Zeitmanagement soll nicht den Tag immer geschickter vollstopfen. Es soll nicht Sekunden sparen, sondern Richtung geben: "Mehr Wichtiges erledigen und dafür weniger Unwichtiges". Lesen Sie hier, worauf es ankommt:
Verlorenes Geld ist ersetzbar,
verlorene Zeit ist für immer vorbei.
Zeitmanagement ist eine Disziplin mit vielen Ansatzpunkten. Hier zunächst die Wichtigsten:
Gerade mal der letzte dieser Punkte hat mit Zeit zu tun. Und dann erst kommen Dinge wie
Es gibt im Grunde 6 verschiedene Arten von professionellen Angeboten:
Stress entsteht, wenn wir Zeit für Unwichtiges verbrauchen und Wichtiges liegenbleibt. Unaufhörlich stehen Prioritätsentscheidungen an. In dieser Sekunde vielleicht: Will ich weiterlesen und noch mehr erfahren oder sehe ich mir gleich die Lösung meineZIELE an? Geklärte Ziele ersparen uns diese Entscheidungen nicht, aber machen sie leichter und schneller. Auf Ziele ausgerichtetes Zeitmanagement vermindert Stress wirksam.
Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen, nicht sie perfekt einzuteilen. Wir wollen damit Zeit sparen, Zeit besser nutzen und sie in Erfolge umsetzen. Zu gutem Zeitmanagement gehört natürlich geschickte Verwaltung und Optimierung. Aber reicht das aus?
Nein: Die Einteilung der Zeit, das optimale Vollstopfen des Arbeitstags, das ist genausowenig Zeitmanagement wie der Blick zur Uhr.
Man kann kein Schiff mit der Uhr lenken. Und das Leben auch nicht. Wir brauchen einen Kompass. Gutes Zeitmanagement ist das, was aus Zielen Erfolge macht. Gut und wirksam ist es nur, wenn es hilft, Ziele zu erreichen und Freiräume zu schaffen.
Die richtige Richtung, das Ziel, ist viel wichtiger als Arbeitstempo und Anstrengung.
Wer am Lebensende zurückblickt, wird sich vielleicht fragen, ob er seine Zeit optimal genutzt hat.
Man würde aber nicht fragen, ob die Zeit optimal eingeteilt war und gar nach den Sekunden. Man wird fragen, was man erreicht hat. Ob das Leben erfüllt war mit dem, was man haben wollte. Ob man seine Kindheitsträume wahr gemacht hat. Erfolg ist, wenn durch Planen und Handeln das eintritt, was man wollte. Erfolg in diesem Sinne ist es, der ein erfülltes Leben schafft.
Sind für Sie die Minuten wichtiger als die Stunden? So wie auf der Uhr oben?
Natürlich soll man auch die Sekunden achten. So wie man den Pfennig ehren soll, um des Talers wert zu sein. Aber verschwenden Sie keine Stunden für Dinge, die nur Sekunden wert sind!
Zeitmanagement ist nur dann eine Erfolgsmethode, wenn es Erfolg herbeiführt. Erfolg ist, wenn Sie durch planen und handeln etwas herbeiführen, was Sie haben wollten.
Wir können jede Minute mit Tätigkeiten vollstopfen. Aber das ist wenig wert. Könnten wir nicht freier und glücklicher sein? Mehr Zeit haben für Familie und Partnerschaft? Mehr Zeit haben für uns selbst? Für die Dinge, die uns wirklich interessieren?
Man kann diese Erkenntnis natürlich übertreiben. Manche verwechseln gar Faulenzen mit Lebensglück. Manche konzentrieren sich zu sehr aufs Glücklichssein, vergessen ihre materielle Basis und lernen doch nie das Glück kennen, das sich mit einer Leistung und einem Erfolg verbindet.
Der optimale Gebrauch der Zeit wird für jeden Menschen anders ausfallen. Er ist immer ein schwer erreichbares Gleichgewicht. Der Gebrauch der Zeit und unser Lebensglück hängen eng zusammen. Auch dann, wenn die Balance der Lebensrollen und persönliche Erfüllung im Vordergrund stehen, ist der wichtigste Ansatzpunkt des Zeitmanagement die Formulierung klarer Ziele und nicht das optimale Vollstopfen des Kalenders.
Wenn Sie also das Thema Zeitmanagement anpacken
wollen, denken Sie bitte daran: Es geht im Leben
nicht nur darum, wie schnell und effizient wir etwas
tun. Pünktlichkeit ist gut. Richtung ist wichtiger.
Es geht darum, was wir tun. (Dazu passt übrigens
der Buchtipp. Stephen R. Covey, Der Weg zum Wesentlichen (Amazon Affiliate Link)
Es ist Ihnen wahrscheinlich aufgefallen: Man benutzt das Wort Zeitmanagement für zwei völlig verschiedene Begriffe: Einer davon dreht sich um Zeiterfassung und das Management der dabei gewonnenen Daten und allenfalls noch um Pünktlichkeit. Man spricht hier besser von Zeitwirtschaft. Dabei geht es um Lohndaten oder z.B. die exakte Kalkulation bei der Fertigung von Produkten. Der zweite Begriff dreht sich um den persönlichen Gebrauch der Zeit, die Art, wie man sich auf seine Ziele und Erfolge hin organisiert. Darum geht es hier.
Der Unterschied ist wichtig. Persönliches Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen, nicht zu organisieren. Es geht um Ziele planen, Prioritäten setzen und "Zeitfresser" eliminieren. Da gibt es verschiedene Haupt- und Nebendisziplinen. Statt Zeitmanagement spricht man oft auch von Selbstmanagement oder ganz allgemein von Arbeitsmethodik.
Oft wird Zeitmanagement missverstanden. Man versucht, möglichst präzise seine Zeit zu verplanen. Das hilft aber nur Personen mit besonders vielen Kontakten, Repräsentationspflichten und Terminen. Erfolgreich ist man, wenn man nicht die Zeit verplant, sondern Pläne macht. Man ist erfolgreicher, wenn man zuerst festlegt, was man erreichen will und dann erst, wann man das im Einzelnen anpacken wird. Zeitmanagement macht nicht erfolgreich durch "Zeit einteilen", sondern durch "Ziele erreichen".
Die vielen nützlichen Randgebiete und Details legen nahe, Zeitmanagement intensiv zu üben und auszuprobieren. Benutzen Sie dazu unser 25-Tage-Methodentraining.
Wer sowieso tun muss, was ihm gesagt wird, braucht seine Zeit nicht zu managen. Zeitmanagement ist etwas für Menschen mit "nicht strukturierter" Arbeitsweise. Das sind Menschen, die nicht als Sachbearbeiter immer wieder dasselbe tun, sondern, vielleicht als Führungskraft oder bei Projektarbeit, immer wieder andere Tätigkeiten haben.
Der Erfolg von Zeitmanagement beruht nicht nur auf der besseren Organisation, sondern mehr noch auf seiner psychologischen Wirkung. Diese lässt sich mit vereinfachten Methoden auch bei Sachbearbeitertätigkeit etc nutzen.
Ein weiterer Gesichtspunkt ist die Motivation. Für viele Menschen ist Zeitmanagement im Kern eine Motivationsmethode. Wer alles aufschreibt, was zu tun ist, kann alles abstreichen, was erledigt ist. Das gibt eine Menge Energie zurück. Überhaupt hat Schreiben etwas Magisches an sich. Ziele niederzuschreiben steigert das Commitment auf ein solches Ziel, unsere Selbstverpflichtung sozusagen, dieses Ziel zu erreichen. Das lässt sich auch im wissenschaftlichen Sinne leicht nachweisen. Bei gleichen Zielen sind diejenigen, die sie schriftlich festhielten, weitaus erfolgreicher.
Kernstück des Zeitmanagement ist die optimale Planung von Zielen, Zeit und Prioritäten. Früher benutzte man dafür üblicherweise ein Zeitplanbuch. Heute sind Smartphones eine wertvolle Unterstützung bei der Terminverwaltung. Für Zielverfolgung allerdings eignet sich bis heute Papier oder ein normaler PC deutlich besser. Mehr Details zur Entscheidung PC, Smartphone oder Zeitplanbuch ...
Wer in der Papierwelt bleiben möchte, nutzt einen Ringbuchordner oder ein Buch mit Federleisten im Format A6 mit einem Blatt pro Kalendertag. Ergänzende Organisationsteile sind ein alphabetisches Register sowie Wochen- und Monatsblätter.
Wer häufig am PC arbeitet, findet ein besonders gutes Organisationsmittel in meineZIELE, einem Programm, das nicht einfach nur ein Zeitplanbuch im PC abbildet sondern in arbeits- und erfolgsmethodischer Hinsicht weit mehr möglich macht als ein gewöhnlicher Organizer.
Das Zeitplanbuch hat den Zweck, schriftlich und lückenlos langfristige Ziele in immer handlichere Portionen zu zerteilen. Zeitplanbücher aus Papier legen immer einen Kalender zugrunde. Dann kommt man, ausgehend von einem Jahresplan auf Monats- Wochen- oder Tagespläne. Ein PC-Programm kann da mehr: Ein Outliner macht eine wesentlich stärkere Zielorientierung möglich.
Zeitplanbücher
aus Leder und Papier haben noch immer ihre Vorteile.
Sie sind einfach und das Schreiben in Handschrift
führt zu einem stärkeren Commitment. Die Vorteile
der Software liegen da, wo große Anzahlen von Aufgaben
auftreten und da, wo gleichzeitig auch Dokumente
und Dateien mit den Aufgaben verwaltet werden sollen.
Die klare Struktur von Zielen und Aufgaben führt
zu einer Umschichtung von den weniger wichtigen
zu den wichtigen Aufgaben und zu einem messbaren
Erfolgszuwachs.
Entscheidend ist, dass man immer das in den Vordergrund stellt, was man erreichen möchte. Das sollte nicht im täglichen Kleinkram untergehen!
Mehr über Zeitplanbücher:
• Papier oder elektronischer
Organizer?
• Ein Kalender
ist kein Zeitplanbuch
•
Produktbeispiel
•
Der Organisationsteil des
Zeitplanbuchs
Aufgaben, die man in die Tagesplanung übernimmt, bestehen oft nur aus Stichworten. Je mehr die Formulierung die Form eines Ziels annimmt, desto besser. Auch kurze Aufgabentexte sollten nicht aussagen, was man tun, sondern was man erreichen will.
In der Papierwelt zwangen kleinformatige Zeitplanbücher im Format A6 zu einer prägnanten Ausdrucksweise und zur Konzentration auf Wesentliches. Auch gute Zeitmanagement Software kann Prägnanz fördern.
Zeitmanagement
entstand aus der Verwendung von Kalenderbüchern.
Als Folge davon steht bis heute beim Zeitmanagement
die Gliederung nach der Zeit im Vordergrund.
Erfolgswirksamer wäre aber, nach der Sache zu
gliedern. Das heißt: Aus großen unüberschaubaren
Zielen durch sinnvolles Gliedern eine klare Struktur
gewinnen mit kleinen, unmittelbar ausführbaren Einzelschritten.
Auf Papier ist strukturieren schwierig, auf dem PC aber kein Problem. Noch dazu kann man eine erfolgswirksame Gliederung erstellen und diese dann mit dem gleichen Produkt als Mind Map oder Sektormap ansehen (mit meineZIELE). Entscheidend ist, dass man das "Denken in Kalenderblättern" hinter sich lässt und lernt, in Zielen, Teilzielen und Aufgaben zu denken. Dann ergibt sich sogar eine Lösung für zugehörige Dokumente und Dateien von ganz alleine.
Hier
ein einfaches Beispiel:
Sie möchten einen neuen Arbeitsplatz finden.
Dann erstellen Sie eine einfache Gliederung
der Dinge, die Sie dafür tun müssen.
Die Lösung für die Zusatzinfos ist bereits zu erkennen: Die Nummern, hinter Zeugnisse (A2) und Stellenanzeigen bearbeiten (A3) verweisen auf einen Pultordner oder ähnliches. Dann heißt das: Die Kopiervorlagen für die Zeugnisse liegen in Fach 2 und die ausgeschnittenen Stellenanzeigen haben Sie in Fach 3 gesammelt.
Elektronische Dokumente würde man als Hyperlink elektronisch verknüpfen. Man nennt dieses Verfahren sowohl beim Papier als auch bei Dateien "chaotische Ablage". Ein Klick und die Datei ist auf dem Bildschirm.
So kann man sich schnell eine klare Übersicht über eine größere Aufgabe verschaffen. Das vermeidet Aufschieben und das Risiko, etwas zu vergessen. Erst wenn klar ist, wo Sie hinwollen und was alles zu tun ist, planen Sie den Zeitpunkt.
Jede Aufgabe versieht man mit einer Priorität. Meist reichen drei Stufen, also niedrige, mittlere und hohe Priorität. Grundsätzlich werden die Aufgaben mit hoher Priorität zuerst angepackt, völlig unabhängig davon, wie unangenehm sie sind oder wieviele unwichtige Aufgaben gleichzeitig anstehen.
Wir wollen damit die Konzentration der Kräfte auf das Wesentliche erreichen. Wer streng nach Prioritäten vorgeht, ist stets sicher, daß er an seiner wichtigsten Aufgabe arbeitet. Selbst wenn man sein Tagespensum nicht erledigen kann, so ist man sich doch sicher, wenigstens die wichtigsten Ziele erreicht zu haben und nicht die Zeit mit irgendwelchen nebensächlichen Lieblingsaufgaben vertrödelt zu haben.
Extrem simpel und doch überaus wirksam ist die Top-3-Methode: Beginnen Sie jeden Tag damit, die drei wichtigsten Ziele dieses Tages festzulegen. Packen Sie an und lassen nicht mehr davon ab, bis alle drei erledigt sind. Ziehen Sie zwischendurch keine Aufgabe nach. Was sollte Sie noch unterbrechen können? Es waren schließlich Ihre wichtigsten Aufgaben. Diese völlig simple Methode hat schon Traumkarrieren eröffnet und große Vermögen geschaffen.
Orientieren Sie Prioritäten an Ihren Zielen und nicht nur an den Notwendigkeiten des Tagesgeschäfts!
Prioritäten ändern sich ständig. Mit dem Herannahen
eines Termins empfinden wir das allmählich dringender
Werdende, Eiliges also, als wichtig. Manchmal werden
Aufgaben mit der Zeit wichtiger, insbesondere,
weil ihre Vielzahl die Übersicht mindert. Meistens
ist dieser Eindruck jedoch falsch. Zeitmanagement
kann dazu beitragen, den objektiven Umgang mit Prioritäten
zu fördern. Siehe auch Eisenhower-Prinzip.
Vorsicht übrigens: Wer sehr stark auf Prioritäten
achtet, erreicht manchmal das Gegenteil, denn Zeitmanagement
muss auch die Balance zwischen verschiedenen Lebensrollen
wahren. Eine gute Lösung, hier in einem kurzen
Info-Clip, ist eine zweistufige Prioritätenvergabe.
Die dritte Säule des Zeitmanagement ist die systematische Beseitigung von Störungen und Unterbrechungen des Arbeitsablaufs. Störungen kommen nicht nur von außen.
Wer fühlt sich nicht an Salvador Dalis surrealistische Gemälde erinnert: Die Zeit schmilzt unwiederbringlich dahin. Es sind Störungen und Schwächen wie Unlust, Schwatzhaftigkeit, Tagträumen, Scheinarbeit, Übermüdung, Entscheidungsschwäche und dergleichen, die uns besonders viel Zeit rauben.
Es gibt im Wesentlichen zwei Verbesserungs-Ansätze:
Motivation: Viele innere Störungen, wie etwa Tagträumen, werden gleichzeitig eliminiert, wenn es gelingt, sich stärker zu motivieren. Da hilft das sichere Gefühl, gerade an der wichtigsten anstehenden Aufgabe zu arbeiten.
Systematisch Störungen beseitigen: Das beginnt stets mit einer Phase der Selbstbeobachtung. Man wertet aus, welche Störungen vorliegen, zählt sie auf und gewichtet sie. So gewinnt man nach einigen Tagen systematischer Auswertung einen klaren Eindruck, wo tatsächlich die meiste Zeit für Störungen verloren geht. Sind die Störungen erst einmal bekannt, dann sind Gegenmaßnahmen in der Regel leicht. Wichtig ist, diese Maßnahmen zu beschließen, schriftlich zu formulieren und in die Zeitplanung zu übernehmen.
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