Womit organisiere ich mich?
Ist
es sinnvoller, seine Zeit mit einem Zeitplanbuch
aus Papier zu planen? Oder mit dem Smartphone? Oder
direkt im PC? Mit Organizer-Software oder gibt es
etwas Besseres? Was kann Zeitmanagement-Software
heute? Für wen ist welche Lösung die beste?
Was ist arbeitsmethodisch sinnvoll?
Ein
Organizer ist nur dann nützlich, wenn mit ihm mehr
gelingt als ohne. Es kommt also auf die pfiffigsten
Arbeitsmethoden an. Was nur gut aussieht,
macht
sich vielleicht gut auf einem Schulhof,
bringt
aber im Berufsleben so wenig Zusatznutzen wie der
Krokodilledereinband eines Taschenkalenders. Arbeitsmethodik
eignet sich nicht als Statussymbol.
Was also ist wirklich erfolgswirksam?
1. Klassische Lösung: Zeitplanbuch aus Papier
Wenn
schon Papier, dann wählen Sie bitte ein Zeitplanbuch
im Format DIN A6 (Westentaschenformat). Das kleine
Format zwingt zur Konzentration auf das Wesentliche.
Die Zeiten, in denen riesige Zeitpanbücher im A5-Format
Kompetenz und Tatkraft ausstrahlten, sind vorbei.
Wichtig sind: Passendes Kalendarium, alphabetisches Register.
Unwichtig, außer für sehr spezielle Anwendungen, ist die Vielzahl an Formularen, die praktisch alle Anbieter von Zeitplanbücher beider Größen anbieten. Verwenden Sie, wann immer möglich, einfache karierte Blätter ohne Vorgaben.
Wer unbedingt Blätter mit dem Computer bedrucken möchte, um sie dann in ein Zeitplanbuch einzuheften, braucht ein Buch mit Ringverschluss. Das ist leider unnötig dick und eine enorme Platzverschwendung, die linke Seite kann nur mühsam beschrieben werden und für Linkshänder ist das gänzlicher Unfug.
Wirklich
genial sind Bücher mit sogenannten Federleisten.
Hier kann man die linke Seite beschreiben, das Buch
ist sehr schlank. Das Einhängen von Dokumenten ist
in Form von "Faltbüchern" möglich. Meine Empfehlung:
Intelligent, elegant und methodisch perfekt ist
das erst seit wenigen Jahren verfügbare
Zeitplanbuch X47.
Gegenüber elektronischen Organizern hat das herkömmliche Zeitplanbuch den Vorteil der Handschrift. Schreiben statt Tippen ergibt eine wesentlich stärkere und ganzheitlichere Gehirnaktivierung. Was dagegen fehlt, sind Sortierfunktionen, sauberes Radieren und Kommunikationsunterstützung ...
Eine Brücke zwischen Papier und Elektronik: "WHITELINES LINK".
Genial:
Brieftaschen-Zeitplanbuch
Die perfekte Flächennutzung der gerade genannten X47-Technik macht auch Zeitplanbücher möglich, die noch deutlich kleiner sind als die üblichen Timer in A6-Format. Besonders genial finde ich die weltweit einzigartigen Duo-Produkte: Geldbörse und Zeitplanbuch in einem einzigen Produkt. Schon der kleinere, der Duo1, hat zwei Geldscheinfächer, bis zu drei Zeitplanhefte, Platz für vier Kreditkarten, Ausweis, Kalender, Faltbuch und Stift und hat doch Platz in der Tasche eines Herrenhemds!!
Das ist übrigens aus der gigantischen Vielfalt
verfügbarer Zeitplanbücher meine persönliche Wahl.
(Ich persönlich benutze den
Duo1 und
meineZIELE.)
2. Zeitmanagement-Software für Wiederholtätigkeiten: Organizer
Bei der Organizersoftware kann man klar zwischen zwei Anwendergruppen unterscheiden: "Sachbearbeiter" und "Manager". Die Lösung für "Sachbearbeitertätigkeit", also das immer wieder neue Wiederholen ähnlicher Aufgaben, ist heute allgemein Microsoft Outlook oder Lotus Notes.
Das
angenehmste Produkt dieser Art war der inzwischen
veraltete Lotus Organizer. Mit hervorragender Optik
und intuitiv bedienbarer Oberfläche war er den papierenen
Zeitplanbüchern nachempfunden. Insbesondere, wer
lange ein normales Zeitplanbuch gewohnt war, wusste
ein solches Hilfsmittel zu schätzen. Das Programm
machte im Wesentlichen papierlos das, was ein beliebiges
Zeitplanbuch aus Papier auch schon konnte.
Ich persönlich halte den Lotus Organizer, was die Motivation und Nutzbarkeit angeht, für den heutigen Marktführern überlegen. Immerhin ein Software-Zeitplanbuch, das seinen Namen verdient. Aber hinter dem, was heute an erfolgswirsamer Unterstützung möglich ist, bleibt er weit zurück. Er bietet eine gute Aufgabenverwaltung, hilft aber nicht, sich an Zielen zu orientieren, sondern nur an Tätigkeiten und Terminen.
Diese kalenderorientierten Produkte eignen sich gut für den "täglichen Kleinkram". Für Entscheider sind sie dagegen eher ein Hindernis als eine Hilfe. Trotzdem ist natürlich Zeitmanagement-Software für "Sachbearbeitertätigkeit" fast auf jedem PC zu finden. Das ist der Standard und große Unternehmen zwingen alle ihre Angestellten, unabhängig von deren Tätigkeit, zur Nutzung dieser Art von Software.