Wie Sie Störungen und Zeitdiebe konsequent beseiten
Es
muss kein Drache sein, der Ihr Büro betritt. Es
geht trotzdem viel Zeit und Energie für Störungen
und Unterbrechungen verloren. Wirksame Störungsbeseitigung
gehört zu den Kerndisziplinen der Arbeitsmethodik.
Wie geht man in der Praxis konkret vor, um Störungen,
Unterbrechungen und Leerlauf zu vermeiden?
A. Was stört?
Störungen sind in den meisten Fällen leicht zu beseitigen. Dennoch fällt es uns extrem schwer, das wirklich zu tun. Der Grund dafür liegt im Wesentlichen in unserem Bewusstsein. Wir haben keinerlei Klarheit darüber, was oder wer uns wie oft stört. Und wir haben keinerlei Klarheit, was alles zu den Störungen zu zählen wäre. Verschaffen Sie sich deshalb zuerst diese Übersicht.
Störungen gruppieren
Auf den ersten Blick erkennen wir zwei Arten von Störungen:
Störungen durch Personen
Störungen durch Reize
Die größte und in der Regel wichtigste Gruppe von
Störungen ist aber eine ganz andere:
Selbstverursachte Störungen
1. Störungen durch Personen
Hierzu
zählen wir unnütze Unterbrechungen z.B. durch Kollegen,
Vorgesetzte oder Untergebene, Kunden, Lieferanten,
Privatpersonen (z.B. Angehörige). Die meisten Unterbrechungen
erfolgen durch Telefonanrufe und unangemeldete Besuche.
Mittlerweile ist allerdings auch das Aufkommen an
E-Mails zu einer echten Belastung geworden.
Wie
gesagt, nur die unnützen Unterbrechungen sind Störungen,
nicht etwa der normale Anruf eines Kunden oder die
Bitte eines Kollegen um einen Rat für seine Arbeit.
Auch normale soziale Kontakte sind nur dann eine
Störung, wenn sie zuviel Zeit beanspruchen, zur
Unzeit erfolgen oder sich unnötig häufen.
2. Störungen durch Reize
Ist es in Ihrem Büro zu laut? Zu kalt? Zu heiß? Ist die Luft zu schlecht? Zieht es? Unordentlich? Das sind typische äußere Reize, die Störungen verursachen und unsere Arbeitsleistung mindern. Im Gegensatz zu den Unterbrechungen durch Personen sind praktisch alle äußeren Reize als Störung einzuordnen. Wir empfinden insbesondere Geräusche als sehr störend.
Viele dieser Reize sind aber glücklicherweise mit technischen Mitteln gut zu bekämpfen. Temperaturrekorde mögen am Baggersee etwas Schönes sein. Im Büro sollte man sich eine Klimaanlage leisten.
Weniger
auffallend, aber häufig von ähnlich nachteiliger
Wirkung sind visuelle Reize, insbesondere Schrift
in jeder Form, die in unser Blickfeld gerät. Beispiele
hierfür sind alle Arten von Geschäftspapieren, die
sich auf unserem Schreibtisch befinden und doch
zur gegenwärtigen Aufgabe nicht benötigt werden.
Gleiches gilt für Kalender oder Notizen, die an
der Wand befestigt sind ... Schrift aktiviert die
linke Gehirnhälfte und lenkt ab. (Wie man einen
freien Schreibtisch schafft, lesen Sie
hier.)
Zu den Reizen in diesem Sinne zählen auch solche auf sexueller Ebene. Sie können zu erheblichen Ablenkungen führen. Auch andere Reize, die von Personen ausgehen, wären zu beachten, Menschen, die man fürchtet oder die man nicht leiden kann. Menschen, deren Parfum oder deren Äußeres man nicht mag ...
3. Störungen in uns selbst
Es sind die inneren Störungen und Schwächen wie Unlust, Schwatzhaftigkeit, Tagträumen, Scheinarbeit und dergleichen, die besonders viel Energie und Zeit rauben können. Langatmigkeit aller Art, Weitschweifigkeit, Unordnung, schlechte Zeiteinteilung und so weiter gehören ebenso dazu. Auch Ängste und Sorgen können sehr viel Energie rauben. Unsere Fähigkeiten zur Kommunikation, beispielsweise gekonntes Telefonieren, bestimmen über unseren Zeitverbrauch mit, ebenso wie die vielen Fertigkeiten, die wir zum Bereich der Denkmethoden zählen. Auch scheinbare Kleinigkeiten, z.B. Programmierer, die das 10-Finger-System nicht beherrschen, kosten eine Menge Zeit.
Tipp: Verschaffen Sie sich zum Vergleich den Eindruck ungestörter Arbeit, indem Sie z.B. einmal schon morgens um 5 Uhr beginnen oder einmal an einem Feiertag arbeiten.
B. Eine Bestandsaufnahme
Der erste Schritt zur Verminderung und Beseitigung
von Störungen besteht in einer sorgfältigen Bestandsaufnahme.
Gehen Sie Ihren Arbeitstag zunächst im Geiste durch
und notieren Sie auf einer Liste alle Arten von
Störungen, die Ihnen häufig oder schwerwiegend erscheinen.
Ergänzen Sie die Liste um Dinge, die Sie anhand
dieser Ausführungen oder Ihren Erfahrungen für zumindest
gelegentlich möglich halten etc.
Hindernis oder Störung?
Als Störungen bezeichnen wir nur Beeinträchtigungen, die mit der eigentlichen Aufgabe nichts zu tun haben. Verlangt z.B. Ihr Kunde eine erneute Preisverhandlung, bevor er zu kaufen gedenkt, dann handelt es sich klar um ein Hindernis, das zur Arbeit gehört. Haben Sie ständig Kopfschmerzen, dann ist das eine Störung.
Wenn eine Aufgabe zu schwierig ist, dann ist nicht die Aufgabe die Störung, sondern allenfalls fehlende Fachkenntnisse oder Schlafmangel oder was auch immer sonst die Lösung verhindert.
Fühlen
Sie sich gestört?
Ein Schüler freut sich vielleicht, wenn seine Hauskatze bei den Hausaufgaben hilft. Er würde das nie als Störung sehen. So ist es aber auch in unseren Büros. Viele Störungen erkennen wir nicht, weil wir sie überhaupt nicht als Störung betrachten. Gutaussehende Kolleginnen bzw Kollegen beispielsweise können sehr ablenkend wirken. Das heißt aber noch lange nicht, dass man sich gestört fühlt.
Im Laufe unseres Prozesses der Störungsaufnahme müssen wir uns deshalb immer neu klarmachen, das alles, was den Arbeitsablauf, die Produktivität und die Schöpferkraft einschränkt, eine Störung ist. Egal ob die Störung angenehm ist oder nicht. Vieles von dem man sich in keiner Weise gestört fühlt, ist trotzdem eine Störung. Beachten Sie diese Dinge!
Strichliste aller Störungen am Arbeitsplatz
Führen Sie diese Aufzählung dann als Strichliste über eine längere Zeit, beispielsweise zwei bis drei Wochen mit großer Sorgfalt. Ergänzen Sie auftretende Störungen, die Sie noch nicht auf der Liste hatten und ergänzen Sie immer dann einen Strich, wenn eine Störung wieder einmal auftritt. Teilweise kann es auch sinnvoll sein, Zeiten aufzuschreiben. Z.B. haben Sie als häufige Störung den schwatzhaften Kollegen xy notiert und ergänzen jedesmal, wenn xy Sie aufhält, die Zahl der verschwendeten Minuten...
.
und die Ergebnisse auf den einzelnen
Gliederungsebenen zu sortieren.
Neben den Strichlisten bietet es auch elegante Möglichkeiten
zur Zeitmessung
und zur Summierung und Darstellung
von Ergebnissen
. Und wie der Name des Programms
schon sagt: Störungsbeseitigung ist bei
