1. Welche Reihenfolge? Das Wichtigste zuerst erledigen...
Arbeitsmethodik
ist immer auch eine Sache der Reihenfolge. Bestimmte
Vorlieben für die Reihenfolge bei Abarbeiten von
Zielen und Aufgaben sind weit verbreitet:
1. Das Bekannte, Angenehme,
Einfache zuerst...
2. Nach
der Reihenfolge der Anforderung ...
3. Das Wichtigste zuerst...
4. Das Unangenehmste zuerst...
5. Die Spiralmethode (reihum
von verschiedenen Tätigkeitsfeldern jeweils der
wichtigste kleine Schritt ...)
Bitte denken Sie kurz darüber nach, welche Reihenfolge Sie persönlich im Alltag bisher bevorzugen.
Je nach Situation erweisen sich die drei letzten Varianten als die deutlich überlegenen. (Mit der Spiralmethode werden wir uns morgen befassen.) Dann reduziert sich das Reihenfolgeproblem darauf, von der ersten Vorliebe wegzukommen, also sein Steckenpferd zu vergessen, und willentlich eine vernünftige Reihenfolge zu wählen.
Häufig ist es sinnvoll, morgens zum Einstieg
eine angenehme, einfache Aufgabe zu erledigen (unser
Gehirn muss warmlaufen). Dann aber ist das jeweils
Wichtigste an der Reihe. Dieses Wichtigste kann
auch den Fall 4 beinhalten: Das Unangenehmste. Unangenehme
anstehende Aufgaben werden oft Tag für Tag, Woche
für Woche verschoben, belasten dabei täglich von
neuem die Stimmung und kosten Zeit und Kraft. Dazu
kommen, wenn die Aufgabe nicht oder unzureichend
gelöst wird, die Folgen dieses Versäumnisses. Je
unangenehmer die Aufgabe, desto wichtiger ist es,
sie zügig zu erledigen.
Auch sehr intelligente, durchaus tatkräftige Menschen widmen sich bevorzugt angenehmen Aufgaben. In diesem Fall sind es oft nicht die einfachen, sondern die besonders kniffeligen Aufgaben, die angenehm sind. Leicht verfängt man sich in "Lieblingsideen" und verwendet bevorzugt Zeit für Aufgabengebiete, die man ein Steckenpferd nennen könnte. Vielleicht bedenken Sie dazu das Indianersprichwort "Wenn du merkst, dass du ein totes Pferd reitest, dann steige ab!". Steckenpferde sind häufig "tote Pferde".
2. Umgang mit dem Zeitplanbuch
Geben Sie Ihren Lieblingsaufgaben keine Chance, sich vor wichtigere Aufgaben zu plazieren! Üben Sie heute nochmals, für Ihre Aufgaben eine optimale Reihenfolge festzulegen.
Schreiben
Sie heute und morgen für jede Zuordnung auf einem
separaten Blatt Papier eine kurze, stichwortartige
Begründung (ca 10 Worte).
Begründen Sie mit ca 10 Worten und geben Sie jeder Aufgabe je eine Note (Schulnote von 1 bis 6) für folgende Kriterien:
- Wie wichtig ist die Aufgabe für Sie persönlich?
- Wie wichtig ist die Aufgabe für Ihr Unternehmen?
- Wie gut unterstützt die Aufgabe Ihre Ziele?
- Wie angenehm ist Ihnen die Aufgabe?
- Wie gut ist die Aufgabe bereits vorbereitet?
In der Praxis ist es nicht nötig, einen solchen Aufwand zu treiben. Unser Bewusstsein muss aber trainiert werden, sonst verstellen große, bereits angefangene Aufgaben den Blick für kleinere, wichtigere Aufgaben und wohlvorbereitete, angenehme Aufgaben erhalten den Vorzug vor schwer überschaubaren, aber wichtigen Problemen.
3. Umgang mit Zielen
Zu praktisch jedem Ziel gehören auch Aspekte, die wir vermeiden wollen. Wir wollen zwar Karriere machen, aber doch die Familie nicht vernachlässigen. Ihr Ziel könnte sein, ein Vermögen zu machen, aber doch Bescheidenheit und Großzügigkeit zu bewahren. Es heißt auch: Wer schneller lebt, ist eher fertig.
Nehmen
Sie alle Ihre Ziele, solche, die Sie zur Übung angenommen
hatten und auch Ihre echten Ziele, und notieren
Sie sich jeweils die wichtigsten Nebenwirkungen,
die Sie vermeiden möchten. Denken Sie an soziale,
gesundheitliche, ideelle, religiöse Werte, die beeinträchtigt
werden könnten. Notieren Sie jeweils in Stichworten,
was Sie vermeiden wollen. Unterscheiden Sie zwischen
Nebenwirkungen, die sicher eintreten und Risiken.
Tipp:
Unterscheiden Sie bei den negativen Nebenwirkungen Ihrer Ziele zwischen Belastungen und Risiken: Der Zeitaufwand für eine erfolgreiche Firmengründung zum Beispiel wird Ihr Privatleben belasten. Das ist sicher. Gleichzeitig besteht das Risiko des Scheiterns. Das ist keineswegs sicher. Mit beiden Arten von Nebenwirkungen müssen wir umgehen.
5. Sauberer Schreibtisch
Prüfen Sie heute, ob eine weitere Verbesserung Ihrer Situation möglich wäre durch den Einsatz eines Archivierungsinstruments.
Lesen
Sie dazu die Ausführungen über den Elektronischen
Leitz Ordner ELO. Der Gewinn durch ein solches
Instrument ist umso größer, je häufiger Sie auf
Schriftstücke wiederholt und nach längeren Zeiträumen
zurückgreifen müssen. Es gibt aber auch Situationen,
z.B. die Materialsammlung zu Projekten, die bei
relativ kurzfristigem Einsatz schon großen Gewinn
aus ELO ziehen. Machen Sie sich mit dem Thema vertraut
und versuchen Sie, die Einsatzmöglichkeit für Ihre
Situation abzuwägen.
Führen
und verbessern Sie Ihre Aufgabenliste und die "chaotische
Ablage" weiter.
6.14 Störungen
Treffen Sie weiterhin geeignete Maßnahmen, um Störungen einzudämmen.
Heute beginnen wir ein "Vorbeugungsprogramm". Sie können es in mancherlei Hinsicht auch ein "Verschönerungsprogramm" nennen. Es zielt gegen mangelnde Motivation und mangelhafte Identifikation mit Ihren Aufgaben und Ihrer Umgebung.
Sie verbringen vermutlich deutlich mehr Zeit an
Ihrem Arbeitsplatz als in Ihrem häuslichen Wohnzimmer.
Es tut Ihnen gut, wenn Ihr Arbeitsplatz ästhetisch
ansprechend, stilvoll und angenehm gestaltet ist.
Viele Menschen arbeiten in einem erschreckend unangenehmen
Ambiete. In einer solchen Umgebung ist es sehr schwer,
sich mit seiner Arbeit und den Zielen seines Unternehmens
zu identifizieren.
Auch wenn Sie als Vorgesetzter Einfluss auf die Arbeitsplatzgestaltung Ihrer Mitarbeiter nehmen können, sollten Sie solche Chancen nutzen und als Motivationsmethode einsetzen. Ein neuer Schreibtisch ist in der Regel billiger als eine Gehaltserhöhung und bringt doch deutlich mehr an echter Motivation.
Beachten Sie als Vorgesetzter eine wichtige Marketingregel:
Der Köder muss dem Fisch schmecken und nicht
dem Angler.
Ein Arbeitsplatz, ein Schreibtisch
oder ein Bild an der Wand muss deshalb auch dem
Mitarbeiter gefallen, der dort arbeitet und Leistung
bringen soll und nicht dem Chef, der nur gelegentlich
dort vorbeikommt.
Die
Aufgabe für heute: Überlegen Sie, welche Äußerlichkeiten
an Ihrem Arbeitsplatz und an Ihren Arbeitsmitteln
Ihnen missfallen. Stellen Sie sich vor, was Sie
gerne schöner und besser haben möchten.
7. Schnelllesen
Lesen
Sie bitte in "Optimales
Lesen" den Text des 14. Trainingstags.
