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Aktionsprogramm "Endlich ungestört": 19 / 25

Telefonate reduzieren

Tag 19/25

 

Zeit sparen am Telefon

StrichlisteGehen Sie heute nochmals die Strichliste mit den Störungen durch. Prüfen Sie, ob weitere Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Wie ist die Situation heute? Was hat sich verbessert? Wo ist als nächstes anzupacken?

JoggingDenken Sie nochmals an sich selbst. Haben Sie genug Bewegung? Versuchen Sie, ein paar kleine Gewohnheiten einzuführen, die Ihre körperliche Fitness dauerhaft begünstigen. Z.B. täglich 20 Kniebeugen beim Duschen, grundsätzlich Treppe statt Fahrstuhl, eine U-Bahn-Station früher aussteigen und den Rest zu Fuß gehen. Wie wäre es mit einer Stunde Joggen jeden Samstag morgen?

Sie brauchen pro Tag eine halbe Stunde aerobe Bewegung!

BaumLesen Sie nochmals die Ausführungen über das Telefonieren.

Inzwischen hat wahrscheinlich auch Ihre Zeitmessung von Telefonaten ein nutzbares Ausmaß angenommen. Deshalb sollten Sie einmal einen sorgfältigen Blick darauf werfen:

ZeitmessungBaumEntscheiden Sie zunächst, welche Telefonate besonders viel Zeit gestohlen haben. Wenn Sie meineZIELE für die Zeitnahme benutzt haben, dann sollten Sie sich jetzt die Auswertungsgraphik ansehen. Überlegen Sie zunächst, ob die Ergebnisse Ihrer Einschätzung entsprochen haben. Sind Überraschungen dabei? Überschlagen Sie kurz, um wieviel Zeit es sich pro Monat und pro Jahr handelt, die Ihnen durch diesen Zeitverlust verloren geht.

Weniger Telefonate, kürzere Telefonate

Entscheiden Sie sich dann für Maßnahmen: Welche Telefonate nehmen Sie nicht mehr entgegen? Wen rufen Sie nicht mehr an? Wen fragen Sie nicht mehr, wie es ihm geht? Welche Zeitlimits setzen Sie sich für bestimmte Personen? Oder bestimmte Themen?

Eine wirkungsvolle Hilfe ist es auch, sich diese Limits beim Gesprächsbeginn zu setzen und sogar, falls angebracht, auch dem Anrufer gleich zu nennen: "Ich erwarte einen dringenden Anruf. Können wir uns kurz fassen?", "In 8 Minuten beginnt meine Telefonkonferenz / Meeting" oder wirklich direkt: "Meine Zeit ist heute sehr knapp. Können wir uns auf drei Minuten beschränken?" Trainieren Sie "kurze Telefonate".

Wenn Sie selbst anrufen: Notieren Sie, was Sie besprechen möchten und haken Sie Punkt für Punkt ab.

Emails prägnant formulieren

Man scheint kürzere Antworten zu bekommen, wenn man selbst seine Nachrichten kurz und prägnant formuliert. Manchmal hilft auch der Merkspruch, mit dem früher den Schülern im Lateinunterricht prägnante Formulierungen abverlangt wurden: Wer? Was? Wo? Warum? Wie? Wann? Formulieren Sie Nachrichten als Auskunft. Das passt zwar so nicht immer, aber es ist ein guter Ausgangspunkt. Schreiben Sie nichts Unnötiges. Auch das kostet Zeit.

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