Geht es Ihnen auch so? Der ganze Arbeitstag ist vorbei und von den wirklich wichtigen Aufgaben ist nichts erledigt? Unproduktiver Kleinkram, Unterbrechungen, Störungen und Zeitfresser aller Art haben den Tag einfach aufgebraucht?

Und was ist mit Tipps wie "Stille Stunde einführen" und "Öfter Nein sagen"? Bringt es etwas, wenn wir "E-Mails nur zweimal am Tag abrufen"? Sind solche billigen Tipps nicht morgen schon vergessen und bleiben fruchtlos? Können wir denn überhaupt wirkungsvoll gegensteuern?

Jedenfalls merken wir schnell: "Unterbrechungen durch Andere" sind nur die Spitze des Eisbergs. Zeitfresser sind zahlreich und vielfältig. Manche erfordern noch dazu Selbsterkenntnis und können unangehm sein.

Aber Sie werden gleich sehen: Sie können etwas tun. Sie werden Stress und Leerlauf reduzieren und Ihre Produktivität erfolgreich steigern. Das geht überraschend wirkungsvoll und einfacher als gedacht. Aber es braucht mehr als Tipps lesen und wieder vergessen. Wir müssen denken und handeln. Wer das nicht möchte, ist hier falsch.

Das völlig unterschätzte Zeitspar-Potential

Wieviel Zeit verlieren wir durch unnötige Störungen und Unterbrechungen? Unnütze Anrufe. Der Magen knurrt. Schon wieder drei E-Mails. Lärm. Der Blick bleibt an einem Schriftzug hängen und die Gedanken schweifen ab. Wir reden zuviel. Oder andere tun das. Vielleicht sind wir nicht ausgeschlafen, haben kalte Füße. Vielleicht denkt man zu oft an die Freundin, den Nebenjob oder das Fußballspiel morgen...

Außerdem: Ein störender Anruf ist vielleicht nach 10 Sekunden schon beendet. Aber er lenkt ab. Wir machen Fehler, vergessen etwas, brauchen Zeit, neu in die Aufgabe einzutauchen. Fehler kosten weitere Zeit und Stress und oftmals sehr viel davon.

Also nochmal: Wieviel Arbeitszeit und wieviel Leistung geht uns verloren durch irgendwelche Zeitfresser und Störungen? Es ist sehr viel mehr, als wir denken. Manchmal mehr als die Hälfte der Arbeitszeit. Jedenfalls ein riesiges Leistungspotential. Nutzen wir es!

Wie Sie Störungen und Zeitdiebe
konsequent beseitigen

Gleich vorab: Das hier ist kein Zeitschriftenartikel. "Lesen und wieder Vergessen" wäre nur ein weiterer Zeiträuber. Hier geht es um ein Aktionsprogramm. Sie können direkt umsetzen, was Sie gleich lesen. Hier geht es zum ersten Tag des Aktionsprogramms ...

Aber erfahren Sie erst mal mehr über das Beseitigen von Zeitfressern und Störungen:

Wie ein Kampf mit dem Drachen

Es muss nicht gleich ein Drache sein, der Ihr Büro betritt. Es geht trotzdem viel Zeit und Energie für Störungen und Unterbrechungen verloren. Wirksame Störungsbeseitigung gehört zu den Kerndisziplinen der Arbeitsmethodik. Wie geht man in der Praxis konkret vor? Wie vermeidet man Störungen, Unterbrechungen und Leerlauf?

A. Was stört?

Die meisten Störungen wären leicht zu beseitigen, aber das zu machen, fällt unsagbar schwer. Der wichtigsten Grund: Wir haben keinerlei Klarheit darüber, was oder wer uns wie oft stört. Verschaffen Sie sich deshalb zuerst Übersicht.

Störungen gruppieren

Störungen und Unterbrechungen unserer Arbeit fallen im Wesentlichen in drei Gruppen:

• Störungen und Unterbrechungen durch Personen
• Störungen durch Reize wie z.B. Lärm
• "Selbstverursachte" Zeitfresser wie Schwatzhaftigkeit

1. Störungen durch Personen

Hierzu zählen wir unnütze Unterbrechungen z. B. durch Kollegen, Vorgesetzte oder Untergebene, Kunden, Lieferanten, Privatpersonen (z. B. Angehörige):

• Unangemeldete Besuche: Durch Remote-Arbeit seltener geworden, aber sehr störend, da man ungern Besucher abweist
• Telefonanrufe: Zählen als Störung, wenn sie unnötig oder durch den Anrufer unvorbereitet sind
• E-Mails und andere elektronische Nachrichten: Stören oft, weil sie unnötig und unbedacht verschickt werden, an zuviele Empfänger verteilt werden und durch zu geringe Sorgfalt schlecht zu lesen sind
• Meetings: Störungen und Zeitverschwendung findet man oft auch in Meetings, egal ob vor Ort oder remote. Menschen nehmen sich zu wichtig, reden Unnötiges, drücken sich langatmig aus. Bei Remote-Meetings muss noch mehr als im Meeting-Raum darauf geachtet werden, dass nicht oft Themen angesprochen werden, die nur einen kleinen Teil der Teilnehmer berühren
• Umgang: Störend ist auch unangemessener Umgang. Schlechte Stimmung, Zorn oder Kränkungen können noch stundenlang nach einem Zusammentreffen Konzentration und Arbeitsleistung vermindern

Nur die unnützen Unterbrechungen sind Störungen. Der normale Anruf eines Kunden ist es nicht. Oder Die Bitte eines Kollegen um einen Rat für seine Arbeit? Das mag lästig sein, ist aber keine Störung, sondern wichtiger Teil der Arbeit. Auch normale soziale Kontakte sind nicht immer Störungen. Sie stören, wenn sie zuviel Zeit beanspruchen, zur Unzeit erfolgen oder sich unnötig häufen.

2. Störungen durch Reize

Ist es im Büro zu laut? Zu kalt? Zu heiß? Ist die Luft zu schlecht? Zieht es? Ist es unordentlich? Das sind typische äußere Reize, die Störungen verursachen und unsere Arbeitsleistung mindern. Im Gegensatz zu den Unterbrechungen durch Personen sind praktisch alle äußeren Reize Störungen.

Viele Reize sind zum Glück mit technischen Mitteln gut zu bekämpfen. Temperaturrekorde mögen am Baggersee etwas Schönes sein. Im Büro sollte man sich eine Klimaanlage leisten.

Weniger auffallend, aber nicht besser, sind visuelle Reize. Jede Schrift in unserem Blickfeld lenkt ab. Denken Sie an Geschäftspapiere erledigter Aufgaben, die noch auf dem Schreibtisch liegen. Gleiches gilt für Kalender oder Notizen, die an der Wand befestigt sind ... Schrift aktiviert die linke Gehirnhälfte und lenkt ab.

Auch erotische Reize gehören hierher. Sie können zu erheblichen Ablenkungen führen. Auch andere Reize, die von Personen ausgehen, wären zu beachten. Es gibt Menschen, die man fürchtet oder die man nicht leiden kann. Menschen, deren Parfum oder deren Äußeres man nicht mag ...

3. Störungen in uns selbst

Innere Störungen und Schwächen wie Unlust, Schwatzhaftigkeit, Tagträumen oder Scheinarbeit kosten viel Kraft. Langatmigkeit aller Art, Weitschweifigkeit, Unordnung, schlechte Zeiteinteilung und so weiter gehören ebenso dazu. Auch Ängste und Sorgen können sehr viel Energie rauben. Unsere Fähigkeiten zur Kommunikation, beispielsweise gekonntes Telefonieren, bestimmen über unseren Zeitverbrauch mit. Oder denken Sie an die vielen Fertigkeiten, die wir zu den Denkmethoden zählen. Auch scheinbare Kleinigkeiten, z. B. Programmierer, die das 10-Finger-System nicht beherrschen, kosten eine Menge Zeit.

Tipp: Verschaffen Sie sich zum Vergleich den Eindruck ungestörter Arbeit, indem Sie z. B. einmal schon morgens um 5 Uhr beginnen oder einmal an einem Feiertag arbeiten.

B. Eine Bestandsaufnahme

Der erste Schritt zur Verminderung und Beseitigung von Störungen besteht in einer sorgfältigen Bestandsaufnahme. Gehen Sie Ihren Arbeitstag zunächst im Geiste durch. Führen Sie eine kleine Liste. Notieren Sie alle Arten von Störungen, die Ihnen häufig oder schwerwiegend erscheinen. Was Sie hier lesen, gibt weitere Punkte für die Liste. Ergänzen Sie Dinge, die Sie aus Ihrer Erfahrung für zumindest gelegentlich möglich halten.

Hindernis oder Störung?

Störungen sind nur Beeinträchtigungen, die mit der eigentlichen Aufgabe nichts zu tun haben. Vielleicht verlangt Ihr Kunde eine erneute Preisverhandlung, bevor er zu kaufen gedenkt. Dann handelt es sich klar um ein Hindernis, das zur Arbeit gehört. Haben Sie ständig Kopfschmerzen, dann ist das eine Störung.

Wenn eine Aufgabe zu schwierig ist, dann ist nicht die Aufgabe die Störung. Eine Störung wäre, wenn fehlende Fachkenntnisse oder Schlafmangel die Lösung verhindert.

Fühlen Sie sich gestört?

Ein Schüler freut sich vielleicht, wenn seine Hauskatze bei den Hausaufgaben hilft. Er würde das nie als Störung sehen. So ist es aber auch in unseren Büros. Viele Störungen erkennen wir nicht, weil wir sie überhaupt nicht als Störung betrachten. Gutaussehende Kolleginnen bzw Kollegen beispielsweise können sehr ablenkend wirken. Das heißt aber noch lange nicht, dass man sich gestört fühlt.

Alles, was den Arbeitsablauf, die Produktivität und die Schöpferkraft einschränkt, ist eine Störung. Egal ob die Störung angenehm ist oder nicht. Im Laufe unserer Störungsaufnahme müssen wir uns das immer neu klarmachen. Vieles von dem man sich in keiner Weise gestört fühlt, ist trotzdem eine Störung. Beachten Sie diese Dinge!

Strichliste aller Störungen am Arbeitsplatz

Führen Sie diese Aufzählung mit Sorgfalt als Strichliste über eine längere Zeit. Zwei bis drei Wochen geben eine gute Grundlage. Ergänzen Sie auftretende Störungen, die Sie noch nicht auf der Liste hatten. Ergänzen Sie immer dann einen Strich, wenn eine Störung wieder einmal auftritt. Teilweise kann es auch sinnvoll sein, Zeiten aufzuschreiben. Z.B. haben Sie als häufige Störung den schwatzhaften Kollegen xy notiert. Ergänzen Sie jedesmal, wenn xy Sie aufhält, die Zahl der verschwendeten Minuten...

 

 

Wie führt man eine Strichliste mit dem PC?

Ideal: Strichlisten zur Analyse von Störungen kann man mit meineZIELE gut strukturiert auch elektronisch führen. Dort kann man sie direkt in Maßnahmenpläne umsetzen. Striche werden durch einzelne Mausklicks gesetzt ②.

Das Programm ermöglicht es, die eigene Störungssituation flexibel und detailliert zu gliedern ①. Die Ergebnisse sind auf den einzelnen Gliederungsebenen sortierbar. Neben den Strichlisten bietet es auch elegante Möglichkeiten zur Zeitmessung ③. Ergebnisse können summiert und übersichtlich dargestellt werden ④ .

Auswertung

Werten Sie die Strichliste sorgfältig aus. Nehmen Sie eventuell Verfeinerungen vor. Notieren Sie Sie bereits während dieser Bestandsaufnahme erste mögliche Gegenmaßnahmen. Teilen Sie die Störungen auf in drei Prioritäten: Schwerwiegende, mittlere und harmlosere/seltenere Störungsursachen.