Methodentraining

1. Erfolgreicher durch Effektivität

Es gibt zwei grundsätzliche Arten von Erfolgsmethoden: Die eine Sorte hilft, seine Aufgaben möglichst effizient, schnell, richtig und zuverlässig zu erledigen. Die andere Sorte hilft, die richtigen Dinge zu tun, die richtigen Ziele zu erreichen, effektiv zu sein.

Ein Beispiel:

Effizient wäre etwa, ein Buch durch Schnelllesen besonders zügig durchzulesen, sich dabei möglichst vieles zu merken und möglichst alles zu verstehen.

Effektiv wäre, das richtige Buch zu lesen.

Um effektiver zu werden, muss man bessere Entscheidungen treffen. Dazu verhilft am besten eine Portion "strategisches Denken", das Setzen von Prioritäten und die klare Gliederung und systematische Ausführung von Aufgaben. Die größte Effektivität bringt die Umkehrung des Denkens "vom Erfolg her".
Was will ich erreichen? Und was muss ich dazu anpacken?

Denken und planen Sie nicht "Wie teile ich mir meinen Tag sinnvoll ein?",
sondern "Welchen Erfolg will ich bis heute Abend erreicht haben?"

Üben Sie: Überlegen Sie für die nächsten 5 bis 10 Arbeitstage, welche konkreten Erfolge Sie erzielen möchten. Denken Sie daran, dass Erfolge möglicherweise nicht dann eintreten, wenn eine Aufgabe erfüllt oder ein Ziel erreicht ist, sondern wenn Ihr Chef davon erfährt und in der Summe über längere Zeit diese Erfolge honoriert ...

2. Umgang mit dem Zeitplanbuch: Zeithorizonte

Bitte machen Sie sich heute Gedanken über die verschiedenen Zeithorizonte Ihrer Planung. Ihr Planer enthält möglicherweise Blätter bzw. Dateien für Jahrespläne, Monatspläne, Wochenpläne und Tagespläne. Je nach Ihren geschäftlichen Verbindungen mit Amerika können auch Quartalspläne sinnvoll sein.

Jahresplan

Ein Jahresplan ist sinnvoll. Er legt Fernziele fest, die nicht unbedingt auf das Raster des Kalenderjahres passen müssen. Der Jahresplan ist nicht statisch. Er kann ohne Weiteres mehrmals im Jahr überarbeitet werden. Hier geht es nicht um Kleinigkeiten, sondern um Meilensteine wie Prüfungen, Stellenwechsel, Schwangerschaft ...

Quartalsplan

Quartale sind für Zeitplanung wenig geeignet, wenn nicht zwingende Gründe wie amerikanisches Berichtswesen etc. dafür sprechen. Verwenden Sie Quartalspläne nur als Möglichkeit, Jahrespläne zu präzisieren. Echte Bedeutung erfahren Zeitabschnitte dieser Größenordnung als Semester oder Schulhalbjahre.

Monatsplan

Beziehen Sie sich auf Monate, wenn es um größere Projekte geht. Eine genaue Planung auf Monate ist häufig nicht sinnvoll. Ein typischer Kompromiss ist es bei Zeitplanbüchern aus Papier, für einige Monate im Voraus jeweils ein Blatt ins Zeitplanbuch abzuheften. Dort werden vereinzelte Termine, insbesondere lose Termine (z. B. TÜV, Urlaubsprospekte besorgen ..) vorgemerkt. Haben Sie viele lose Termine, kann diese Vorgehensweise auch bei einem elektronischen Organizer Sinn ergeben. Ein weiteres Argument für Monatspläne, das jeweils monatliche Nachfüllen von Kalenderblättern in Papier-Zeitplanbücher, entfällt auf jeden Fall bei der Elektronik.

Wochenplan

Für die Planung sehr konkreter Ziele ist fast immer die Woche der ideale Zeitrahmen. Viele Menschen neigen dazu, im Laufe der Zeit nur noch die Details der Einzeltage zu planen. Ziele, das eigentliche Kernthema des Zeitmanagement gehen dann verloren. Führen Sie auf jeden Fall eine Wochenplanung durch. Es empfiehlt sich, die Wochenplanung auf Rollenbasis durchzuführen. Darauf kommen wir später in diesem Kurs ausführlich zurück.

Tagesplan

Der Tag ist die kleinste logische Planungseinheit in einem normalen Zeitmanagement. Auf den Tagesplan gehören alle Termine mit Uhrzeiten, Tagesziele, zu führende Telefonate etc. In einer hektischen Umgebung ist es sinnvoll, sehr detailliert jeden Vorgang zu notieren, damit er nicht vergessen wird. In ruhigerer Umgebung wird, ähnlich der Wochenplanung, zielorientiert geplant.
Denken Sie daran: Erfolge erreichen Sie durch Ziele, nicht durch eine aufzehrende Überfülle möglicherweise überflüssiger Details.

Denken Sie über diese Zeithorizonte nach und legen Sie fest,
wie Sie für Ihre persönlichen Bedürfnisse planen wollen.

Zeithorizonte in der vorgestellten Form sind das Mittel der Wahl, solange Sie mit Papier umgehen. Auf dem PC, z. B. mit meineZIELE ist es dagegen möglich, ganz einfach Ziele in den Vordergrund zu rücken. Nicht "Wie fülle ich meinen Tag optimal?" sondern "Wo will ich hin?" Zeithorizonte können auf einem PC auch gleitend sein: Der Horizont ist dann z.B: nicht das Ende des laufenden Kalendermonats, sondern ein Monat ab heute etc.

4. Planen und Analysieren

Das beste Rezept nach einer Niederlage sei ein guter Plan, sagt man gelegentlich. Das könnte stimmen. Pläne mobilisieren Kräfte. Planung schafft Klarheit, Alternativen und konkrete Handlungsvorschläge.

Planen sollte man nicht nur nach Niederlagen. Aber der zitierte Spruch zeigt eines ganz deutlich: Wenn wir etwas planen, geistig im Griff haben, uns über Alternativen und Vorgehensweisen klar werden, dann schaffen wir ein gehöriges Stück Sicherheit, Selbstvertrauen und Zuversicht.

Einer der Gründe für "Aufschieberitis" ist das Gefühl der Unsicherheit bei Aufgaben, die nicht klar durchdacht oder entschieden sind. Deshalb schiebt man selbst Telefonanrufe, die nur zwei Minuten dauern würden, aus "Zeitmangel" wochenlang vor sich her. Finden Sie deshalb heraus, was genau unangenehm, unsicher, unsympathisch an einer Sache oder an einem Menschen ist. Überlegen Sie, was im schlimmsten Fall passieren kann. Machen Sie einen Plan...

In meineZIELE gibt es die Möglichkeit, Aufgaben in einer vorher festgelegten Weise aufzuteilen, um sich dieser Teilaspekte bewusst zu werden und so die Hemmschwelle, die Aufgaben anzugehen, herabzusetzen. Siehe Umgang mit unangenehmen Aufgaben - Die First Step Methode.

Diese Dimension des Planens, von den meisten Menschen völlig unterschätzt oder ganz ignoriert, ist im Sinne der Erfolgsorientierung, im Sinne einer Erfolgsmethode, häufig wichtiger als der sachliche Inhalt des Plans.

Denken Sie deshalb drei Minuten darüber nach, was in Ihrem Beruf und Privatleben nicht richtig läuft, was Ihnen ein Gefühl der Unsicherheit schafft und was Sie deshalb einmal gründlich neu planen und überdenken sollten.

5. Sauberer Schreibtisch

Ein Ziel dieses Methodentrainings ist es, einen zweckmäßig (und auffallend) aufgeräumten Schreibtisch zu haben. Heute beginnen wir mit der Bestandsaufnahme. Gehen Sie Schreibtisch, Ablagestapel, Schränke oder was immer Ihr Arbeitsplatz an Lagerstätten für Papier und Gerümpel noch enthält, systematisch durch. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Menge an Dokumenten, die Sie benötigen. Alles unnütze, zeitlich überholte Material sofort entsorgen.

Zu dieser Aktion gehört auch das "Putzen" Ihres PC. Durchsuchen Sie Ihre Verzeichnisse nach veralteten Dateien, die Sie nie wieder benötigen und löschen Sie alles, was sicher nicht mehr gebraucht wird.

Stellen Sie sich vor, Sie müssten morgen Ihren Sessel räumen. Oder eine Steuerfahndung käme ins Haus. Was alles müsste noch rechtzeitig entsorgt werden? Und warum nicht gleich?

Nehmen Sie sich für diese Aktion vier Tage Zeit. Es geht nicht darum, in diesen vier Tagen alles zu ordnen.
Es geht darum,

• sich einen Überblick zu verschaffen
• erste Erfolgserlebnisse zu erzielen

6. Störungen beseitigen

Bitte bearbeiten Sie jetzt den Tag 5 des Aktionsprogramms "Störungen, Zeitfresser und Unterbrechungen"

7. Schnelllesen

Lesen Sie bitte in "Optimales Lesen" den Text des 5. Trainingstags. (Antiregressionstraining, Augenübungen)

8. Lesestoff "Das neue 1x1 des Zeitmanagement"

Lesen Sie ein weiteres Zehntel. Wiederholen Sie den bisherigen Lesestoff durch langsames Durchblättern, ca. 2 Sekunden pro Seite, wie beim Übersichtslesen. Denken Sie anschließend einige Minuten über den Lesestoff nach und notieren Sie wichtige Erkenntnisse.

Weiter zum nächsten Tag...