3. Störungen in uns selbst
Es sind die inneren Störungen und Schwächen wie
Unlust, Schwatzhaftigkeit, Tagträumen, Scheinarbeit
und dergleichen, die besonders viel Energie und
Zeit rauben können. Langatmigkeit aller Art, Weitschweifigkeit,
Unordnung, schlechte Zeiteinteilung und so weiter
gehören ebenso dazu. Auch Ängste und Sorgen können
sehr viel Energie rauben. Unsere Fähigkeiten zur
Kommunikation, beispielsweise gekonntes Telefonieren,
bestimmen über unseren Zeitverbrauch mit, ebenso
wie die vielen Fertigkeiten, die wir zum Bereich
der Denkmethoden zählen. Auch scheinbare Kleinigkeiten,
z. B. Programmierer, die das 10-Finger-System nicht
beherrschen, kosten eine Menge Zeit.
Tipp: Verschaffen Sie sich zum Vergleich den
Eindruck ungestörter Arbeit, indem
Sie z. B. einmal schon morgens um 5 Uhr beginnen
oder einmal an einem Feiertag arbeiten.
B. Eine Bestandsaufnahme
Der erste Schritt zur Verminderung und Beseitigung
von Störungen besteht in einer sorgfältigen Bestandsaufnahme.
Gehen Sie Ihren Arbeitstag zunächst im Geiste durch
und notieren Sie auf einer Liste alle Arten von
Störungen, die Ihnen häufig oder schwerwiegend erscheinen.
Ergänzen Sie die Liste um Dinge, die Sie anhand
dieser Ausführungen oder Ihren Erfahrungen für zumindest
gelegentlich möglich halten etc.

Hindernis oder Störung?
Als Störungen bezeichnen wir nur Beeinträchtigungen,
die mit der eigentlichen Aufgabe nichts zu tun haben.
Verlangt z. B. Ihr Kunde eine erneute Preisverhandlung,
bevor er zu kaufen gedenkt, dann handelt es sich
klar um ein Hindernis, das zur Arbeit gehört. Haben
Sie ständig Kopfschmerzen, dann ist das eine Störung.
Wenn eine Aufgabe zu schwierig ist, dann ist
nicht die Aufgabe die Störung, sondern allenfalls
fehlende Fachkenntnisse oder Schlafmangel oder was
auch immer sonst die Lösung verhindert.
Fühlen
Sie sich gestört?
Ein Schüler freut sich vielleicht, wenn seine
Hauskatze bei den Hausaufgaben hilft. Er würde das
nie als Störung sehen. So ist es aber auch in unseren
Büros. Viele Störungen erkennen wir nicht, weil
wir sie überhaupt nicht als Störung betrachten.
Gutaussehende Kolleginnen bzw Kollegen beispielsweise
können sehr ablenkend wirken. Das heißt aber noch
lange nicht, dass man sich gestört fühlt.
Im Laufe unseres Prozesses der Störungsaufnahme
müssen wir uns deshalb immer neu klarmachen, das
alles, was den Arbeitsablauf, die Produktivität
und die Schöpferkraft einschränkt, eine Störung
ist. Egal ob die Störung angenehm ist oder nicht.
Vieles von dem man sich in keiner Weise gestört
fühlt, ist trotzdem eine Störung. Beachten Sie diese
Dinge!
Strichliste aller Störungen am Arbeitsplatz
Führen Sie diese Aufzählung dann als Strichliste
über eine längere Zeit, beispielsweise zwei bis
drei Wochen mit großer Sorgfalt. Ergänzen Sie auftretende
Störungen, die Sie noch nicht auf der Liste hatten
und ergänzen Sie immer dann einen Strich, wenn eine
Störung wieder einmal auftritt. Teilweise kann es
auch sinnvoll sein, Zeiten aufzuschreiben. Z.B.
haben Sie als häufige Störung den schwatzhaften
Kollegen xy notiert und ergänzen jedesmal, wenn
xy Sie aufhält, die Zahl der verschwendeten Minuten...
Tipp:
Wie führt man eine Strichliste mit dem PC?
Ideal:
Strichlisten zur Analyse von Störungen kann man
mit dem Programm
meineZIELE
auch elektronisch und gut strukturiert führen und dort direkt in
Maßnahmenpläne
umsetzen. Striche werden durch einzelne Mausklicks
gesetzt ②.
Das Programm ermöglicht es, die
eigene Störungssituation flexibel und detailliert
zu gliedern ① und die Ergebnisse auf den einzelnen
Gliederungsebenen zu sortieren.
Neben den Strichlisten bietet es auch elegante Möglichkeiten
zur Zeitmessung ③ und zur Summierung und Darstellung
von Ergebnissen ④ . Es gibt ein fertiges Anwendungsbeispiel
"Störungen
bekämpfen"
das auch mit der kostenlosen Testversion durchführbar ist.
(Ohne die
Möglichkeit, Zählstriche einfach per Klick zu setzen und Zeiten, z.B. für
Telefonate, direkt zu messen, dafür aber mit einem einzigen Klick zu starten
ist die bearbeitbare Checkliste "Störungen und Unterbrechungen
beseitigen")
Auswertung
Werten Sie die Strichliste sorgfältig aus, nehmen
Sie eventuell Verfeinerungen vor und beginnen Sie
bereits während dieser Bestandsaufnahme mit dem
Notieren möglicher Gegenmaßnahmen. Teilen Sie die
Störungen auf in drei Prioritäten: Schwerwiegende,
mittlere und harmlosere/seltenere Störungsursachen.