To-do-Liste:
Ein Erfolgs-Risiko?

Praktisch jeder nutzt To-Do-Listen. Wahrscheinlich auch Sie. Eine To-Do-Liste ist alltäglich, wirklich nützlich und klingt harmlos. Sie birgt aber ein heimtückisches Erfolgsrisiko.

Was ist eine To-do-Liste?

"To do" heißt auf deutsch: "zu tun". Die To-do-Liste ist ein sehr einfaches Hilfsmittel des Zeitmanagement. Man notiert Punkt für Punkt, was zu tun ist. Dann arbeitet man die Liste ab und streicht Erledigtes durch.

Hauptzweck der To-Do-Liste ist Übersicht und "nichts vergessen". Gemacht werden muss eigentlich alles, was draufsteht. Schafft man trotzdem nicht alles, wäre allerdings blöd, wenn Unwichtiges erledigt wäre und Wichtiges liegengeblieben. Deshalb gibt es Prioritäten: Festlegen, was wichtig ist.

Auf einer To-do-Liste kann man ganz einfach Prioritäten setzen: Ein, zwei oder drei Striche hinter jeder Aufgabe markieren die Wichtigkeit.

Was ist gut an der To-do-Liste?

Die To-do-Liste ist sehr einfach. Außer Papier und Bleistift wird nichts benötigt. Man vergisst nichts mehr. Man ist motiviert und geht systematisch vor. Man hat Erfolgserlebnisse, wenn man die Aufgaben als erledigt durchstreicht. Mit einer solchen Liste gelingt mehr als ohne. Insofern ist das eigentlich eine perfekte Sache.

Was ist daran schlecht?

Solange es um eine To-do-Liste für einen einzelnen Tag geht, eben um ein Stück Papier, gibt es methodisch nichts auszusetzen. Im Gegenteil.

Doch To-do-Listen werden heute immer öfter elektronisch geführt. In wenigen Jahren wird die Hälfte der Weltbevölkerung mit einem Smartphone unterwegs sein. To-do-Listen werden in Outlook oder Lotus Notes geführt oder mit Cloud-Services wie Toodledo. Das schafft nun erhebliche Probleme: Die Listen werden immer länger. Sie enthalten viel mehr Aufgaben, als man an einem Tag erledigen kann. Unangenehmes wird verschleppt. Lieblingsaufgaben vorgezogen.

Und wir beobachten außerdem: Je "besser" die To-do-Liste, desto mehr fokussieren wir uns auf das, was zu erledigen ist. Keiner fragt mehr: "Was will ich erreichen?" oder gar "Was will ich langfristig erreichen?". Der Blick für die großen Ziele geht völlig verloren. Unser Blick wendet sich den Kleinigkeiten zu. Wir haben immer mehr, aber auch immer kleinere und immer noch kleinere Erfolge.

Jede To-do-Liste, die über einen Tag hinausreicht, birgt eine heimtückische Falle! Nutzen Sie einen Outliner.

Wer also eine To-do-Liste auf diese Weise nutzt, hat ein Problem: Er glaubt, er hätte mehr geleistet als zuvor und hat doch in der Summe weniger Erfolg.

Wie kann man das besser machen?

Ganz wesentlich besser ist, wenn es gelingt, den Blick auf das Wesentliche und den täglichen Kleinkram wirksam zu trennen. Bei persönlicher Arbeitsmethodik spricht man von Zielorientierung oder von Zielplanung.

• Beschränken Sie jede To-do-Liste auf den aktuellen Tag
• Unterscheiden Sie zwischen Zielen und Aufgaben
• Gliedern Sie: Großes Ziel, Teilziele, Aufgaben, Teilaufgaben ...

Erfolg ist zu einem großen Teil Sache der Psychologie. Und das hat auch nichts Geheimnisvolles an sich, sondern dreht sich genau um diese konkret fassbaren Maßnahmen. Sie werden erheblich erfolgreicher, wenn Sie so vorgehen.

Welche Werkzeuge
nutzt man dafür?

Im einfachsten Fall reicht auch heute noch Papier und Bleistift. Aber Gliederungen sind etwas Lebendiges. Auch im Papierzeitalter benutzte man für solche Gliederungen Karteikästen oder, wie bei der erfolgreichen Hirt-Methode, ausgefeilte Formulare.

Heute sind Softwareprodukte auf dem Markt. Es gibt die populären, aber methodisch eng begrenzten  Mindmap-Lösungen wie Freemind, Cloud Services wie effectiviTREE, aber auch integrierte Gesamtlösungen wie meineZIELE.

Strukturierte To-do-Listen

Der Sonderfall "Mindmap auf Papier" ist, wenn überhaupt, wie die normale Todo-Liste nur für den Kleinkram des Tages sinnvoll.

Doch eine klare Struktur wäre sinnvoll, insbesondere wenn sich das Abarbeiten einer To-do-Liste über mehrere Tage erstrecken wird. Mit Papier und Bleistift wäre Strukturieren wie im Screenshot rechts eine mühsame Sache. Man müsste große Lücken lassen, um noch Dinge an der richtigen Stelle einfügen zu können. Auf dem PC geht das perfekt.

Stichworte?

Für größere Aufgaben und Ziele eignen sich Stichworte nicht. Perfekt wäre, als richtigen Satz aufzuschreiben, was genau man erreichen will. Eine Willensbekundung ist wirksam. Je mehr wir vom "to do" zum "Ziele setzen" kommen, desto motivierender und erfolgswirksamer wird unsere Liste.

Bei einer To-do-Liste aus Papier machen wir uns diese Mühe nicht, auch wenn es sinnvoll wäre. Aber gäbe es da einen sinnvollen Kompromiss? Ja, den gibt es:

Ähnlich wie "Ich will erreichen, dass ...", wirkt es auch, wenn wir das eine oder andere motivierende Adjektiv einfügen. Also nicht "neue Christbaumkugeln kaufen", sondern "schönere", nicht einfach nur einen Wildschweinbraten, sondern einen leckeren Wildschweinbraten besorgen und nicht einfach nur "Graphik für den Chef fertigstellen", sondern eine verständliche, überzeugende, perfekte oder umwerfende Graphik. Es kostet nur Sekunden, Wörter wie frisch, lecker, preiswert und schön vor das eine oder andere Stichwort der To-do-Liste zu setzen. Doch die motivierende Wirkung ist es wirklich wert.

Fortsetzen oder neu anfangen?

Soll man eigentlich die To-do-Liste von gestern einfach weiterverwenden, obwohl da schon einiges durchgestrichen ist? Oder lieber neu anfangen?

Klare Antwort: Auf dem PC arbeitet man einfach weiter, weil Erledigtes gelöscht ist und höchtens noch in der Erfolgssammlung schlummert. Auf Papier fängt man neu und sauber an. Unterschätzen Sie nicht die klärende und motivierende Wirkung eines täglichen Neuanfangs. Wer Kleinigkeiten mehrmals aufschreiben muss, verschwendet Zeit. Dann sollten Sie dringend zur PC-Lösung greifen. Aber bei größeren Zielen?

Wer ein großes Ziel zweimal aufschreiben muss, hat nur Vorteile davon. Das zweite Mal aufschreiben ist ein erneutes Verarbeiten. Wir formuliern neu. Wir setzen Prioritäten neu. Es ist wie beim Aufsatzschreiben in der Schulzeit: Auch wenn das Konzept noch so gut geschrieben war, fanden wir bei der Reinschrift im Aufsatzheft doch auch immer noch elegantere und griffigere Formulierungen. Großen Zielen, wie gesagt, tut das gut.

Was ist mit Cloud Services wie Toodledo?

Eine To-Do-Liste mit einem Cloud Service bleibt eine Lösung für die Kleinigkeiten. Der Vorteil ist: Ihre Todo Liste wird irgendwo in der Cloud gespeichert und der Service macht sie vom iPhone, vom Android-Gerät, vom PC im Internet-Cafe oder vom Windows-Handy gleichermaßen und automatisch zugänglich: Das ist die Lösung im kurzfristigen Bereich. Da, wo die Vorteile der To-do-Liste klar überwiegen. Ein Service wie Toodledo ist dafür sehr empfehlenswert. Für die großen Ziele und für alles, was über den Tag hinausreicht, ist das zuwenig.

Gliederung in der Cloud

Mit der Web App effectiviTREE steht ein (für die meisten Anwendungsfälle kostenloses) professionelles Tool zur Verfügung, das von vorneherein als Outliner in Form einer Gliederung gebaut ist.

Übrigens hat effectiviTREE noch einen weiteren großen Vorteil: Was Sie dort aufschreiben, verlässt Ihr eigenes Gerät nur verschlüsselt. Nichts und niemand liest mit.

Welchen Zusatznutzen kann man generieren?

Immer mehr Aufgaben sind mit Papierdokumenten oder Dateien oder Emails verbunden. Auf einem Zettel mit einer To-do-Liste haben Sie diese Verbindung nicht. Bei Insellösungen wie Mind Map Programmen kann man manchmal solche Verbindungen herstellen. Perfekt ist das bei integrierten Systemen wie meineZIELE oder abgespeckten Projektmanagement-Programmen.

Kann man die Methoden kombinieren?

Mit einem Erfolgsmethodensystem wie meineZIELE kann man natürlich auch eine simple To-do-Liste führen wie etwa in Toodledo. Umgekehrt geht das aber nicht. Das Sinnvollste ist oft genug, größere Ziele und Projekte mit einem System wie meineZIELE zu organisieren, den täglichen Kleinkram dagegen mit einem Stück Papier.

Auf pfiffige Systeme wie Toodledo muss man deswegen aber nicht verzichten. So hat meineZIELE Schnittstellen zu effectiviTREE, Toodledo, Outlook, Lotus Notes, Mind Manager, Freemind und so weiter. Entscheidend ist: Formulieren Sie Ziele und packen Sie an. Und verlassen Sie die simple To-do-Liste, sobald sie über den Tag hinausreicht.

Wie geht es weiter?

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• Oder lieber nicht weiterlesen sondern Handeln Sie! Testen Sie meineZIELE. Denn To-Do-Listen waren gestern.