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Das Eisenhower-Prinzip

Präsident Eisenhower Das Eisenhower-Prinzip

Eilig oder wichtig?

Wenig Wichtiges bringt weit mehr als viel Unwichtiges. Wesentliches vom Unwesentlichen wirksam zu trennen, ist ein Erfolgsfaktor. Erfolg entspringt den wichtigen Zielen und den wichtigen Aufgaben. Erfolgreich ist, wer sich um das Wesentliche kümmert.

Tatsache ist aber: Wir verbringen keine zwanzig Prozent ihrer Zeit mit der jeweils gerade wichtigsten Aufgabe. Diese Quote zu steigern, ist unser größtes brachliegendes Erfolgspotential. Das ist der Grund, warum spezialisierte Zeitmanagement-Systeme wie z.B. meineZIELE so spektakuläre Erfolge bringen können.

Die methodischen Grundlagen für eine Verbesserung sind ausgesprochen einfach. Ein Beispiel ist benannt nach dem amerikanischen General und späteren Präsidenten Eisenhower. Ein sehr simples Prinzip, wie Sie gleich sehen werden:

Wozu dient das Eisenhower-Prinzip?

Wir tun zuerst, was wir gut können, was wir gerne tun, was wir durchschauen und was Andere mit viel Getöse an uns herantragen.  Im Grunde dient das ganze Zeitmanagement, ja ein großer Teil der gesamten persönlichen Arbeitsmethodik nur dieser einen Aufgabe: Uns systematisch dazu zu bewegen, doch das Wichtigste zuerst zu tun und die eiligen, aber eigentlich unwichtigen Aufgaben liegenzulassen, anderen zu übertragen oder einfach dem Papierkorb zu übergeben.

Eisenhower PrinzipDas Eisenhower-Prinzip wurde genau für diesen Zweck geschaffen. Sein wesentlicher Vorteil liegt in der Einfachheit. Wer es in seinem Bewußtsein verankert, hat die Grundlage für erfolgreicheres Arbeiten schon gelegt.

Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip?

Wir teilen unsere Aufgaben und Ziele auf nach zwei Kriterien: Sind sie wichtig oder unwichtig? Und sind sie eilig oder nicht eilig?

So gelangen wir zu vier Gruppen von Aufgaben:

  • Aufgaben, die wichtig und eilig sind
  • Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind
  • Aufgaben, die unwichtig, dafür aber sehr eilig sind
  • Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind

Nach Eisenhower gehen wir mit diesen vier Gruppen folgendermaßen um:

Eisenhower-Schema

Alle Aufgaben, die sowohl unwichtig als auch nicht eilig sind, werfen wir in den Papierkorb. Sind die Aufgaben zwar unwichtig, aber eilig, dann delegieren wir sie an unsere Mitarbeiter.

Die wichtigen Aufgaben, die nicht eilig sind, übertragen wir in unsere Zeitplanung, tragen sie also in das Zeitplanbuch ein und sorgen dafür, daß sie zur rechten Zeit tatsächlich angepackt werden.

Die Aufgaben, die gleichzeitig wichtig und eilig sind, Packen wir sofort an.

Wie wendet man das Eisenhower-Prinzip in der Praxis an?

Das Eisenhower-Prinzip ist auf dreierlei Weise anwendbar:

  • Die erste Anwendung ist dann, wenn eine neue Aufgabe an uns herangebracht wird. Das kann eine Email sein oder einfach eine Idee. Wendet man jetzt sofort das Eisenhower-Prinzip an, dann heißt das einerseits, dass man auf die Aufgabe besonders schnell reagiert, sie in den meisten Fällen also sofort wieder vom Schreibtisch hat. Man darf annehmen, dass das der ursprüngliche Sinn der Sache war. Entschlusskraft trägt jedenfalls viel zum praktischen Nutzen bei. Andererseits heißt das oft, dass man sich zu sehr von der Aufgabe beeindrucken lässt. Im ersten Anlauf erscheinen Aufgaben oft wichtiger, als man Sie ein paar Minuten später beurteilen würde. Sehr oft wird daher die Fehlentscheidung "sofort anpacken" getroffen.
  • BesprechungDie zweite Anwendung ist dann, wenn wir eine Übersicht über die anstehenden Aufgaben haben und diese Liste bearbeiten. Hier ist bereits Zeit verstrichen, doch das vergrößert auch den Abstand zu der Aufgabe. Man gewinnt etwas an Objektivität. Außerdem bezieht man eine größere Menge von Aufgaben ein und vergleicht nicht nur mit der einen Aufgabe, an der man gerade arbeitet.
  • Die dritte Anwendung ist eine Mischform: Ganz klare Fälle entscheidet man sofort. Alles Andere sammelt man zunächst auf einer Liste. Einmal oder zweimal am Tag, wenn man gerade eine Aufgabe fertiggestellt hat, arbeitet man die Liste dieser unentschiedenen Aufgaben komplett ab. Dadurch nutzt man die Vorteile beider Vorgehensweisen. Man ringt sich selbst die nötige Entschlusskraft ab und vermeidet gleichzeitig die vorschnelle Überbewertung von Aufgaben.

Die erste Variante ist zwar effizient. Sie erfordert weniger "Verwaltungsaufwand". Effektiver ist aber die dritte Variante. Eine objektivere Entscheidung führt dazu, dass man mehr Wichtiges und weniger Unwichtiges erledigt. Das ist deutlich mehr wert, als ein paar Zeilen nicht schreiben zu müssen.

Welches Werkzeug verwenden?

Eigentlich ist das Eisenhower-Prinzip eine reine Kopfsache. Doch natürlich brauchen wir für alle drei vorgestellten Varianten ein Werkzeug, mit dem man seine Zeitplanung machen und delegierte Aufgaben elektronisch weiterreichen kann.

Wenn Sie es überwiegend mit Wiederholtätigkeiten und "Kleinkram" zu tun haben, dann empfiehlt es sich, einen passenden "listenorientierten" Organizer wie Outlook oder Lotus Notes zu verwenden. Möglicherweise reichen auch einfach Papier und Bleistift.

Wenn es sich um Managementaufgaben handelt, also verschiedene Größenordnungen und verschiedene Arten von Aufgaben, dann brauchen Sie ein gliederungsfähiges Aufgabenmanagement-System. Außer der Gliederung muss es Aufgabenmanagement, Zeitplanung, Delegieren im Team und natürlich die Zuordnung der Emails und der Papierdokumente beherrschen. In diesem Fall sollten Sie meineZIELE nutzen.

In der Eisenhower-Prinzip-Ansicht von meineZIELE können Sie Aufgaben einfach mit der Maus auf Kalender, Aktivierungsfelder, Teammitglieder oder Papierkorb ziehen, um den Eintrag zu terminieren, zu aktivieren, zu delegieren oder zu löschen. In meineZIELE ist das nur eine Ansicht von vielen. Das Eisenhower-Prizip war ursprünglich zwar in erster Linie ein Denkschema und nicht als Werkzeug gedacht. Für den praktischen Einsatz ist die 4-Sektoren-Ansicht nach Eisenhower vor allem dann nützlich, wenn man regelmäßig Aufgaben auf sein Team verteilt. In meineZIELE kann der Austausch (einschließlich zugehöriger Dokumente und mit Rückmeldeverfahren) mit den Team-Mitgliedern automatisch erfolgen.

Auch wer diese Ansicht im Dauergebrauch nicht verwenden kann, wird gut daran tun, einfach zur Einübung des Denkprinzips eine Zeitlang damit zu arbeiten. Jedes Mal, wenn man etwas Wichtiges tut und dafür etwas Unwichtiges liegen lässt, hat ein wenig mehr Erfolg.

Eisenhower-Prinzip mit meineZIELE

Zwei Zielrichtungen

Das Eisenhower-Prinzip sitzt direkt an der Nahtstelle zwischen "Arbeitsmethodik" und "Strategie". Für beide Bereiche hat es insofern als Brückenglied große Bedeutung: Als praktischer Ansatzpunkt für das oft als theoretisch empfundene, aber doch so wichtige Gebiet der persönlichen Strategie. Es ist gleichzeitig als gedanklicher Anhaltspunkt, der verhindern hilft, daß unser Zeitmanagement zum einfachen Verwalten der Zeit verkommt.

Tipp: Gerade an der Nahtstelle von Arbeitsmethodik und Strategie macht das richtige Werkzeug deutlich erfolgreicher. Das Instrument meineZIELE verfügt gleich über mehrere intelligente Prioritätensysteme. Nur denken müssen Sie selbst.

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