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Grundfunktionen ELO Office

  

Überblick: Was kann ELO Office für Sie tun?

ELOoffice verwaltet Dokumente

Sie können alle Ihre Dokumente wie Word-Dateien, Emails, Bilder, Eingangsrechnungen etc mit ELO in einem einfachen, gut durchdachten Ordnungsgerüst verwalten. Papierdokumente scannen Sie ein. PC-Dateien übernehmen Sie in ELO. Alle Dokumente bleiben im Originalformat. Sie können Ihre Dokumente auch noch nach Jahren mit dem Originalprogramm öffnen.

  

ELOoffice bringt Ihre gewohnte Struktur mit

ELO Office sieht Strukturelemente vor, die Sie schon kennen: Archiv, Aktenschrank, Ordner, Register, Dokumente. Dadurch können Sie Ihre Ablage so gestalten, wie Sie es in der Papierwelt gewohnt waren und so wie es für Ihre Anwendung, Ihre Branche und Ihr Unternehmen am besten passt. So behält alles seine logische Ordnung.

  

ELOoffice findet alles wieder

ELO Office bietet Ihnen ausgereifte Suchfunktionen. Außer dem gewohnten Weg über die Strukturelemente Aktenschrank, Ordner, Register, können Sie einfach nach Stichworten suchen. So finden Sie Ihre Dokumente auch unter den Stichworten wieder, die Sie beim Ablegen als Schlagworte oder Zusatztexte angegeben hatten.

  

ELOoffice beherrscht auch die Volltextsuche

ELO Office kann, z.B. von einem Word-Dokument, alle vorkommenden Wörter in einer sogenannten Volltext-Datenbank registrieren. Das bedeutet für Sie, daß Sie nach jedem beliebigen Wort suchen können. Wenn es in diesem Text vorkommt, findet ELO das Dokument. Wörter, nach denen grundsätzlich nicht gesucht werden soll (z.B. der, die, das, und, oder, weil ...) werden über eine (pflegbare) Stopwortliste ausgeschlossen.

  

ELOoffice erkennt für Sie Schrift auf gescannten Dokumenten

Wenn Sie eine Rechnung einscannen, dann ist das für den PC nicht eine Rechnung aus Zahlen und Buchstaben, sondern ein Bild. Bei ausreichender Bildqualität kann ELO Office daraus mit einer Technik namens OCR (optical character recognition) einen Text machen, also die vorkommenden Wörter erkennen und diese in die Volltextdatenbank einfügen. So können Sie z.B. eine Rechnung einscannen und hinterher nach den gekauften Produkten suchen.

  

ELOoffice ist kontaktfreudig

ELO kann einen Button und ein Makro in bestehende Anwendungen wie Outlook, Word oder Excel einsetzen. So können Sie von dort per Mausklick Dokumente an ELO Office übergeben. Aber auch innerhalb ELO wird Kommunkation groß geschrieben. Neben drucken und faxen können Sie Dokumente an andere ELO-Benutzer übergeben und z.B. in deren Wiedervorlage stellen.

  

Sie können ELOoffice automatisieren

In ELO Office kann man sogenannte Masken einrichten. Dadurch vereinfacht man sich die Ablage und Suche bei einer großen Zahl ähnlicher Dokumente (z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Visitenkarten...) Die Einordnung in die Strukturelemente Aktenschrank, Ordner, Register, können Sie sogar automatisieren. Sie können ELO anweisen, z.B. alle gescannten Visitenkarten mit Namen, die mit "E" beginnen im Ordner "Visitenkarten" in den Registertab "E" einzuordnen....

  

Sie können mit ELOoffice selbsttragende Archive bilden

ELO-Archive kann man auch auf andere Datenträger oder z.B. auf Notebooks auslagern. Am elegantesten geht das mit "selbsttragenden Archiven". Das bedeutet, dass eine Einfach-Version von ELO (ein sogenanannter Viewer) einfach mit auf die CD gebrannt wird. Das geht sogar ohne Lizenzkosten beliebig oft. So kann man z.B. einen Katalog in ELO-Format bequem und preiswert und doch mit Top-Funktionalität verteilen.

  

ELOoffice kann noch mehr

Habe ich die Haftnotizen schon erwähnt? Die Wiedervorlage? Die Datenschutzfunktionen? Schlüssel, Rechte, Anwenderverwaltung? Den Import und Export von Dokumenten? Die zahlreichen individuellen Einstellmöglichkeiten? Die Scan-Funktionen? Die Bearbeitung von Dokumenten? Die Chaos-Ablage?

ELO Office beherrscht nicht nur die Grundfunktionen. ELO beherrscht alles, was Sie für ein papierloses Büro benötigen.

 

Noch einmal in Kürze:

Mit ELO, dem elektronischen Leitz Ordner verwalten Sie Ihre Dokumente zeit- und platzsparend.

ELO Office 10.0Eingehende Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, interessante Zeitschriftenartikel, Papierkrieg mit Behörden etc wird einfach eingescannt und zusammen mit selbsterstellten Dokumenten in einem pfiffigen Ordnungssystem verwaltet.


Ordnen wie gewohnt - auf dem PC

Der Programmaufbau basiert auf den bekannten Ordnungsprinzipien Archiv/Aktenschrank/Ordner/Register. Die daran orientierte Benutzeroberfläche und eine Vielzahl von Funktionen ermöglichen Ihnen einen unkomplizierten Einstieg und problemloses Handling der elektronischen Dokumentenverwaltung.

 

  

Elektronischer Leitz Ordner bedeutet ...

... Archivieren von digitalen und Papier-Dokumenten

    • Direktes Abspeichern Ihrer Word-, Excel- und anderen PC-Dokumente in das ELO Archivsystem
    • Scannen und Ablegen von Papierdokumenten
    • Fax-Schnittstelle ermöglicht Versenden abgelegter Dokumente ohne vorherigen Ausdruck
    • Ausdruck von archivierten Dokumenten jederzeit möglich

  

... Einfaches Verwalten der Dokumente

    • Einfache Strukturierung durch beliebige Register Ihrer Wahl
    • Mehr Übersicht durch individuelle Farbgebung (vom Aktenschrank bis zum Dokument)
    • Automatische Sortierfunktionen
    • Kopier- und Verschiebemechanismen erlauben eine schnelle Umstrukturierung der Ablage
    • Vollbild- und Zoom-Mechanismen ermöglichen gute Lesbarkeit von Dokumenten auch bei kleinen Bildschirmen

  

... Optimales Suchen, finden und Bearbeiten von Dokumenten

    • Suchmenü garantiert Sofortzugriff, leichtes Indizieren/Verschlagworten von Dokumenten
    • Wiedervorlage-Funktion
    • Notizzettel-Funktion ohne Änderung des Originaldokuments
    • Postkorb-Modul mit umfangreichen Empfangs- und Verteilfunktionen