|
Legen Sie also Ihre Ziele fest. Teilen sie sie auf in Teilziele und zwar genau so weit, daß Sie jedes Teilziel überblicken können. Es muß klar sein, daß in diesen Teilzielen keine "weißen Flecken" mehr sind, die man nicht einschätzen kann. Ein Teilziel muß in Zeitaufwand und Mitteln einschätzbar sein. Sie sollten sich sicher sein, daß dieses Teilziel erreichbar ist. Wenn Sie nicht genau wissen, wie Sie das anfangen sollen, dann teilen Sie weiter auf.
Auf diese Weise kommt man von langfristigen, großen Zielen zu kurzfristigen, kleinen Zielen. Im Zeitmanagement teilt man häufig nach zeitlichen Perioden in Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesziele auf. Eine solche Gliederung muß ein Zeitplanbuch oder ein Organizer ermöglichen, wenn Sie erfolgsorientiertes Zeitmanagement anstreben.
Siehe auch "Tips zur Nutzung des Organisationsteils in einem Zeitplanbuch"
Prioritäten
Wer etwas erreichen will, muß Prioritäten setzen. Im Zeitplanbuch genügen ein, zwei oder drei senkrechte Striche hinter der Aufgabe, um die wichtigen von den weniger wichtigen Aufgaben und Ziele zu unterscheiden. Und denken Sie daran: Was garnicht wichtig ist, gehört nicht in das Zeitplanbuch, sondern in den Papierkorb.
Organizer: Nicht nur Organisieren
Man spricht vom "Organizer", weil im Vordergrund das Organisieren steht. Dem entsprechen auch die Fragen, die ein potentieller Nutzer stellt: Verträgt sich der Organizer mit dieser oder jener Software auf dem PC? Kann man Daten problemlos herunter- und hinaufladen? Das sind wichtige und sinnvolle Funktionen. Sie sind die Basis. Aber das ist es nicht, was den Wert des Zeitmanagement ausmacht.
Rollenorientierung
Niemand bedauert auf dem Totenbett, daß er nicht noch mehr Zeit im Büro zugebracht hat. Ein Mensch sollte mehr erreichen wollen, als nur der reichste Mensch auf dem ganzen Friedhof zu werden. Dazu braucht er eine Sichtweise, die seine Rollen im Leben berücksichtigt. Sie sind vielleicht Abteilungsleiterin, aber vielleicht auch Ehefrau und Mutter, Mitglied Ihrer Religionsgemeinschaft... Sie haben Verwandte und Freunde. Vielleicht treiben Sie Sport. Vielleicht haben Sie Hobbies. Sie sind ganz gewiß jemand, der dazulernen will, der seine Gesundheit bewahren möchte und vieles andere mehr.
Bezeichnen wir diese Orientierungen als Rollen. In jeder dieser Rollen wollen Sie etwas erreichen. Wer aber seinen Kindern ein guter Vater sein möchte, der braucht Zeit für sie. Wer seine Gesundheit bewahren will, muß Zeiten der Ruhe und der Anstrengung einplanen. Wer ein guter Ehepartner sein möchte, sollte in seiner To-Do-Liste auch mal einen Blumenstrauß unterbringen ...
Rollenorientierung im Zeitmanagement bedeutet, daß man sich für jede seiner Rollen Wochenziele vornimmt und diese behandelt, wie alle beruflichen Ziele auch. Näheres über Rollenorientierung finden Sie in dem sehr empfehlenswerten Buch von Covey.
Rollenorientierung mit dem Organizer?
Mit einem Zeitplanbuch ist klar, wie man Rollen organisiert. Man schreibt einfach auf seinem Wochenblatt die Rollen untereinander und dahinter jeweils ein oder mehrere Ziele, die man sich für diese Rolle setzt. Man kürzt die Rolle mit einm Buchstaben ab. Dann findet sich hinter B wie Bildung vielleicht ein Buchtitel, den man in dieser Woche lesen möchte und unter dem Anfangsbuchstaben der Ehefrau ein Theatertermin und der Blumenstrauß.
So etwas muß spontan kommen. Das ist das übliche Argument gegen diese Art der Rollenorientierung. Wenn die Sache mit den Blumensträußen spontan klappt, dann ok (Wieviele waren es denn in den letzten 5 Jahren?)
Ein Zeitplanbuch kann noch so schlecht sein. Diese Planung ist immer möglich. Notfalls auf einem Notizblatt. Bei einem Organizer sieht es anders aus. Allzusehr haben die Konstrukteure das Organisieren im Sinn gehabt. Bei kleineren Geräten ist es äußerst umständlich, manchmal unmöglich. Hier liegt der Vorteil der Palmtops mit Tastatur. Man kann beliebige Tabellen- und Textdateien anlegen. Die Formulierung von Zielen ist frei. Die Organisation nach Rollen über eine "Rollenziel"-Datei ist kein Problem.
Nicht nur Details
Jeder Organizer und jedes Zeitplanbuch muß eine lange Reihe von Einzelfunktionen bieten. Sonst gilt das Produkt als primitiv. (siehe auch Beispiel Zeitplanbuch) Es kommt aber für gutes Zeitmanagement entscheidend auf Einfachheit an. Das System wird besser mit jeder Funktion und jedem Formular, das Sie durch eine einfachere Lösung entbehren können.
Zeitplanbuch, Organizer oder Palmtop?
Literatur Arbeitsmethodik
|
