Geniale Methode: Das Pivot-Protokoll
Ein Protokoll sollte gut gegliedert sein und Teilnehmer und Ergebnisse festhalten. Doch der wirkliche Wert eines Protokolls wird erst erkennbar, wenn man es auswerten will. Wollen Sie wirklich wegen jeder neuen Frage neu anfangen zu lesen und zu suchen? Wenn ein einziger (!) Mausklick die Antwort liefern könnte?
Was ist ein Pivot-Protokoll?
Wann
immer das Niveau einer Besprechung über das einer
Talkshow hinausgeht, werden Notizen gemacht. Vernünftig
ist, wenn einer das für alle tut und dabei professionell
vorgeht. Man muss das aber nicht so machen, wie
man es seit der Bronzezeit macht. Hier bringt arbeitsmethodisch
ausgereifte Organizer-Software mit einem simplen
Trick eine bahnbrechende Innovation.
Ein gutes Besprechungsprotokoll muss drei Kernbedingungen erfüllen:
- Das Protokoll einer Besprechung muss klare Sachinformationen festhalten wie "Wer hat was gesagt?" und "Wem wurden welche Aufgaben zugeordnet?"
- Gleichzeitig will man eine Struktur: Probleme und Maßnahmen, Ziele, Unterziele, Aufgaben. Ein gutes, ergebnisorientiertes Protokoll ist mehrere Stufen tief gegliedert
- Ein gutes Protokoll sollte mit geringem Aufwand auch besondere Fragestellungen bedienen können: "Bei welchen Themen ging es um Finanzen?", "Wo ging es um Personalangelegenheiten?" und dergleichen mehr.
Ein Pivot-Protokoll vereint alle diese Anforderungen in eine einzige, simple Gliederung, welche dann aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden kann, ähnlich einem Pivot, wie man es aus Excel-Tabellen kennt.
Beispiel:
Hier ein erfundenes Beispiel, bei dem einfach mehrere Personen über mehrere Themen gesprochen haben:
Der Ausgangspunkt
Hier zunächst die logische Gliederung, wenn man Beiträge wie Ziele, Probleme, Aufgaben und Sachinformationen in ihrem Zusammenhang ordnet (1). Dazu jeweils verknüpfte Informationen, sogenannte Tags. Ein Tag ist eine Art Etikett, das man an eine Informationszeile klebt: Der Name dessen, der das gesagt hat oder dem diese Angelegenheit überantwortet wird (2) oder auch einfach ein Kennzeichen "Hier geht es um Geld" oder "Hier wird Bagger 3 benötigt". Hier im Beispiel sind dafür einfache Icons verwendet (3).