Geht es Ihnen auch so? Manchmal ist der ganze Arbeitstag vorbei und von den wirklich wichtigen Aufgaben ist nichts erledigt? Unproduktiver Kleinkram, Unterbrechungen, Störungen und Zeitfresser aller Art haben den Tag einfach aufgebraucht?

Und wie sind Ihre Erfahrungen mit all den billigen Tipps wie "Stille Stunde einführen", "Öfter Nein sagen" und "E-Mails nur zweimal am Tag abrufen"? Sind solche Tipps nicht morgen schon vergessen und bleiben fruchtlos? Können wir denn überhaupt wirkungsvoll gegensteuern?

Jedenfalls merken wir schnell: "Unterbrechungen durch Andere" sind nur die Spitze des Eisbergs. Zeitfresser sind zahlreich und vielfältig. Manche erfordern noch dazu Selbsterkenntnis und können unangehm sein.

Aber Sie werden gleich sehen: Sie können etwas tun. Sie werden Stress und Leerlauf reduzieren und Ihre Produktivität erfolgreich steigern. Das geht überraschend wirkungsvoll und einfacher als gedacht. Aber es braucht mehr als Tipps lesen und wieder vergessen. Wir müssen denken und handeln. Wer das nicht möchte, ist hier falsch.

Das völlig unterschätzte Zeitspar-Potential

Wieviel Zeit verlieren wir durch unnötige Störungen und Unterbrechungen? Unnütze Anrufe. Der Magen knurrt. Schon wieder drei E-Mails. Lärm. Der Blick bleibt an einem Schriftzug hängen und die Gedanken schweifen ab. Wir reden zuviel. Oder andere tun das. Vielleicht sind wir nicht ausgeschlafen, haben kalte Füße oder denken zu oft an die Freundin, den Nebenjob oder das Fußballspiel morgen...

Außerdem: Ein störender Anruf ist vielleicht nach 10 Sekunden schon beendet. Aber er lenkt ab, wir machen Fehler, vergessen etwas, brauchen Zeit, neu in die Aufgabe einzutauchen. Fehler kosten weitere Zeit und Stress und oftmals sehr viel davon.

Also nochmal: Wieviel Arbeitszeit und wieviel Leistung geht uns verloren durch irgendwelche Zeitfresser und Störungen? Es ist sehr viel mehr, als wir denken. Manchmal mehr als die Hälfte der Arbeitszeit. Jedenfalls ein riesiges Leistungspotential. Nutzen wir es!

Wie Sie Störungen und Zeitdiebe
konsequent beseitigen

Gleich vorab: Das hier ist kein Zeitschriftenartikel. "Lesen und wieder Vergessen" wäre nur ein weiterer Zeiträuber. Hier geht es um ein Aktionsprogramm, mit dem Sie auch umsetzen, was Sie gleich lesen. Hier geht es zum ersten Tag des Aktionsprogramms ...

Aber erfahren Sie erst mal mehr über das Beseitigen von Zeitfressern und Störungen:

Wie ein Kampf mit dem Drachen

Es muss nicht gleich ein Drache sein, der Ihr Büro betritt. Es geht trotzdem viel Zeit und Energie für Störungen und Unterbrechungen verloren. Wirksame Störungsbeseitigung gehört zu den Kerndisziplinen der Arbeitsmethodik. Wie geht man in der Praxis konkret vor, um Störungen, Unterbrechungen und Leerlauf zu vermeiden?

A. Was stört?

Störungen sind in den meisten Fällen leicht zu beseitigen. Dennoch fällt es uns extrem schwer, das wirklich zu tun. Der Grund dafür liegt im Wesentlichen in unserem Bewusstsein. Wir haben keinerlei Klarheit darüber, was oder wer uns wie oft stört. Und wir haben keinerlei Klarheit, was alles zu den Störungen zu zählen wäre. Verschaffen Sie sich deshalb zuerst diese Übersicht.

Störungen gruppieren

Störungen und Unterbrechungen unserer Arbeit fallen im Wesentlichen in drei Gruppen:

• Störungen und Unterbrechungen durch Personen
• Störungen durch Reize wie z.B. Lärm
• "Selbstverursachte" Zeitfresser wie Schwatzhaftigkeit

1. Störungen durch Personen

Hierzu zählen wir unnütze Unterbrechungen z. B. durch Kollegen, Vorgesetzte oder Untergebene, Kunden, Lieferanten, Privatpersonen (z. B. Angehörige):

• Unangemeldete Besuche: Durch Remote-Arbeit seltener geworden, aber sehr störend, da man ungern Besucher abweist
• Telefonanrufe: Zählen als Störung, wenn sie unnötig oder durch den Anrufer unvorbereitet sind
• E-Mails und andere elektronische Nachrichten: Stören oft, weil sie unnötig und unbedacht verschickt werden, an zuviele Empfänger verteilt werden und durch zu geringe Sorgfalt schlecht zu lesen sind
• Meetings: Störungen und Zeitverschwendung findet man oft auch in Meetings, egal ob vor Ort oder remote. Menschen nehmen sich zu wichtig, reden Unnötiges, drücken sich langatmig aus. Bei Remote-Meetings muss noch mehr als im Meeting-Raum darauf geachtet werden, dass nicht oft Themen angesprochen werden, die nur einen kleinen Teil der Teilnehmer berühren
• Umgang: Störend ist auch unangemessener Umgang. Schlechte Stimmung, Zorn oder Kränkungen können noch stundenlang nach einem Zusammentreffen Konzentration und Arbeitsleistung vermindern

Wie gesagt, nur die unnützen Unterbrechungen sind Störungen, nicht etwa der normale Anruf eines Kunden oder die Bitte eines Kollegen um einen Rat für seine Arbeit. Auch normale soziale Kontakte sind nur dann eine Störung, wenn sie zuviel Zeit beanspruchen, zur Unzeit erfolgen oder sich unnötig häufen.

2. Störungen durch Reize

Ist es in Ihrem Büro zu laut? Zu kalt? Zu heiß? Ist die Luft zu schlecht? Zieht es? Ist es unordentlich? Das sind typische äußere Reize, die Störungen verursachen und unsere Arbeitsleistung mindern. Im Gegensatz zu den Unterbrechungen durch Personen sind praktisch alle äußeren Reize als Störung einzuordnen. Wir empfinden insbesondere Geräusche als sehr störend.

Viele dieser Reize sind aber glücklicherweise mit technischen Mitteln gut zu bekämpfen. Temperaturrekorde mögen am Baggersee etwas Schönes sein. Im Büro sollte man sich eine Klimaanlage leisten.

Weniger auffallend, aber häufig von ähnlich nachteiliger Wirkung sind visuelle Reize, insbesondere Schrift in jeder Form, die in unser Blickfeld gerät. Beispiele hierfür sind alle Arten von Geschäftspapieren, die sich auf unserem Schreibtisch befinden und doch zur gegenwärtigen Aufgabe nicht benötigt werden. Gleiches gilt für Kalender oder Notizen, die an der Wand befestigt sind ... Schrift aktiviert die linke Gehirnhälfte und lenkt ab. (Wie man einen freien Schreibtisch schafft, lesen Sie hier.)

Zu den Reizen in diesem Sinne zählen auch solche auf sexueller Ebene. Sie können zu erheblichen Ablenkungen führen. Auch andere Reize, die von Personen ausgehen, wären zu beachten, Menschen, die man fürchtet oder die man nicht leiden kann. Menschen, deren Parfum oder deren Äußeres man nicht mag ...

3. Störungen in uns selbst

Es sind die inneren Störungen und Schwächen wie Unlust, Schwatzhaftigkeit, Tagträumen, Scheinarbeit und dergleichen, die besonders viel Energie und Zeit rauben können. Langatmigkeit aller Art, Weitschweifigkeit, Unordnung, schlechte Zeiteinteilung und so weiter gehören ebenso dazu. Auch Ängste und Sorgen können sehr viel Energie rauben. Unsere Fähigkeiten zur Kommunikation, beispielsweise gekonntes Telefonieren, bestimmen über unseren Zeitverbrauch mit, ebenso wie die vielen Fertigkeiten, die wir zum Bereich der Denkmethoden zählen. Auch scheinbare Kleinigkeiten, z. B. Programmierer, die das 10-Finger-System nicht beherrschen, kosten eine Menge Zeit.

Tipp: Verschaffen Sie sich zum Vergleich den Eindruck ungestörter Arbeit, indem Sie z. B. einmal schon morgens um 5 Uhr beginnen oder einmal an einem Feiertag arbeiten.

B. Eine Bestandsaufnahme

Der erste Schritt zur Verminderung und Beseitigung von Störungen besteht in einer sorgfältigen Bestandsaufnahme. Gehen Sie Ihren Arbeitstag zunächst im Geiste durch und notieren Sie auf einer Liste alle Arten von Störungen, die Ihnen häufig oder schwerwiegend erscheinen. Ergänzen Sie die Liste um Dinge, die Sie anhand dieser Ausführungen oder Ihren Erfahrungen für zumindest gelegentlich möglich halten etc.

Hindernis oder Störung?

Als Störungen bezeichnen wir nur Beeinträchtigungen, die mit der eigentlichen Aufgabe nichts zu tun haben. Verlangt z. B. Ihr Kunde eine erneute Preisverhandlung, bevor er zu kaufen gedenkt, dann handelt es sich klar um ein Hindernis, das zur Arbeit gehört. Haben Sie ständig Kopfschmerzen, dann ist das eine Störung.

Wenn eine Aufgabe zu schwierig ist, dann ist nicht die Aufgabe die Störung, sondern allenfalls fehlende Fachkenntnisse oder Schlafmangel oder was auch immer sonst die Lösung verhindert.

Fühlen Sie sich gestört?

Ein Schüler freut sich vielleicht, wenn seine Hauskatze bei den Hausaufgaben hilft. Er würde das nie als Störung sehen. So ist es aber auch in unseren Büros. Viele Störungen erkennen wir nicht, weil wir sie überhaupt nicht als Störung betrachten. Gutaussehende Kolleginnen bzw Kollegen beispielsweise können sehr ablenkend wirken. Das heißt aber noch lange nicht, dass man sich gestört fühlt.

Im Laufe unseres Prozesses der Störungsaufnahme müssen wir uns deshalb immer neu klarmachen, das alles, was den Arbeitsablauf, die Produktivität und die Schöpferkraft einschränkt, eine Störung ist. Egal ob die Störung angenehm ist oder nicht. Vieles von dem man sich in keiner Weise gestört fühlt, ist trotzdem eine Störung. Beachten Sie diese Dinge!

Strichliste aller Störungen am Arbeitsplatz

Führen Sie diese Aufzählung dann als Strichliste über eine längere Zeit, beispielsweise zwei bis drei Wochen mit großer Sorgfalt. Ergänzen Sie auftretende Störungen, die Sie noch nicht auf der Liste hatten und ergänzen Sie immer dann einen Strich, wenn eine Störung wieder einmal auftritt. Teilweise kann es auch sinnvoll sein, Zeiten aufzuschreiben. Z.B. haben Sie als häufige Störung den schwatzhaften Kollegen xy notiert und ergänzen jedesmal, wenn xy Sie aufhält, die Zahl der verschwendeten Minuten...

 

 

Wie führt man eine Strichliste mit dem PC?

Ideal: Strichlisten zur Analyse von Störungen kann man mit dem Programm meineZIELE auch elektronisch und gut strukturiert führen und dort direkt in Maßnahmenpläne umsetzen. Striche werden durch einzelne Mausklicks gesetzt ②.

Das Programm ermöglicht es, die eigene Störungssituation flexibel und detailliert zu gliedern ① und die Ergebnisse auf den einzelnen Gliederungsebenen zu sortieren. Neben den Strichlisten bietet es auch elegante Möglichkeiten zur Zeitmessung ③ und zur Summierung und Darstellung von Ergebnissen ④ . Es gibt ein fertiges Anwendungsbeispiel "Störungen bekämpfen" das auch mit der kostenlosen Testversion durchführbar ist.

(Ohne die Möglichkeit, Zählstriche einfach per Klick zu setzen und Zeiten, z.B. für Telefonate, direkt zu messen, dafür aber mit einem einzigen Klick zu starten ist die bearbeitbare Checkliste "Störungen und Unterbrechungen beseitigen")

Auswertung

Werten Sie die Strichliste sorgfältig aus, nehmen Sie eventuell Verfeinerungen vor und beginnen Sie bereits während dieser Bestandsaufnahme mit dem Notieren möglicher Gegenmaßnahmen. Teilen Sie die Störungen auf in drei Prioritäten: Schwerwiegende, mittlere und harmlosere/seltenere Störungsursachen.

C. Störungen beseitigen

Viele Menschen stellen mit Erstaunen fest, daß bereits die Bestandsaufnahme selbst eine erhebliche Entlastung bringt. Viele Störungen werden schon wirkungslos, indem wir sie uns bewusst manchen. Vieles wird spontan beseitigt. Andere sind mit einer kleinen Investition wirkungsvoll zu bekämpfen, denken Sie etwa an die verblüffend wirksamen Noice Cancelling Kopfhörer (Amazon Partner Link).

Störungen kann man gelegentlich auch entfliehen. Lärm, der uns nichts angeht, wie der Hintergrundlärm im Starbucks, scheinen dann kaum zu stören, wenn nur keiner zur Tür rein kommt und etwas will. Doch das ist ein Irrtum. Lärm zehrt Energie. Sogar das permanente Geräusch eines PC-Lüfters trägt zur Ermüdung bei. Die Beseitigung der äußeren Störung reduziert daher auch ein wenig, manchmal sogar sehr stark, die innere Störung "permanente Schlappheit"...

Gehen Sie die Störungen einzeln an. Legen Sie zunächst Prioritäten für die Störfaktoren fest und suchen Sie dann Maßnahmen für jede einzelne Störung. Beschaffen Sie sich bei Bedarf weitere Informationen oder Literatur. Es gibt für fast alles eine Lösung. Der Umgang mit schwierigen Chefs, gekonntes Telefonieren, schneller Lesen, Probleme mit anderen besprechen und gemeinsam angehen ... Die nachhaltigste Wirkung erzielt man durch den Einsatz von Zeitmanagement, das mehr ist als Terminverwaltung und eher einem Zeitplanbuch aus dem Papierzeitalter entspricht.

D. Störungsempfindlichkeit

Denken Sie einmal darüber nach: Störungen am Arbeitsplatz sind umso stärker, je weniger uns die Arbeit, die wir tun, gefällt. Wer mit Begeisterung an einer kurzweiligen Arbeit ist mit einem Ziel vor Augen, der hört keine Türen schlagen und merkt noch nicht einmal, dass er friert oder eigentlich Kopfschmerzen hat.

Gibt es in Ihrem Leben zu viele Störungen? Zu viele Termine? Zu viele Gegenstände? Zu viel Papier? Gehen Sie doch einmal alle Aspekte Ihres Lebens durch unter dem Gesichtspunkt der Vereinfachung.

Noch einmal: Die Störungen zu beseitigen, ist der einfachere Teil. Das Schwierigste ist, eine ehrliche, unvoreingenommene und gründliche Bestandsaufnahme zu machen. Fangen Sie noch heute damit an! Ein umfangreiches Entstörprogramm gehört übrigens zu unserem 25-Tage-Methodentraining.

Nicht weiterlesen: Handeln

Gehen Sie Störungen und Ablenkungen an. Jetzt und mit einem konkreten Werkzeug ...

 

Zum ersten Tag des Aktionsprogramms ...