Stephen R. Covey, "Der Weg zum Wesentlichen"

Optimales Zeitmanagement durch konsequente Orientierung an den wichtigsten Zielen. Zeitplanung nach Rollenkonzept. Bewältigung des Konflikts Beruf/Familie mit einer "neuen Generation" des Zeitmanagements

Viele Menschen haben aber auch zuviel von dieser Erkenntnis. Manche verwechseln gar Faulenzen mit Lebensglück. Manche konzentrieren sich zu sehr aufs Glücklichssein, vergessen ihre materielle Basis und lernen doch nie das Glück kennen, das sich mit einer Leistung und einem Erfolg verbindet.

Der optimale Gebrauch der Zeit wird für jeden Menschen anders ausfallen. Er ist immer ein schwer erreichbares Gleichgewicht. Der Gebrauch der Zeit und unser Lebensglück hängen eng zusammen.

Wenn Sie also das Thema Zeitmanagement anpacken wollen, denken Sie immer daran: Es geht im Leben nicht nur darum, wie schnell und effizient wir etwas tun. Es geht darum, was wir tun.

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement beschäftigt sich mit der Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen. Die wichtigsten Ansatzpunkte dazu sind, die Zeit optimal zu planen, Prioritäten zu setzen und "Zeitfresser" zu eliminieren. Man unterscheidet deshalb verschiedene Haupt- und Nebendisziplinen des Zeitmanagements. Häufig wird Zeitmanagement auch wie der Begriff Arbeitsmethodik gebraucht.

Oft wird Zeitmanagement so verstanden, dass man versucht, möglichst präzise seine Zeit zu verplanen. Das ist aber nur hilfreich bei Personen mit einer großen Zahl von Kontakten, Repräsentationspflichten und Terminen. Viel erfolgreicher ist man aber, wenn man nicht die Zeit verplant, sondern Pläne macht. Man ist erfolgreicher, wenn man zuerst festlegt, was man erreichen will und dann erst, wann man das im Einzelnen anpacken wird.

Zeitmanagement bedarf intensiver Übung. Verschiedene Details oder Varianten müssen ausprobiert werden. Benutzen Sie dazu unser 25-Tage-Methodentraining

In diesem Sinne wendet sich Zeitmanagement in erster Linie an Menschen mit sogenannter "unstrukturierter" Arbeitsweise. Das sind Menschen, die nicht als Sachbearbeiter immer wieder dasselbe tun, sondern beispielsweise als Führungskraft oder bei Projektarbeit immer wieder andere Tätigkeiten haben, die sich also an Zielen und Terminen orientieren müssen.

Der Erfolg von Zeitmanagement beruht aber nicht nur auf der besseren Organisation, sondern viel mehr noch auf seiner psychologischen Wirkung. Diese lässt sich mit vereinfachten Methoden auch bei einer Sachbearbeitertätigkeit etc nutzen (Siehe Sammel-Methode)

Ein weiterer Gesichtspunkt ist die Motivation. Für viele Menschen ist Zeitmanagement im Kern eine Motivationsmethode. Wer alles aufschreibt, was zu tun ist, kann alles abstreichen, was erledigt ist. Das gibt eine Menge Energie zurück. Überhaupt hat Schreiben etwas Magisches an sich. Ziele niederzuschreiben steigert das Commitment auf ein solches Ziel, unsere Selbstverpflichtung sozusagen, dieses Ziel zu erreichen. Das lässt sich auch im wissenschaftlichen Sinne leicht nachweisen. Bei gleichen Zielen sind diejenigen, die sie schriftlich festhielten bei weitem erfolgreicher.

Zeitplanbücher

Kernstück des Zeitmanagements ist die optimale Planung der Ziele, der Zeit und der Prioritäten. Dazu benutzte man früher üblicherweise ein Zeitplanbuch. Heute sind PDAs, also kleine Computer in Handygröße, sehr in Mode und werden zur Steuerung von Terminen benutzt. Die Verfolgung von Zielen ist bis heute auf Papier oder auf einem normalen PC () deutlich besser möglich.

In der Papierwelt empfiehlt sich ein Ringbuchordner, oder - noch eleganter - ein Buch mit Federleisten im Format DIN A6 mit einem Blatt pro Kalendertag sowie verschiedenen anderen Organisationsteilen wie alphabetisches Register sowie Wochen- oder Monatsblättern.

Wer häufig am PC arbeitet, findet ein besonders gutes Organisationsmittel in einem Programm, das nicht einfach nur ein Zeitplanbuch im PC abbildet sondern methodisch weit mehr möglich macht als ein gewöhnlicher Organizer.

Das Zeitplanbuch hat den Zweck schriftlich und lückenlos langfristige Ziele in immer handlichere Portionen zu zerteilen. So kommt man, ausgehend z.B. von einem Jahresplan auf Monats- Wochen- oder Tagespläne. Welche dieser Zeithorizonte man zur Planung verwendet, hängt von der Situation und den Gewohnheiten des Einzelnen ab.

Zeitplanbücher aus Leder und Papier haben natürlich noch immer ihre Vorteile. Sie sind einfach und das Schreiben in Handschrift führt zu einer besseren Verdrahtung im Gehirn und einem stärkeren Commitment. Die Vorteile der Software liegen da, wo große Anzahlen von Aufgaben auftreten und da, wo gleichzeitig auch Dokumente und Dateien mit den Aufgaben verwaltet werden sollen. Die klare Struktur von Zielen und Aufgaben führt mit zu einer Umschichtung der Aufgaben von den weniger wichtigen zu den wichtigen Aufgaben. Das führt zu einem messbaren Erfolgszuwachs.

Entscheidend ist, dass man immer das in den Vordergrund stellt, was man heute, morgen, im Laufe der Woche erreichen möchte. Das, was einem wirklich voranbringt. Das sollte nicht im täglichen Kleinkram untergehen!

Mehr über Zeitplanbücher:

• Papier oder elektronischer Organizer?
• Ein Kalender ist kein Zeitplanbuch
• Produktbeispiel
• Der Organisationsteil des Zeitplanbuchs

Alle Aufgaben, die man in die Tagesplanung übernimmt, werden in Stichworten notiert. Die Formulierung sollte möglichst in Form eines Ziels geschehen. Der kurze Aufgabentext sollte also nicht aussagen, was man tun will, sondern was man erreichen will.

Wählen Sie, wenn Sie in der Papierwelt bleiben, kein großformatiges Zeitplanbuch, auch wenn es sich dabei um das meistverkaufte handeln sollte. In aller Regel ist es besser, sich zu einer prägnanten Ausdrucksweise und einer Konzentration auf Wesentliches zu zwingen. Dazu sind DIN A5 Bücher mit ihrer Unmenge an Platz nicht geeignet.

Planen nach Zeithorizont oder nach Zielen?

Das klassische Zeitmanagement beruht auf der Verwendung von Kalendern. Auch gute Zeitplanbücher sind für den Laien nichts anderes als Kalenderbücher. Die Folge davon ist, dass beim Zeitmanagement praktisch bis heute die Gliederung nach der Zeit im Vordergrund steht. Viel erfolgswirksamer wäre es aber, nach der Sache zu gliedern. Das heißt, aus großen unüberschaubaren Zielen durch sinnvolles Gliedern eine klare Struktur und klare, unmittelbar ausführbare Einzelschritte zu machen.

Diese Vorgehensweise ist auf Papier sehr schwierig, auf dem PC aber kein Problem. Es gibt sogar die Möglichkeit, eine erfolgswirksame Gliederung zu erstellen und diese dann mit dem gleichen Produkt als Mind Map zu sehen (mit meineZIELE). Entscheidend ist, dass man das "Denken in Kalenderblättern" hinter sich lässt und lernt, in Zielen, Teilzielen und Aufgaben zu denken. Dann ergibt sich sogar eine Lösung für zugehörige Dokumente und Dateien von ganz alleine.

Hier ein einfaches Beispiel: Sie möchten einen neuen Arbeitsplatz finden. Dann erstellen Sie eine einfache Gliederung der Dinge, die Sie dafür tun müssen:

• - Neuen Arbeitsplatz suchen
  • Bewerbungsunterlagen zusammenstellen
    • Zeugnisse (A2)
    • Bewerbungsschreiben
    • was sind meine besonderen Stärken?
    • ...
  • Suche Stelle in Online-Jobangeboten
  • Stellenanzeigen bearbeiten (A3)
  • Kündigungsfrist prüfen
  • Erkundigungen bei Freunden und Bekannten
  • ...

Die Lösung für die Zusatzinfos ist bereits zu erkennen: Die Nummern, hinter Zeugnisse (A2) und Stellenanzeigen bearbeiten (A3) verweisen z.B. auf einen Pultordner. Dann heißt das: Die Kopiervorlagen für die Zeugnisse liegen in Fach 2 und die ausgeschnittenen Stellenanzeigen haben Sie in Fach 3 gesammelt. Alle elektronischen Dokumente würde man auch elektronisch verknüpfen, z.B. als Hyperlink, wie im Gliederungsbeispiel gezeigt. Man nennt dieses Verfahren sowohl beim Papier als auch bei Dateien "chaotische Ablage". So würde die Gliederung mit meineZIELE aussehen:

Auf diese Weise kann man sich schnell eine klare Übersicht über eine größere Aufgabe verschaffen. Das vermeidet Aufschieben und das Risiko, etwas zu vergessen. Erst wenn klar ist, wo Sie hinwollen und was alles zu tun ist, plant man, wann man das tut. Diese Form des zielorientierten Zeitmanagement hilft Ihnen, nicht die Zeit optimal vollzustopfen, sondern Ihre Ziele zu erreichen. Das Beispiel zeigt auch deutlich, dass schon in diesem einfachen Beispiel eine klare Gliederung wesentlich übersichtlicher ist, als eine Mindmap-Ansicht:

Prioritäten

Jede Aufgabe versieht man mit einer Priorität. Normalerweise genügt die Unterscheidung in drei Prioriäten, also eine niedrige, eine mittlere und eine hohe Priorität. Grundsätzlich werden die Aufgaben mit hoher Priorität zuerst angepackt, völlig unabhängig davon, wie unangenehm sie sind oder wieviele unwichtige Aufgaben gleichzeitig anstehen.

Ziel dieses Prinzips ist es, die Konzentration der Kräfte auf das Wesentliche zu erreichen. Wer streng nach Prioritäten vorgeht, ist stets sicher, daß er an seiner wichtigsten Aufgabe arbeitet. Selbst wenn man sein Tagespensum nicht erledigen kann, so ist man sich doch sicher, wenigstens die wichtigsten Ziele erreicht zu haben und nicht die Zeit mit irgendwelchen nebensächlichen Lieblingsaufgaben vertrödelt zu haben.

Zu den vielen simplen Grundsätzen des Zeitmanagement zählt auch einer, den man mit Recht als hochwirksame Erfolgsmethode bezeichnen kann: Beginnen Sie jeden Tag damit, die drei Wichtigsten Ziele für diesen Tag festzulegen. Als fixes Ritual, also nicht mal zwei oder mal vier. Man will schließlich nicht nur Verzettelung vermeiden, sondern auch zu enge Fixierung. Dann beginnen Sie mit der ersten dieser drei Aufgaben und lassen nicht mehr davon ab, bis sie alle drei erledigt sind. Was sollte Sie dabei noch unterbrechen können? Es waren schlielich Ihre wichtigsten Aufgaben. Wie gesagt, ein sehr simpler Grundsatz. Aber er hat schon Traumkarrieren eröffnet und große Vermögen geschaffen.

Orientieren Sie Prioritäten an Ihren Zielen und nicht nur an den Notwendigkeiten des Tagesgeschäfts!

Prioritäten ändern sich ständig. Mit dem Herannahen eines Termins empfinden wir das allmählich dringender Werdende, Eiliges also, als wichtig. Manchmal werden Aufgaben mit der Zeit wichtiger, insbesondere auch, weil ihre Vielzahl die Übersicht mindert, meistens ist dieser Eindruck jedoch falsch. Zeitmanagement kann dazu beitragen, den objektiven Umgang mit Prioritäten zu fördern. Siehe auch Eisenhower-Prinzip.

Störungen beseitigen

Die dritte Säule des Zeitmanagements ist die systematische Beseitigung von Störungen des Arbeitsablaufs. Methodisches Arbeiten wird nicht nur durch äußere Störungen eingeschränkt. Es sind vor allem die inneren Störungen und Schwächen wie Unlust, Schwatzhaftigkeit, Tagträumen, Scheinarbeit, Übermüdung und dergleichen, die uns besonders viel Zeit rauben.

Zeitmanagement bietet im Wesentlichen zwei Antworten auf diesen Problemkreis:

Viele innere Störungen wie etwa Tagträumen werden gleichzeitig eliminiert, wenn es uns gelingt, uns stärker zu motivieren. Gerade dazu wiederum ist das Gefühl besonders wichtig, gerade an der wichtigsten anstehenden Aufgabe zu arbeiten. Auch das Streichen einer Aufgabe aus dem Zeitplanbuch, wenn sie endlich erledigt ist, bedeutet in der Summe vieler Aufgaben ein beträchtliches Erfolgserlebnis und eine beachtliche Motivation.

Die zweite Antwort ist die systematische Störungsbeseitigung. Störungsbekämpfung beginnt stets mit einer Phase der Selbstbeobachtung. Man wertet aus, welche Störungen vorliegen, zählt sie auf und gewichtet sie. So kommt man nach einigen Tagen systematischer Auswertung zu einem klaren Eindruck, wo tatsächlich die meiste Zeit für Störungen verloren geht. Sind die Störungen erst einmal bekannt, dann sind die Gegenmaßnahmen in der Regel leicht zu finden. Wichtig ist, diese Maßnahmen zu beschließen, sie schriftlich zu formulieren und in die Zeitplanung zu übernehmen.

Zu den gefährlichsten Leistungskillern zählt Aufschieberitis (mehr)

Nebendisziplinen

Neben diesen drei Hauptsäulen des Zeitmanagements gibt es eine Fülle von Nebendisziplinen und Wechselwirkungen mit anderen Gebieten der Arbeitsmethodik. Neben der Kunst, die richtigen Aufgaben wegzulassen, gibt es die Möglichkeit, Aufgaben schneller zu erledigen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu lösen. Beispiele für solche Ansätze sind etwa das gezielte Lesen von fremdsprachlicher Fachliteratur mit der Absicht, Fremdsprache und Fachkenntnisse gleichzeitig zu verbessern. Auch die Arbeit während der Reise gehört hierher.

Wichtig ist: Verzetteln Sie sich nicht! Zeitmanagement soll nicht den Tag vollstopfen, sondern Erfolge herbeiführen. Legen Sie jeden Morgen die drei wichtigsten Ziele des Tages fest. Packen Sie diese an und lassen Sie nicht mehr davon ab, bis alle drei erreicht sind. Wenn das gelingt, können Sie auf alle Arten von Nebendisziplinen getrost verzichten.

Zum 25-Tage-Methodentraining

Auch für schnelleres Arbeiten bieten sich zahlreiche Ansätze an. Dazu zählen so einfache Dinge wie Schnellesen, Schnelldiktieren, die Deutung der Körpersprache, das Schreiben im 10-Finger-System, aber auch Denk- und Lernmethoden oder geistige Hochleistungstechniken wie Superprogramming und viele andere.