25-Tage-Methodentraining: Tag 9 ...
Diese Ausführungen sind Teil eines 25-Tage-Trainings in persönlicher Arbeitsmethodik.
1. Freiheit, Planung und Entscheidungen
Möchten Sie gerne Ihren Tag verplanen? Nein, bestimmt nicht. Aber möchten Sie gerne Entscheidungen treffen? Verantwortung tragen? Ja? Dann lesen Sie weiter:
Menschen, die es gewohnt sind, weitgehend selbständig und alleine Aufgaben entgegenzunehmen und auszuführen, fragen sich mit Recht: Warum eigentlich Planen? Warum Prioritäten setzen? Warum sich ohne Not ein Zeitplanbuch als Korsett überziehen?
Bei genauem Hinsehen ist es zum Glück genau umgekehrt. Sie verplanen nicht den Tag, sondern Ihre Ziele und Aufgaben. Das Zeitplanbuch schafft nicht den Zwang, sondern die Freiheit, zu planen. Und das Setzen der Prioritäten beinhaltet oft die wichtigsten Entscheidungen, die es zu treffen gibt. Wer seine Entscheidungsfähigkeit trainieren will, kann es kaum irgendwo systematischer tun als gerade hier.
Auch wer Verantwortung meidet und lieber Befehle entgegennehmen und ausführen möchte, muß in irgendeiner Form Übersicht über seine Aufgaben halten. Seine Planung unterscheidet sich von der des aktiven, vorwärtsstrebenden Menschen nur in einem wesentlichen Punkt: Er bekommt seine Prioritäten von anderen gesetzt. Ein Zeitplanbuch, Analyse und Planung mit Papier und Bleistift, das sind Instrumente für den tatkräftigen, aktiven Menschen.
2. Umgang mit dem Zeitplanbuch
Nochmals zu den Rollen.
Beachten Sie folgende Hinweise:
- In der Praxis kürzen Sie Rollen mit ein oder zwei Buchstaben ab (z.B. H für Haus/Garten), ebenso Namen.
- Planen Sie Rollen ein auf dem Jahresplan und auf dem Wochenplan.
- Schreiben Sie nicht auf Formulare, sondern auf normale, karierte Einlageblätter Ihres Zeitplanbuchs
- in einem Organizer, z.B. im Psion 5 legen Sie ein Spreadsheet an.
- versehen Sie jede Aufgabe/Ziel mit einer Priorität
Fassen Sie aufgrund dieser Hinweise Ihren ersten Wochenplan. Planen sie wirklich nach Rollen und nicht nur nach Zielen, die mit Geld zu tun haben.
3. Umgang mit Zielen
Nächster Schritt in der Bewußtseinsbildung über Ziele:
Erstellen Sie einen Jahresplan ideeller Ziele. Wollten Sie sich nicht schon lange mal mit jemandem wieder treffen? Vielleicht ein Fest veranstalten? Sich mit jemandem aussöhnen? Eine Spende machen?
Vielmehr noch ist allerdings mit ideellen Zielen gemeint, daß man sich selbst vervollkommnet, ein ausgeglichener und harmonischer Mensch wird. Es gehört dazu, sein Verhältnis zu den Menschen und zu Gott weiterzuentwickeln, ein "Diener und Mitgestalter" der Kultur zu werden. Es geht darum, innere Ruhe und Gelassenheit zu gewinnen, eine edle und aufrichtige Gesinnung zu entwickeln, ein wertvolles Mitglied der Gemeinschaft zu werden...
Es ist nicht ganz einfach, hier klare Ziele zu entwickeln. Aber die eine oder andere Tugend wie Ehrlichkeit oder Treue läßt sich durchaus als Ziel erfassen. Denken Sie darüber nach. Wie gesagt, es geht um Bewußtseinsbildung. Was wollen Sie erreichen? Was wollen Sie mit Ihrem Leben anfangen?
5. Sauberer Schreibtisch
Heute und in den nächsten Tagen befassen wir uns mit dem Prinzip der chaotischen Ablage. Dieses Ablageprinzip ist umso wichtiger, je verschiedener Ihre Aufgaben sind. Extrembeispiele sind EDV-Leiter, Leiter der Werbeabteilung, etc. Chaotische Ablage ist hervorragend geeignet für die meisten Führungskräfte, Sekretärinnen, aber auch für viele Sachbearbeiterberufe, z.B. technischer Verkauf, Einkauf etc.
Ihre heutige Aufgabe ist:
6.9 Störungen
Führen Sie Ihre Strichliste fort.
Vermutlich haben Sie inzwischen den Begriff "Termindruck" auf Ihrer Liste. Manchmal ist es aber auch umgekehrt: Wenn Sie sich für eine bestimmte Aufgabe eine bestimmte Menge Zeit einräumen, dann wird diese Zeit tendenziell auch aufgezehrt. Prüfen Sie, ob Sie sich zu wenig Termindruck setzen!
Wie sieht es aus mit Formalitäten? Zuviel Zeit für Urlaubszettel? Aktualisierung von Arbeitsanweisungen? Schon wieder ein neues Formular für die Ausgabe von Putzlappen? Unnötige Wege, Unterschriften, Absicherungen? Wieviel Zeit kosten Sie verantwortungsscheue Kollegen?
Die Strichliste ist zwar eine genial einfache Sache. Manchmal reicht sie aber nicht aus. Eine genaue Messung von Störungszeiten, also z.B. von Anrufen bestimmter Personen, können Sie wiederum mit meineZIELE durchführen. Es gibt dort ein Ampelsystem: Man markiert einen Eintrag mit einem Icon und startet und stoppt dann die Zeitermittlung einfach durch Klick auf diese Ampel. Die Zeiten werden einzeln protokolliert und können auch aufgelistet oder als Balkengraphik visualisiert werden.
7. Schnelllesen
Lesen Sie bitte in "Optimales Lesen" den Text des 9. Trainingstags.
8. Lesestoff "Das neue 1x1 des Zeitmanagement"
Lesen Sie ein weiteres Zehntel.
