Aufgabenmanagement

Was ist Aufgabenmanagement?

Aufgabenmanagement die Kunst, seine Aufgaben "zu managen". Gemeint ist damit in der Regel die Fülle von Aufgaben, die in einem größeren Team oder Unternehmen anfällt. Das Aufgabenmanagement von Einzelpersonen nennt man üblicherweise Zeitmanagement.

Im englischen Sprachgebrauch bedeutet Management keineswegs nur Verwaltung. Etwas zu managen, heißt, dieses auch gegen Widerstände zum Erfolg zu führen. Auch Aufgabenmanagement ist so zu verstehen: Nicht nur verwalten, sondern mit Nachdruck und wirksam steuern, bis die Aufgaben erfolgreich abgeschlossen sind.

Aufgabenmanagement-Systeme

Von Aufgabenmanagement spricht man, wenn ein elektronisches System dafür vorliegt. Solche System existieren in großer Bandbreite "handgestrickten" Lösungen mit Excel-Blättern bis zu komplexen, professionellen System.

Leider beschränken die meisten derartigen Systeme die Nutzung dann doch wieder auf die reine Aufgabenverwaltung.

Diese "bürokratische" Seite von Aufgabenmanagement-Software beinhaltet das zentrale Sammeln von Aufgaben, die Vergabe von Nummern (häufig Case-Nummern genannt) und die formale Abhandlung der Aufgaben. Damit ist gemeint, dass die Software eine Reihe von Pflichtfeldern zum Ausfüllen vorgibt, dass der Lebensweg einer Aufgabe verfolgbar ist, dass die Beiträge beteiligter Personen protokolliert werden und dass es klare Regeln für das "Fertigmelden" der Aufgaben gibt.

Management eines Aufgaben-Pools?

Eine gute Aufgabenmanagement-Software umfasst natürlich auch den Transport von Aufgaben, also das Delegieren. Technisch gibt sowohl die Form der Benachrichtigung (z. B. per Email) als auch die Zuordnung von Aufgaben zu Personen innerhalb einer "Aufgaben-Datenbank für alle". Als Grundgerüst für die Teambildung werden in manchen Unternehmen direkt die Daten der Zugriffsberechtigungen verwendet.

Der zentrale Aufgabenpool mit einer komplexen Zugriffssteuerung ist die technisch einfachste Lösung, hat aber auch erhebliche Nachteile:

• Teilnehmende Personen müssen sich stets aktiv um ihre jeweilige Aufgabensammlung kümmern, was in der Praxis häufig nicht klappt
• Aufgaben werden aus ihrem Sinnzusammenhang herausgelöst. Je stärker der Projektcharakter des Aufgabenaufkommens ist, desto mehr gerät dieser übergeordnete Zusammenhang aus dem Blickfeld des Teilnehmers
• Wer in ein solches System eingebunden ist, nimmt sich leicht als winziges Rädchen in einem übermächtigen Räderwerk wahr. Die psychologischen Folgen, insbesondere Motivationsverlust, können erheblich sein

Insbesondere die psychologische Seite des Aufgabenmanagement-Systems verdient besondere Beachtung. Das Gefühl von Fremdbestimmtheit, ob gerechtfertigt oder auch nicht, ist ein erheblicher Burnout-Risikofaktor. Der täglichen Flut von E-Mails sollte man nicht auch noch eine Flut von Aufgaben hinzufügen, mit denen sich der Eindruck verbindet, sie würden einem übergestülpt.

Alternative Organisationsformen und Sonderfälle

Die stärkste Motivation und die beste Übersicht hat der Einzelne, wenn er eine eigene, persönliche Aufgabensammlung führt. Seine Aufgabenmanagement-Software wird in diesem Fall lokal und arbeitsmethodisch umfassend die Befürfnisse des Teilnehmers vom Terminmanagement über Kontakte-Verwaltung bis zu einer dynamischen, gegliederten Aufgabenorganisation abdecken.

Der Austausch von Aufgaben zwischen den Teilnehmern erfolgt dann asynchron über eine zentrale Platform, heute oft ein Cloud-Speicher. Mit ICS steht dafür auch ein internationaler Standard zur Verfügung.

Häufig existieren Mischformen: Jede Person führt einen persönlichen Aufgabenpool und gleichzeitig existieren Projekt-Aufgabensammlungen. Personen können nun direkt an den Projektdaten arbeiten, oder aber diese zur Information oder zur exklusiven Bearbeitung in den eigenen Aufgabenbestand aufnehmen.

Oft gibt es auch Mischformen hinsichtlich der "Aktualität" von Aufgaben: Es werden in Form von Teilprojekten z. B. Notfallinformationen wie Brandschutzbestimmungen oder Prozessbeschreibungen als Bestandteil eines "Firmen-Handbuchs" abgelegt. Tatsächliche Aufgaben, mögliche Aufgaben und reine Information können sich stark vermischen. Die technische Umsetzung kann sowohl als Bestandteil eines zentralen Aufgabenpools als auch in Form von Projektdateien erfolgen.

Das Aufgabenmanagement eines Teams

ist manchmal durch scharf abgegrenzte Aufgabengebiete und damit auch sehr geringen Informationsaustausch gekennzeichnet. Die Aufgabenmanagement-Software wird in diesem Fall im Wesentlichen Aufgaben der persönlichen Arbeitsmethodik abdecken.

Darüber hinaus ist aber eine Informationsversorgung zu gewährleisten in dem Sinne, dass Kollegen und Vorgesetzte zumindest über die gerade wichtigsten Aufgaben informiert sein müssen. Jeder Teilnehmer wird einige wenige Aufgaben als seine derzeit wichtigsten Aufgaben kennzeichnen und über einen automatisch erzeugten Report den Anderen zur Verfügung stellen. Vollautomatisierung ist dabei nicht sinnvoll, da Einzelne in der Regel kleinteiliger planen als Vorgesetzte das sehen wollen und man gleichzeitig eine "Überwachung" vermeiden möchte.

Zum Aufgabenmanagement gehört oft auch ein System zum Eskalationsmanagement. Damit ist der Weg eines Problems gemeint von seinem Auftreten irgendwo bei ausführenden Personen hin zum Vorgesetzten und dann gegebenenfalls immer weiter nach oben Richtung Unternehmensspitze, bis endlich eine Ebene erreicht ist, auf der eine problemlösende Entscheidung getroffen werden kann. Auch so etwas wie Beschwerdemanagement kann als Sonderform des Aufgabenmanagement betrachtet werden oder in dieses integriert sein.
 

Wer nutzt Aufgabenmanagement-Software?

Die jeweiligen Nutzer elektronischer Aufgabenverwaltungs-Systeme sind in der Regel nicht Manager, sondern mehr oder weniger alle Mitarbeiter, auch solche mit reiner Wiederholtätigkeit, einer Organisation. Das hat zur Folge, dass die genutzte Software äußerst einfach sein muss um keinen bürokratischen Moloch zu erzeugen und den Schulungsbedarf gering zu halten.

Worauf kommt es arbeitsmethodisch an?

Neben der organisatorischen Seite des Aufgabenmanagement gibt es auch eine arbeitsmethodische Seite. Es kommt nicht darauf an, dass Aufgaben gut verwaltet werden, sondern dass sie effizient, zeitgerecht und der Wichtigkeit nach tatsächlich erledigt werden. Auf die Effektivität kommt es also an.

Im Gegensatz zu Terminen kann man Aufgaben im Grunde lückenlos priorisieren. Man kann in der Regel entscheiden, welche von zwei Aufgaben die Wichtigere ist und so eine Reihenfolge herstellen. Während im Bereich der Wiederholtätigkeiten in der Regel erwartet wird, dass ein Sachbearbeiter oder sein Team einfach alle anstehenden Aufgaben erledigt, sind Menschen mit Managementaufgaben in der Regel nicht in der Lage, alle Aufgaben zu erledigen und alle Chancen wahrzunehmen, die in ihr Aufgabengebiet fallen. Manager erledigen zwangsläufig immer nur einen Teil ihrer Aufgabensammlung. Über einen längeren Zeitraum ergeben sich mehr neue Aufgaben, als im selben Zeitraum erledigt werden können.

Ein wichtiger Gesichtspunkt des Aufgabenmanagement ist deshalb das systematisches Bereinigen um Dinge, die nie erledigt werden. So etwas wie den Straßenkehrer rechts braucht es auch hier.

Der Zinseszinseffekt wichtiger Aufgaben

Man kann nun einen Effekt beobachten, den wir hier als eine Art Zinseszinseffekt bezeichnen wollen. Aufgabenmanagement ist wie ein Räderwerk aus Zinseszinseffekten. Man beobachtet, dass erledigte Aufgaben neue Aufgaben generieren. Beispielsweise wird ein gut erledigter Kundenauftrag wieder neue Aufträge bringen. Man beobachtet weiter, dass erledigte wichtige Aufgaben tendenziell höherwertige Aufgaben nach sich ziehen während auf erledigten Kleinkram allenfalls wieder Kleinkram folgt. Sorgfältig gesetzte Prioritäten führen dann dazu, dass der durchschnittliche Wert der erledigten Aufgaben immer weiter ansteigt. Am Jahresende bleibt immer eine große Menge unerledigter Aufgaben. Entscheidend ist, dass das die weniger Wichtigen sind, die da "den Bach runter gehen".

Der beobachtete Effekt deckt sich mit strategischen Erkenntnissen über Engpässe (Liebigsches Wachstumsgesetz). Die wichtigsten Aufgaben sind immer jene, die eine Art "Blockade lösen", z. B. dafür sorgen, dass ein Projekt an irgendeiner Stelle wieder weitergehen kann. Löst man einen solchen Engpass auf, dann läuft die Gesamtsituation einfach weiter bis zum nächsten Engpass. Irgendeinen Engpass gibt es immer. Und an diesem nächsten wichtigsten Ansatzpunkt zu arbeiten, ist einfach "höherwertiger", als das, was sich nach der Erledigung irgendeiner zufälligen Aufgabe ergeben hätte.

Der Effekt zeigt sich nicht immer so, aber sehr oft. Insbesondere ist es dann so, wenn man ein systematisches, projektorientiertes Aufgabenmanagement betreibt. Wenn eine Aufgabenmanagement-Software bei jeder erledigten Aufgabe die nächstwichtige aus dem gleichen übergeordneten Kontext vorschlägt, dann wird man tendenziell mehr wichtige und weniger unwichtige Aufgaben erledigen. Die Reaktion der Teammitglieder, Kunden etc. tut ein Übriges: Wer eine wichtige und eine unwichtige Email schreibt, wird in der Regel auf die wichtige Email die wichtigere Antwort bekommen ...

Was kann Aufgabenmanagement-Software dazu beitragen?

Hier müssen wir zwei Fälle unterscheiden:

Wenn es um Projektmanagement unter Beteiligung mehrerer Personen geht, wird man Aufgaben immer in Kontext und Reihenfolge stehen lassen. Prioritäten werden früh festgelegt und das Auffinden der jeweils nächst wichtigen Aufgabe gestaltet sich schwierig. Das Aufgabenmanagement erfolgt direkt mit der Projektmanagement-Software. Die Prioritäten im Tagesgeschäft sind dabei oft dem Zufall überlassen. Auf längere Sicht stehen aber mit CPM (critigal path method), Netzplantechnik und ähnlichen Tools sehr schlagkräftige Instrumente zur Prioritätenfindung bereit.

Bei Kleinprojekten und dem persönlichen Selbstmanagement ergibt sich dagegen ein ganz anderes Bild: Die Wichtigkeit von Aufgaben einer Gliederungsebene kann sich leicht ändern. Man bildet dann Prioritäten nicht mehr nach 3 Schubladen (Wichtig, mittel, unwichtig), sondern nach Reihenfolge (fuzzy priorities).

Typische Managementaufgaben sind so etwas wie Multiprojektmanagement von Kleinprojekten, klein hier im Sinne von geringer Anzahl vorausdefinierter Aufgaben. Dazu ist es sinnvoll, in zwei Schritten zu priorisieren: Innerhalb des jeweiligen Projekts und ein zweites Mal in der Liste der "aktiven" Aufgaben, also der Gesamtheit der besonders wichtigen Aufgaben aus allen Projekten. So wird immer auch eine "wichtige Aufgabe eines unwichtigen Projekts" gegen "unwichtige Aufgaben eines wichtigen Projekts" abgewogen. In Reinkultur verwirklicht ist das z. B. in meineZIELE.

Die psychologische Seite

Wer immer wieder automatisch in den Kontext der übergeordneten Aufgaben und Ziele zurückgeführt wird, gewinnt etwas von dem zurück, was ein Zimmermann erlebt, wenn er unter seinen Händen ein Haus wachsen sieht. Er erlebt das, was er tut, nicht als isolierte Einzelaufgaben, sondern als Teil eines Ganzen. Er muss sich nicht zu jeder Aufgabe einzeln motivieren. Intensive Priorisierung hat zur Folge, dass man zu jedem Zeitpunkt das Gefühl hat, das Wichtigste wäre getan. Beide Effekte können sich sogar so kombinieren, dass man auch hier von einer Art Zinseszinseffekt sprechen könnte. Man arbeitet wirkungsvoller und stressfreier gleichzeitig.

Was bringt den Erfolg?

Direkt bei der Einführungn einer breit angelegten Aufgabenmanagement-Software hat oft einen guten Motivationseffekt. Doch diese Wirkung ist meist nicht dauerhaft. Und auch eine echte Erfolgswirksamkeit ist bei unternehmenweit eingeführten, auf Einfachheit ausgelegten Produkten, nicht zu erwarten. Was den Erfolg bringen könnte, intensive Priorisierung von Aufgaben, wird ja in der Regel nicht breit angelegt und ist nur bei Personen mit Management-Aufgaben angebracht. Für Menschen mit überwiegend Managementaufgaben ist ein zielorientiertes Aufgabenmanagement dagegen eine wirksame Möglichkeit zur Leistungssteigerung ohne mehr Stress.

Erfolg hat nur wer Ziele hat. Und zu den Ausnahmen wollen Sie bestimmt nicht gehören ...