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Der optimale Umgang mit Schriftgut 16/17 - Was leisten "grosse" Archivierungssysteme?

 

Der optimale Umgang mit Schriftgut 16/17

Was leisten "große" Archivierungssysteme?

Man wird eine Staatsbibliothek nicht mit ELOoffice organisieren. Dafür gibt es weitaus umfangreichere und kompliziertere Systeme. Sehen wir uns doch kurz an, was solche Systeme leisten.
 

Große Funktionenvielfalt bei Archivierungssystemen

Einer der großen Vorteile von ELO ist die Kompaktheit seiner Funktionen mit einer klaren Konzentration auf das Wesentliche. Bei "großen" Anwendungen ist der Bedarf ganz anders. Dieses Kapitel wäre wohl schon weitgehend gefüllt, wenn wir auch nur in Stichworten die Funktionsfülle umfangreicher Archivierungssysteme aufzählen wollten. Fragen wir uns stattdessen, welche Potentiale solche Systeme erschließen können und beschränken wir uns ansonsten auf Beispiele.

Im Grunde beseitigen gute Archivierungssysteme die ganzen Schwachstellen, die wir an der herkömmlichen Papierverarbeitung entdecken. Das fängt schon an mit viel zu großen Verteilern für interne Unterlagen und der damit verbundenen, ziemlich kostspieligen Doppel- und Mehrfachablage. Jede Ablage ist zudem recht individuell. Sie ist in der Regel weder allgemein zugänglich noch systematisch. Unterlagen zusammenzustellen ist eine ausgesprochen zeitaufwendige Sache.

Ein typisches Problem ist, daß Mitarbeiter garnicht wissen, welche Informationen in den Archiven eines Unternehmens schlummern. Es gibt keine oder keine zugängliche Übersicht. Da die herkömmliche Archivierung ausgesprochen lästig ist, wird sie mit wenig Begeisterung ausgeführt. Mangels Kontrolle bleibt sie lückenhaft. Wenn man wirklich einmal etwas brauchen sollte, fehlt genau das Wichtigste, oder es ist nur teilweise vorhanden und bis wir es haben, ist es ohnehin zu spät.

Und zuletzt? Alles wieder zurück ins Archiv. Durchschnittlich sind es drei Tage (!) von der Entnahme bis zur Rücksortierung, die der Vorgang in einem großen Unternehmen dauert.

  

Ähnliche Argumente

Auch wenn es in Ihrem Unternehmen nicht ganz so schlimm aussieht, bleibt doch als unsere wichtigste Erwartung eine unternehmensweite Produktivitätssteigerung. Wir erwarten in typischen Fällen eine Steigerung der Produktivität bei den Mitarbeitern von immerhin mindestens 15 %. Wir sparen zusätzlich weit mehr als die Hälfte des benötigten Raumes ein. Aber das weitaus Wichtigste ist: Die Bearbeitungszeit der Vorgänge reduziert sich um bis zu 90 Prozent.

Das ist es also, was wir von einem Archivierungssystem erwarten. Funktionen, die weit in den Bereich des Workflow-Management hineinreichen. Funktionen, die helfen, die Papierarbeit zu beschleunigen. Entscheidend für die Praxistauglichkeit eines Systems ist dennoch die Qualität des Kernstücks. Das ist nach wie vor die Archivierung. Da kein System jede beliebige Funktion erbringen kann, kommt es auf die Basis entscheidend an.

Im Vergleich zum individuellen Arbeitsplatz brauchen wir bei einem großen System nochmals eine erhebliche Steigerung der Suchmöglichkeiten. Da die Zahl der Dokumente außerordentlich groß ausfallen kann, sind auch die Suchwörter der einzelnen Dokumente immer häufiger benutzt. Nach wenigen Buchstaben zu fragen, brächte uns eine seitenlange Litanei von Dokumentvorschlägen.

  

Abfragesprachen

Große Archivierungssysteme brauchen deshalb regelrechte Abfragesprachen. Suchbegriffe sollen miteinander verknüpft werden können. Beispielsweise könnten wir einschränken: Der Monat soll zwischen Mai 95 und August 95 liegen. Zusätzlich soll ein bestimmter Name entweder Müller oder Maier sein ...

Indices als Suchfelder werden nun genauso benötigt, wie die Möglichkeit des sogenannten Volltextretrievals. Unter letzterem versteht man die Suche nach Stichworten in einem CI-Dokument.

Zu den Funktionen der eigentlichen Archivierung gesellen sich nun Dinge wie das Rotieren, Vergrößern und Verkleinern von Dokumenten, OCR-Funktionen, die Verknüpfung von Dokumenten durch Querverweise oder die Einbindung von Electronic Mail und Postversende-Funktionen und die Organisation elektronischer Briefkästen.

Hier sind wir allerdings in einem Grenzbereich. Viele dieser Funktionen stammen von ganz anderen Herstellern. Es macht wohl kaum einen Sinn, von einem Archivierungssystem auch noch den Nachrichtenaustausch über das Internet verlangen zu wollen oder dergleichen mehr. Wenn auf dem Rechner solche Möglichkeiten verfügbar sind, müssen sie allerdings auch vom Archivierungsprogramm genutzt werden. Bei unserem Paradebeispiel ELO ist das übrigens auch genauso gelöst.

Was wir also brauchen, sind Archivierungssysteme, die in die Tiefe ihrer Funktionen weiterentwickelt werden und nicht in die Breite. Das ließe sich schließlich durch die Kombination mit Produkten anderer Spezialisten ebensoleicht erreichen.

  

Entwicklung in die Tiefe

Wichtiger sind also archivierungsbezogene Basisfunktionen, wie beispielsweise die Überlagerung von Dokumenten. Man kann zum Beispiel Formulare, die immer wieder ausgefüllt und dann eingescannt werden, in einer sogenannten Blindfarbe des Scanners drucken lassen. Das führt dazu, daß nur der eigentliche Inhalt aufgenommen wird. Zum Ausdrucken mischt man einfach das Formular dazu und druckt es mit. Genauso funktioniert das mit CI-Daten, beispielsweise mit Rechnungen.

Auf diese Weise erspart man es sich übrigens, über viele Jahre immer noch einige Kartons von jeder Sorte Formulare aufzubewahren, wie es in vielen Unternehmen üblich ist. Wenn solche Formulare sich häufig ändern, oder wenn ein Unternehmen aus mehreren rechtlich getrennten Firmen besteht, kommt da eine ganze Menge zusammen. Oft genug sind die alten Formulare gänzlich unansehnlich geworden, bis man sie endlich einsetzt. Wenn man sie dann überhaupt noch findet ...

  

Großer Indizierungsaufwand

Noch ein Beispiel: Bestimmte Anwendungen verursachen einen immensen Indizierungsaufwand. Eine hin und wieder praktizierte Lösung ist die vollautomatische Indizierung über Barcodes. Um das zu realisieren, werden die Dokumente zunächst einmal manuell durchgegangen und eine Reihe von Informationen als CI-Daten erfasst. In diesem Moment allerdings kennt der Computer keinen Zusammenhang zwischen diesem Datensatz und einem von vielleicht sehr vielen Dokumenten, die erst später eingescannt werden sollen.

Zu jedem Dokument wird deshalb ein Barcode-Etikett ausgedruckt und auf das Dokument geklebt. Das Einscannen erfolgt später in einem vollautomatischen Arbeitsgang, möglicherweise für tausende Dokumente an einem Tag. Die Zuordnung der Dokumente zu den manuell erfassten Daten erfolgt über den Barcode.

Während wir am persönlichen Arbeitsplatz wert legen auf ein geradlinig aufgebautes Programm ohne unnützes Beiwerk, ist es hier fast umgekehrt. Der Anwender sucht nach einer eierlegenden Wollmilchsau, die es natürlich auch auf diesem Feld nicht gibt. Den Ausgleich zwischen den Anforderungen des Anwenders und dem Potential einer Standardsoftware muß der Anbieter schaffen. Ein besonders wichtiges Merkmal aus Benutzersicht ist deshalb nicht Eigenschaft der Software: Sie benötigen vor allem ein sachkundiges und erfahrenes Unternehmen, das eine faire Beratung und Betreuung bieten kann.

  

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