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25-Tage-Methodentraining: Tag 12

25-Tage-Methodentraining: Tag 12

Diese Ausführungen sind Teil eines 25-Tage-Trainings in persönlicher Arbeitsmethodik.

1. Wer braucht ein Zeitplanbuch?

Zeitplanbücher sind etwas für Manager und nicht für Hausfrauen! Oder?
Eine Hausfrau hat einen Managerberuf genau wie ein Pfarrer, ein Abteilungsleiter oder ein Landwirt. Machen wir uns deshalb klar, wer von einem Zeitplanbuch profitiert.

 Wir unterscheiden ganz grundsätzlich zwei Arbeitsstile. Für viele strukturierte Tätigkeiten braucht man kein Zeitplanbuch, etwa die Schuhverkäuferin, die den ganzen Tag im Laden steht und eine Kundin nach der anderen bedient oder der Sachbearbeiter, der eine Steuerakte nach der anderen bearbeitet.

Managerberuf PfarrerUnstrukturierte Arbeiten sind solche, die tagtäglich immer andere Situationen, Aufgaben, Ziele, Vorfälle zum Gegenstand haben. So eben der Pfarrer, der zwischen einem Krankenbesuch, der Besprechung mit dem Organisten und der Ministrantenstunde noch schnell eine Beerdigung einschieben muss oder der EDV-Anwenderbetreuer, der ständig auf Zuruf neuen Problemen begegnet.

Mit "Qualifikation", "Karrierestufe" oder "interessanter Arbeit" hat diese Gliederung nur in zweiter Linie etwas zu tun. Ein Amtsrichter arbeitet z.B. strukturierter als die "Gerichtssekretärin".

Glauben Sie also nicht, eine Hausfrau bräuchte kein Zeitplanbuch. Drei Kinder können mehr Termine verursachen als ein Topmanager hat und ganz bestimmt soviele unterschiedliche Aufgaben und Probleme. Prüfen Sie also wie Ihre Arbeit aussieht. Wenn dieses 25-Tage-Training sie anspricht, dann brauchen Sie auch ein Zeitplanbuch.

 

2. Umgang mit dem Zeitplanbuch

EisenhowerAchten Sie heute besonders darauf, Prioritäten richtig zu setzen.

Prioritäten werden nach Wichtigkeit vergeben. Es spielt keine Rolle, ob Sie eine Aufgabe gerne tun oder nicht. Einzig der Beitrag für Ihren Erfolg zählt. Sie vergeben normalerweise 3 verschiedene Prioritäten. Bilden Sie heute und in den nächsten beiden Tagen zu Übungszwecken soviele Prioritäten wie Aufgaben vorhanden sind. Legen Sie also fest, welches die wichtigste Aufgabe ist, welches die zweitwichtigste und so weiter für alle Aufgaben, die an diesen Tagen zu erledigen sind. Arbeiten Sie konsequent nach dieser Reihenfolge.

Lesen Sie die Ausführungen über das Eisenhower-Prinzip.

3. Umgang mit Zielen

ElternWiederholen Sie die Visualisierung Ihrer langfristigen Ziele. Versuchen Sie möglichst lebendige Bilder zu wecken.

Versuchen Sie, einen bewegten, filmartigen Tagtraum zu sehen mit Farben und Geräuschen. Versuchen Sie auch, Freude über das erreichte Ziel wachzurufen. Kaum ein Ziel verfolgt man zum Selbstzweck. Wir wollen das Erreichte genießen, dafür bewundert werden, Stolz empfinden. Visualisieren Sie also nicht nur die neue Wohnzimmereinrichtung, sondern stellen Sie sich vor, wie Sie mit Ihrem besten Freunden feiern. Visualisieren Sie nicht nur das angestrebte Diplom, sondern wie Freunde Sie beglückwünschen und sich mit Ihnen freuen. ...

Die Fähigkeit, lebhafte, bildhafte Vorstellungen wachzurufen, ist häufig stark eingeschränkt bei Menschen, die eine starke Brille tragen müssen. Möglicherweise ist es für Sie sinnvoll, "Das Augenübungsbuch" von Lisette Scholl zu Rate zu ziehen. Die Fähigkeit, lebhaft zu visualisieren, ist auch nützlich bei Gedächtnistricks.

Wählen Sie jetzt eines Ihrer Ziele und führen Sie, wie beschrieben, eine Zielvisualisierung aus. Nehmen Sie sich mindestens drei Minuten Zeit.

 

5. Sauberer Schreibtisch

HängeregisterLegen Sie eine chaotische Ablage für dickere Papierstapel und andere Materialien an.

Beispiel:

Eine neue Softwareversion ist eingetroffen. Die CD und zugehörige Unterlagen passen in eine Hängemappe.

Legen Sie die Unterlagen in die erste freie Mappe der angelegten Hänge-Registratur. Tragen Sie in Ihrem Zeitplanbuch wie zuvor beschrieben die Nummer der Mappe, diesmal beginnend mit B bei den zugehörigen Aufgabentexten ein.

Räumen Sie jetzt alle Papiere, die auf Ihrem Schreibtisch liegen, nach diesem Verfahren auf.

Wie funktioniert Chaotische Ablage im Team?

Eine funktionierende Chaotische Ablage für ein ganzes Team ist auf Papier nur sehr schwer zu bewerkstelligen.
Zwar können Sie auch im Team die Ablagemappen verschiedener Personen mit verschiedenen Kürzeln belegen.
Aber das Delegieren von Aufgaben erfolgt dann doch, indem man entweder ganze Papierstapel weiterreicht oder indem man garnichts weitergibt. Der Empfänger der Aufgabe weiß nichts über deren Herkunft.

Hier liegt ein beträchtlicher Vorteil des Systems meineZIELE: Elektronisch weitergegebene Aufgaben enthalten alle elektronischen Dokumente, die damit verbunden sind und, solange diese Welt mit Papier funktioniert, eben auch die Hinweise auf eventuell bei einem Kollegen vorliegende Papierdokumente.

Einfach, aber äußerst wirkungsvoll.

6.12 Störungen

Suchen Sie nach Ideen, Störungen zu beseitigen. Notieren Sie mindesten drei verschiedene Ideen zu allen Störungen, die sich als schwerwiegend herausgestellt haben. Beginnen Sie bei der wichtigsten Störungen.

Wichtig: Jede Störung, die Sie beseitigen können, streichen Sie mit kräftigem Strich von Ihrer Liste!

Häufig reicht es, auf eine Stör-Situation gedanklich vorbereitet zu sein.

Beispiel:

Kommt Ihnen das bekannt vor? Eine freundliche Stimme meldet sich am Telefon. "Hier ist Sonja Wunderbar von der XY-Agentur in London. Spreche ich mit dem Entscheider für EDV-Beschaffungen? Wir führen eine Studie durch ..."

Zeit sparen am Telefon

Ehe Sie sich versehen, werden Ihnen 10 Minuten Ihrer Zeit gestohlen. Sie wurden durch diese Störung unvorbereitet erwischt. Wer es gewohnt ist, den ganzen Tag freundlich mit Kunden umzugehen, tut sich sehr schwer, jemanden abzuwimmeln oder gar unfreundlich zu werden. Das richtige Gegenrezept gilt für viele ähnliche Störungen in gleicher Weise: Bilden Sie Verhaltensvorsätze. Legen Sie sich zurecht, wie Sie in einer bestimmten Situation reagieren wollen. Entscheiden Sie im Voraus.

Konkret in diesem Fall benutzen Sie immer dieselbe Ausrede "Wir haben Anweisung von unserer Geschäftsleitung, an keinen Umfragen teilzunehmen." oder sagen ehrlich "Ich muss meine Zeit für wichtigere Dinge einsetzen .." Lästige Versicherungsvertreter werden Sie los mit "Mein Schwager ist Versicherungsvertreter ...", Warentermin-Händler: "Wir haben drei Kinder und letztes Jahr neu gebaut ..."

Verhaltensvorsätze müssen geübt, manchmal sogar schriftlich festgehalten werden, bis sie in Fleisch und Blut übergehen. Sie sind in vielen Bereichen einsetzbar, z.B Treppe statt Aufzug benutzen, wenn Verdauungsmüdigkeit einsetzt oder zurechtgelegte Sätze für den schnellen Abbruch ausufernder Telefongespräche wie "Mein Chef hat mir gerade ein Zeichen gegeben ...", "Oh, verdammt, jetzt hab ich den Termin verschwitzt, ich muss leider sofort weg ..."

Schon dieses simple Beispiel "Verhaltensvorsätze" zeigt, wie leicht manchmal Störungen eingedämmt werden können.

 

7. Schnelllesen

Führen Sie bitte in "Optimales Lesen" den 12. Trainingstag durch.

 

8. Lesestoff "Das neue 1x1 des Zeitmanagement"

Lesen Sie das Buch zu Ende. Wiederholen Sie den bisherigen Lesestoff durch langsames Durchblättern,
ca 2 Sekunden pro Seite, wie beim Übersichtslesen. Denken Sie anschließend einige Minuten über den Lesestoff nach und notieren Sie wichtige Erkenntnisse.

Üben Sie vielleicht auch nochmals, für Sie persönlich wichtige Aussagen aus dem Buch in freier Rede kurz und prägnant zusammenzufassen.

 

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