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Zeitmanagement

 

Zeitmanagement

Verlorenes Geld ist ersetzbar, verlorene Zeit ist für immer vorbei.

ZeitmanagementMehr leisten, mehr bewegen und mehr erreichen in der gleichen Zeit, das ist der Zweck einer methodischen Disziplin, die wir Zeitmanagement nennen. Lesen Sie hier, worauf es ankommt und wie Sie den größten Gewinn daraus ziehen. Zuerst das Grundsätzliche, dann das Praktische.

Wo setzt Zeitmanagement an?

Zeitmanagement ist eine Disziplin mit sehr vielen Ansatzpunkten. Hier zunächst die Wichtigsten:

  • besserer Gebrauch der Zeit durch Bewusstseinsbildung
  • klare Ziele schaffen und anstreben
  • verbessertes "Prioritäten setzen"
  • Entlastung von Routine (insbesondere nichts mehr vergessen)
  • systematische Bekämpfung von "Zeitdieben" und Störungen

Maßnahmen zur Effizienzsteigerung, Bündelung gleichartiger Aufgaben, genauere Terminplanung, Planung von Reserven und so weiter sind ebenfalls nützlich. Ihre Bedeutung ist aber mit den genannten Punkten nicht zu vergleichen.

Wie verbessern Sie Ihr Zeitmanagement am wirkungsvollsten?

Es gibt im Wesentlichen zwei Wege:

  • Sie können sich ein eigenes, maßgeschneidertes Zeitmanagement aufbauen. Sie finden dazu das nötige Knowhow in Büchern und z.B. in unserem kostenlosen 25-Tage-Training.
  • Sie können ein fertiges, professionelles System verwenden. Hier gibt es sechs verschiedene Arten von Angeboten:
    • Systeme rund um ein Zeitplanbuch aus Papier. Das ist veraltet, aber einfach und wirksam. Es gibt aber Systeme wie die Hirt-Methode oder die Tempus-Zeitplanbücher durchaus bis heute zu kaufen.Zeitmanagement ist weit mehr als nur ein Kalendersystem
    • Software-Systeme, die aus einem Zeitplanbuch hervorgegangen sind oder ein bestehendes Zeitplanbuch-Angebot ergänzen sollen. Hier wird oft einfach nur das abgebildet, was man vorher auf Papier auch schon konnte. Bekanntestes Beispiel ist der (nicht mehr weiterentwickelte und nicht mehr verfügbare) Lotus Organizer.
    • Punktuelle Lösungen: In der Regel basierend auf einer einzelnen Idee als "Heilmittel für Alles". Beispielsweise ein Mindmap-Programm mit angebauten Zeitmanagement-Features oder Systeme, die um ein Dokumentenverwaltungssystem herum entstanden sind. Und es gibt natürlich reine Kalender und reine ToDo-Listen-Systeme.
    • Softwarebasierte Integrierte Methodenlösungen. Das ist die leistungsstärkste Kategorie. Z.B. hat das System meineZIELE vom täglichen Zeitmanagement über Dinge wie Mindmaps oder Eisenhower-Schema bis hin zur langfristigen Strategie alles an Bord.
    • Cloud-Lösungen: Für sich alleine genommen sind Systeme wie der Google Kalender oder Toodledo reine Verwaltungssysteme ohne irgendwelche erfolgswirksame Methoden dahinter. Derartige Lösungen können aber über Schnittstellen die Schlagkraft z.B. von meineZIELE bis in den mobilen Bereich hineintragen.
    • "Abgespeckte" Projektmanagementsysteme: Projektmanagement braucht man für große Projekte, etwa für den Bau einer Autobahn. Das ist für das persönliche Selbstmanagement auch in abgespeckter Form völlig überzogen. Es handelt sich auch hier um punktuelle Lösungen, die z.B. für die Beseitigung von Störungen oder die Unterstützung strategischer Überlegungen keinerlei Ansatzpunkte bieten.

Empfehlung: Wenn Sie Lernbereitschaft mitbringen und Ihnen der Umgang mit Software leicht fällt, dann sollten Sie sich meineZIELE ansehen. Wenn nicht, empfiehlt sich der Einstieg über unser kostenloses 25-Tage-Training.

Der Gebrauch der Zeit

Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen, nicht sie perfekt einzuteilen. Zeitmanagement hilft Zeit zu sparen, Zeit besser zu nutzen, Zeit in Erfolge umzusetzen. Vordergründig ist Zeitmanagement eine Sache geschickter Verwaltung und Optimierung. Aber reicht das aus?

Nein: Die Einteilung der Zeit, das optimale Vollstopfen des Arbeitstags, das ist genausowenig Zeitmanagement wie der Blick zur Uhr. Gutes Zeitmanagement ist das, was aus Zielen Erfolge macht. Gut und wirksam ist es nur, wenn es hilft, Ziele zu erreichen, Freiräume zu schaffen und wenn es hilft, tatsächlich erfolgreicher zu sein.

Angenommen, Ihre Lebenszeit wäre heute abgelaufen. Könnten Sie dann sagen, Sie hätten Ihre Zeit optimal genutzt?

Man würde nicht danach fragen, ob die Zeit optimal eingeteilt war. Auch nach den Sekunden würde man nicht fragen. Sie spielen keine Rolle. Man wird fragen, was man erreicht hat. Ob das Leben erfüllt war mit dem, was man haben wollte. Ob man seine Kindheitsträume erreicht hat. Erfolg ist, wenn durch Planen und Handeln das eintritt, was man wollte. Erfolg in diesem Sinne ist es, der ein erfülltes Leben schafft.

Ziele erreichen statt Sekunden sparen

Was auch immer Ihre Ziele sind, beruflich wie privat: Zeitmanagement ist nur dann eine Erfolgsmethode, wenn es diesen Erfolg herbeiführt. Eine steile Karriere (auf Deutsch: "Leiter") ist kein Erfolg, wenn man schließlich feststellen muss, dass sie an der falschen Mauer stand.

ein geniales, erfolgsorientiertes Zeitmanagment-System: meineZIELE

Wir können jede Minute mit Tätigkeiten vollstopfen. Wir können vieles im Leben in Bewegung setzen. Und es gibt Menschen genug, die in ihrem Kampf ums Dasein nichts anderes tun können. Aber wie ist es bei uns? Könnten wir nicht glücklicher sein? Mehr Zeit haben für Familie und Partnerschaft? Mehr Zeit haben für uns selbst? Für die Dinge, die uns wirklich interessieren? Dazu passt z.B. der Buchtipp. Stephen R. Covey, "Der Weg zum Wesentlichen". Dabei geht es um optimales Zeitmanagement durch konsequente Orientierung an den wichtigsten Zielen, Zeitplanung nach Rollenkonzept und Bewältigung des Konflikts Beruf/ Familie mit den Mitteln des ZeitmanagementsWofür nutzt man die Zeit?

Viele Menschen haben aber auch zuviel von dieser Erkenntnis. Manche verwechseln gar Faulenzen mit Lebensglück. Manche konzentrieren sich zu sehr aufs Glücklichssein, vergessen ihre materielle Basis und lernen doch nie das Glück kennen, das sich mit einer Leistung und einem Erfolg verbindet.

Der optimale Gebrauch der Zeit wird für jeden Menschen anders ausfallen. Er ist immer ein schwer erreichbares Gleichgewicht. Der Gebrauch der Zeit und unser Lebensglück hängen eng zusammen. Auch dann, wenn die Balance der Lebensrollen und persönliche Erfüllung im Vordergrund stehen, ist der wichtigste Ansatzpunkt des Zeitmanagement die Formulierung klarer Ziele und nicht das optimale Vollstopfen des Kalenders.

Wenn Sie also das Thema Zeitmanagement anpacken wollen, denken Sie immer daran: Es geht im Leben nicht nur darum, wie schnell und effizient wir etwas tun. Es geht darum, was wir tun.

Was ist Zeitmanagement?

Zeit läuft abEs ist Ihnen wahrscheinlich schon aufgefallen: Es gibt das Wort Zeitmanagement für zwei völlig verschiedene Begriffe: Einer davon dreht sich um Zeiterfassung und das Management der dabei gewonnenen Daten. Man spricht hier besser von Zeitwirtschaft. Dabei geht es um Lohndaten oder z.B. die exakte Kalkulation bei der Fertigung von Produkten. Der zweite Begriff dreht sich um den Gebrauch der Zeit, die Art, wie man sich auf seine Ziele und Erfolge hin organisiert. Und das ist natürlich der Begriff, um den es hier geht.

Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen. Die wichtigsten Ansatzpunkte dazu sind, die Zeit nach Ihren Zielen zu planen, Prioritäten zu setzen und "Zeitfresser" zu eliminieren. Man unterscheidet deshalb verschiedene Haupt- und Nebendisziplinen des Zeitmanagements. Häufig wird Zeitmanagement auch wie der Begriff Arbeitsmethodik gebraucht.

Oft wird Zeitmanagement so verstanden, dass man versucht, möglichst präzise seine Zeit zu verplanen. Das ist aber nur hilfreich bei Personen mit einer großen Zahl von Kontakten, Repräsentationspflichten und Terminen. Viel erfolgreicher ist man, wenn man nicht die Zeit verplant, sondern Pläne macht. Man ist erfolgreicher, wenn man zuerst festlegt, was man erreichen will und dann erst, wann man das im Einzelnen anpacken wird. Zeitmanagement macht nicht erfolgreich durch "Zeit einteilen", sondern durch "Ziele erreichen".

Zeitmanagement bedarf intensiver Übung. Verschiedene Details oder Varianten müssen ausprobiert werden. Benutzen Sie dazu unser 25-Tage-Methodentraining.

In diesem Sinne wendet sich Zeitmanagement in erster Linie an Menschen Management-Tägigkeitenmit sogenannter "unstrukturierter" Arbeitsweise. Das sind Menschen, die nicht als Sachbearbeiter immer wieder dasselbe tun, sondern beispielsweise als Führungskraft oder bei Projektarbeit immer wieder andere Tätigkeiten haben, die sich also an Zielen und Terminen orientieren müssen.

Der Erfolg von Zeitmanagement beruht aber nicht nur auf der besseren Organisation, sondern viel mehr noch auf seiner psychologischen Wirkung. Diese lässt sich mit vereinfachten Methoden auch bei einer Sachbearbeitertätigkeit etc nutzen (Siehe Sammel-Methode)

Ein weiterer Gesichtspunkt ist die Motivation. Für viele Menschen ist Zeitmanagement im Kern eine Motivationsmethode. Wer alles aufschreibt, was zu tun ist, kann alles abstreichen, was erledigt ist. Das gibt eine Menge Energie zurück. Überhaupt hat Schreiben etwas Magisches an sich. Ziele niederzuschreiben steigert das Commitment auf ein solches Ziel, unsere Selbstverpflichtung sozusagen, dieses Ziel zu erreichen. Das lässt sich auch im wissenschaftlichen Sinne leicht nachweisen. Bei gleichen Zielen sind diejenigen, die sie schriftlich festhielten, bei weitem erfolgreicher.

Zeitplanbücher oder Zeitmanagement-Software?

Kernstück des Zeitmanagements ist die optimale Planung der Ziele, der Zeit und der Prioritäten. Dazu benutzte man früher üblicherweise ein Zeitplanbuch. Heute sind Smartphones sehr in Mode und werden zur Steuerung von Terminen benutzt. Die Verfolgung von Zielen ist bis heute auf Papier oder auf einem normalen PC (meineZIELE) deutlich besser möglich.

ZeitplanbuchWer trotzdem in der Papierwelt bleiben möchte, für den empfiehlt sich ein Ringbuchordner, oder - noch eleganter - ein Buch mit Federleisten im Format DIN A6 mit einem Blatt pro Kalendertag sowie verschiedenen anderen Organisationsteilen wie alphabetisches Register sowie Wochen- oder Monatsblättern.

Wer häufig am PC arbeitet, findet ein besonders gutes Organisationsmittel in meineZIELE, einem Programm, das nicht einfach nur ein Zeitplanbuch im PC abbildet sondern in arbeits- und erfolgsmethodischer Hinsicht weit mehr möglich macht als ein gewöhnlicher Organizer.

Das Zeitplanbuch hat den Zweck schriftlich und lückenlos langfristige Ziele in immer handlichere Portionen zu zerteilen. So kommt man, ausgehend z.B. von einem Jahresplan auf Monats- Wochen- oder Tagespläne. Welche dieser Zeithorizonte man zur Planung verwendet, hängt von der Situation und den Gewohnheiten des Einzelnen ab. Zeitplan-Abhängikeiten

Zeitplanbücher aus Leder und Papier haben natürlich noch immer ihre Vorteile. Sie sind einfach und das Schreiben in Handschrift führt zu einer besseren Verdrahtung im Gehirn und einem stärkeren Commitment. Die Vorteile der Software liegen da, wo große Anzahlen von Aufgaben auftreten und da, wo gleichzeitig auch Dokumente und Dateien mit den Aufgaben verwaltet werden sollen. Die klare Struktur von Zielen und Aufgaben führt mit meineZIELE zu einer Umschichtung der Aufgaben von den weniger wichtigen zu den wichtigen Aufgaben. Das führt zu einem messbaren Erfolgszuwachs.

Entscheidend ist, dass man immer das in den Vordergrund stellt, was man heute, morgen, im Laufe der Woche erreichen möchte. Das, was einem wirklich voranbringt. Das sollte nicht im täglichen Kleinkram untergehen!

Mehr über Zeitplanbücher: zieletransparenter Tagesplan

Papier oder elektronischer Organizer?
Ein Kalender ist kein Zeitplanbuch
Produktbeispiel
Der Organisationsteil des Zeitplanbuchs

Alle Aufgaben, die man in die Tagesplanung übernimmt, werden in Stichworten notiert. Die Formulierung sollte möglichst in Form eines Ziels geschehen. Der kurze Aufgabentext sollte also nicht aussagen, was man tun will, sondern was man erreichen will.

Wählen Sie, wenn Sie in der Papierwelt bleiben, kein großformatiges Zeitplanbuch, auch wenn es sich dabei um das meistverkaufte handeln sollte. In aller Regel ist es besser, sich zu einer prägnanten Ausdrucksweise und einer Konzentration auf Wesentliches zu zwingen. Dazu sind DIN A5 Bücher mit ihrer Unmenge an Platz nicht geeignet.

Planen nach Zeithorizont oder nach Zielen? Zeitmanagement erfordert Analysetools

Das klassische Zeitmanagement beruht auf der Verwendung von Kalendern. Auch gute Zeitplanbücher sind für den Laien nichts anderes als Kalenderbücher. Die Folge davon ist, dass beim Zeitmanagement praktisch bis heute die Gliederung nach der Zeit im Vordergrund steht. Viel erfolgswirksamer wäre es aber, nach der Sache zu gliedern. Das heißt, aus großen unüberschaubaren Zielen durch sinnvolles Gliedern eine klare Struktur und klare, unmittelbar ausführbare Einzelschritte zu machen.

Diese Vorgehensweise ist auf Papier sehr schwierig, auf dem PC aber kein Problem. Es gibt sogar die Möglichkeit, eine erfolgswirksame Gliederung zu erstellen und diese dann mit dem gleichen Produkt als Mind Map zu sehen (mit meineZIELE). Entscheidend ist, dass man das "Denken in Kalenderblättern" hinter sich lässt und lernt, in Zielen, Teilzielen und Aufgaben zu denken. Dann ergibt sich sogar eine Lösung für zugehörige Dokumente und Dateien von ganz alleine.

Hier ein einfaches Beispiel: Sie möchten einen neuen Arbeitsplatz finden. Dann erstellen Sie eine einfache Gliederung der Dinge, die Sie dafür tun müssen:

  • - Neuen Arbeitsplatz suchen
    • Bewerbungsunterlagen zusammenstellen
      • Zeugnisse (A2)
      • Bewerbungsschreiben
      • was sind meine besonderen Stärken?
      • ...
    • Suche Stelle in Online-Jobangeboten
    • Stellenanzeigen bearbeiten (A3)
    • Kündigungsfrist prüfen
    • Erkundigungen bei Freunden und Bekannten
    • ...

Die Lösung für die Zusatzinfos ist bereits zu erkennen: Die Nummern, hinter Zeugnisse (A2) und Stellenanzeigen bearbeiten (A3) verweisen z.B. auf einen Pultordner. Dann heißt das: Die Kopiervorlagen für die Zeugnisse liegen in Fach 2 und die ausgeschnittenen Stellenanzeigen haben Sie in Fach 3 gesammelt. Alle elektronischen Dokumente würde man auch elektronisch verknüpfen, z.B. als Hyperlink, wie im Gliederungsbeispiel gezeigt. Man nennt dieses Verfahren sowohl beim Papier als auch bei Dateien "chaotische Ablage". So würde die Gliederung mit meineZIELE aussehen:

Auf diese Weise kann man sich schnell eine klare Übersicht über eine größere Aufgabe verschaffen. Das vermeidet Aufschieben und das Risiko, etwas zu vergessen. Erst wenn klar ist, wo Sie hinwollen und was alles zu tun ist, plant man, wann man das tut. Diese Form des zielorientierten Zeitmanagement hilft Ihnen, nicht die Zeit optimal vollzustopfen, sondern Ihre Ziele zu erreichen. Das Beispiel zeigt auch deutlich, dass schon in diesem einfachen Beispiel eine klare Gliederung wesentlich übersichtlicher ist, als eine Mindmap-Ansicht:

Gliederung als Mindmap

Prioritäten

Jede Aufgabe versieht man mit einer Priorität. Normalerweise genügt die Unterscheidung in drei Prioriäten, also eine niedrige, eine mittlere und eine hohe Priorität. Grundsätzlich werden die Aufgaben mit hoher Priorität zuerst angepackt, völlig unabhängig davon, wie unangenehm sie sind oder wieviele unwichtige Aufgaben gleichzeitig anstehen.

Prioritäten setzen! Ziel dieses Prinzips ist es, die Konzentration der Kräfte auf das Wesentliche zu erreichen. Wer streng nach Prioritäten vorgeht, ist stets sicher, daß er an seiner wichtigsten Aufgabe arbeitet. Selbst wenn man sein Tagespensum nicht erledigen kann, so ist man sich doch sicher, wenigstens die wichtigsten Ziele erreicht zu haben und nicht die Zeit mit irgendwelchen nebensächlichen Lieblingsaufgaben vertrödelt zu haben.

Zu den vielen simplen Grundsätzen des Zeitmanagement zählt auch einer, den man mit Recht als hochwirksame Erfolgsmethode bezeichnen kann: Beginnen Sie jeden Tag damit, die drei Wichtigsten Ziele für diesen Tag festzulegen. Als fixes Ritual, also nicht mal zwei oder mal vier. Man will schließlich nicht nur Verzettelung vermeiden, sondern auch zu enge Fixierung. Dann beginnen Sie mit der ersten dieser drei Aufgaben und lassen nicht mehr davon ab, bis sie alle drei erledigt sind. Was sollte Sie dabei noch unterbrechen können? Es waren schlielich Ihre wichtigsten Aufgaben. Wie gesagt, ein sehr simpler Grundsatz. Aber er hat schon Traumkarrieren eröffnet und große Vermögen geschaffen.

Orientieren Sie Prioritäten an Ihren Zielen und nicht nur an den Notwendigkeiten des Tagesgeschäfts!

Prioritäten ändern sich ständig. Mit dem Herannahen eines Termins empfinden wir das allmählich dringender Werdende, Eiliges also, als wichtig. Manchmal werden Aufgaben mit der Zeit wichtiger, insbesondere auch, weil ihre Vielzahl die Übersicht mindert, meistens ist dieser Eindruck jedoch falsch. Zeitmanagement kann dazu beitragen, den objektiven Umgang mit Prioritäten zu fördern. Siehe auch Eisenhower-Prinzip.

Vorsicht übrigens: Wer sehr stark auf Prioritäten achtet, erreicht manchmal das Gegenteil, denn Zeitmanagement muss auch die Balance zwischen verschiedenen Lebensrollen wahren. Vielleicht sehen Sie sich in einem kurzen Info-Clip an, wie meineZIELE das mit einer zweistufigen Prioritätenvergabe löst.

Störungen beseitigen

Die dritte Säule des Zeitmanagements ist die systematische Beseitigung von Störungen des Arbeitsablaufs. Methodisches Arbeiten wird nicht nur durch äußere Störungen eingeschränkt. Es sind vor allem die inneren Störungen und Schwächen wie Unlust, Schwatzhaftigkeit, Tagträumen, Scheinarbeit, Übermüdung und dergleichen, die uns besonders viel Zeit rauben.

Zeitmanagement bietet im Wesentlichen zwei Antworten auf diesen Problemkreis:

Störungsursache schlechtes TelefonierenViele innere Störungen wie etwa Tagträumen werden gleichzeitig eliminiert, wenn es uns gelingt, uns stärker zu motivieren. Gerade dazu wiederum ist das Gefühl besonders wichtig, gerade an der wichtigsten anstehenden Aufgabe zu arbeiten. Auch das Streichen einer Aufgabe aus dem Zeitplanbuch, wenn sie endlich erledigt ist, bedeutet in der Summe vieler Aufgaben ein beträchtliches Erfolgserlebnis und eine beachtliche Motivation.

Die zweite Antwort ist die systematische Störungsbeseitigung. Störungsbekämpfung beginnt stets mit einer Phase der Selbstbeobachtung. Man wertet aus, welche Störungen vorliegen, zählt sie auf und gewichtet sie. So kommt man nach einigen Tagen systematischer Auswertung zu einem klaren Eindruck, wo tatsächlich die meiste Zeit für Störungen verloren geht. Sind die Störungen erst einmal bekannt, dann sind die Gegenmaßnahmen in der Regel leicht zu finden. Wichtig ist, diese Maßnahmen zu beschließen, sie schriftlich zu formulieren und in die Zeitplanung zu übernehmen.

Zu den gefährlichsten Leistungskillern zählt Aufschieberitis.

Nebendisziplinen

Neben diesen drei Hauptsäulen des Zeitmanagements gibt es eine Fülle von Nebendisziplinen und Wechselwirkungen mit anderen Gebieten der Arbeitsmethodik. Neben der Kunst, die richtigen Aufgaben wegzulassen, gibt es die Möglichkeit, Aufgaben schneller zu erledigen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu lösen. Beispiele für solche Ansätze sind etwa das gezielte Lesen von fremdsprachlicher Fachliteratur mit der Absicht, Fremdsprache und Fachkenntnisse gleichzeitig zu verbessern. Auch die Arbeit während der Reise gehört hierher.

Wichtig ist: Verzetteln Sie sich nicht! Zeitmanagement soll nicht den Tag vollstopfen, sondern Erfolge herbeiführen. Legen Sie jeden Morgen die drei wichtigsten Ziele des Tages fest. Packen Sie diese an und lassen Sie nicht mehr davon ab, bis alle drei erreicht sind. Wenn das gelingt, können Sie auf alle Arten von Nebendisziplinen getrost verzichten.


Zum (kostenlosen) 25-Tage-Methodentraining

Auch für schnelleres Arbeiten bieten sich zahlreiche Ansätze an. Dazu zählen so einfache Dinge wie Schnellesen, Schnelldiktieren, die Deutung der Körpersprache, das Schreiben im 10-Finger-System, aber auch Denk- und Lernmethoden oder geistige Hochleistungstechniken wie Superprogramming und viele andere.