Worum geht es?
Wir leisten mehr, wenn wir weniger gestört werden. Geht es Ihnen nicht auch so? Wir sind schneller fertig, machen weniger Fehler, haben bessere Ergebnisse. "Zeit am Stück" ist wertvoll. Es lohnt sich, Störungen und Unterbrechungen auf den Grund zu gehen und sie wirksam zu bekämpfen. Darum geht es hier.
Wie sollten Sie vorgehen?
Es geht nur mit System: Durchlesen alleine bringt Sie keinen Schritt weiter. Dann könnten Sie sich die Zeit gleich sparen. Das hier ist ein Aktionsprogramm. Denn Zeitfresser gehen nicht von alleine weg. Man muss handeln und zwar so systematisch wie möglich.
Vier Dinge müssen durchdacht und gemacht werden:
- Sie werden sich Überblick verschaffen und ein klares Bewusstsein für Zeiträuber
- Sie werden herausfinden, welche Störungen gerade in Ihrem Fall besonders viel Zeit vergeuden
- Sie werden anpacken und Gegenmaßnahmen treffen
- Sie werden vorbeugen
Zwei unterschiedliche Zugänge
Es gibt einerseits Störungen, die fallen auf: Ein lästiger Anrufer, ein Kollege platzt herein, ein Hupkonzert vor dem Bürofenster, ungeschickt gelegte Termine und so vieles, was "Zeit am Stück" verhindert. Solche Störungen können wir leicht in unserer Bestandsaufnahme sammeln und dann alles, was zu oft vorkommt, systematisch bekämpfen.
Andere Zeitdiebe wiederum werden uns kaum bewusst: Fehlende Motivation, Schlafmangel oder Schwatzhaftigkeit und viele andere Störungen, die aus uns selbst kommen, würden auf der Liste fehlen.
Deshalb gehen wir in zwei Richtungen vor. Einerseits verwenden wir eine Checkliste als Arbeitsmittel, mit der wir alle Unterbrechungen und Störungen unserer Arbeit messen und zählen. Andererseits verwenden wir ein Arbeitsprogramm, aufgebaut als Abfolge von 25 kleinen Schwerpunkten und Impulsen an 25 Tagen, dargestellt jeweils auf einer Webseite. Beide Zugänge sind miteinander verzahnt.
Drei Werkzeuge zur Auswahl
Bei der Checkliste können Sie selbst wählen, welches Werkzeug am besten zu Ihnen passt:
- Papier: Menschen, die noch mit einem Zeitplanbuch aus Papier arbeiten, können dises Aktionsprogramm sehr gut in die Arbeit mit dem Zeitplanbuch integrieren
- effectiviTREE (empfohlen): Für die Bestandsaufnahme stellen wir eine fertige Checkliste "Störungen und Unterbrechungen beseitigen" zur Verfügung, in der man auch weitere Störungen und natürlich Gegenmaßnahmen einfügen kann
- meineZIELE: Hier gibt es im Knowhow-Menü eine Beispieldatei zum Herunterladen, die sich ebenfalls gut als Vorlage eignet
Vor- und Nachteile:
effectiviTREE ist eine Web App. meineZIELE dagegen ist Windows Software. meineZIELE hat weitaus mehr Funktionen, insbesondere eine Zeitmessung, die sich für kleinteilige Unterbrechungen wie Telefonate sehr gut eignet. meineZIELE muss auf einem Windows-PC installiert werden und man braucht entsprechende Rechte auf seinem PC. Die Checkliste mit effectiviTREE läuft dagegen direkt im Webbrowser, notfalls auch auf dem Smartphone. Bei effectiviTREE, einer Web App, braucht man einen (kostenlosen) Account, damit Änderungen in der Cloud gespeichert werden können.