1. Erfolgreicher durch Effizienz

Gestern sprachen wir über Effektivität. Die meisten Arbeits- und Erfolgsmethoden drehen sich aber um Effizienz: Schneller lesen, Gedächtnistricks, Lernmethoden, Störungen beseitigen. Dazu zählt aber auch, sich stärker zu motivieren, besser zu telefonieren, besser vorzutragen, schneller zu schreiben, schneller bessere Ideen finden.

Natürlich gibt es viele Erfolgsmethoden, die man nicht eindeutig zuordnen kann. Das spielt auch keine Rolle. Wichtig ist, daß Sie sich darüber klarwerden, daß Effektivität vor Effizienz geht. Es bringt weit mehr, vielleicht nur eine Stunde an der wichtigsten Aufgabe zu arbeiten, als mit aller Sorgfalt, Schnelligkeit und hochmotiviert die falschen Aufgaben zu lösen.

Effizienz leidet unter der Grundtendenz, verfügbare Zeitrahmen auszuschöpfen.

Setzen Sie sich heute für alle Aufgaben, die Sie erledigen, ausnahmsweise auch für den Umgang mit Menschen, äußerst knappe Zeitlimits. Dieses Zeitlimit setzen Sie unmittelbar vor Anpacken der Aufgabe.

Effizienz leidet unter Perfektionismus. Schon mit 20 Prozent des Aufwands erreichen wir 80 % des Erfolgs. Prüfen Sie daher, ob eine Aufgabe wirklich in jeder Hinsicht "zu Ende" gebracht werden muß.

Entscheiden Sie heute ebenfalls unmittelbar vor Anpacken jeder Aufgabe, ob die Aufgabe zu Ende gebracht werden muß oder abgebrochen werden kann.

2. Umgang mit dem Zeitplanbuch

Führen Sie Ihr Zeitplanbuch weiter.

Genießen Sie es, erledigte Aufgaben einzeln und sofort zu streichen!

Es ist möglicherweise sinnvoll, mit zusätzlichen Markierungen (z.B. Einkreisen, Streichen, schräg streichen der Priorität) zusätzliche Infos festzuhalten: Z.B. Aufgabe wurde unerledigt gestrichen, delegiert, vorgetragen, nur teilweise erledigt etc. Verwenden Sie solche Markierungen aber nur, wenn sich für Ihre Situation ein Sinn daraus ergibt oder üben Sie es eine Woche lang und entscheiden dann ...

3. Umgang mit Zielen

Denken Sie 4 Minuten über Ihre persönlichen Ziele nach.

Ziele kann man einteilen in verschiedene Kategorien, oder wie Sie morgen sehen, nach den Rollen, die wir im Leben spielen. Der Nutzen solcher Einteilungen besteht zum Einen darin, Ziele besser gegeneinander abwägen zu können und zum anderen in der Bewußtseinsbildung. Wer keine Ziele hat, wird auch keine erreichen. Heute bitte ich Sie, über folgende Einteilung nachzudenken:

Nach einem Modell, das unter Arbeitsmethodikern in den 20er und 30er Jahren populär wurde, teilt man seine Ziele in drei wesentliche Kategorien ein:

• materielle Ziele

• Bildungsziele

• ideelle Ziele

Überlegen Sie einige umfangreichere Ziele, die Sie in den nächsten Monaten oder Jahren verwirklichen wollen. Nehmen Sie drei Blätter für die drei Kategorien und notieren Sie Ihre Ziele jeweils auf dem passenden Blatt.

Stellen Sie sich eine Zielscheibe vor wie abgebildet. Versuchen Sie, Ihre Ziele im Geiste auf der Scheibe zu plazieren. Die wichtigsten weiter innen, weniger wichtige weiter außen.

4. Planen und Analysieren

Ziele erscheinen häufig unerreichbar, nur weil sie schwer zu überblicken sind. In vielen Fällen ist dieser Mangel an Übersicht das Haupthindernis. Für unsere Psyche ist es äußerst wichtig, die Übersicht zu behalten. Nehmen wir uns ein großes Ziel vor, z.B. ein Unternehmen zu gründen, dann haben wir eine Überfülle von fehlenden Fakten und offenen Fragen. Nur mit einem "unguten Gefühl", wenn überhaupt, geht man an die Sache heran.

Eines der wichtigsten Elemente der Arbeitsmethodik ist es, Aufgaben geeignet zu gliedern, häufig über mehrere Stufen. Ein Ziel wird so heruntergebrochen bis auf einzelne Aufgaben, deren Ausführung uns so klar erscheint, daß wir sie unmittelbar anpacken können.