Wie Sie Ziele erreichen, statt Sekunden zu sparen.
Zeitmanagement soll nicht den Tag immer geschickter vollstopfen. Es soll nicht
Sekunden sparen, sondern Richtung geben:
"Mehr Wichtiges erledigen und dafür weniger Unwichtiges". Lesen Sie
hier, worauf es ankommt:
Verlorenes Geld ist ersetzbar, verlorene
Zeit ist für immer vorbei.
Zeitmanagement ist eine Disziplin mit vielen
Ansatzpunkten. Hier zunächst die Wichtigsten:
Klare
Ziele schaffen und anstreben, denn die richtige
Richtung ist wichtiger als das Tempo. Klare
Ziele erhält man durch Aufspalten und Strukturieren.
Aus großen, unklaren Zielen klare, kleine, unmittelbar
ausführbare Schritte machen
Verbessertes
"Prioritäten
setzen". In der Praxis heißt das, die
Vergleichbarkeit von Aufgaben zu verbessern
und in mehreren Stufen über die Wichtigkeit
zu entscheiden. Ein Zeitmanagement-System muss,
unaufdringlich aber bestimmt, so oft und intensiv
wie möglich Prioritäten einfordern
Dokumente aller Art nicht aufräumen, sondern
zuordnen (Prinzip der
Chaotischen Ablage). Benötigte Unterlagen müssen mit einem einzigen
Griff oder Klick zur Hand sein. Auf den Schreibtisch
gehört nichts, was nicht zur gerade bearbeiteten
Aufgabe gehört
Systematische Bekämpfung von
"Zeitdieben"
und Störungen. Die wichtigsten Störfaktoren
(wie z.B. mehrfaches sich in eine Aufgabe einarbeiten
müssen) sind durch klare Ziele und bessere Prioritäten
zu beseitigen. Weitere Störungen sollte man
aber durch eine "Ungestört Arbeiten Intitiative"
gezielt bekämpfen
Gerade mal der letzte dieser Punkte hat mit Zeit
zu tun. Und dann erst kommen Dinge wie
Entlastung von Routine (insbesondere nichts
mehr vergessen)
Kopfsache: Besserer Gebrauch der Zeit durch
Bewusstseinsbildung
Maßnahmen zur Effizienzsteigerung wie Bündelung
gleichartiger Aufgaben, genauere Terminplanung,
Planung von Reserven und so weiter
Welche Zeitmanagement-Werkzeuge gibt es?
Es gibt im Grunde 6 verschiedene Arten von professionellen
Angeboten:
Systeme rund um ein Zeitplanbuch aus Papier: Veraltet, aber einfach und
wirksam. Systeme
wie Hirt-Methode oder Tempus-Zeitplanbücher
sind noch immer auf dem Markt
Aus einem Zeitplanbuch hervorgegangene oder es ergänzende Software-Systeme.
Sie bilden weitgehend das ab,
was man vorher auf Papier auch schon konnte.
Bekanntes Beispiel ist der (nicht mehr weiterentwickelte)
Lotus Organizer
Punktuelle Lösungen: Meistens basierend
auf einer einzelnen Idee als "Heilmittel für
Alles", z.B. ein Mindmap-Programm mit angebauten
Zeitmanagement-Features sowie reine Kalender
und reine ToDo-Listen-Systeme.
Integrierte Methodenlösungen bilden die
leistungsstärkste Kategorie. Z.B. hat meineZIELE
vom täglichen Zeitmanagement über Dinge wie
Mindmaps oder Eisenhower-Schema bis hin zu Strategie-Tools
alles an Bord
Cloud-Lösungen: Google Kalender,
Toodledo
und Co sind reine Termin-Verwaltungssysteme
ohne erfolgswirksame Methoden dahinter. Über
Schnittstellen können sie Systeme wie meineZIELE
mobil ergänzen. Wie Zwillinge fungieren meineZIELE und effectiviTREE.
"Abgespeckte" Projektmanagementsysteme:
Projektmanagement braucht man für große Projekte
wie Schiffsbau oder Software-Entwicklung. Auch abgespeckt ist das für
persönliches
Selbstmanagement völlig überzogen. Weitere wichtige Erfolgsmethoden
fehlen dagegen ganz
Stress entsteht, wenn wir Zeit für Unwichtiges
verbrauchen und Wichtiges liegenbleibt. Unaufhörlich
stehen Prioritätsentscheidungen an. In dieser Sekunde
vielleicht: Will ich weiterlesen und noch mehr erfahren oder sehe ich mir gleich
die
Lösung meineZIELE
an? Geklärte Ziele ersparen uns
diese Entscheidungen nicht, aber machen sie
leichter und schneller. Auf Ziele ausgerichtetes
Zeitmanagement vermindert Stress wirksam.
Zeit bewusster gebrauchen
Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal
zu nutzen, nicht sie perfekt einzuteilen. Wir wollen damit
Zeit sparen, Zeit besser nutzen und sie in Erfolge
umsetzen. Zu gutem Zeitmanagement gehört natürlich
geschickte Verwaltung und Optimierung. Aber reicht
das aus?
Nein: Die Einteilung der Zeit, das optimale Vollstopfen
des Arbeitstags, das ist genausowenig Zeitmanagement
wie der Blick zur Uhr.
Man kann kein Schiff mit der Uhr lenken. Und
das Leben auch nicht. Wir brauchen einen Kompass.
Gutes Zeitmanagement ist das, was aus Zielen Erfolge
macht. Gut und wirksam ist es nur, wenn es hilft,
Ziele zu erreichen und Freiräume zu schaffen.
Die richtige Richtung, das Ziel, ist viel wichtiger
als Arbeitstempo und Anstrengung.
Verkehrte Welt?
Wer am Lebensende zurückblickt, wird sich vielleicht
fragen, ob er seine Zeit optimal genutzt hat.
Man würde aber nicht fragen, ob die Zeit optimal
eingeteilt war und gar nach den Sekunden. Man wird
fragen, was man erreicht hat. Ob das Leben erfüllt
war mit dem, was man haben wollte. Ob man seine
Kindheitsträume wahr gemacht hat. Erfolg ist, wenn
durch Planen und Handeln das eintritt, was man wollte.
Erfolg in diesem Sinne ist es, der ein erfülltes
Leben schafft.
Sind für Sie die Minuten wichtiger als die Stunden?
So wie auf der Uhr oben?
Natürlich soll man auch die Sekunden achten.
So wie man den Pfennig ehren soll, um des Talers
wert zu sein. Aber verschwenden Sie keine Stunden
für Dinge, die nur Sekunden wert sind!
Träume wahrmachen und der Gebrauch der Zeit
Zeitmanagement ist nur dann eine Erfolgsmethode,
wenn es Erfolg herbeiführt. Erfolg ist, wenn Sie
durch planen und handeln etwas herbeiführen, was
Sie haben wollten.
Wir können jede Minute mit Tätigkeiten vollstopfen.
Aber das ist wenig wert. Könnten wir nicht freier
und glücklicher sein? Mehr Zeit haben für Familie
und Partnerschaft? Mehr Zeit haben für uns selbst?
Für die Dinge, die uns wirklich interessieren?
Man kann diese Erkenntnis natürlich übertreiben.
Manche verwechseln gar Faulenzen mit
Lebensglück.
Manche konzentrieren sich zu sehr aufs Glücklichssein,
vergessen ihre materielle Basis und lernen doch
nie das Glück kennen, das sich mit einer Leistung
und einem Erfolg verbindet.
Der optimale Gebrauch der Zeit wird für jeden
Menschen anders ausfallen. Er ist immer ein schwer
erreichbares Gleichgewicht. Der Gebrauch der Zeit
und unser Lebensglück hängen eng zusammen. Auch
dann, wenn die Balance der Lebensrollen und persönliche
Erfüllung im Vordergrund stehen, ist der wichtigste
Ansatzpunkt des Zeitmanagement die Formulierung
klarer Ziele und nicht das optimale Vollstopfen
des Kalenders.
Wenn Sie also das Thema Zeitmanagement anpacken
wollen, denken Sie bitte daran: Es geht im Leben
nicht nur darum, wie schnell und effizient wir etwas
tun. Pünktlichkeit ist gut. Richtung ist wichtiger.
Es geht darum, was wir tun. (Dazu passt übrigens
der Buchtipp. Stephen R. Covey, Der
Weg zum Wesentlichen (Amazon Affiliate Link). Dabei geht es um
optimales
Zeitmanagement durch konsequente Orientierung an
den wichtigsten Zielen. Es geht um Zeitplanung nach
Rollenkonzept, die Bewältigung des Konflikts Beruf/
Familie mit den Mitteln des Zeitmanagements.)
Was ist Zeitmanagement?
Man benutzt das Wort Zeitmanagement für zwei völlig
verschiedene Begriffe: Einer befasst sich mit der Erfassung und Überwachung von
Arbeitszeit. Der zweite Begriff dreht sich um den
persönlichen Gebrauch der Zeit, die Art, wie man
sich auf seine Ziele und Erfolge hin organisiert.
Um diese optimale Nutzung seiner Zeit geht es hier.
Der Unterschied ist wichtig. Persönliches Zeitmanagement
ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen, nicht
zu organisieren. Es geht um Ziele planen,
Prioritäten setzen
und "Zeitfresser" eliminieren. Da gibt
es verschiedene Haupt- und Nebendisziplinen. Statt
Zeitmanagement spricht man oft auch von Selbstmanagement
oder ganz allgemein von Arbeitsmethodik.
Oft wird Zeitmanagement missverstanden. Man versucht,
möglichst präzise seine Zeit zu verplanen. Das hilft
aber nur Personen mit besonders vielen Kontakten,
Repräsentationspflichten und Terminen. Erfolgreich
ist man, wenn man nicht die Zeit verplant, sondern
Pläne macht. Man ist erfolgreicher, wenn man zuerst
festlegt, was man erreichen will und dann erst,
wann man das im Einzelnen anpacken wird. Zeitmanagement
macht nicht erfolgreich durch "Zeit einteilen",
sondern durch "Ziele erreichen".
Die vielen nützlichen Randgebiete und Details
legen nahe, Zeitmanagement intensiv zu üben und
auszuprobieren. Benutzen Sie dazu unser
25-Tage-Methodentraining.
Wer sowieso tun muss, was ihm gesagt wird, braucht
seine Zeit nicht zu managen. Zeitmanagement ist
etwas für Menschen mit "nicht strukturierter"
Arbeitsweise. Das sind Menschen, die nicht als Sachbearbeiter
immer wieder dasselbe tun, sondern, vielleicht als
Führungskraft oder bei Projektarbeit, immer wieder
andere Tätigkeiten haben.
Der Erfolg von Zeitmanagement beruht nicht nur
auf der besseren Organisation, sondern mehr noch
auf seiner psychologischen Wirkung. Diese lässt
sich mit vereinfachten Methoden auch bei Sachbearbeitertätigkeit
etc nutzen.
Ein weiterer Gesichtspunkt ist die Motivation.
Für viele Menschen ist Zeitmanagement im Kern eine
Motivationsmethode. Wer alles aufschreibt, was
zu tun ist, kann alles abstreichen, was erledigt
ist. Das gibt eine Menge Energie zurück. Überhaupt
hat Schreiben etwas Magisches an sich. Ziele niederzuschreiben
steigert das Commitment auf ein solches Ziel, unsere
Selbstverpflichtung sozusagen, dieses Ziel zu erreichen.
Das lässt sich auch im wissenschaftlichen Sinne
leicht nachweisen. Bei gleichen Zielen sind diejenigen,
die sie schriftlich festhielten, weitaus erfolgreicher.
Kernstück des Zeitmanagement ist die optimale
Planung von Zielen, Zeit und Prioritäten. Früher
benutzte man dafür üblicherweise ein Zeitplanbuch.
Heute sind Smartphones eine wertvolle Unterstützung
bei der Terminverwaltung. Für Zielverfolgung allerdings
eignet sich bis heute Papier oder ein normaler PC
deutlich besser. Mehr Details
zur Entscheidung PC, Smartphone oder Zeitplanbuch
...
Wer in der Papierwelt bleiben möchte, nutzt einen
Ringbuchordner oder ein Buch mit Federleisten im
Format A6 mit einem Blatt pro Kalendertag. Ergänzende
Organisationsteile sind ein alphabetisches Register
sowie Wochen- und Monatsblätter.
Wer häufig am PC arbeitet, findet ein besonders
gutes Organisationsmittel in
meineZIELE,
einem Programm, das nicht einfach nur ein Zeitplanbuch
im PC abbildet sondern in arbeits- und erfolgsmethodischer
Hinsicht weit mehr möglich macht als ein gewöhnlicher
Organizer.
Das Zeitplanbuch hat den Zweck, schriftlich und
lückenlos langfristige Ziele in immer handlichere
Portionen zu zerteilen. Zeitplanbücher aus Papier
legen immer einen Kalender zugrunde. Dann kommt
man, ausgehend von einem Jahresplan auf Monats-
Wochen- oder Tagespläne. Ein PC-Programm kann da
mehr: Ein Outliner macht eine wesentlich stärkere
Zielorientierung möglich.
Zeitplanbücher
aus Leder und Papier haben noch immer ihre Vorteile.
Sie sind einfach und das Schreiben in Handschrift
führt zu einem stärkeren Commitment. Die Vorteile
der Software liegen da, wo große Anzahlen von Aufgaben
auftreten und da, wo gleichzeitig auch Dokumente
und Dateien mit den Aufgaben verwaltet werden sollen.
Die klare Struktur von Zielen und Aufgaben führt
zu einer Umschichtung von den weniger wichtigen
zu den wichtigen Aufgaben und zu einem messbaren
Erfolgszuwachs.
Entscheidend ist, dass man immer das in den Vordergrund
stellt, was man erreichen möchte. Das sollte nicht
im täglichen Kleinkram untergehen!
Aufgaben, die man in die Tagesplanung übernimmt,
bestehen oft nur aus Stichworten. Je mehr die Formulierung
die Form eines Ziels annimmt, desto besser. Auch
kurze Aufgabentexte sollten nicht aussagen, was
man tun, sondern was man erreichen will.
In der Papierwelt zwangen kleinformatige Zeitplanbücher
im Format A6 zu einer prägnanten Ausdrucksweise
und zur Konzentration auf Wesentliches. Auch gute
Zeitmanagement Software kann Prägnanz fördern.
Zeitmanagement
entstand aus der Verwendung von Kalenderbüchern.
Als Folge davon steht bis heute beim Zeitmanagement
die Gliederung nach der Zeit im Vordergrund.
Erfolgswirksamer wäre aber, nach der Sache zu
gliedern. Das heißt: Aus großen unüberschaubaren
Zielen durch sinnvolles Gliedern eine klare Struktur
gewinnen mit kleinen, unmittelbar ausführbaren Einzelschritten.
Auf Papier ist strukturieren schwierig, auf dem
PC aber kein Problem. Noch dazu kann man eine erfolgswirksame
Gliederung erstellen und diese dann mit dem gleichen
Produkt als Mind Map oder Sektormap ansehen (mit
meineZIELE).
Entscheidend ist, dass man das "Denken in Kalenderblättern"
hinter sich lässt und lernt, in Zielen, Teilzielen
und Aufgaben zu denken. Dann ergibt sich sogar eine
Lösung für zugehörige Dokumente und Dateien von
ganz alleine.
Hier
ein einfaches Beispiel:
Sie möchten einen neuen Arbeitsplatz finden.
Dann erstellen Sie eine einfache Gliederung
der Dinge, die Sie dafür tun müssen.
Die Lösung für die Zusatzinfos ist bereits zu
erkennen: Die Nummern, hinter Zeugnisse (A2) und
Stellenanzeigen bearbeiten (A3) verweisen auf einen
Pultordner oder ähnliches. Dann heißt das: Die Kopiervorlagen
für die Zeugnisse liegen in Fach 2 und die ausgeschnittenen
Stellenanzeigen haben Sie in Fach 3 gesammelt.
Elektronische Dokumente würde man als Hyperlink
elektronisch verknüpfen. Man nennt dieses Verfahren
sowohl beim Papier als auch bei Dateien "chaotische
Ablage". Ein Klick und die Datei ist auf
dem Bildschirm.
So kann man sich schnell eine klare Übersicht
über eine größere Aufgabe verschaffen. Das vermeidet
Aufschieben und das Risiko, etwas zu vergessen.
Erst wenn klar ist, wo Sie hinwollen und was alles
zu tun ist, planen Sie den Zeitpunkt.
Prioritäten
Jede Aufgabe versieht man mit einer
Priorität. Meist
reichen drei Stufen, also niedrige, mittlere und
hohe Priorität. Grundsätzlich werden die Aufgaben
mit hoher Priorität zuerst angepackt, völlig unabhängig
davon, wie unangenehm sie sind oder wieviele unwichtige
Aufgaben gleichzeitig anstehen.
Wir wollen damit
die Konzentration
der Kräfte auf das Wesentliche erreichen. Wer
streng nach Prioritäten vorgeht, ist stets sicher,
daß er an seiner wichtigsten Aufgabe arbeitet. Selbst
wenn man sein Tagespensum nicht erledigen kann,
so ist man sich doch sicher, wenigstens die wichtigsten
Ziele erreicht zu haben und nicht die Zeit mit irgendwelchen
nebensächlichen Lieblingsaufgaben vertrödelt zu
haben.
Extrem simpel und doch überaus wirksam ist die
Top-3-Methode: Beginnen
Sie jeden Tag damit, die drei wichtigsten Ziele
dieses Tages festzulegen. Packen Sie an und lassen
nicht mehr davon ab, bis alle drei erledigt
sind. Ziehen Sie zwischendurch keine Aufgabe nach.
Was sollte Sie noch unterbrechen können? Es waren
schließlich Ihre wichtigsten Aufgaben. Diese völlig
simple Methode hat schon Traumkarrieren eröffnet
und große Vermögen geschaffen.
Orientieren Sie Prioritäten an Ihren Zielen und
nicht nur an den Notwendigkeiten des Tagesgeschäfts!
Prioritäten ändern sich ständig. Mit dem Herannahen
eines Termins empfinden wir das allmählich dringender
Werdende, Eiliges also, als wichtig. Manchmal werden
Aufgaben mit der Zeit wichtiger, insbesondere,
weil ihre Vielzahl die Übersicht mindert. Meistens
ist dieser Eindruck jedoch falsch. Zeitmanagement
kann dazu beitragen, den objektiven Umgang mit Prioritäten
zu fördern. Siehe auch Eisenhower-Prinzip.
Vorsicht übrigens: Wer sehr stark auf Prioritäten
achtet, erreicht manchmal das Gegenteil, denn Zeitmanagement
muss auch die Balance zwischen verschiedenen Lebensrollen
wahren. Eine gute Lösung, hier in einem kurzen
Info-Clip, ist eine zweistufige Prioritätenvergabe.
Wer fühlt sich nicht an Salvador Dalis surrealistische
Gemälde erinnert: Die Zeit schmilzt unwiederbringlich
dahin. Es sind Störungen und Schwächen wie Unlust,
Schwatzhaftigkeit, Tagträumen, Scheinarbeit, Übermüdung,
Entscheidungsschwäche und dergleichen, die uns besonders
viel Zeit rauben.
Es gibt im Wesentlichen zwei Verbesserungs-Ansätze:
Motivation: Viele innere Störungen, wie etwa
Tagträumen, werden gleichzeitig eliminiert, wenn
es gelingt, sich stärker zu motivieren. Da hilft
das sichere Gefühl, gerade an der wichtigsten anstehenden
Aufgabe zu arbeiten.
Systematisch Störungen beseitigen: Das beginnt
stets mit einer Phase der Selbstbeobachtung. Man
wertet aus, welche Störungen vorliegen, zählt sie
auf und gewichtet sie. So gewinnt man nach einigen
Tagen systematischer Auswertung einen klaren
Eindruck, wo tatsächlich die meiste Zeit für Störungen
verloren geht. Sind die Störungen erst einmal bekannt,
dann sind Gegenmaßnahmen in der Regel leicht. Wichtig ist, diese Maßnahmen zu
beschließen,
schriftlich zu formulieren und in die Zeitplanung
zu übernehmen.