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Der optimale Umgang mit Schriftgut 6/17 - Arbeitsmethoden für Gruppen

 

Der optimale Umgang mit Schriftgut 6/17

Arbeitsmethoden für Gruppen

Bisher behandelte dieser Ratgeber Arbeitsmethoden für Einzelpersonen.
Jetzt wollen wir uns der Arbeit von Gruppen zuwenden.

In der Gruppe bleibt natürlich alles gültig, was für die persönliche Arbeitsmethodik gesagt wurde. Die gruppenspezifischen Methoden stellen eine Ergänzung dar. So ist dann auch relativ leicht zu fassen, was Arbeitsmethodik für Gruppen verbessern helfen kann. Es ist die Kommunikation zwischen den Mitgliedern der Gruppe.

  

UhrzeitKommunikation

Kommunikation bedeutet einerseits den Austausch von Informationen, die sozialen Kontakte innerhalb der Gruppe, die Hackordnung und so weiter bis hin zu den gemeinsamen Zielen. Andererseits bedeutet Kommunikation auch den Austausch und die gegenseitige Abhängigkeit der Arbeitsschritte. Einer kann den nächsten Schritt vielleicht erst erledigen, wenn sein Vorgänger endlich mit seinem Teil soweit ist.

Die Mittel dieser Kommunikation sind wiederum Formen von Schriftgut. Auch die Arbeitsmethoden für Gruppen konzentrieren sich also auf den Umgang mit Schriftgut. Beginnen wir unabhängig vom Computer mit den grundsätzlichen Arbeitsmethoden. Sie sind vielfältiger als beim Einzelnen und Patentrezepte gestalten sich schwieriger. Jeder im Team kann und muß dazu beitragen. Gruppenbezogene Arbeitsmethoden erhöhen die Produktivität nur dann, wenn alle an einem Strang ziehen.

Eine derzeit unter Arbeitsmethodikern intensiv diskutierte Methode, um ein Beispiel von vielen zu nennen, ist die Vereinbarung von Gruppenzielen. Es ist üblich, jährliche Mitarbeitergespräche über Zielvorgaben für den einzelnen Mitarbeiter zu führen. Immer öfter geht man nun dazu über, Ziele mit ganzen Gruppen zu vereinbaren und auch die Entlohnung am Erreichen des Gruppenziels zu orientieren. Das funktioniert offenbar nicht nur bei Arbeitsteams auf den Fertigungsinseln eines Produktionsbetriebs, sondern auch bei Ingenieuren, Programmierern oder Verwaltungsangestellten.

Arbeitsmethoden für Gruppen sind so zahlreich wie die persönlichen Arbeitsmethoden. Deshalb wollen wir uns in der Kürze dieses Ratgebers wiederum auf zwei beispielhafte, interessante Basistechniken konzentrieren und dann sehen, wie der Umgang mit Schriftgut in einer Gruppe mit Computerhilfe verbessert werden kann.

  

Beispiel Terminkoordination

Nehmen wir als erstes Beispiel die Terminkoordination eines Teams. Die arbeitsmethodische Lösung dazu ist sehr simpel. Man benutzt, wenn Teammitglieder häufig unterwegs sind, einen sogenannten öffentlichen Terminkalender. Denken Sie dabei etwa an ein mittleres Architekturbüro mit seinen Bauleitern oder an ein Softwareunternehmen, bei dem die Projektverantwortlichen ständig bei den Kunden unterwegs sind. Auch wenn jeder ein mobiles Telefon dabeihat, ist es oft schwierig, den Überblick über die Termine der anderen zu wahren und flexibel Terminvereinbarungen untereinander und mit Dritten zu treffen.

Abhilfe schafft der öffentliche Terminkalender, indem jedes Gruppenmitglied dort seine externen Termine einträgt. Immer beim Betreten des Büros gibt man einfach kurzfristig sein Zeitplanbuch ab. Die Sekretärin trägt die Termine nach und überprüft Kollisionen. Ob man dieses System auf einem PC führt oder auf dem Papier, spielt zumindest bei kleinen Teams nur eine geringe Rolle.

Ein zweites Beispiel soll dem Knackpunkt gelten, an dem so viele gutgemeinte und auf das Gründlichste durchdiskutierte Verbesserungsvorschläge üblicherweise scheitern: Der organisierten Umsetzung von der Theorie in die Praxis. Das gilt besonders für "unstrukturierte" Einzelaufgaben und Projekte.

Derartige Gruppenaufgaben sind natürlich etwas komplizierter zu handhaben als die einer Einzelperson. Typischerweise entstehen sie als Ergebnis eines Meetings. Zur Festlegung der eigentlichen Aufgabe kommt hinzu, wer sie ausführen soll, wessen Hilfe er möglicherweise in Anspruch nehmen kann und bis wann das Ergebnis vorliegen wird.

  

MassnahmenMaßnahmenplan

Bei herkömmlicher Arbeitsweise wird ein Maßnahmenplan als Tagesordnung geschaffen und während der Sitzung zur Aufgabensammlung ergänzt. Er besteht aus mehreren Spalten.

Spalte 1 enthält die Problemstellung und ist identisch mit der Tagesordnung. Diese erste Spalte ist bereits auf Endlospapier mit dem PC erstellt worden. Die restlichen Spalten werden während des Meetings zunächst handschriftlich eingetragen und später, sauber mit dem PC geschrieben, nachgeliefert. Sinn der Liste ist es, einen aktuellen Stand aller laufenden Projekte zur Hand zu haben. Die Liste wird also nicht immer von neuem begonnen, sondern möglicherweise jahrelang immer wieder fortgeschrieben. Drei weitere Spalten nennen die Maßnahme sowie Ausführende und "Beteiligte". Die modernste Form des Maßnahmenplans ist das Pivot-Protokoll.

Der gewünschte Endtermin ist, aus organisatorischer Sicht, eine einfache Sache. Widerspruchsfreie Prioritäten zu vergeben, ist dafür umso schwerer. Stehen zahlreiche Aufgaben an und sind viele Gruppenmitglieder noch dazu mal als Ausführende, mal als Beteiligte oder Gehilfe genannt, dann nähern wir uns einer Situation, deren Lösung regelrechter Netzpläne bedarf. Damit wären wir wieder zurück bei den Arbeitsmethoden der Neuzeit.

Es lohnt sich, das Datum mitzuführen, an dem das Problem gestellt wurde. Daran läßt sich später erkennen, wie alt manche Aufgaben auch bei hoher Priorität werden können, wenn sie nur allen Beteiligten möglichst langweilig und unangenehm sind.

Zwei weitere Spalten brauchen wir noch. Das wäre einmal eine Eintragung für benötigte Resourcen, z.B. ein Budget, Mann-Tage, Räume oder Geräte. Die letzte Spalte gilt Sonderfällen aller Art. Dort finden sich Stichworte wie z.B. Programmnamen, wenn es um Software ging, Kontaktpersonen, Telefonnummern und anderes mehr, eben je nach Anwendung. Wird der Maßnahmenplan per Software geführt, wie hier mit meineZIELE, dann kann eine Information, die immer wieder gebraucht wird,  einfach als Spalte angelegt werden.Massnahmenplan Und selbstverständlich kann man gleich eine Vielzahl von Links auf Dateien oder Webseiten mit einfügen. Es muss also garnicht jede Information eine "lesbare" Spalte sein.

Wichtig ist, den Verteiler dieses Maßnahmenplans nicht auf die Teilnehmer des Meetings zu beschränken, sondern auf alle Personen auszudehnen, die in der Gehilfenspalte auftauchen.

Nebenbei bemerkt: Zu den Arbeitsmethoden an der Nahtstelle zwischen persönlicher Methodik und Gruppenorganisation gehören unter anderem vielfältige Methoden der Störungsbeseitigung:

  

Störungen beseitigen!

Bis zu vierzig Prozent (!) an Leistungsreserven setzt man frei, wenn man die Schlagkraft einer Gruppe mit solchen Methoden verbessert. Einen weiteren Schub bringen, je nach Anwendungsfall, die beiden nächsten Themen, Groupware und Workflow-Management. Dabei geht es darum, wie sich in einer Arbeitsgruppe die einzelnen Mitglieder die Bälle zuschieben.

Wir werden aber feststellen, daß nicht nur die Teamleistung zunimmt. Vielmehr sind es die strategischen Grundfesten der Unternehmensentwicklung, die man damit stärkt. Es ist die Reaktionsgeschwindigkeit der Unternehmensorganisation, die dabei einen fast unglaublichen Sprung nach vorne macht.

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