Pivot-Protokoll

Geniale Methode: Das Pivot-Protokoll

Ein Protokoll sollte gut gegliedert sein und Teilnehmer und Ergebnisse festhalten. Doch der wirkliche Wert eines Protokolls wird erst erkennbar, wenn man es auswerten will. Wollen Sie wirklich wegen jeder neuen Frage neu anfangen zu lesen und zu suchen? Wenn ein einziger (!) Mausklick die Antwort liefern könnte?

Was ist ein Pivot-Protokoll?

Wann immer das Niveau einer Besprechung über das einer Talkshow hinausgeht, werden Notizen gemacht. Vernünftig ist, wenn einer das für alle tut und dabei professionell vorgeht. Man muss das aber nicht so machen, wie man es seit der Bronzezeit macht. Hier bringt arbeitsmethodisch ausgereifte Organizer-Software mit einem simplen Trick eine bahnbrechende Innovation.

Ein gutes Besprechungsprotokoll muss drei Kernbedingungen erfüllen:

• Das Protokoll einer Besprechung muss klare Sachinformationen festhalten wie "Wer hat was gesagt?" und "Wem wurden welche Aufgaben zugeordnet?"
• Gleichzeitig will man eine Struktur: Probleme und Maßnahmen, Ziele, Unterziele, Aufgaben. Ein gutes, ergebnisorientiertes Protokoll ist mehrere Stufen tief gegliedert
• Ein gutes Protokoll sollte mit geringem Aufwand auch besondere Fragestellungen bedienen können: "Bei welchen Themen ging es um Finanzen?", "Wo ging es um Personalangelegenheiten?" und dergleichen mehr.

Ein Pivot-Protokoll vereint alle diese Anforderungen in eine einzige, simple Gliederung, welche dann aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden kann, ähnlich einem Pivot, wie man es aus Excel-Tabellen kennt.

Beispiel:

Hier ein erfundenes Beispiel, bei dem einfach mehrere Personen über mehrere Themen gesprochen haben:

Der Ausgangspunkt

Hier zunächst die logische Gliederung, wenn man Beiträge wie Ziele, Probleme, Aufgaben und Sachinformationen in ihrem Zusammenhang ordnet (1). Dazu jeweils verknüpfte Informationen, sogenannte Tags. Ein Tag ist eine Art Etikett, das man an eine Informationszeile klebt: Der Name dessen, der das gesagt hat oder dem diese Angelegenheit überantwortet wird (2) oder auch einfach ein Kennzeichen "Hier geht es um Geld" oder "Hier wird Bagger 3 benötigt". Hier im Beispiel sind dafür einfache Icons verwendet (3).

 

 

Als Pivot-Ansicht:

Dieselbe Information nach der Frage geordnet: "Wer hat das gesagt?". Links stehen nur noch die übergeordneten Themen (4). Die einzelnen Beiträge sind in Spalten eingeordnet (6). Jede Spalte gehört zu einer Person. Personen, die im ersten Screenshot noch in der Spalte "Von wem?" eingeordnet waren, sind jetzt Überschriften.

 

 

Und wieder dieselbe Information geordnet nach ein paar Zusatztags, die man in Form von Icons gesetzt hat:

 

 

Zwischen den beiden Screenshots liegt buchstäblich nur ein einziger Mausklick. Das ist das Faszinierende an einem Pivot-Protokoll: Die Software stellt ganz alleine die Information neu dar. Kein Umkopieren, kein Abschreiben, noch nicht einmal etwas einstellen. Ein Klick. Fertig.

Wie macht man das?

Ein Pivot-Protokoll geht natürlich nur mit einem passenden Werkzeug, es sei denn, man möchte von Hand hin und her kopieren. Das derzeit einzige Werkzeug, welches die verschiedenen Ansichten tatsächlich per Mausklick erstellen kann, ist meineZIELE (mehr erfahren ...).

Gibt es beim Pivot-Protokoll einen Drill-Down?

Dem Pivot-Protokoll liegt eine Gliederung zu Grunde. Diese kann man natürlich in tiefere Gliederungsebenen hinein immer weiter aufklappen. Das geht so weit, bis die jeweiligen Einträge aus der Pivot-Spalte verschwinden und an ihren logischen Platz in der Gliederung zurückkehren.

Hier im Screenshot ist durch Aufklappen links ein Beitrag sichtbar geworden (7), der zuvor bei (8) in der Spalte eingeordnet war. Man sieht hier auch deutlich, dass der Eintrag mit einem Icon getaggt war (9), das als Pivot-Spaltentitel (10) umgesetzt wurde. Genau deshalb gehört der Eintrag ja in diese Spalte. Damit man auch im aufgeklappten Zustand diesen Zusammenhang erkennt, ist bei (8) ein rechter Winkel eingezeichnet. Die Icons bei (9) müssen ja nicht unbedingt angezeigt werden und andere Spalten wie die Personen aus dem obersten Screenshot sind ja hier auch gerade nicht sichtbar.

 

 

Wo wird das Pivot-Protokoll eingesetzt?

Wie schon gesagt: Jedes Meeting, das über das Niveau einer Talkshow hinausgeht und bei dem Ergebnisse erzielt werden sollen, braucht so etwas wie ein Protokoll. Und jedes Protokoll wird besser, wenn man ihm diese innovative Form gibt. Es vereint die sachliche Ziel- und Lösungsorientierung mit der Informationsbereitstellung, wie sie besonders in komplexen Situationen erforderlich sind. Insbesondere bei projektorientierten Besprechungen oder wenn die beteiligten Menschen noch wenig vertraut miteinander sind, ist das Pivot-Protokoll eine sehr wertvolle Hilfe.

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