Was konkret kann man beschleunigen oder verbessern, damit das Unternehmen insgesamt schneller und flexibler wird? Wo setzen wir an?

Wie wird Zeitwettbewerb geführt?

Zeitwettbewerb erstreckt sich auf verschiedene Anwendungsgebiete. Dementsprechend verschieden sind die konkreten Ansätze. Sie alle lassen sich auf einige wenige wesentliche Ansatzpunkte zurückführen:

• Menschen als Einzelpersonen
• Menschen im Team
• Technik
• Computer und Kommunikation
• Operations Research
• Engpaßbeseitigung

Menschen als Einzelpersonen

Ein Unternehmen wird nur dann schneller und beweglicher, wenn die beteiligten Menschen mitziehen. Das bedeutet, daß auch der einzelne Mensch seine Arbeit beschleunigt: Nicht mehr Hektik allerdings, sondern bessere Methoden.

Diese Website enthält deshalb eine Menge Informationen über Arbeits- und Denkmethoden, Zeitmanagement, den Umgang mit Schriftgut und vieles andere mehr, das auf den ersten Blick scheinbar nichts mit Zeitwettbewerb zu tun hat.

Ein hoch motivierter Mensch steigert seine Leistung um 40 und mehr Prozent, ohne sich gesundheitlich zu beeinträchtigen. Vernünftiges Zeitmanagement erhöht den Durchsatz und verhilft zur Konzentration auf das Wesentliche.

Menschen als Team

In den meisten Organisationen geht der Löwenanteil der Zeit dafür verloren, daß an den Schnittstellen der Abteilungen Liegezeiten entstehen. Diese Liegezeiten lassen sich einerseits vermeiden durch geschickte Organisation (z.B. Schwarzer Peter Prinzip). Andererseits vermeidet man die Liegezeiten durch abteilungsübergreifende Teams. Häufig spricht man auch von crossfunktionalen Teams, von interdisziplinären Teams oder ähnlichem.

Nicht nur in Großunternehmen, sondern auch im Mittelstand, findet man mehr oder weniger verkrustete Strukturen, die das abteilungsübergreifende Miteinander erschweren. Die vielbeschworenen crossfunktionalen Teams sind nicht nur für Projektarbeit von großer Bedeutung, sondern auch als Dauereinrichtung.

Vor allem bei der Beschleunigung von Entwicklungsphasen ist durch die Parallelisierung der Projektbeiträge durch optimale Teamorganisation die höchste Zeitersparnis zu erzielen.

Technik

Auf der Technikseite sind es natürlich hauptsächlich die Computer, die zur Beschleunigung beitragen können. Es gibt allerdings auch vielerlei Ansätze, beispielsweise durch schnellere Maschinen, flexiblere Fertigungszentren, Fördertechnik, automatisiertes Lager und einige andere mehr, den Durchsatz zu beschleunigen.

Dieser Bereich ist allerdings sehr individuell, sehr kapitalintensiv und darüberhinaus vielfach sehr weit ausgereizt. Die Zeitauswirkungen sind im Verhältnis zum Kapitaleinsatz eher dürftig. Deshalb soll auf diesen Bereich an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden.

Kommunikation und Computer

Die beiden wesentlichen technischen Elemente des Zeitwettbewerbs sind Computer und Kommunikation. Beide lassen sich aber nur bedingt unabhängig voneinander betrachten.

Der Bereich Kommunikation beinhaltet einerseits die Kommunikation innerhalb einer Gruppe oder zwischen den verschiedenen Teams. Dabei geht es vor allem um den optimalen Umgang mit Schriftgut. Hier wiederum ist zu unterscheiden zwischen strukturierten und unstrukturierten Arbeitsplätzen. Das heutige, kostengünstige Netbook Angebot hat dazu geführt, dass Rechenleistung und Internetzugang praktisch immer verfügbar ist. Beschleunigend wirkt aber nicht bessere Technik, sondern zielorientierte Arbeitsorganisation bei Managementtätigkeiten bzw optimierter Workflow bei strukturierter Tätigkeit.

Social Media

Ein besonderer Aspekt der Kommunikation sind die elektronischen sozialen Netzwerke. Die geschäftliche Nutzung wird oft nur unter dem Stichwort "Werbung" oder "Social Media Marketing" betrachtet. Wie der Arabische Frühling gezeigt hat, kann ein Instrument wie Facebook aber auch sehr beschleunigend wirken und natürlich auch nicht nur in großen Netzwerken, sondern auch in kleinen Teams. Und natürlich wird über kurz oder lang auch die Verbindung zu den Kunden diese Netzwerke nutzen. Social CRM kann sowohl in seiner eigentlichen Aufgabe, Aufbau und Pflege von Kundenbindungen, als auch in der Steuerung eines Unternehmens als elektronisches Brückenglied ohne zusätzlichen Stress beschleunigend eingesetzt werden.

Workflow Management

Strukturierte, also immer wiederkehrende Arbeit, wird meist mit dem Ansatz des Workflow Management angegangen. Dazu benutzt man häufig sehr große und unflexible Softwarepakete. Es besteht die Gefahr, durch eine starke Bürokratisierung und eine funktionelle Überfrachtung die Zeitgewinne völlig wieder zunichte zu machen.

Deutlich besser ist es, wenn man diese Systeme ganz ersparen kann und dazu besteht bei vielen mittelständischen Unternehmen durchaus die Chance. Das eigentliche Problem beim Umgang mit Schriftgut sind die vielen Besonderheiten, handschriftlichen Anmerkungen und so weiter, die einen Auftrag verzieren. Gäbe es diese nicht, dann könnte man leicht den Auftrag vollelektronisch abwickeln. Die operative Software dazu wurde in den letzen zwanzig Jahren weit entwickelt und steht in der Regel im Unternehmen zur Verfügung. Gelingt der Kunstgriff, anstelle eines Workflow Management Systems die vorhandene operative Software dafür zu verwenden, spart man nicht nur sehr viel Geld, sondern noch mehr Zeit.

Groupware

Einfacher ist es bei unstrukturierter Arbeit, also in der Regel Projektarbeit und die Arbeit der Führungskräfte. Hier kommen Groupware-Instrumente wie etwa Lotus Notes zum Einsatz. Das Risiko der Bürokratisierung ist hier deutlich geringer. Zwar wird ein Teil des Zeitgewinns durch Spieltrieb und Perfektionismus wieder verschlungen. In der Regel sind jedoch immer noch Beschleunigungseffekte von beträchtlichem Ausmaß möglich.

Edifact

Der Einsatz elektronischer Bestelleingänge kann zu höchst unterschiedlichen Problemen führen. Bei einfacheren Strukturen, etwa bei Automobilzulieferern, ist Edifact (oder ähnliche Verfahren) längst üblich. Schwierig wird es allerdings in Branchen mit vielen kleinen und mittelständischen Beteiligten, insbesondere wenn auch noch Variantenprobleme hinzukommen. In der Praxis wird dann Edifact oft nur noch aus Prestigegründen oder für recht bescheidene Ersparnisse benutzt. Wenn beim Empfänger dann doch wieder alle Bestellungen ausgedruckt und manuell geprüft werden, ist der Zeitspareffekt dahin.

Egal, ob es sich um Bestellungen über Web-Server, E-Mail oder Edifact handelt: Grundsätzlich sollte die einmal angepackte Automatisierung so weit wie möglich durchgezogen werden. Wenn das gelingt, sind die Ersparnisse oft außerordentlich groß.

Logistik

Im innerbetrieblichen Warenverkehr stecken häufig leicht zu erkennende Engpässe. Jede Ware, die herumsteht, bedeutet Verbesserungspotential. Allerdings wurden in den vergangenen Jahren große Anstrengungen unternommen, diese Potentiale auszuschöpfen. Die externe Logistik bietet dagegen noch immer beträchtliche Potentiale. So gibt es mittlerweile viele Unternehmen, die gemeinsam mit der Hausspedition den Warenausgang optimieren. Bereits wenn der LKW kurz vor Feierabend auf den Hof kommt, weiß der Computer der Spedition, welche Sendungen er zurückbringen wird, wie groß und schwer sie sind und wo sie hinbefördert werden...

Strategievorgabe

Viele Vorgänge, beispielsweise Bestellungen bei Lieferanten, werder auch heute noch, einfach weil es schon immer so gemacht wurde, in einer willkürlichen reihenfolge abgewickelt. Die Reihenfolge könnte völlig zufällig sein, nach dem first-in-first-out-Prinzip oder gar nach dem Alphabet. Die EDV ist heute aber genausogut in der Lage, eine strategische Optimierung vorzunehmen und umzusortieren. Die wichtigsten Bestellungen, diejenigen, die bedeutende Kundenaufträge bremsen, und vor allem solche, die sich auf die Lieferzeit besonders stark auswirken, sollten zuerst drankommen.

Zugegeben, das Beispiel ist sehr simpel. Aber es verdeutlicht doch, daß es durchaus nicht immer Millionenbeträge für neue Computer sein müssen, wenn man ein klein wenig schneller sein will. Die Vorgabe der zeitorientierten Strategie durch den Computer, meist als durchdachtere Sortierkriterien, ist in der Praxis häufig ebenso erfolgreich wie wesentlich aufwendigere Eingriffe an anderer Stelle.

Operations Research

In der Theorie gibt es viele Probleme, deren Lösung per EDV gleichzeitig viel Geld und Zeit einspart. Beispiele wären eine Optimierung der Fuhrparkdisposition, widergespiegelt in zahlreichen Varianten und Erweiterungen des Traveling Salesman Problems. Auch die lineare Optimierung kann nennenswerte Ansätze zur Zeitersparnis erbringen.

Lösungen und Verbesserungen mit Hilfe des Operations Research, also mit mathematischen Optimierungen, kosten im Prinzip wenig Geld und erbringen manchmal erstaunlich hohe Erträge. In der Praxis ist ihr Einsatz allerdings schwierig. Praktisch immer müssen externe Fachleute hinzugezogen werden. Durch eine Fülle von Nebenbedingungen sowie einer häufig zu schlechten Qualität oder Verfügbarkeit der Eingangsdaten sind einem breiten Einsatz enge Grenzen gesetzt. Allein schon die Beurteilung, ob in einem bestimmten Fall der Einsatz mathematischer Optimierung überhaupt sinnvoll ist, kann sehr schwierig sein.

Es gibt aber auch OR-Anwendungen, die sehr leicht einzuführen sind. Das könnte z.B. eine optimierte Lagerbelegung sein. Weniger Zeitaufwand beim Zugriff bedeutet auch hier - ganz nebenbei - einen kleinen Zeitgewinn.

Engpaßbeseitigung

Aus arbeitsmethodischer Sicht ist die optimale Vorgehensweise bei der Beschleunigung von Unternehmensabläufen die gezielte Suche und Beseitigung von Engpässen. Dazu eignen sich verschiedene Verfahren von speziellen Fragetechniken über Profilbildung, Linearisierung, schrittweiser Suchfeldverdichtung etc bis hin zur simplen Anwendung fertiger Checklisten.

Literatur

Weiter: Wo konkret anpacken?