Wie Sie Störungen und Zeitdiebe konsequent beseiten
Es
muss kein Drache sein, der Ihr Büro betritt. Es
geht trotzdem viel Zeit und Energie für Störungen
und Unterbrechungen verloren. Wirksame Störungsbeseitigung
gehört zu den Kerndisziplinen der Arbeitsmethodik.
Wie geht man in der Praxis konkret vor, um Störungen,
Unterbrechungen und Leerlauf zu vermeiden?
A. Was stört?
Störungen sind in den meisten Fällen leicht zu beseitigen. Dennoch fällt es uns extrem schwer, das wirklich zu tun. Der Grund dafür liegt im Wesentlichen in unserem Bewusstsein. Wir haben keinerlei Klarheit darüber, was oder wer uns wie oft stört. Und wir haben keinerlei Klarheit, was alles zu den Störungen zu zählen wäre. Verschaffen Sie sich deshalb zuerst diese Übersicht.
Störungen gruppieren
Auf den ersten Blick erkennen wir zwei Arten von Störungen:
Störungen durch Personen
Störungen durch Reize
Die größte und in der Regel wichtigste Gruppe von
Störungen ist aber eine ganz andere:
Selbstverursachte Störungen
1. Störungen durch Personen
Hierzu
zählen wir unnütze Unterbrechungen z.B. durch Kollegen,
Vorgesetzte oder Untergebene, Kunden, Lieferanten,
Privatpersonen (z.B. Angehörige). Die meisten Unterbrechungen
erfolgen durch Telefonanrufe und unangemeldete Besuche.
Mittlerweile ist allerdings auch das Aufkommen an
E-Mails zu einer echten Belastung geworden.
Wie
gesagt, nur die unnützen Unterbrechungen sind Störungen,
nicht etwa der normale Anruf eines Kunden oder die
Bitte eines Kollegen um einen Rat für seine Arbeit.
Auch normale soziale Kontakte sind nur dann eine
Störung, wenn sie zuviel Zeit beanspruchen, zur
Unzeit erfolgen oder sich unnötig häufen.
2. Störungen durch Reize
Ist es in Ihrem Büro zu laut? Zu kalt? Zu heiß? Ist die Luft zu schlecht? Zieht es? Unordentlich? Das sind typische äußere Reize, die Störungen verursachen und unsere Arbeitsleistung mindern. Im Gegensatz zu den Unterbrechungen durch Personen sind praktisch alle äußeren Reize als Störung einzuordnen. Wir empfinden insbesondere Geräusche als sehr störend.
Viele dieser Reize sind aber glücklicherweise mit technischen Mitteln gut zu bekämpfen. Temperaturrekorde mögen am Baggersee etwas Schönes sein. Im Büro sollte man sich eine Klimaanlage leisten.
Weniger
auffallend, aber häufig von ähnlich nachteiliger
Wirkung sind visuelle Reize, insbesondere Schrift
in jeder Form, die in unser Blickfeld gerät. Beispiele
hierfür sind alle Arten von Geschäftspapieren, die
sich auf unserem Schreibtisch befinden und doch
zur gegenwärtigen Aufgabe nicht benötigt werden.
Gleiches gilt für Kalender oder Notizen, die an
der Wand befestigt sind ... Schrift aktiviert die
linke Gehirnhälfte und lenkt ab. (Wie man einen
freien Schreibtisch schafft, lesen Sie
hier.)
Zu den Reizen in diesem Sinne zählen auch solche auf sexueller Ebene. Sie können zu erheblichen Ablenkungen führen. Auch andere Reize, die von Personen ausgehen, wären zu beachten, Menschen, die man fürchtet oder die man nicht leiden kann. Menschen, deren Parfum oder deren Äußeres man nicht mag ...