Richtiges Zeitmanagement

Gutes Zeitmanagement:
Richtung statt Tempo

Wie Sie Ziele erreichen,
statt Sekunden zu sparen.

Zeitmanagement soll nicht den Tag immer geschickter vollstopfen. Es soll nicht Sekunden sparen, sondern Richtung geben: "Mehr Wichtiges erledigen und dafür weniger Unwichtiges". Lesen Sie hier, worauf es ankommt:

 

Uhr oder Kompass

Verlorenes Geld ist ersetzbar,
verlorene Zeit ist für immer vorbei.

Wo setzt gutes Zeitmanagement an?

Zeitmanagement ist eine Disziplin mit vielen Ansatzpunkten. Hier zunächst die Wichtigsten:

 

  • Klare Ziele schaffen und anstreben, denn die richtige Richtung ist wichtiger als das Tempo. Klare Ziele erhält man durch Aufspalten und Strukturieren. Aus großen, unklaren Zielen klare, kleine, unmittelbar ausführbare Schritte machen
  • Verbessertes "Prioritäten setzen". In der Praxis heißt das, die Vergleichbarkeit von Aufgaben zu verbessern und in mehreren Stufen über die Wichtigkeit zu entscheiden. Ein Zeitmanagement-System muss, unaufdringlich aber bestimmt, so oft und intensiv wie möglich Prioritäten einfordern
  • Dokumente aller Art nicht aufräumen, sondern zuordnen (Prinzip der Chaotischen Ablage). Benötigte Unterlagen müssen mit einem einzigen Griff oder Klick zur Hand sein. Auf den Schreibtisch gehört nichts, was nicht zur gerade bearbeiteten Aufgabe gehört
  • Systematische Bekämpfung von "Zeitdieben" und Störungen. Die wichtigsten Störfaktoren (wie z.B. mehrfaches sich in eine Aufgabe einarbeiten müssen) sind durch klare Ziele und bessere Prioritäten zu beseitigen. Weitere Störungen sollte man aber durch eine "Ungestört Arbeiten Intitiative" gezielt bekämpfen

Gerade mal der letzte dieser Punkte hat mit Zeit zu tun. Und dann erst kommen Dinge wie

  • Entlastung von Routine (insbesondere nichts mehr vergessen)
  • Kopfsache: Besserer Gebrauch der Zeit durch Bewusstseinsbildung
  • Maßnahmen zur Effizienzsteigerung wie Bündelung gleichartiger Aufgaben, genauere Terminplanung, Planung von Reserven und so weiter

 

Evolution der Informationstechnik

 

Welche Zeitmanagement-Werkzeuge gibt es?

Es gibt im Grunde 6 verschiedene Arten von professionellen Angeboten:

 

  • Systeme rund um ein Zeitplanbuch aus Papier: Veraltet, aber einfach und wirksam. Systeme wie Hirt-Methode oder Tempus-Zeitplanbücher sind noch immer auf dem Markt
  • Aus einem Zeitplanbuch hervorgegangene oder es ergänzende Software-Systeme. Sie bilden weitgehend das ab, was man vorher auf Papier auch schon konnte. Bekanntes Beispiel ist der (nicht mehr weiterentwickelte) Lotus Organizer
  • Punktuelle Lösungen: Meistens basierend auf einer einzelnen Idee als "Heilmittel für Alles", z.B. ein Mindmap-Programm mit angebauten Zeitmanagement-Features sowie reine Kalender und reine ToDo-Listen-Systeme.
  • Integrierte Methodenlösungen bilden die leistungsstärkste Kategorie. Z.B. hat meineZIELE vom täglichen Zeitmanagement über Dinge wie Mindmaps oder Eisenhower-Schema bis hin zu Strategie-Tools alles an Bord
  • Cloud-Lösungen: Google Kalender, Toodledo und Co sind reine Termin-Verwaltungssysteme ohne erfolgswirksame Methoden dahinter. Über Schnittstellen können sie Systeme wie meineZIELE mobil ergänzen
  • "Abgespeckte" Projektmanagementsysteme: Projektmanagement braucht man für große Projekte wie Schiffsbau oder Software-Entwicklung. Auch abgespeckt ist das für persönliches Selbstmanagement völlig überzogen. Weitere wichtige Erfolgsmethoden fehlen dagegen ganz

Stress vermindern

Stress entsteht, wenn wir Zeit für Unwichtiges verbrauchen und Wichtiges liegenbleibt. Unaufhörlich stehen Prioritätsentscheidungen an. In dieser Sekunde vielleicht: Will ich weiterlesen und noch mehr erfahren oder sehe ich mir gleich die Lösung meineZIELE an? Geklärte Ziele ersparen uns diese Entscheidungen nicht, aber machen sie leichter und schneller. Auf Ziele ausgerichtetes Zeitmanagement vermindert Stress wirksam.

Zeit bewusster gebrauchen

Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen, nicht sie perfekt einzuteilen. Wir wollen damit Zeit sparen, Zeit besser nutzen und sie in Erfolge umsetzen. Zu gutem Zeitmanagement gehört natürlich geschickte Verwaltung und Optimierung. Aber reicht das aus?

Nein: Die Einteilung der Zeit, das optimale Vollstopfen des Arbeitstags, das ist genausowenig Zeitmanagement wie der Blick zur Uhr.

Man kann kein Schiff mit der Uhr lenken. Und das Leben auch nicht. Wir brauchen einen Kompass. Gutes Zeitmanagement ist das, was aus Zielen Erfolge macht. Gut und wirksam ist es nur, wenn es hilft, Ziele zu erreichen und Freiräume zu schaffen.

Die richtige Richtung, das Ziel, ist viel wichtiger als Arbeitstempo und Anstrengung.

 

Minuten wichtiger als Stunden

 

Verkehrte Welt?

Wer am Lebensende zurückblickt, wird sich vielleicht fragen, ob er seine Zeit optimal genutzt hat.

Man würde aber nicht fragen, ob die Zeit optimal eingeteilt war und gar nach den Sekunden. Man wird fragen, was man erreicht hat. Ob das Leben erfüllt war mit dem, was man haben wollte. Ob man seine Kindheitsträume wahr gemacht hat. Erfolg ist, wenn durch Planen und Handeln das eintritt, was man wollte. Erfolg in diesem Sinne ist es, der ein erfülltes Leben schafft.

Sind für Sie die Minuten wichtiger als die Stunden? So wie auf der Uhr oben?

Natürlich soll man auch die Sekunden achten. So wie man den Pfennig ehren soll, um des Talers wert zu sein. Aber verschwenden Sie keine Stunden für Dinge, die nur Sekunden wert sind!

Träume wahrmachen
und der Gebrauch der Zeit

Zeitmanagement ist nur dann eine Erfolgsmethode, wenn es Erfolg herbeiführt. Erfolg ist, wenn Sie durch planen und handeln etwas herbeiführen, was Sie haben wollten.

Wir können jede Minute mit Tätigkeiten vollstopfen. Aber das ist wenig wert. Könnten wir nicht freier und glücklicher sein? Mehr Zeit haben für Familie und Partnerschaft? Mehr Zeit haben für uns selbst? Für die Dinge, die uns wirklich interessieren?

 

Wofür die Zeit verwenden?

 

Man kann diese Erkenntnis natürlich übertreiben. Manche verwechseln gar Faulenzen mit Lebensglück. Manche konzentrieren sich zu sehr aufs Glücklichssein, vergessen ihre materielle Basis und lernen doch nie das Glück kennen, das sich mit einer Leistung und einem Erfolg verbindet.

Der optimale Gebrauch der Zeit wird für jeden Menschen anders ausfallen. Er ist immer ein schwer erreichbares Gleichgewicht. Der Gebrauch der Zeit und unser Lebensglück hängen eng zusammen. Auch dann, wenn die Balance der Lebensrollen und persönliche Erfüllung im Vordergrund stehen, ist der wichtigste Ansatzpunkt des Zeitmanagement die Formulierung klarer Ziele und nicht das optimale Vollstopfen des Kalenders.

Wenn Sie also das Thema Zeitmanagement anpacken wollen, denken Sie bitte daran: Es geht im Leben nicht nur darum, wie schnell und effizient wir etwas tun. Pünktlichkeit ist gut. Richtung ist wichtiger. Es geht darum, was wir tun. (Dazu passt übrigens der Buchtipp. Stephen R. Covey, Der Weg zum Wesentlichen (Amazon Affiliate Link). Dabei geht es um optimales Zeitmanagement durch konsequente Orientierung an den wichtigsten Zielen. Es geht um Zeitplanung nach Rollenkonzept, die Bewältigung des Konflikts Beruf/ Familie mit den Mitteln des Zeitmanagements.)

 

Pünktlichkeit oder Richtung?

 

Was ist Zeitmanagement?

Es ist Ihnen wahrscheinlich aufgefallen: Man benutzt das Wort Zeitmanagement für zwei völlig verschiedene Begriffe: Einer davon dreht sich um Zeiterfassung und das Management der dabei gewonnenen Daten und allenfalls noch um Pünktlichkeit. Man spricht hier besser von Zeitwirtschaft. Dabei geht es um Lohndaten oder z.B. die exakte Kalkulation bei der Fertigung von Produkten. Der zweite Begriff dreht sich um den persönlichen Gebrauch der Zeit, die Art, wie man sich auf seine Ziele und Erfolge hin organisiert. Darum geht es hier.

Der Unterschied ist wichtig. Persönliches Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen, nicht zu organisieren. Es geht um Ziele planen, Prioritäten setzen und "Zeitfresser" eliminieren. Da gibt es verschiedene Haupt- und Nebendisziplinen. Statt Zeitmanagement spricht man oft auch von Selbstmanagement oder ganz allgemein von Arbeitsmethodik.

Oft wird Zeitmanagement missverstanden. Man versucht, möglichst präzise seine Zeit zu verplanen. Das hilft aber nur Personen mit besonders vielen Kontakten, Repräsentationspflichten und Terminen. Erfolgreich ist man, wenn man nicht die Zeit verplant, sondern Pläne macht. Man ist erfolgreicher, wenn man zuerst festlegt, was man erreichen will und dann erst, wann man das im Einzelnen anpacken wird. Zeitmanagement macht nicht erfolgreich durch "Zeit einteilen", sondern durch "Ziele erreichen".

Die vielen nützlichen Randgebiete und Details legen nahe, Zeitmanagement intensiv zu üben und auszuprobieren. Benutzen Sie dazu unser 25-Tage-Methodentraining.

Wer braucht Zeitmanagement?

Wer sowieso tun muss, was ihm gesagt wird, braucht seine Zeit nicht zu managen. Zeitmanagement ist etwas für Menschen mit "nicht strukturierter" Arbeitsweise. Das sind Menschen, die nicht als Sachbearbeiter immer wieder dasselbe tun, sondern, vielleicht als Führungskraft oder bei Projektarbeit, immer wieder andere Tätigkeiten haben.

Der Erfolg von Zeitmanagement beruht nicht nur auf der besseren Organisation, sondern mehr noch auf seiner psychologischen Wirkung. Diese lässt sich mit vereinfachten Methoden auch bei Sachbearbeitertätigkeit etc nutzen.

Ein weiterer Gesichtspunkt ist die Motivation. Für viele Menschen ist Zeitmanagement im Kern eine Motivationsmethode. Wer alles aufschreibt, was zu tun ist, kann alles abstreichen, was erledigt ist. Das gibt eine Menge Energie zurück. Überhaupt hat Schreiben etwas Magisches an sich. Ziele niederzuschreiben steigert das Commitment auf ein solches Ziel, unsere Selbstverpflichtung sozusagen, dieses Ziel zu erreichen. Das lässt sich auch im wissenschaftlichen Sinne leicht nachweisen. Bei gleichen Zielen sind diejenigen, die sie schriftlich festhielten, weitaus erfolgreicher.

Zeitplanbücher oder Zeitmanagement-Software?

Kernstück des Zeitmanagement ist die optimale Planung von Zielen, Zeit und Prioritäten. Früher benutzte man dafür üblicherweise ein Zeitplanbuch. Heute sind Smartphones eine wertvolle Unterstützung bei der Terminverwaltung. Für Zielverfolgung allerdings eignet sich bis heute Papier oder ein normaler PC deutlich besser. Mehr Details zur Entscheidung PC, Smartphone oder Zeitplanbuch ...

Wer in der Papierwelt bleiben möchte, nutzt einen Ringbuchordner oder ein Buch mit Federleisten im Format A6 mit einem Blatt pro Kalendertag. Ergänzende Organisationsteile sind ein alphabetisches Register sowie Wochen- und Monatsblätter.

Wer häufig am PC arbeitet, findet ein besonders gutes Organisationsmittel in meineZIELE, einem Programm, das nicht einfach nur ein Zeitplanbuch im PC abbildet sondern in arbeits- und erfolgsmethodischer Hinsicht weit mehr möglich macht als ein gewöhnlicher Organizer.

Das Zeitplanbuch hat den Zweck, schriftlich und lückenlos langfristige Ziele in immer handlichere Portionen zu zerteilen. Zeitplanbücher aus Papier legen immer einen Kalender zugrunde. Dann kommt man, ausgehend von einem Jahresplan auf Monats- Wochen- oder Tagespläne. Ein PC-Programm kann da mehr: Ein Outliner macht eine wesentlich stärkere Zielorientierung möglich.

Zeitplan-AbhängigkeitenZeitplanbücher aus Leder und Papier haben noch immer ihre Vorteile. Sie sind einfach und das Schreiben in Handschrift führt zu einem stärkeren Commitment. Die Vorteile der Software liegen da, wo große Anzahlen von Aufgaben auftreten und da, wo gleichzeitig auch Dokumente und Dateien mit den Aufgaben verwaltet werden sollen. Die klare Struktur von Zielen und Aufgaben führt zu einer Umschichtung von den weniger wichtigen zu den wichtigen Aufgaben und zu einem messbaren Erfolgszuwachs.

Entscheidend ist, dass man immer das in den Vordergrund stellt, was man erreichen möchte. Das sollte nicht im täglichen Kleinkram untergehen!

Mehr über Zeitplanbücher: zieletransparenter Tagesplan

Papier oder elektronischer Organizer?
Ein Kalender ist kein Zeitplanbuch
Produktbeispiel
Der Organisationsteil des Zeitplanbuchs

Aufgaben, die man in die Tagesplanung übernimmt, bestehen oft nur aus Stichworten. Je mehr die Formulierung die Form eines Ziels annimmt, desto besser. Auch kurze Aufgabentexte sollten nicht aussagen, was man tun, sondern was man erreichen will.

In der Papierwelt zwangen kleinformatige Zeitplanbücher im Format A6 zu einer prägnanten Ausdrucksweise und zur Konzentration auf Wesentliches. Auch gute Zeitmanagement Software kann Prägnanz fördern.

Planen mit Struktur

Zeitmanagement erfordert AnalysetoolsZeitmanagement entstand aus der Verwendung von Kalenderbüchern. Als Folge davon steht bis heute beim Zeitmanagement die Gliederung nach der Zeit im Vordergrund. Erfolgswirksamer wäre aber, nach der Sache zu gliedern. Das heißt: Aus großen unüberschaubaren Zielen durch sinnvolles Gliedern eine klare Struktur gewinnen mit kleinen, unmittelbar ausführbaren Einzelschritten.

Auf Papier ist strukturieren schwierig, auf dem PC aber kein Problem. Noch dazu kann man eine erfolgswirksame Gliederung erstellen und diese dann mit dem gleichen Produkt als Mind Map oder Sektormap ansehen (mit meineZIELE). Entscheidend ist, dass man das "Denken in Kalenderblättern" hinter sich lässt und lernt, in Zielen, Teilzielen und Aufgaben zu denken. Dann ergibt sich sogar eine Lösung für zugehörige Dokumente und Dateien von ganz alleine.

Aufgabe in Teile gliedernHier ein einfaches Beispiel:

Sie möchten einen neuen Arbeitsplatz finden.
Dann erstellen Sie eine einfache Gliederung der Dinge, die Sie dafür tun müssen.

Die Lösung für die Zusatzinfos ist bereits zu erkennen: Die Nummern, hinter Zeugnisse (A2) und Stellenanzeigen bearbeiten (A3) verweisen auf einen Pultordner oder ähnliches. Dann heißt das: Die Kopiervorlagen für die Zeugnisse liegen in Fach 2 und die ausgeschnittenen Stellenanzeigen haben Sie in Fach 3 gesammelt.

Elektronische Dokumente würde man als Hyperlink elektronisch verknüpfen. Man nennt dieses Verfahren sowohl beim Papier als auch bei Dateien "chaotische Ablage". Ein Klick und die Datei ist auf dem Bildschirm.

So kann man sich schnell eine klare Übersicht über eine größere Aufgabe verschaffen. Das vermeidet Aufschieben und das Risiko, etwas zu vergessen. Erst wenn klar ist, wo Sie hinwollen und was alles zu tun ist, planen Sie den Zeitpunkt.

Prioritäten

Jede Aufgabe versieht man mit einer Priorität. Meist reichen drei Stufen, also niedrige, mittlere und hohe Priorität. Grundsätzlich werden die Aufgaben mit hoher Priorität zuerst angepackt, völlig unabhängig davon, wie unangenehm sie sind oder wieviele unwichtige Aufgaben gleichzeitig anstehen.

 

Prioritäten setzen!

 

Wir wollen damit die Konzentration der Kräfte auf das Wesentliche erreichen. Wer streng nach Prioritäten vorgeht, ist stets sicher, daß er an seiner wichtigsten Aufgabe arbeitet. Selbst wenn man sein Tagespensum nicht erledigen kann, so ist man sich doch sicher, wenigstens die wichtigsten Ziele erreicht zu haben und nicht die Zeit mit irgendwelchen nebensächlichen Lieblingsaufgaben vertrödelt zu haben.

Extrem simpel und doch überaus wirksam ist die Top-3-Methode: Beginnen Sie jeden Tag damit, die drei wichtigsten Ziele dieses Tages festzulegen. Packen Sie an und lassen nicht mehr davon ab, bis alle drei erledigt sind. Ziehen Sie zwischendurch keine Aufgabe nach. Was sollte Sie noch unterbrechen können? Es waren schließlich Ihre wichtigsten Aufgaben. Diese völlig simple Methode hat schon Traumkarrieren eröffnet und große Vermögen geschaffen.

Orientieren Sie Prioritäten an Ihren Zielen und nicht nur an den Notwendigkeiten des Tagesgeschäfts!

Prioritäten ändern sich ständig. Mit dem Herannahen eines Termins empfinden wir das allmählich dringender Werdende, Eiliges also, als wichtig. Manchmal werden Aufgaben mit der Zeit wichtiger, insbesondere, weil ihre Vielzahl die Übersicht mindert. Meistens ist dieser Eindruck jedoch falsch. Zeitmanagement kann dazu beitragen, den objektiven Umgang mit Prioritäten zu fördern. Siehe auch Eisenhower-Prinzip.

Vorsicht übrigens: Wer sehr stark auf Prioritäten achtet, erreicht manchmal das Gegenteil, denn Zeitmanagement muss auch die Balance zwischen verschiedenen Lebensrollen wahren. Eine gute Lösung, hier in einem kurzen Info-Clip, ist eine zweistufige Prioritätenvergabe.
 

 

Salvador Dali, Zeit

Zeitverschwendung
Unterbrechungen
Störungen

Die dritte Säule des Zeitmanagement ist die systematische Beseitigung von Störungen und Unterbrechungen des Arbeitsablaufs. Störungen kommen nicht nur von außen.

Wer fühlt sich nicht an Salvador Dalis surrealistische Gemälde erinnert: Die Zeit schmilzt unwiederbringlich dahin. Es sind Störungen und Schwächen wie Unlust, Schwatzhaftigkeit, Tagträumen, Scheinarbeit, Übermüdung, Entscheidungsschwäche und dergleichen, die uns besonders viel Zeit rauben.

Es gibt im Wesentlichen zwei Verbesserungs-Ansätze:

Motivation: Viele innere Störungen, wie etwa Tagträumen, werden gleichzeitig eliminiert, wenn es gelingt, sich stärker zu motivieren. Da hilft das sichere Gefühl, gerade an der wichtigsten anstehenden Aufgabe zu arbeiten.

Systematisch Störungen beseitigen: Das beginnt stets mit einer Phase der Selbstbeobachtung. Man wertet aus, welche Störungen vorliegen, zählt sie auf und gewichtet sie. So gewinnt man nach einigen Tagen systematischer Auswertung einen klaren Eindruck, wo tatsächlich die meiste Zeit für Störungen verloren geht. Sind die Störungen erst einmal bekannt, dann sind Gegenmaßnahmen in der Regel leicht. Wichtig ist, diese Maßnahmen zu beschließen, schriftlich zu formulieren und in die Zeitplanung zu übernehmen.

Zeitmanagement-Training für die Praxis bietet unser (kostenloses) 25-Tage-Methodentraining

Mit meineZIELE erreichen Sie Ihre Ziele leichter


Setzen Sie klare Ziele!

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