Zeit Klug einteilen?
Schon
im Kindergarten lehrt man uns mit der Fabel vom
Hasen und der Schildkröte, dass derjenige der Schnellere
ist, der seine Zeit klüger einteilt. Doch erstaunlich
viele Menschen, die versuchen, ihre Zeit klug zu
verplanen, kriegen am Ende nichts auf die Reihe.
Warum?
Wodurch wirkt Zeitmanagement?
Schreiben hat etwas Magisches. Das Niederschreiben von Zielen ist vielleicht das beste Beispiel. Im Innersten unseres Herzens legen wir uns ein ganz klein wenig fest auf das Ziel, das wir aufschreiben. Wir gehen ein Commitment ein, eine Selbstverpflichtung. Unsere Gedanken drehen sich ein ganz klein wenig mehr, oftmals sehr viel mehr, um unsere Ziele. Und erstaunlicherweise führt uns diese unbewusste Selbstverpflichtung geradewegs zum gewünschten Erfolg.

Tipp:
Übrigens: Solche Commitments, egal ob schriftlich oder mündlich, werden ständig von guten Verkäufern und Verhandlern eingesetzt. Jemand, der auf einem Tupper-Abend aufgefordert wird, über seine Erfahrungen mit dem Produkt zu sprechen, wird sicherlich etwas Positives erzählen und geht dabei unbemerkt schon ein kleines Commitment ein ... Mehr über derartige psychologische Fallen finden Sie in dem ausgezeichenten Buch von Robert Cialdini: "Die Psychologie des Überzeugens".
Der Fluch des Zeitmanagement

Dieser einfache Sachverhalt ist die Basis der beträchtlichen Erfolge, die man durch Zeitmanagement erreichen kann. Doch zugleich ist es auch die Basis dessen, was man als "Fluch des Zeitmanagement" bezeichnen könnte: Commitment auf die immer kleineren Teilziele des Alltags, das Eilige, Kurzfristige, eigentlich Unwichtige, und daraus folgend immer noch mehr Verzettelung und noch mehr Überstunden. Die Kleinigkeiten werden erledigt, die großen Dinge bleiben auf der Strecke. Das ist es, was häufig aus Zeitmanagement entsteht, wenn man nicht lernt, die großen Ziele in den Vordergrund zu stellen.
Was fördert diesen Fluch?
Wenn wir durch Niederschreiben von Zielen ein Commitment eingehen, dann spielt es eine recht geringe Rolle, ob die Ziele groß oder klein sind. Haben wir erst einmal 35 Punkte für den heutigen Tag sorgfältig und mit blauer Tinte zu Papier gebracht, dann sind das 35 Verpflichtungen. Ein, zwei größere Monatsziele gehen in diesen vielen Punkten einfach unter. Und da diese auch noch allesamt eilig und leichter erreichbar sind, fühlen wir uns diesen kurzfristigen Commitments auch noch stärker verpflichtet als den längerfristigen, noch ohne Zeitdruck dastehenden Verpflichtungen.
Und das ist es auch, was wir immer wieder beobachten: Menschen, die Ihre Zeitplanbücher füllen und eine immense Menge von Punkten abarbeiten, häufig sogenannte Quick Wins. Und doch sind die Auswirkungen manchmal ähnlich denen von Aufschieberitis: Die Kleinigkeiten sind erledigt, die großen Ziele bleiben in weiter Ferne.
Was können wir im praktischen Leben tun, um nicht ständig in diese Falle zu tappen?
- Verwenden Sie ein möglichst kleinformatiges
Zeitplanbuch.
Beschränken Sie sich. Schreiben Sie nicht jede Kleinigkeit auf: Spickzettel-Effekt. Auf dem PC geht das übrigens bei Profi-Planungssystemen auch, z. B. können die "Coaching"-Funktionen von meineZIELE prägnantes Formulieren erzwingen - Verwenden Sie keinen einfachen Kalender als Zeitplanbuch. Dort bleibt gar kein Platz für die großen Ziele
- Verwenden Sie für Kleinigkeiten nur Stichworte
- Verwenden Sie für mittlere Ziele klare Zielformulierungen:
Schreiben Sie hier auf, was Sie tun müssen und was Sie erreichen wollen - Verwenden Sie bei großen Zielen die weiter unten dargestellten Verfahren
- Seien Sie besonders vorsichtig beim Vortrag
auf den nächsten Tag:
Oft schleppen wir Aufgaben tagelang mit. Prüfen Sie immer von Neuem,
ob es sich wirklich um etwas Wichtiges handelt - Nutzen Sie die Anfänge von Woche, Monat
oder Quartal immer von Neuem
zur Orientierung auf die längerfristigen Ziele - Planen Sie schriftlich Ihre langfristigen Ziele (nach Jahr, Quartal, Monat etc oder, noch besser, nach Rollen)
Was genau aufschreiben?
Wenn
wir der Wirkungsweise unserer Zielformulierungen
auf den Grund gehen, dann stellen wir fest: Wir
brauchen einerseits eine aktive Rolle für uns selbst.
Erfolg ist, wenn durch Denken, Planen und Handeln
das eintritt, was wir wollen. Das Denken, Planen
und Handeln gehört immer dazu. Wenn Sie festhalten,
wie Sie handeln möchten, dann stützen Sie sich nicht
in erster Linie auf das, was andere tun müssen.
Als "Ich beauftrage Frau Müller ..." ist
besser als "Frau Müller erledigt ..."
Andererseits brauchen wir ein Ziel, das sozusagen
als Leuchtturm aus der näheren oder ferneren, ansonsten
dunklen Zukunft ragt. Wir brauchen einen "Endzustand",
auf den hin wir unsere Gedanken und unser Handeln
richten können.
Die ideale Zielformulierung verbindet beides. Wir sagen also: "Ich will um 10 Uhr Dr. Pauls anrufen, über den Linzenzvertrag sprechen und meinen Preis und meine Laufzeitvorstellung durchsetzen."