Wodurch wirkt Zeitmanagement?

Schreiben hat etwas Magisches. Das Niederschreiben von Zielen ist vielleicht das beste Beispiel. Im Innersten unseres Herzens legen wir uns ein ganz klein wenig fest auf das Ziel, das wir aufschreiben. Wir gehen ein Commitment ein, eine Selbstverpflichtung. Unsere Gedanken drehen sich ein ganz klein wenig mehr, oftmals sehr viel mehr, um unsere Ziele. Und erstaunlicherweise führt uns diese unbewusste Selbstverpflichtung geradewegs zum gewünschten Erfolg.

Übrigens: Solche Commitments, egal ob schriftlich oder mündlich, werden ständig von guten Verkäufern und Verhandlern eingesetzt. Jemand, der auf einem Tupper-Abend aufgefordert wird, über seine Erfahrungen mit dem Produkt zu sprechen, wird sicherlich etwas Positives erzählen und geht dabei unbemerkt schon ein kleines Commitment ein ... Mehr über derartige psychologische Fallen finden Sie in dem ausgezeichenten Buch von Robert Cialdini: "Die Psychologie des Überzeugens".

Der Fluch des Zeitmanagement

Dieser einfache Sachverhalt ist die Basis der beträchtlichen Erfolge, die man durch Zeitmanagement erreichen kann. Doch zugleich ist es auch die Basis dessen, was man als "Fluch des Zeitmanagement" bezeichnen könnte: Commitment auf die immer kleineren Teilziele des Alltags, das Eilige, Kurzfristige, eigentlich Unwichtige, und daraus folgend immer noch mehr Verzettelung und noch mehr Überstunden. Die Kleinigkeiten werden erledigt, die großen Dinge bleiben auf der Strecke. Das ist es, was häufig aus Zeitmanagement entsteht, wenn man nicht lernt, die großen Ziele in den Vordergrund zu stellen.

Was fördert diesen Fluch?

Wenn wir durch Niederschreiben von Zielen ein Commitment eingehen, dann spielt es eine recht geringe Rolle, ob die Ziele groß oder klein sind. Haben wir erst einmal 35 Punkte für den heutigen Tag sorgfältig und mit blauer Tinte zu Papier gebracht, dann sind das 35 Verpflichtungen. Ein, zwei größere Monatsziele gehen in diesen vielen Punkten einfach unter. Und da diese auch noch allesamt eilig und leichter erreichbar sind, fühlen wir uns diesen kurzfristigen Commitments auch noch stärker verpflichtet als den längerfristigen, noch ohne Zeitdruck dastehenden Verpflichtungen.

Und das ist es auch, was wir immer wieder beobachten: Menschen, die Ihre Zeitplanbücher füllen und eine immense Menge von Punkten abarbeiten, häufig sogenannte Quick Wins. Und doch sind die Auswirkungen manchmal ähnlich denen von Aufschieberitis: Die Kleinigkeiten sind erledigt, die großen Ziele bleiben in weiter Ferne.

Was können wir im praktischen Leben tun, um nicht ständig in diese Falle zu tappen?

Verwenden Sie ein möglichst kleinformatiges Zeitplanbuch. Beschränken Sie sich. Schreiben Sie nicht jede Kleinigkeit auf: Spickzettel-Effekt.
Verwenden Sie keinen einfachen Kalender als Zeitplanbuch. Dort bleibt gar kein Platz für die großen Ziele.
Verwenden Sie für Kleinigkeiten nur Stichworte
verwenden Sie für mittlere Ziele klare Zielformulierungen, schreiben Sie hier auf, was Sie tun müssen und was Sie erreichen wollen
verwenden Sie bei großen Zielen die weiter unten dargestellten Verfahren.
Seien Sie besonders vorsichtig beim Vortrag auf den nächsten Tag: Oft schleppen wir Aufgaben tagelang mit. Prüfen Sie immer von Neuem, ob es sich wirklich um etwas Wichtiges handelt.
Nutzen Sie die Anfänge von Woche, Monat oder Quartal immer von Neuem zur Orientierung auf die längerfristigen Ziele
Planen Sie schriftlich Ihre langfristigen Ziele (nach Jahr, Quartal, Monat etc oder, noch besser, nach Rollen)

Was genau aufschreiben?

Wenn wir der Wirkungsweise unserer Zielformulierungen auf den Grund gehen, dann stellen wir fest: Wir brauchen einerseits eine aktive Rolle für uns selbst. Erfolg ist, wenn durch Denken, Planen und Handeln das eintritt, was wir wollen. Das Denken, Planen und Handeln gehört immer dazu. Wenn Sie festhalten, wie Sie handeln möchten, dann stützen Sie sich nicht in erster Linie auf das, was andere tun müssen. Als "Ich beauftrage Frau Müller ..." ist besser als "Frau Müller erledigt ..." Andererseits brauchen wir ein Ziel, das sozusagen als Leuchtturm aus der näheren oder ferneren, ansonsten dunklen Zukunft ragt. Wir brauchen einen "Endzustand", auf den hin wir unsere Gedanken und unser Handeln richten können.

Die ideale Zielformulierung verbindet beides. Wir sagen also: "Ich will um 10 Uhr Dr. Pauls anrufen, über den Linzenzvertrag sprechen und meinen Preis und meine Laufzeitvorstellung durchsetzen."

Bekanntlich sind wir Menschen verschieden. Manche neigen zu Aufschieben und Abwarten, benötigen also eher den Handlungsteil der Zielvorgabe. Andere haben schon den dritten Fehlversuch hinter sich, bis der erste seinen Plan auf dem Papier hat. Hier reicht selbstverständlich die Formulierung des eigentlichen Ziels: Was ist bis wann zu erreichen?

Je genauer wir auf eine "ideale Zielformulierung" hinarbeiten, desto mehr schreiben wir, desto mehr verpflichten wir uns auch wieder auf diese Formulierung. Hier hilft wiederum die Betonung der Wichtigkeit. Ein sinnvolles Verfahren könnte z.B. so aussehen: Nur das wichtigste Tagesziel wird in drei Zeilen mit Aktion und Endzustand niedergeschrieben. Die beiden nächstwichtigen Punkte erhalten maximal zwei Zeilen und alles Weitere maximal ein einziges Stichwort. Probieren Sie auch das einmal aus. Aber bleiben Sie flexibel.

Unser Leben findet nicht in der Zukunft statt, sondern genau jetzt. Deshalb sollten Sie nicht nur Aufgaben einplanen, die Ihrem Ziel in zehn Jahren dienen, sondern auch Dinge, die Sie heute etwas glücklicher machen.

Die erfolgreichen Auswege

Wir brauchen klar formulierte, große Ziele als Gegengewicht für die vielen kleinen Ziele, die uns den Blick fürs Wesentliche verstellen. An dieser Stelle beginnt ein wichtiger Unterschied zwischen den oftmals "aus dem Ärmel geschüttelten" Zeitmanagement-Kursen, die in Tausenden von Veranstaltungen gelehrt werden und den wirklich durchdachten Konzepten.

Der Unterschied ist eigentlich ganz simpel: Der "Commitment-Falle" der vielen kleinen Eintragungen begegnen wir durch ein stärkeres Commitment auf die großen Ziele. Der erfolgreichere Teil der Welt der Arbeitsmethodik im deutschsprachigen Raum ist deswegen geprägt von zwei Verfahrensansätzen, die im Grunde Jahrhunderte alt sind, aber oft beide dem Methodenpionier Gustav Grossmann zugeschrieben werden.

1. Aufsatzartige Zielformulierung

Der erste Ansatz ist eine aufsatzartige Planung, deren Wirkung vor allem auf Commitment, Betroffenheit und Vision beruht. Nehmen wir uns also einfach die Zeit, größere Ziele mit Sorgfalt auszuformulieren und schriftlich zu beschreiben, was genau wir erreichen und was wir vermeiden wollen.

Es lohnt sich, für größere Ziele durchaus seitenweise Text niederzuschreiben. Beschreiben Sie. Schreiben ist ein ausgezeichnete Möglichkeit, Gedanken zu klären.

Verwenden Sie zur Gedankenklärung die Cluster-Methode von Gabriele Rico, beschrieben in "Garantiert Schreiben lernen"

Denken Sie daran, dass Ihr Aufsatz nicht Ihrem Deutschlehrer gefallen muss. Er soll helfen. Deshalb dürfen Sie beliebig oft wiederholen: Ich will erreichen: ....Ich will erreichen ... , Ich will vermeiden ....

2. Strukturierte Zielformulierung

Der zweite Ansatz setzt auf Strukturbildung und Zergliederung und wirkt nicht nur durch Commitment, sondern auch durch einen Klärungseffekt, der Widerstände und "Ängste" des Unterbewusstseins gezielt ausräumt. Zerlegen Sie deshalb Ziele und Probleme systematisch in immer kleinere Teile, bis Sie von jedem Teil unmittelbar sicher sind, wie er anzupacken ist. Ideal dafür ist das Programm meineZIELE.

Ein Thema ausführlich zu gliedern, ist auf Papier recht schwierig. Wo es als Methode gelehrt wird, beispielsweise bei der Hirt-Methode, werden Formulare geliefert, mit denen die Methode in die Tat umgesetzt werden kann. Mit einem PC ist es deutlich einfacher. Beachten Sie aber unbedingt: Erstellen Sie keine einfache Aufzählung von Details. Gliedern Sie. Ordnen Sie jedem Ziel seine Teilziele zu und jedem Teilziel dessen Unterziele etc.

Bei der Strukturierung von Gedanken unterscheiden wir Menschen uns stark. Der eine braucht eine einfache, saubere Textgliederung. Der andere möchste sein Blatt mit Skizzen und graphisch umgesetzten Strukturen füllen. Im zweiten Fall sollten Sie undbedingt einmal das Konzept der mind maps ausprobieren.

Begründen Sie große Ziele!Vor allem Ziele, deren Erreichen große Opfer an Zeit, Geld oder gar Gesundheit kostet, sollte man für sich selbst auch begründen. Dabei geht es einerseits um die Vermeidung von Fehlern. Die sprichwörtliche Karriereleiter, von der man erst ganz oben erkennt, dass sie an der falschen Mauer lehnt, kann jeden von uns betreffen. Oft genug entdeckt man beim Begründen, dass das Ziel eigentlich etwas anders aussehen müsste ...

Es geht aber auch um eine weitere Steigerung des Commitment. Wir fühlen uns der Aufgabe stärker verpflichtet, identifizieren uns mehr damit und fühlen uns stärker betroffen, wenn wir unser Ziel mit unserer Person durch eine ehrliche Begründung verbinden.

Empfehlung: Die Lösung für die Praxis

Fügen wir diesen Ansätzen noch den Gedanken der Zielfindung nach Rollen hinzu, dann bewegen wir uns allerdings in einem Planungssystem, das auf Papier kaum noch sinnvoll zu bewältigen ist. Und wenn wir schon auf der Suche nach einem idealen Erfolgssystem sind, dann wollen wir doch auch noch die gegensätzlichen Bedürfnisse notorischer Aufschieber und geborener Realisierer vorteilhaft vereinen. Die Anforderungen sind komplex. Die Lösung ist auf Papier vermutlich gar nicht mehr möglich. Auf dem Bildschirm ist sie verblüffend einfach. Verwenden Sie das Ziele-Klärungs-Instrument

Zeitmanagement ist nur ein Erfolgsinstrument, wenn die Balance zwischen kleinen und großen Zielen gelingt und auch im Kopf so ankommt.