Werkzeug schärfen
Ihre Arbeitsmittel sind ein wichtiger Produktivitätsfaktor. Die entscheidenden Arbeitsmittel, Softwareprodukte wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Archivierung oder Zeitmanagement werden zwar eigentlich nicht stumpf wie die Säge des Zimmermanns. Doch Software veraltet schnell. Wer nicht die besten Werkzeuge nutzt, fällt zurück.
Prüfen Sie daher regelmäßig, ob nicht wesentlich aktuellere Softwarestände verfügbar sind. Vor allem die Programme "aus der zweiten Reihe", mit denen man vielleicht nicht täglich arbeitet, lässt man oft veralten, weil der Anwendungsdruck zu gering ist. Beispiele: Schrifterkennung, Faxlösung etc. Der Aktualisierungsdruck auf der Hardwareseite lässt dagegen mittlerweile deutlich nach. Viele Rechner sind eher überdimensioniert.
Ein Zimmermann schärft seine Säge nicht täglich, sondern dann, wenn sie zu stumpf ist oder dann, wenn er zwischen zwei Baustellen Zeit für Vorbereitungen hat. Das wäre auch im Büro die angemessene Verhaltensweise.
Verschaffen
Sie sich einen Überblick über den Aktualitätsgrad
der Hardware und Software und treffen Sie entsprechende
Maßnahmen. Auch Diktiergeräte, Taschenrechner oder
Ähnliches können veralten.
Werkzeug richtig wählen
Man sollte keine App benutzen, nur weil andere das tun. Denken Sie nach, ob dieses Werkzeug wirklich das beste für Ihre Anwendung ist. So wie bei der Selbstorganisation: Wer sich organisieren will, wählt irgendeinen Organizer. Wer etwas erreichen will, wählt meineZIELE.
Werkzeug richtig nutzen
Software ist weitaus komplexer als ein Hobel oder eine Zange. Es gibt oft Hunderte von Funktionen. Es wäre doch schade um vertane Zeit, wenn Sie wertvolle Werkzeuge nicht kennen oder nur unzureichend nutzen würden.
Wie sollten Sie da vorgehen?
Schreiben Sie sich erst mal eine Liste, am besten als Teil Ihrer Checkliste: Welche Werkzeuge nutzen Sie? Darunter sind heute viele "monofunktionale" Apps, also Programme, die einfach nur eine einzige Sache gut können. Fertig. Aber es gibt auch Produkte mit einer enormen Funktionenvielfalt wie Word oder Excel. Schätzen Sie ein, in welchen Ihrer Software-Werkzeuge sich ungeahnte, ungenutze aber nützliche Funktionen verbergen.
Verzahnte Werkzeuge
Software-Entwicklungswerkzeuge wie Visual Studio kann man nur nutzen, wenn man auch das nötige Knowhow von Programmiersprachen, Komponenten und Methoden erwirbt. Ähnlich ist es mit unserem Arbeitsmethodik-Werkzeugkasten meineZIELE. Viele seiner Funktionen entfalten erst zusammen mit dem Knowhow ihre Wirkung. Gerade solche mit Knowhow tief verzahnten Werkzeuge werden nur ganz selten vollkommen genutzt.
Es ist nicht sinnvoll, hier Perfektion anzustreben. Aber es ist gut, wenn man ein paar "Top Wissenslücken" identifizieren und schließen kann.
Natürlich merkt man nur selten, dass man mit Umwegen arbeitet, weil man eine nützliche Softwarefunktion nicht kennt. "Ach, so einfach geht das? Und ich mach immer ..." ist ein häufiger Satz bei Software-Schulungen. Solche Schulungen sind natürlich ein guter Ansatz. Aber manchmal hilft auch, einfach mal vier Wochen lang jeden Tag nach einem interessanten neuen Detail in der Software Ausschau zu halten und auch mal wieder ein Menü aufzuklicken, das man sonst selten benutzt.
