So halten Sie Ihr Projekt
im Zeitplan

Verlorenes Geld ist ersetzbar. Verlorene Zeit ist vorbei. Versäumte Termine können ein ganzes Projekt zum Scheitern bringen. Das gilt auch bei alltäglichen Kleinprojekten. Das entscheidende Hilfsmittel ist das Gantt-Diagramm.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm zeigt den zeitlichen Ablauf eines Projekts und seiner Teilschritte. Beginn und Dauer einzelner Schritte werden einfach als farbige Balken markiert, wie man es z. B. von einem Urlaubskalender kennt. Gantt-Diagramme sind leicht zu erstellen und weit verbreitet.

Die ganz simple Grundidee hinter dem Gantt-Diagramm ist, zuerst die Aufgaben zu benennen und dann erst die Zeit dafür festzulegen. Das Gegenteil, vom Kalender auszugehen und zu sehen, was da noch so hineinpasst, hat sich bis heute in des Massenprodukten des Zeitmanagement gehalten. Die Gantt-Idee gibt es allerdings sowohl im persönlichen Zeitmanagement als auch natürlich im professionellen Projektmanagement mit Softwareprodukten realisiert.

Gewöhnlich besteht ein Gantt-Diagramm aus drei Teilen: Links (1) zählt man in gegliederter Form die anstehenden Projektschritte und Aufgaben dar. Dann folgen in der Regel weitere Informationsspalten (2), wie ausführende Person, Datum, Zeiten, Dauer etc.

 

 

Rechts daneben (3) wird der zeitliche Ablauf in graphischer Form dargestellt. Ein Gantt Diagramm hat also nicht nur seinen graphischen Bestandteil. Oft meint man mit Gantt-Diagramm das ganze Projektmanagementsystem, zu dem es gehört.

Der zeitliche Umfang eines Gantt-Diagramms kann sehr unterschiedlich sein. Große Projekte dauern oft Jahre. Andere dauern nur Stunden oder Tage (Im Screenshot zu sehen ist ein Teil einer Software-Umstellung mit Tests über insgesamt 5 Kalendertage.)

Gantt oder Scrum?

Wenn Projekte "schlecht planbar" und nicht allzu groß sind und wenn es keine Gewerke gibt, wie etwa bei Bauprojekten, dann findet man immer öfter ein alternatives, wesentlich einfacheres Projektmanagementsystem mit dem Namen Scrum. Dieses hat seine besonderen Stärken, wenn es gilt, in kurzen Feedback-Zyklen ein System aufzubauen, bei dem man zu jedem Zeitpunkt ein ablieferbares Ergebnis haben möchte und dieses einfach immer weiter ausbaut. Das trifft zum Beispiel sehr gut auf Softwareentwicklung und auf Beratungsleistungen zu. Mehr über Scrum und ein Beispiel, wie Scrum und Gantt-Diagramme kombiniert werden können, finden Sie hier ...

Gleichzeitig oder nacheinander?

Ein Gantt-Diagramm zeigt hervorragend den sequentiellen und den parallelen Fortschritt eines Projekts. Also: Welche Aufgaben können gleichzeitig nebeneinander herlaufen und welche Aufgaben müssen nacheinander erledigt werden, weil sie aufeinander aufbauen.

 Für die Darstellung von komplizierten Abhängigkeiten und Verflechtungen ist es dagegen weniger geeignet (siehe PERT-Diagramm). Dafür ist die Darstellung übersichtlicher und es ergibt sich auch bei weniger exakter Planbarkeit bereits eine brauchbare Aussagekraft.

Was zeigt dieses Gantt-Diagramm?

Im nächsten Beispiel sind Aufgaben untereinander aufgezählt. Sie sind jeweils mit Anfang, Ende und Dauer versehen. Der graphische Teil zeigt einen Kalenderausschnitt von 13 Tagen. Wochenenden sind gelb unterlegt. Blau eingezeichnet ist jeweils die geplante Ausführungszeit einer Aufgabe.

Dieses Diagrammbeispiel sieht bestechend einfach aus. Hier fehlen allerdings wichtige graphische Elemente wie Hervorhebungen übergeordneter Sammelaufgaben bei gleichzeitiger Darstellung von Teilschritten sowie Verbindungslinien zur Darstellung von Abhängigkeiten. Außerdem fehlt die Darstellung des Erfüllungsgrads (z. B. bei Erfüllung von 60% einer Aufgabe wäre die Linie nicht komplett blau, sondern die ersten 60% in grün etc.)

Parallele Projektschritte

Ein Gantt-Diagramm soll zeigen, welche Projektschritte parallel abgearbeitet werden können und welche hintereinander. Für große Projekt mit einer Vielzahl von Projektbeteiligten ist ein Gantt-Diagramm praktisch immer erste Wahl für die Projektorganisation. Große Projekte sind natürlich auch die Domäne der besonders funktionsstarken Projektmanagement-Software wie Microsoft Project (Amazon Affiliate Link) .

Gantt bei Kleinprojekten?

Ganz anders sieht es auf den ersten Blick bei Kleinprojekten aus, insbesondere bei Projekten einer Einzelperson.
Hier steht eine gute Gliederung im Vordergrund. Parallele Vorgänge spielen kaum eine Rolle.

Arbeitsmethodisch gesehen kommt aber ein ganz wichtiger Aspekt hinzu: Einzelpersonen und sogar kleine Teams neigen dazu, aus der Sicht des Kalenders zu denken und zu handeln. Oberflächlich ausgedrückt, blickt man sozusagen auf den Kalender und entscheidet dann, wie man die noch verfügbaren Lücken füllt. Sinnvoll ist genau die umgekehrte Denkweise. Dem Gantt-Diagramm kommt hier eine Schlüsselrolle zu. Es listet zuerst auf, was zu tun und zu erreichen ist. Dann erst, wann man das tut. Die Nutzung von Gantt-Diagrammen erzieht gerade bei solchen Kleinprojekten zu ergebnisorientiertem Denken. Für das Management von Kleinprojekten eignet sich besonders meineZIELE.

Gantt-Diagramme in der Produktion

Man findet Diagramme dieser Art auch intensiv genutzt, wenn es z. B. um die Fertigungsplanung eines Maschinenparks geht. Wenn man hier auch nicht von Projekten spricht, sondern von Produktion, so ist doch der arbeitsmethodische Hintergrund oft ganz ähnlich.

Selbst bei der Belegungsplanung unabhängiger Maschinen, man denke etwa an Kunststoff-Spritzguss, zeichnet man simple Zeitstrahlen und spricht dann doch von einem Gantt-Chart. Das liegt daran, dass es eben doch immer wieder Abhängigkeiten gibt wie mehrere Farben auf dem gleichen Werkzeug oder Kerne aus geringwertigerem Material, die von einer zweiten Maschine bereitgestellt werden müssen. In der Praxis können deshalb in der Produktionsplanung Gantt-Diagramme ganz ähnlich aussehen wie im Projektmanagement.

Vorsicht Tempoverlust bei Über-Interpretation

Die Erstellung eines Gantt-Diagramms macht natürlich Aufwand. Und auch aus einem zweiten Grund möchte man seine Diagramme nicht ausufern lassen: Zu viele Positionen erschweren den Überblick.

Fasst man zu große Aufgabenblöcke zusammen, dann zeigt das Diagramm manche Abhängigkeiten zu streng. Vielleicht kann man an einer Ecke eines Geländes schon mit der Bepflanzung beginnen, während woanders noch letzte Pflasterarbeiten im Gange sind. Stellt man im Diagramm diese Arbeiten nur jeweils als einen Block dar, dann ist diese Möglichkeit nicht erkennbar. Dann sagt das Diagramm: Mit der Bepflanzung kann erst begonnen werden, wenn die Pflasterarbeiten abgeschlossen sind. Viele Möglichkeiten zur Projektbeschleunigung werden so verschleiert.

Es lohnt sich, nicht nur aus diesem Grund, die Aufzählung der Aufgaben sehr sorgfältig und im Zweifelsfall auch sehr kleinteilig zu machen.

Wie erstellt man Gantt-Diagramme?

Bei kleinen, einfachen Projekten mit wenigen Projektbeteiligten kommt es in der Regel auf Einfachheit und auf die direkte Umsetzbarkeit an. Dann verwenden Sie meineZIELE, das als Projektmanagement Software speziell auf Kleinprojekte ausgelegt ist.

 

 

Bei Großprojekten braucht man zusätzlich eine gute Budgetüberwachung und eine umfassende Ressourcensteuerung. Projektmanagement Software enthält immer eine Komponente für Gantt-Diagramme, aber auch einen hohen Verwaltungsanteil in Form anderer Komponenten. Eine Kernaufgabe des Projektmanagement ist es, Projektverläufe mit ihren Höhen und Tiefen gegenüber Vorgesetzten zu vertreten. Das rückt eine professionelle Visualisierung in den Vordergrund. Wer seine Wände mit Projektplänen tapezieren muss, braucht ein solches, hoch entwickeltes Projektsteuerungsprogramm. Unverzichtbar ist gute Projektmanagement-Software auch, wenn Kritische Pfade (cpm) dargestellt und laufend beobachtet werden sollen.

In einem Gantt-Diagramm werden Aufgaben in der Regel nach ihrem frühesten Starttermin sortiert. Durch den Einsatz von Farben und zusätzlichen senkrechten Linien lassen sich Gliederungen nach ausführenden Personen oder Teams und die Abgrenzung einzelner Projektphasen ohne Einbußen für die Verständlichkeit hinzufügen.

Es gibt in Gantt-Diagrammen nicht nur die Zeitbalken, mit denen eine Dauer und, wie im obigen Screenshot, ein Fertigstellungsanteil gezeigt wird. Mit Verbindungspfeilen kann man zeitliche Abhängigkeiten zeigen. Oft verwendet werden auch Meilensteine. Das sind einfach Zeitpunkte ohne Dauer, die als Raute dargestellt werden. Immer wieder sieht man auch Klammern, die einen Projektabschnitt symbolisieren.

Für Ihre Überzeugungsarbeit

Gantt-Diagramme eignen sich nicht nur für das eigentliche Projektmanagement.

Da diese Darstellungen unmittelbar verständlich sind, kommen sie auch für die Präsentation von Projekten infrage, insbesondere wenn die Vielzahl paralleler Tätigkeiten herausgestellt werden soll.

Gantt Diagramme stehen dann in der Regel auch nicht alleine. Für die intensive visuelle Begleitung von Projekten empfiehlt sich eine sorgfältige Planung. Verwenden Sie immer wieder gleichartige Darstellungen.

Man findet Gantt-Diagramme im Wesentlichen im Projektmanagement. Daneben gibt es aber auch Anwendungen im Bereich Prozessmanagement, für die vergleichbare Diagramme eingesetzt werden.

Welche weiteren Infos sind wichtig?

Im Umfeld von professionellem Projektmanagement interessieren Sie sich möglicherweise für den Projektstrukturplan (Screenshot). Im Umfeld des persönlichen Zeitmanagement oder Multiprojekt-Management von Kleinprojekten werden Sie sich möglicherweise für Mindmaps oder Sektor-Maps interessieren.

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