Zeitmanagement macht nicht erfolgreich wegen der besseren Organisation, sondern durch seine psychologische Wirkung!

Erfolge sammeln

Zeitmanagement in all seinen Details macht tatsächlich umso mehr Sinn, je mehr Entscheidungsspielraum Sie haben. Wenn Ihr Beruf oder auch nur die aktuelle Situation diesen Spielraum nicht hergeben, planen Sie natürlich nur Dinge ein, um diese nicht zu vergessen. Wenn Sie jetzt noch nicht wissen können, welche Aufgabe Sie in zwei Stunden anpacken müssen, macht es wenig Sinn, detaillierte Erfolge zu planen.

In einer solchen Situation geht man deshalb umgekehrt vor: Stellen Sie sich vor, Sie wären ein externer Berater Ihres Unternehmens. Die Zeit, die Sie abrechnen, müssen Sie mit Stundennachweisen belegen. Sie müssen also alles aufschreiben, was Sie erledigt haben.

Wenn Sie so vorgehen, notieren Sie alle nennenswerten Erfolge auf einem Blatt Papier: "Bestellung von Fa. Maier entgegengenommen", "alle heutigen Eingangsrechnungen geprüft", "Konstruktionszeichnung Befestigung fertiggestellt" ...

Gerade diese Methode eignet sich auch für Managerjobs, bei denen es um hauptsächlich um die Reaktion auf Ereignisse und Umstände geht wie z.B. ein Schichtführer, Werksinstandhaltung oder Hausfrau und Mutter.

Wie geht es genau?

Das Wesentliche am Zeitmanagement sind die Erfolge. Es geht um Aufgaben, die man anpackt und erfolgreich zu Ende bringt. Dieses Grundprinzip gilt auch hier. Notieren Sie daher Erledigungen, die als Ganzes einen Erfolg darstellen (z.B. "Bad geputzt"). Bei größeren Aufgaben teilen Sie in sinnvolle Teilschritte auf. Sinnvoll sind dann Größenordnungen von ein bis zwei Stunden (z.B. die Ergebnisse eines Vormittags: "Konstruktion Befestigung oben fertig", "Konstruktion Befestigung unten fertig", "Konstruktion Kabelzuführung fertig" ...)

Nicht jede kleine Erledigung ist es wert, dass wir sie notieren. Das hängt aber nicht nur vom Umfang ab. Wenn Sie eine besonders unangenehme oder eine besonders angenehme Aufgabe erledigen, dann gehört das mit auf Ihre Liste und sei es auch nur ein lästiger Telefonanruf von nur zwei Minuten.

Mit dieser Methode können Sie am Ende des Tages nicht sagen "Das habe ich mir vorgenommen und erreicht", sondern Sie blicken einfach auf eine beträchtliche Menge von großen und kleinen Erfolgen zurück. Auch das bringt erstaunlich viel Motivation und eine deutliche Steigerung des Selbstwertgefühls.

Sammelmethode plus Planung

Ein Streifenpolizist wird sich vermutlich nicht vornehmen "In dieser Schicht nehme ich drei Leute fest, kassiere 5 Führerscheine ein und nehme drei Verkehrsunfälle auf..." Dennoch hat seine Arbeit auch feste Bestandteile, die er planen kann. Auch ein Arzt hat aus organisatorischer Sicht einen hohen Anteil "Sachbearbeiter-Tätigkeit", aber natürlich hat er auch eine Menge planbare Termine, kümmert sich vielleicht um Geräte-Beschaffungen, Personal, Fortbildung etc.

Beachten Sie daher folgenden Tipp:

Gerade Menschen, die zu sehr zu Bescheidenheit neigen, die Fehler immer zuerst bei sich selber suchen, Menschen, die es peinlich fänden, sich irgendwo vorzudrängen, gewinnen einen weiteren Nutzwert. Erst durch Ihre gesammelten Erfolge erkennen sie ihre Leistung.