Pufferzeiten werden meist mit 40 % veranschlagt.
Sie sind aber stark von der Berufsgruppe abhängig.
Versuchen Sie, Ihren konkreten Bedarf an Pufferzeiten festzustellen.

Entscheidend für das Gelingen der Tagesplanung ist nicht, diese Zusammenhänge zu kennen. Morgen schon wäre das wieder vergessen. Wichtig ist, sie ins Bewußtsein einzupflanzen. Dazu dient als einfache Merkregel die vielzitierte ALPEN-Methode (Quelle nicht bekannt):

Die Alpen-Methode

Aktivitäten und Aufgaben notieren

Länge, also Zeitdauer, abschätzen

Pufferzeit reservieren (typisch 40% für Unvorhergesehenes)

Entscheidungen über Weglassen, Prioritäten etc treffen

Nachkontrolle und Unerledigtes auf nächsten Tag übertragen

Konzentrieren Sie sich nicht ausschließlich auf die Aufgaben der Tagesarbeit. Planen Sie Erfolge. Legen Sie fest, welche Ziele Sie dafür setzen müssen. Fangen Sie mit dem wichtigsten Teilziel an.

Die Alpen-Methode ist nur eine grundsätzliche Merkregel. Es spielt für die Anwendung keine Rolle, ob Sie einfach nur Papier und Bleistift verwenden, ein ausgereiftes Zeitplanbuch oder eine hochkarätige Zeitmanagement-Software wie meineZIELE.

Alles 5 Teile gleich wichtig?

Die Aktivitäten zu den 5 Buchstaben der ALPEN-Methode sind nicht gleich wichtig. Zwingend nötig ist nur das Notieren der Aufgaben. Die Nachkontrolle ist zwingend nötig beim Zeitmanagement auf Papier, bei einer Software dagegen wird natürlich automatisch vorgetragen und die Nachkontrolle kann fließend in die Tagesarbeit eingebaut werden.

Prioritäten zu setzen, ist unsere wichtigste Reserve. Bei reiner "Sachbearbeiter-Tätigkeit" spielt sie dagegen eine geringe Rolle, weil in vielen Fällen ganz einfach alle Aufgaben bearbeitet werden müssen. Prioritäten müssen zumindest nicht vorgeplant werden. Ein Zahnarzt wird selbstverständlich einen Patienten mit Zahnschmerzen kurzfristig dazwischennehmen. Das ist aber keine Prioritätenplanung wie bei Management- und Projekttätigkeit. Dort sind Prioriäten äußerst wichtig.

Die Abschätzung der Zeitdauer, wie sie die Alpen-Methode fordert, ist oft garnicht möglich, beispielsweise bei der Suche nach einem Programmfehler. In solchen Fällen sind dann auch Pufferzeiten nicht wirklich sinnvoll. Zeit, die man sich einplant, wird tendenziell immer aufgezehrt und ob sie reicht, weiß man sowieso nicht. Das P der Alpen-Methode könnte man dann vielleicht nicht als Pufferzeiten, sondern als Puffer- oder Reserveaufgaben interpretieren: Man plant ein machbares Aufgabenvolumen und hält immer Reserveaufgaben bereit für den Fall, dass etwas schneller fertig wird als geplant.

Wenn ein persönliches Zeitmanagement stark von Zielen und Prioritäten dominiert wird, kann man auf Pufferzeiten ganz verzichten, beispielsweise bei der zyklischen Prioritätensteuerung von meineZIELE. Es kommt nicht darauf an, seine Zeit optimal zu verplanen, sondern die richtigen Aufgaben zu lösen!!

Nutzen Sie auch unser "25-Tage-Erfolgsmethoden-Training" und das "15-Tage-Strategietraining".

Pufferzeiten werden praktisch immer aufgezehrt, einfach weil man Dinge perfekter macht, wenn noch Zeit bleibt. Planen Sie lieber einen großen Block "Zeitreserve" für alle Aufgaben zusammen und halten Sie die Planung der Einzelaufgaben knapp!