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Zeitmanagement: |
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Erfolgssammlung: Erfolge sammeln wie sie kommen!?
Eigentlich geht Zeitmanagement so: Sie planen morgens Ihre Aufgaben und Ziele und streichen diese
aus
oder
haken
sie
ab, sobald sie erledigt und erreicht sind.
So
hat
man
nicht
nur
die
Erfolge,
sondern
man
spürt
auch
mehrmals
am
Tag
den
engen
Zusammenhang
zwischen
Wollen,
Planen,
Handeln
und
Erreichen
eines
Ziels.
Wenn
man
den
nächsten
Erfolg
will,
wird
man
einfach
wieder
planen
und
handeln
und
den
Erfolg
haben.
Und
beim
nächstgrößeren
Erfolg
ebenso.
Wer
seinem
Unterbewusstsein
tagtäglich
vorführt,
wie
es
eine
Vielzahl
kleiner
Erfolge
erreicht,
bringt
sich
selbst
auf
eine
Erfolgsschiene.
Ein
ganz
einfacher
Mechanismus,
den
jeder
nutzen
sollte.
Nicht
umsonst
gibt
es
z.B.
in
dem
sehr
auf
Erfolgswirksamkeit
ausgelegten
Organizer
meineZIELE
eine
ganze
Reihe
von
optionalen
visuellen
Effekten,
mit
denen
man
die
erfolgreiche
Erledigung
einer
Aufgabe
noch
wirksamer
erleben
kann.
So
kann
man
einen
Aufgabentext
"verglühen"
oder
von
einem
Nashorn
niedertrampeln
oder,
wie
abgebildet,
von
einem
Bulldozer
wegräumen
lassen.
Das
ist
weit
mehr
als
nur
Spielerei.
Unser
Unterbewusstsein
nimmt
so
etwas
deutlich
wahr.
Nun gibt es aber auch Situationen, in denen das schlechterdings nicht möglich ist. In unserem 25-Tage-Training haben Sie z.B. die Spiralmethode kennengelernt, mit der man sich z.B. unmittelbar nach dem Urlaub wieder Luft verschafft. Die meisten Menschen haben in ihrem Beruf ohnehin so wenig Entscheidungsspielraum, daß sie einfach nur die Arbeit abwickeln wie sie anfällt. In einer solchen Situation beschränkt sich der Gebrauch eines Zeitplanbuchs auf Freizeitaktivitäten und den einen oder anderen Sonderfall.
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Zeitmanagement macht nicht erfolgreich wegen der besseren Organisation, sondern durch seine psychologische Wirkung!
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Bei der Arbeit am Fliessband macht Zeitmanagement keinen Sinn. Und was man tagsüber geleistet hat, ist leicht zu überschauen. Ganz anders ist die Situation vieler Sachbearbeiter: Einerseits kaum Entscheidungsspielraum, Andererseits kein systematisches, gleichförmiges, produktives Arbeiten. Immer wieder wird die "eigentliche Arbeit" durch Anrufe und die Behandlung irgendwelcher Sonderfälle unterbrochen. Und dann unterbricht man auch diese Arbeit wieder, weil der Chef noch etwas Eiligeres wünscht. Muss man deshalb auf die motivierende Wirkung des Zeitmanagement gänzlich verzichten? Muss man sich jeden Abend fragen: "Was habe ich heute eigentlich gemacht?", "Wo ist meine Zeit hingekommen?"
Erfolge sammeln
Zeitmanagement in all seinen Details macht tatsächlich umso mehr Sinn, je mehr Entscheidungsspielraum Sie haben. Wenn Ihr Beruf oder auch nur die aktuelle Situation diesen Spielraum nicht hergeben, planen Sie natürlich nur Dinge ein, um diese nicht zu vergessen. Wenn Sie jetzt noch nicht wissen können, welche Aufgabe Sie in zwei Stunden anpacken müssen, macht es wenig Sinn, detaillierte Erfolge zu planen.
In einer solchen Situation geht man deshalb umgekehrt vor: Stellen Sie sich vor, Sie wären z.B. ein externer Berater Ihres Unternehmens. Die Zeit, die Sie abrechnen, müssen Sie mit Stundennachweisen belegen. Sie müssen also alles aufschreiben, was Sie erledigt haben.
Wenn Sie so vorgehen, notieren Sie alle nennenswerten Erfolge auf einem Blatt Papier: "Bestellung von Fa. Maier entgegengenommen", "alle heutigen Eingangsrechnungen geprüft", "Konstruktionszeichnung Befestigung fertiggestellt" ...
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Sammeln Sie Ihre "Erfolgsblätter" und lesen Sie auf jeden Fall abends nochmals Ihre "Tagesleistung" durch.
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Gerade diese Methode eignet sich auch für Managerjobs, bei denen es um hauptsächlich um die Reaktion auf Ereignisse und Umstände geht wie z.B. ein Schichtführer, Werksinstandhaltung oder Hausfrau und Mutter.
Wie geht es genau?
Das Wesentliche am Zeitmanagement sind die Erfolge. Es geht um Aufgaben, die man anpackt und erfolgreich zu Ende bringt. Dieses Grundprinzip gilt auch hier. Notieren Sie daher Erledigungen, die als Ganzes einen Erfolg darstellen (z.B. "Bad geputzt"). Bei größeren Aufgaben teilen Sie in sinnvolle Teilschritte auf. Sinnvoll sind dann Größenordnungen von ein bis zwei Stunden (z.B. die Ergebnisse eines Vormittags: "Konstruktion Befestigung oben fertig", "Konstruktion Befestigung unten fertig", "Konstruktion Kabelzuführung fertig" ...)
Nicht jede kleine Erledigung ist es wert, dass wir sie notieren. Das hängt aber nicht nur vom Umfang ab. Wenn Sie eine besonders unangenehme oder eine besonders angenehme Aufgabe erledigen, dann gehört das mit auf Ihre Liste und sei es auch nur ein lästiger Telefonanruf von nur zwei Minuten.
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Benutzen Sie auch als Zeitplanbuch für die Tagesarbeit. Das Programm enthält einen Mechanismus, der alle erledigten Aufgaben sammelt.
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Ob Sie nun jeden Tag ein neues Blatt verwenden, ein Schulheft oder eine Designer-Mappe spielt keine Rolle. Einfach aufschreiben. Datum nicht vergessen. Und aufbewahren.
Mit dieser Methode können Sie am Ende des Tages nicht sagen "Das habe ich mir vorgenommen und erreicht", sondern Sie blicken einfach auf eine beträchtliche Menge von großen und kleinen Erfolgen zurück. Auch das bringt erstaunlich viel Motivation und eine deutliche Steigerung des Selbstwertgefühls.
Sammelmethode plus Planung
Ein Streifenpolizist wird sich vermutlich nicht vornehmen "In dieser Schicht nehme ich drei Leute fest, kassiere 5 Führerscheine ein und nehme drei Verkehrsunfälle auf..." Dennoch hat seine Arbeit auch feste Bestandteile, die er planen kann. Auch ein Arzt hat aus organisatorischer Sicht einen hohen Anteil "Sachbearbeiter-Tätigkeit", aber natürlich hat er auch eine Menge planbare Termine, kümmert sich vielleicht um Geräte-Beschaffungen, Personal, Fortbildung etc.
Beachten Sie daher folgenden Tipp:
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Wenn Ihr Beruf oder Ihre Situation sowohl planbare als auch unplanbare Aufgaben enthält, sollten Sie wenigstens eine Zeitlang auch die erledigten ungeplanten Aufgaben in Ihr Zeitplanbuch eintragen. Sie steigern dadurch Ihre Zufriedenheit, Ihr Selbstwertgefühl und Ihre Selbstmotivation.
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Sammeln ergibt eine Sammlung
Gerade Menschen, die zu sehr zu Bescheidenheit neigen, die Fehler immer zuerst bei sich selber suchen, Menschen, die es peinlich fänden, sich irgendwo vorzudrängen, gewinnen einen weiteren Nutzwert. Erst durch Ihre gesammelten Erfolge erkennen sie ihre Leistung.
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Schmökern Sie vor Ihrer nächsten Gehaltsverhandlung in Ihrer Erfolge-Sammlung. Das stärkt Ihr Selbstbewußtsein und liefert Ihnen Argumente.
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Oft haben übrigens auch Vorgesetzte Schwierigkeiten, wenige große Erfolge gegen eine Vielzahl kleiner Erfolge abzuwägen. Wer nicht ständig anruft und kleine Erfolge meldet, fällt im Ansehen zurück. Auf dem Weg zum nächsten Karriereschritt oder zur nächsten Gehaltserhöhung zählen die kleinen Erfolge überproportional viel. Es gibt Chefs, bei denen keine Aufgabe als erledigt gelten kann, solange der Chef nicht davon erfährt.
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Versuchen Sie festzustellen, ob Ihr Vorgesetzter mehr Wert auf einzelne große Erfolge oder mehr Wert auf viele kleine Erfolge legt!
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