgaben ansehen. Ein Überblick für den Chef alleine ist da nicht die optimale Lösung.
Drei Arten von Multiprojekt-Übersicht
Das Management von Aufgaben und Zielen im Team ist ein wichtiger Teil der Teamarbeit. Das Aufgabenmanagement hängt aber wiederum stark davon ab, wo zwischen den geschilderten Extremsituationen die reale Lage angesiedelt ist. Zunächst ist dabei wichtig, die richtige Methode für die vorliegende Situation zu wählen:
Fall
1 wäre eine Situation mit bunt gemischten,
großen und kleinen Problemen und Projekten zu verschiedenen Themen. Das ist die
Situation,
die man mit dem Maßnahmen-Zyklus-Protokoll
organisiert bzw. mit dem modernen
Konzept des Pivot-Protokolls.
Wenn jedes Projekt anders ist, muss auch die Bereitstellung der Information jedesmal anders sein. Prioritäten, Datum, beteiligte Personen oder den erreichten Status als Pivot verwenden zu können, ist ein arbeitsmethodisches Muss.
Fall 2 wäre im weitesten Sinne das Fließbandprinzip. Jedes Projekt wird separat geplant und abgewickelt. Es gibt für jedes Projekt eine Aufgabengliederung mit Dokumenten, Terminen und Prioritäten. Prioritäten ergeben sich aus dem Projektablauf. Eine Übersicht - für alle oder für den Chef - kann sich direkt darauf stützen.
Wichtig ist hier eine Art Dosierfähigkeit. Denn mit wenig Kopfrechnen stellt man fest: Wenn jedes Projekt im Schnitt hundert Aufgaben oder Infos enthält und nur hundert solcher Projekte gerade in der Pipeline sind, dann sind das 10000 Informationszeilen. Das wäre keine Übersicht.
Die wirksamste Methode ist deshalb, diese riesige Menge
vorgefiltert, aber dafür gleich direkt in die
eigene Aufgabensammlung zu bringen. Etwa aus jedem Projekt
maximal die Top 3 wichtigsten Aufgaben. Oder alle Aufgaben, die
einem selbst zugeteilt sind. Oder alles, was in den nächsten Tagen
zu tun ist...
Fall 3 wäre das Prinzip
der Fertigungszelle. Der
Einzelne arbeitet alleine vor sich hin. Eine detaillierte
Aufgabenplanung ist oftmals gar nicht nötig. In jedem Fall ist sie
aber so, dass sie in Detaillierungsgrad und Verständlichkeit nur dem
Einzelnen angepasst ist, der sie durchführt. Die Gesamtheit der
Planung weiterzugeben wäre einerseits eine Überflutung der Kollegen
mit Details, die keiner braucht. Und andererseits auch eine
Preisgabe von Details, die auch niemanden wirklich etwas angehen.
Es gibt daher auch nichts, worauf eine automatisierte Übersicht sich direkt stützen könnte. Die Lösung liegt hier in einer aktiven Informationsweitergabe an einen "Teamreport". Der Einzelne bestimmt aktiv ein paar wenige Punkte seiner Planung zur Weitergabe an diesen Teamreport. Also keine Automatik, sondern er selbst bestimmt, was da drauf soll. Es sagt damit z. B. aus: "Diese zwei Aufgaben sind das Wichtigste, woran ich gerade arbeite." Das ist einfach. Jeder kann sehen, was die zehn Kollegen so umtreibt. Und der Chef hat eine Übersicht, die übersichtlich ist.
