Welcher Organizer
bringt mehr?

Womit organisiere ich mich?

Ist es sinnvoller, seine Zeit mit einem Zeitplanbuch aus Papier zu planen? Oder mit dem Smartphone? Oder direkt im PC? Mit Organizer-Software oder gibt es etwas Besseres? Was kann Zeitmanagement-Software heute? Für wen ist welche Lösung die beste?

 

Was ist arbeitsmethodisch sinnvoll?

Ein Organizer ist nur dann nützlich, wenn mit ihm mehr gelingt als ohne. Es kommt also auf die pfiffigsten Arbeitsmethoden an. Was nur gut aussieht,
macht sich vielleicht gut auf einem Schulhof,
bringt aber im Berufsleben so wenig Zusatznutzen wie der Krokodilledereinband eines Taschenkalenders. Arbeitsmethodik eignet sich nicht als Statussymbol.

Was also ist wirklich erfolgswirksam?

1. Klassische Lösung: Zeitplanbuch aus Papier

Wenn schon Papier, dann wählen Sie bitte ein Zeitplanbuch im Format DIN A6 (Westentaschenformat). Das kleine Format zwingt zur Konzentration auf das Wesentliche. Die Zeiten, in denen riesige Zeitpanbücher im A5-Format Kompetenz und Tatkraft ausstrahlten, sind vorbei.

Wichtig sind: Passendes Kalendarium, alphabetisches Register.

Unwichtig, außer für sehr spezielle Anwendungen, ist die Vielzahl an Formularen, die praktisch alle Anbieter von Zeitplanbücher beider Größen anbieten. Verwenden Sie, wann immer möglich, einfache karierte Blätter ohne Vorgaben.

Wer unbedingt Blätter mit dem Computer bedrucken möchte, um sie dann in ein Zeitplanbuch einzuheften, braucht ein Buch mit Ringverschluss. Das ist leider unnötig dick und eine enorme Platzverschwendung, die linke Seite kann nur mühsam beschrieben werden und für Linkshänder ist das gänzlicher Unfug.

Wirklich genial sind Bücher mit sogenannten Federleisten. Hier kann man die linke Seite beschreiben, das Buch ist sehr schlank. Das Einhängen von Dokumenten ist in Form von "Faltbüchern" möglich.  Meine Empfehlung: Intelligent, elegant und methodisch perfekt ist das erst seit wenigen Jahren verfügbare Zeitplanbuch X47.

Gegenüber elektronischen Organizern hat das herkömmliche Zeitplanbuch den Vorteil der Handschrift. Schreiben statt Tippen ergibt eine wesentlich stärkere und ganzheitlichere Gehirnaktivierung. Was dagegen fehlt, sind Sortierfunktionen, sauberes Radieren und Kommunikationsunterstützung ...

 Eine Brücke zwischen Papier und Elektronik: "WHITELINES LINK".

Genial: Brieftaschen-Zeitplanbuch

Die perfekte Flächennutzung der gerade genannten X47-Technik macht auch Zeitplanbücher möglich, die noch deutlich kleiner sind als die üblichen Timer in A6-Format. Besonders genial finde ich die weltweit einzigartigen Duo-Produkte: Geldbörse und Zeitplanbuch in einem einzigen Produkt. Schon der kleinere, der Duo1, hat zwei Geldscheinfächer, bis zu drei Zeitplanhefte, Platz für vier Kreditkarten, Ausweis, Kalender, Faltbuch und Stift und hat doch Platz in der Tasche eines Herrenhemds!!

Das ist übrigens aus der gigantischen Vielfalt verfügbarer Zeitplanbücher meine persönliche Wahl. (Ich persönlich benutze den Duo1 und meineZIELE.)
 

2. Zeitmanagement-Software für Wiederholtätigkeiten: Organizer

Bei der Organizersoftware kann man klar zwischen zwei Anwendergruppen unterscheiden: "Sachbearbeiter" und "Manager". Die Lösung für "Sachbearbeitertätigkeit", also das immer wieder neue Wiederholen ähnlicher Aufgaben, ist heute allgemein Microsoft Outlook oder Lotus Notes.

Das angenehmste Produkt dieser Art war der inzwischen veraltete Lotus Organizer. Mit hervorragender Optik und intuitiv bedienbarer Oberfläche war er den papierenen Zeitplanbüchern nachempfunden. Insbesondere, wer lange ein normales Zeitplanbuch gewohnt war, wusste ein solches Hilfsmittel zu schätzen. Das Programm machte im Wesentlichen papierlos das, was ein beliebiges Zeitplanbuch aus Papier auch schon konnte.

Ich persönlich halte den Lotus Organizer, was die Motivation und Nutzbarkeit angeht, für den heutigen Marktführern überlegen. Immerhin ein Software-Zeitplanbuch, das seinen Namen verdient. Aber hinter dem, was heute an erfolgswirsamer Unterstützung möglich ist, bleibt er weit zurück. Er bietet eine gute Aufgabenverwaltung, hilft aber nicht, sich an Zielen zu orientieren, sondern nur an Tätigkeiten und Terminen.

Diese kalenderorientierten Produkte eignen sich gut für den "täglichen Kleinkram". Für Entscheider sind sie dagegen eher ein Hindernis als eine Hilfe. Trotzdem ist natürlich Zeitmanagement-Software für "Sachbearbeitertätigkeit" fast auf jedem PC zu finden. Das ist der Standard und große Unternehmen zwingen alle ihre Angestellten, unabhängig von deren Tätigkeit, zur Nutzung dieser Art von Software.

3. Zeitmanagement-Software für ziel- und projektbezogenes Arbeiten:
Erfolgssysteme / Managementsoftware

Die Anforderungen an Zeitmanagement-Software für Managementtätigkeiten, für Menschen, die immer wieder etwas anderes, meist projektartiges tun, fallen in die Kategorie Managementsoftware. Wer nicht nur abwickeln, sondern planen, entscheiden und etwas erreichen will, der braucht nicht nur einen Kalender, sondern vor allem sinnvolle Strukturierungsmittel. Für jede Art von Management- oder Projektarbeit braucht man ein flexibles System mit hierarchisch struturierten Einträgen für seine Aufgaben und Ziele.

Die üblichen Organizer mit ihren linearen ToDo-Listen sind dafür nicht zu gebrauchen. Zumindest leisten sie keinerlei erfolgsrelevanten Beitrag.

 

 

Das methodisch pfiffigste Produkt dieser Art, ein tatsächlich erfolgswirksames System, ist meineZIELE. Das ist eine Zeitmananagement Software mit besonderen Stärken in der langfristigen Klärung und Erreichung größerer Ziele. Aber den täglichen Kleinkram beherrscht es ebenfalls. Genial ist die "1-Griff-Ablage". Dokumente, sowohl auf Papier als auch elektronisch, werden nicht "geordnet", nach Aktenplan sozusagen, sondern "zugeordnet", den Zielen und Aufgaben nämlich.

Das Produkt ist also gleichzeitig die Ideallösung für "lebende Dokumente". Nähere Informationen über meineZIELE finden Sie hier.

In größeren Unternehmen wird meist Lotus Notes oder Outlook für die Kommunikation eingesetzt. Das gilt auch für das Kalenderwesen und die zahlreichen "Meetings". Wer eine Managementsoftware braucht, kann beide Produkte leicht mit meineZIELE kombinieren.

Es ist einfach, eine Managementsoftware wie meineZIELE auch für Wiederholtätigkeiten einzusetzen. Umgekehrt funktioniert das aber leider nicht so gut. Deshalb sind auch Berufsgruppen wie z. B. Zahnärzte, mit einem hohen Zeitanteil an Wiederholtätigkeiten, gut beraten, sich an dem zeitlich kleineren, aber sehr wichtigen Management-Anteil ihres Zeitmanagements zu orientieren. 

 

 

Große Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern häufig keine Nutzung von Managementsoftware. Als Notlösung haben sich daher vielerorts Mindmap-Programme als Ersatz für Zeitmanagement Software eingeschlichen. Mind Maps sind ein gutes Hilfsmittel beim Lernen und bei der Ideenfindung. Sie haben jedoch im Zeitmanagement nichts verloren.

Beim Zielemanagement sind sie dagegen eine ausgezeichnete zweite Sichtweise. (Das zweite Auge bringt die Perspektive). So kann z. B. bei meineZIELE aus der prioritätsbetonten Ziele-Ansicht auf die strukturbetonte Mindmap-Ansicht hin- und her gewechselt werden.

Bei Zeitmanagement Software für Personen mit Management-Tägigkeit kommt es darauf an, Ziele, Projekte, Aufgaben und Termine wirkungsvoll zu verzahnen und den Kräfteeinsatz gezielt immer neu auf die gerade wichtigsten Aufgaben zu lenken. Während Zeitmanagement-Software für Sachbearbeitertätigkeit lediglich durch "nichts mehr vergessen" und "intensiveres Vollstopfen der Zeit" die Leistung steigern kann, sind beim Umschichten der Prioritäten spürbare Leistungssteigerungen zu beobachten.

4. Wichtig für Selbständige und Unternehmer: Strategische Organizer

Organizer, die für Sachbearbeiter-Tätigkeit gedacht sind, brauchen natürlich keine Unterstützung von strategischen Überlegungen. Für einen Unternehmer dagegen ist es außerordentlich wichtig, in sein Zeitmanagement auch strategische Überlegungen unmittelbar einfließen zu lassen. Portfolio- oder Matrix-Diagramme, Rating. und Profildarstelungen etc sind in der Regel in Organizersoftware nicht enthalten.

 

 

Als einziges Zeitmanagementprogramm bildet hier wieder meineZIELE eine Ausnahme. In der Version mZ Pro findet sich ein ganzes System zur Strategiefindung mit unmittelbarem Übergang in das tägliche Zeitmanagement.
 

5. Dokumentenbezogene Lösungen: Elektronischer Leitz Ordner ELO

Ideal für "tote Dokumente", also alles, was nicht mehr mit aktuellen Projekten und Zielen verbunden ist, ist die Nutzung einer Archivierungssoftware. Gleiches gilt bei sich immer in ähnlicher Weise wiederholenden Aufgaben. Dann kann es sich lohnen, eine Aufgabensammlung direkt über eine sogenannte chaotische Ablage zu führen.

ELO ist ein hervorragendes Werkzeug zur elektronischen Ablage von Dokumenten aller Art. Muss man ohnehin ständig auf Dokumente zurückgreifen, lohnt es sich kaum, zusätzlich noch ein papierenes Zeitplanbuch zu führen.

In vielen Anwendungsfällen ist es angebracht, meineZIELE und ELO gleichzeitig zu verwenden. Das gilt insbesondere bei vielen Selbständigen, bei denen sich wie bei einem Zahnarzt oder Steuerberater ständig Managementtätigkeiten und Wiederholtätigkeiten mischen.

Bei Knowhow-Dokumenten kann man, zumindest bei kleinen Mengen, sowohl das vergangenheitsorientierte ELO als auch das zukunftsorientierte meineZIELE mitverwenden. Eine geniale Speziallösung ist in diesem Fall OneNote von Microsoft.
 

6. Exotische und veraltete Konzepte:
Mini-Organizer ohne Eingabemöglichkeit

Manchmal scheint der winzigste Organizer der Beste zu sein. Wenige Funktionen, wenig Ballast. (veraltetes) Beispiel: Rex von Franklin Dieser Mini-Organizer hatte keine direkte Eingabemöglichkeit. Alle Daten wurden im PC gepflegt und auf den Rex heruntergeladen. Veraltet.

Für Nutzer von meineZIELE gibt es eine genialere Lösung:
Ein Faltbuch: Der schnellste und einfachste Weg vom PC in Ihre Brieftasche
oder in Ihr Zeitplanbuch.

7. Datenbank-Uhren

Datenbank-Uhren waren praktisch,
sind aber durch Smarthones abgelöst worden.

8. Smartphone

Electronic Organizer / Smartphone mit Stiftbedienung, Fingerbedienung oder Tastatur

Elektronische Organizer, egal ob sie mit Stift oder Tastatur bedient werden, nannte man lange Zeit PDA (Personal Digital Assistent). Seit dem Siegeszug des iPhone hat sich der Begriff Smartphone durchgesetzt. Was keine Handy- und Internet-Funktionen bieten kann, hat auf diesem Markt ausgedient. Doch Zeitmanagement auf dem Smartphone eignet sich natürlich nicht für "die großen Pläne", sondern im Wesentlichen für den täglichen Kleinkram. Genau das macht es auch wirklich gut.

In der Verbindung von stationären PC-Anwendungen wie Outlook, Lotus Organizer mit dem Smartphone stecken zusätzliche Stärken, die den Einsatz von mobilen Zeitmanagement-Funktionen zusätzlich amortisieren können. Über das reine Zeitmanagement hinaus bieten diese Organizer sinnvolle Anwendungsmöglichkeiten, etwa Reisekostenabrechnung.

Die permanente Email-Erreichbarkeit hat die persönliche Arbeitsmethodik nicht nur verbessert. Immer mehr unnützer Müll wird hin und her gemailt. In Sitzungen geht es heute manchmal zu wie auf dem Pausenhof einer Schule.

Der entscheidende Nachteil des Smartphone gegenüber einem guten Zeitplanbuch ist: Auf dem Smartphone organisiert man sich noch stärker nach dem, was man tun soll, nicht nach dem, was man erreichen will. Man hat also dieselben Nachteile linearer ToDo-Listen, wie man sie von Outlook oder Lotus Organizer kennt. Das Terminmanagement funktioniert mit modernen Smartphones durchaus gut. Erfolgsrelevantes Zeitmanagement ist damit aber noch nicht möglich.

Es hat sich mittlerweile gezeigt, dass viele Smartphones methodisch viel weniger bringen, als man erwartet hat. Viele sind zu Spielgeräten verkommen und lösen nur Probleme, die man ohne das Gerät gar nicht hatte. Umso wichtiger ist die Kombination mit einem guten Produkt auf dem stationären PC.

Der immer noch sehr hohe Anschaffungspreis für diese Geräte wird immerhin zum Teil relativiert, wenn man berücksichtigt, dass bei Papier-Zeitplanbüchern jedes Jahr neue Kalenderblätter für teilweise mehr als 40 Euro anfallen.

Es handelt sich bei den Smartphones um den dynamischten Teil dieser vielfältigen arbeitsmethodischen Möglichkeiten. Wenigstens teilweise wird es allmählich besser.

Konkrete Empfehlung:

Wenn Sie ausschließlich "in der Papierwelt leben", sollten Sie ein X47 im Format A6 verwenden. Wenn Sie weitgehend am PC arbeiten, verwenden Sie meineZIELE. Und in sehr vielen Fällen wird es sinnvoll sein, beide Lösungen zu kombinieren.

Für die Auswahl des Smartphones geben wir wegen der schnell wechselnden Modelle derzeit keine konkrete Empfehlung. Zu meineZIELE gibt es effectiviTREE für Mobilgeräte. Durch die guten Schnittstellen, z.B über Outlook oder ICS-Kalender lassen sich Termine sekundenschnell z. B. von meineZIELE auf ein iPhone übertragen. Das klappt mit den meisten Geräten auf dem Markt.

Literatur Arbeitsmethodik