1. Alles nur einmal zur Hand nehmen?
Ein wohlfeiler Ratschlag für mehr Effizienz ist "Alles nur einmal zur Hand nehmen". Insbesondere die Tagespost soll man so durcharbeiten, dass jeder Brief, jeder Prospekt jede Mail nur einmal zur Hand genommen und gleich komplett bearbeitet wird.
Beim Löwenanteil der Tagespost ist das eine klare Sache. Was Müll ist, gehört sofort in den Papierkorb und sollte natürlich nicht dreimal auf dem Schreibtisch von einem Stapel auf den anderen gesetzt werden.
In der Papierwelt konnte man immerhin noch einen kleinen Effizienzgewinnn erzielen, indem man Ähnliches bündelte: Den Müll direkt in den Papierkorb, den Rest aber aufteilen in "nur zu archivierendes", "zu beantwortendes", "kommentiert weiterzuleitendes" etc., je nach Ihrer Situation.
Sekunden konnte man sparen, aber Zielen kam man jedenfalls nicht näher. Heute, mit 200 Emails am Tag statt 15 Briefen, ist der Papierkorb wichtiger denn je.
Effektivität bringen nur bessere Prioritäten. Nimmt man im Abstand von ein paar Minuten ein Schreiben oder einen Prospekt nochmals zur Hand, dann ist der Eindruck des Neuen weg, unser kritischer Widerwillen regt sich. Und einiges mehr geht in den Papierkorb. Und wenn das nur ein einziges Schriftstück ist, dass wir weniger bearbeiten, dann hat es sich gelohnt, es zweimal zur Hand zu nehmen. Das gilt auch für Emails. Formulieren Sie zu jeder Nachricht eine Aufgabe: Was ist mit dieser Nachricht zu tun? Wenn es nichts zu tun gibt, gehört die Mail in den Papierkorb oder in das Millionenheer der archivierten E-Mails. Im Eingangskorb sollte sie jedenfalls nicht stehenbleiben.
Denken
Sie einmal darüber nach ... Überlegen Sie insbesondere:
Wieviel Post, Prospekte etc bewahren Sie eine Zeit
lang auf mit dem Hintergedanken, "Wenn ich
etwas Zeit habe, sehe ich mir das nochmal genau
an ..."? Wie viel davon werfen Sie dann doch
ohne nützlichen Effekt weg?
2. Umgang mit dem Zeitplanbuch
Prüfen Sie heute, welche weiteren Informationsblätter für Ihren speziellen Bedarf in Ihr Zeitplanbuch gehören. Nur Wichtiges gehört in Ihr Zeitplanbuch und Dinge, die Sie auch unterwegs brauchen. Wenn Sie nichts anderes finden, sollten Sie keinesfalls mit Gewalt danach suchen und Ihr Zeitplanbuch vollstopfen. Es ist auch kein Papierkorb. Alles, was man genausogut auch wegwerfen kann, gehört weggeworfen.
Es könnte sinnvoll sein, eine Einkaufsliste im Zeitplanbuch zu führen. Auch Listen z. B. "bei der nächsten Büromaterial-Bestellung mitbestellen" oder für Geschäfte, die Sie selten besuchen, könnten im alphabetischen Register unter "E" wie Einkauf einen sinnvollen Platz finden ...
Es ist üblich, auch Bankverbindungen und dergleichen im Zeitplanbuch aufzubewahren. Verwenden Sie auch dafür ein Blatt im alphabetischen Register. Notieren Sie aber keinesfalls Geheimnummern erkennbar auf.
Weitere sinnvolle Ergänzungen könnten sein:
- Ein Geldschein in der hinteren Umschlagtasche
- Ein Reserveschlüssel
- Ein Blatt mit Ihrer Anschrift, z. B. ganz hinten, falls das Buch verlorengeht.
- Kreditkarten
- Zugangskarten
- Führerschein etc
4. Planen und Analysieren
Sie sind mittlerweile im Besitz einer ausführlichen Analyse z. B. Ihrer beruflichen Situation. Der nächste Schritt besteht nun darin, möglichst optimale Ansatzpunkte für Verbesserungen zu finden. Ihre Analyse zeigt eine größere Anzahl verschiedener Aspekte, positive wie negative, die allesamt Verbesserungsmöglichkeiten aufweisen. Es gibt nun drei verschiedene Vorgehensweisen für eine sinnvolle Verbesserung:
1. systematisch an allen Aspekten verbessern
2. Maßnahmen mit hohem Wirkungsgrad auswählen
3. den optimalen Ansatzpunkt suchen
Die erste Möglichkeit birgt die Gefahr, sich auf Nebensächliches zu verzetteln. Man hat zwar schnell das Gefühl, etwas zu tun, aber Erfolge stellen sich nur langsam ein.
Die zweite Möglichkeit ist dann sinnvoll, wenn man sich in einer Situation sozusagen "freischwimmen" muss. Man strebt vielleicht garnicht Ziele an, sondern erst mal nur "rettendes Ufer". Wenn also zuwenige Resourcen und zuwenig Zeit zur Verfügung steht, dann versucht man, sich einfach Luft zu verschaffen. Dazu wählt man Aufgaben, die ein besonders günstiges Verhältnis aus Aufwand und Ertrag versprechen. Häufig sind das relativ kleine Aufgaben. Diese Vorgehensweise bringt theoretisch das beste Verhältnis aus Aufwand und Ertrag. In der Praxis kommen aber meist einfach mehr Aufgaben nach. Tüchtige, intelligente Leute werden mit all den Aufgaben zugeschüttet, zu denen andere nicht fähig sind. Der Effekt des "Freischwimmens" ist erstaunlich gering.
Der dritte Ansatz greift nach der Wurzel einer Problemsituation. Wo ist die größte Chance für einen Erfolg? Wo ist das größte Hindernis? Es ist oft nicht die mathematisch optimale Vorgehensweise, das Kernproblem anpacken zu wollen. Auf Dauer bringt es aber weit mehr, auch nur mit bescheidenen Kräften an der wichtigsten Aufgabe zu arbeiten, als mit aller Kraft die falschen Aufgaben zu lösen.
Gehen
Sie Ihre Analyse sorgfältig durch und prüfen Sie,
welche Aufgaben und Verbesserungsziele die einzelnen
Aspekte Ihrer Situation verbessern würden. Versuchen
Sie, sich vorzustellen, wie sich die drei verschiedenen
Vorgehensweisen auswirken würden. Welche Aufgaben
würden jeweils zuerst erledigt? Welche Erfolge würden
sich zuerst einstellen?
Die Überlegungen, welche Ziele optimalerweise als nächste angepackt werden müssen, fallen in das Gebiet der Strategie. Siehe auch 10-Tage-Strategietraining.
5. Sauberer Schreibtisch
Versuchen Sie weiter, mit weniger Fotokopien auszukommen.
Heute
und an den restlichen Tagen dieses Trainingsprogramms
sollten Sie Schubladen und Schränke ausmisten. Gehen
Sie auch Material nochmals an, das sie im Verlauf
dieses Trainings bereits gesichtet haben. Prüfen
Sie, ob Sie wirklich alles noch brauchen. Geben
Sie soviel wie möglich zur Altablage ins Archiv
etc.
6. Störungen beseitigen
Bitte bearbeiten Sie jetzt den Tag 19 des Aktionsprogramms "Störungen, Zeitfresser und Unterbrechungen"
7. Schnelllesen
Führen
Sie bitte in "Optimales
Lesen" den 19. Trainingstag durch.
Beachten Sie, dass nicht jeder Text sich zum Schnelllesen eignet. Lesen ist leben, wie es rechts auf der Briefmarke heißt. Lesen öffnet neue Türen. Nehmen Sie sich die Zeit, in neue Welten einzutauchen. Bei manchen Büchern gehört das Träumen einfach dazu.
